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De quels documents ai-je besoin pour l’expédition internationale ?

Anna Thompson
Anna Thompson
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Temps de lecture : 4 min
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Lorsque vous expédiez à l’international, vous devrez remplir certains documents pour dédouaner vos marchandises. Pour les petites entreprises et les start-ups en particulier, qui ont déjà un million de choses sur leur liste de choses à faire, cette paperasse peut sembler frustrante et chronophage.

Mais, dans ce guide dédié, nous allons détailler les principaux documents dont vous aurez probablement besoin pour aider votre envoi à atteindre sa destination sans délai. Avec ces connaissances, vous pouvez commencer à planifier les marchés internationaux sur lesquels vous souhaitez développer votre entreprise !

Voici une liste des principaux documents dont les personnes qui expédient à l’international auront besoin :

Facture commerciale

Une facture commerciale fait office de déclaration en douane pour les marchandises expédiées au-delà des frontières internationales. Il contient un résumé complet de l’envoi, y compris :

L’ensemble de ces informations aide les autorités douanières à calculer les taxes et droits dus. La facture commerciale contiendra les incoterms de l’envoi, qui alertent les autorités auprès desquelles elles doivent percevoir ces frais.  Par exemple, Delivered Duty Paid (DDP) signifie que le vendeur assume la responsabilité de toutes les taxes et droits d’importation dus lorsque l’envoi franchit les frontières.

Une facture commerciale est une nécessité légale pour le commerce international et exige que la valeur des produits soit déclarée avec précision afin que les lois douanières soient respectées. De plus, il agit comme un contrat de vente entre le vendeur (expéditeur) et l’acheteur (destinataire).

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Connaissement

Il s’agit d’un document juridique délivré par le transporteur (par exemple, DHL) à l’expéditeur et qui représente les conditions générales convenues pour le transport, telles que la destination et les instructions de manutention. Il sert également de preuve d’expédition – il contient les signatures de l’expéditeur et d’un représentant du transporteur, suivies d’une signature du destinataire lors de la livraison. Le document doit accompagner l’envoi afin d’aider à prévenir le vol d’actifs.

Lettre de transport aérien

Un bordereau  d’expédition est le « passeport » d’un envoi, qui indique aux autorités douanières des détails importants, notamment :

  • Le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de l’expéditeur (professionnel ou particulier)
  • Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du destinataire
  • Une description du contenu de l’envoi, y compris le poids, les dimensions et la valeur
  • Dans le cas où l’envoi est destiné à la vente de marchandises, l’expéditeur peut être invité à fournir un numéro d’identification fiscale de l’expéditeur/destinataire
  • Que l’envoi soit « Droits et taxes payés », ce qui signifie que l’expéditeur engage l’intégralité des coûts de l’envoi, ou « Droits et taxes impayés », tous les droits et taxes encourus dans le pays de destination étant à la charge du destinataire.

Le bordereau d’expédition est généralement accompagné de la facture commerciale qui sert de pièce justificative pour la valeur des marchandises déclarées sur le bordereau d’expédition. Si les valeurs ne correspondent pas, l’envoi pourrait être retenu à la douane.

Le bordereau d’expédition est attaché à l’extérieur de l’envoi, de sorte que toute personne qui le manipule a facilement accès à l’information. Les lettres de voiture contiennent un identifiant de suivi, ce qui signifie que l’envoi peut être surveillé en temps réel.

Certificat d’origine

Comme son nom l’indique, un certificat d’origine vérifie la nationalité d’un envoi auprès des autorités douanières. Il indique le lieu de fabrication des marchandises – par exemple, « Made in China ».

Vous pouvez demander un certificat d’origine auprès de votre chambre de commerce locale, qui l’estampillera et l’approuvera (si les marchandises sont vérifiables).

Il existe deux types de certificats d’origine :

  • Certificat d’origine préférentiel – il indique aux douanes qu’il existe un accord de libre-échange établi entre le pays de l’expéditeur et le pays de destination et que les marchandises sont donc éligibles à des taxes et droits réduits.
  • Certificat d’origine non préférentiel – cela indique que les marchandises ne sont pas admissibles à des droits de douane réduits en raison de l’absence d’accords commerciaux.

Tous les pays n’exigent pas un certificat d’origine pour les importations, vous devrez donc vérifier auprès des autorités portuaires locales.

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Licences d’exportation et d’importation 

Chaque pays aura sa propre liste d’articles soumis à des restrictions afin de réglementer les marchandises traversant ses frontières. Parfois, c’est pour protéger l’industrie nationale de la concurrence étrangère, ou pour des raisons de sécurité, comme la surveillance de l’importation et de l’exportation de produits chimiques et de médicaments dangereux.

Les entreprises qui souhaitent importer et exporter de telles marchandises devront demander des licences spéciales auprès des pays d’origine et de destination. Chaque pays aura des exigences et des règles distinctes, et vous devrez fournir une licence pour chaque envoi distinct.

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Exporter la liste de colisage

Ce document détaille toutes les marchandises de l’envoi. Il comprend des informations importantes telles que le nombre total de colis, leur volume, leur poids et leur description.

Tous les pays n’exigent pas une liste de colisage à l’exportation, mais il s’agit d’une bonne pratique pour faciliter le processus d’importation et d’exportation pour toutes les parties impliquées dans l’expédition. Par exemple, le transporteur l’utilise pour déterminer les frais de transport, tandis que le destinataire peut l’utiliser pour compter les produits à la réception.

Les renseignements figurant sur la liste de colisage à l’exportation doivent correspondre à ceux figurant sur la facture commerciale et le bordereau d’expédition afin d’assurer la conformité. Il doit être attaché à l’extérieur de l’emballage, avec une copie à l’intérieur.

Certificat d’assurance

Parfois, les choses peuvent mal tourner, c’est pourquoi vous avez besoin d’une assurance expédition. Un certificat d’assurance est une preuve de couverture en cas de perte ou d’endommagement de votre envoi. Cela garantit que votre entreprise est couverte et donne à l’acheteur l’assurance qu’il sera indemnisé pour toutes les marchandises qui ne peuvent pas être remplacées.

Accablé? Avec un compte professionnel DHL Express, vous recevrez des conseils sur la navigation en douane de la part d’experts internationaux. Ainsi, quel que soit l’endroit où vous expédiez, vous aurez l’esprit tranquille en sachant que vos marchandises arriveront à temps, à chaque fois.