#小型企業建議

騰出更多時間

James Rose
James Rose
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clock on a wall

召開有效的會議是商業中的一項重要藝術,尤其是為了節省資金和提高生產力。每天,一個小時的會議似乎沒什麼大不了的 - 但是當你把這個小時與一個有七個參與者的會議疊加起來時,你已經用完了七個小時的工作時間。

學習一些新的高效工作時間管理策略,並利用最新技術充分利用會議並避免侵蝕您的底線。

你真的需要那個會議嗎?

通常,公司商務會議被視為一件苦差事,佔用了其他任務可能需要的寶貴時間。但是,它們應被視為集思廣益、協調任務和授權決策的重要機會。

在計劃會議時,想想你為什麼需要它——有效會議的標誌是現實世界中的某些事情是否因此而改變。注意人們的日程安排,在上午或下午舉行會議;避免早上、午餐或工作日結束前的第一件事。

你應該邀請誰?

安排會議時,請確保每個人都知道議程。被邀請的人應該在那裡是有原因的。調度員通常會嘗試填補座位 - 因為房間里更多的人意味著更多的機會來解決手頭的問題 - 但這不是最省時的工作方式。它不僅吸引了更多的員工遠離工作,而且還混淆了注意力,並提供了更多分散注意力的機會。

如果您不確定某人會對會議做出什麼貢獻,這是一個好兆頭,他們不需要在那裡。同樣,如果您發現自己能夠在會議期間檢查電子郵件,這表明您也不需要在那裡。

緊扣主題

要召開有效的會議,準備工作是關鍵。當會議中有很多人時,可能很難保持主題,因此請使用一些與當前問題相關的預先準備好的問題來引導對話。如果您提出問題,但沒有直接答案,請輕輕推動以獲得解決您問題的答案。

如果你發現會議沒有在任何地方進行,或者有人偏離了切線,那麼禮貌地回到議程上。你可能會發現偏離主題的討論是一個很好的討論——如果是這樣,請承諾以後重新討論這個主題。

bicycles in a bike shed

避免「自行車脫落”

諾斯科特·帕金森(Northcote Parkinson)1957年的瑣碎法則(Law of Triviality)被稱為“自行車棚”,因為一個負責監督發電站建設的虛構委員會陷入了員工自行車棚的設計困境。這種現象描述了組織如何經常對瑣碎的問題給予不成比例的重視;當參加會議的每個人都可以對每個小細節發表意見時,他們通常會這樣做。因此,每次會議都要專注於最重要的領域,不要為小事出汗。

計算會議的實際成本

業務中糟糕的時間管理可能會付出高昂的代價,尤其是在涉及會議的情況下。《哈佛商業評論》創建了一個“會議成本計算機”,它顯示了會議的實際人力資源成本以及您可以節省多少。

想像一下這樣一個場景:一個30人的部門安排了一個小時的會議,平均工資是5萬美元。那次會議的實際費用是 1,015 美元——你甚至不包括茶點。問問自己,『我的會議是否產生了足夠的收入來使其值得?請記住,再多的錢也買不到一天 25 小時的時間,也無法挽回在無用會議中損失的一小時。

calendar and stationery items on a table

簡化整個組織

公司內部管理層的數量通常會影響安排的會議數量,這反過來又會影響成本——畢竟,必須有人為其創建和審查內容,並且有人有薪水。《哈佛商業評論》2014年的一份報告發現,平均而言,一個組織增加一名經理可以創造大約1.5名員工的新工作價值,每增加一名高級副總裁,就會創造超過2.6名員工的價值。

包括希捷和波音在內的一些公司已經嘗試通過會議、電子郵件和即時消息向高管提供關於他們給組織帶來的“負擔”的反饋。在希捷,一些高級管理人員參加了一個計劃,在該計劃中,他們定期收到量化其個人負載的報告,以及同級別其他高管產生的平均負載。這些資訊,結合其他指導方針,鼓勵他們改變自己的行為並召開更有效的會議。

更喜歡數位會議而不是面對面會議?

在線會議曾經是擁有體面的旅行預算的糟糕替代品,但現在不是了。現代化的數位會議設置——包括螢幕共用、視頻通話、文件協作工具以及向任意數量的人廣播的能力——減少了每次會議都是面對面會議的需求。

Skype Business等視頻會議伺服器現在具有精確的麥克風,自動裁剪和頭部跟蹤功能,通過將注意力集中在所說的內容而不是後台發生的事情上來促進更有效的團隊會議。

two women speaking to a man on a laptop screen

主持組織良好的會議

始終指定一名主席來主持您的會議,以及一位負責收集協作筆記的同事。哈佛大學的一項研究發現,有效的團隊會議通常包括幾分鐘的會議,團隊可以反思哪些方面可以做得更好。隨著時間的推移,這可以提高會議的品質。

不要在沒有就後續步驟達成明確協議的情況下結束會議。在結束之前,請確保您回顧了所有立即採取的行動,並將其分配給適當的人員。沒有人希望相關人員不跟進,因此需要另一次會議來討論您已經討論的內容。 

未來的會議

在該公司的年度開發者大會Microsoft Build 2018上,公佈了一個會議室場景,其中AI軟體協助會議協定。該軟體包括一個360度攝像頭和麥克風包,可以檢測會議室中的每個人,甚至可以轉錄所有內容,無論語言如何。人工智慧工具的添加意味著,如果有人說,“我下周會跟進你”,他們將在基於雲的團隊協作工具Microsoft Teams中收到通知,提示他們履行承諾。時間會證明這個會議室場景何時會成為現實。

嘗試“週一無會議”。或星期二。或星期三。

要真正改變現狀,每周承諾一天完全不開會。搬家公司Moveline的聯合創始人凱利·艾德森(Kelly Eidson)禁止周二舉行會議,這被認為是“創客日”——員工可以在他們想去的任何地方工作,而不必擔心其他人可以接觸到。團隊生產力應用程式Asana的聯合創始人達斯汀·莫斯科維茨(Dustin Moskovitz)表示,他們有“週三不開會”的政策,同樣,凱特·金斯洛(Kate Kinslow)在成為Aria Healthcare 首席執行官時制定了“週五不開會”。

西南諮詢公司的聯合創始人羅里·瓦登(Rory Vaden)表示,他的公司每周只開一天會議,而是決定敏捷工作是未來:“下一代企業是人們將在多個地點靈活地工作,從事各種項目的企業。星期一是我們要求每個人進來的一天。我們見面。我們交談。我們討論。我們做決定。