#小型企業建議

個人生產力 101

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Woman sitting with her child on the laptop whilst husband makes food with son in the background

提高工作效率通常被視為一種現代癡迷,旨在讓人們下載最新的應用程式,以幫助他們更快地完成工作。但它遠非現代發明。

生產率的提高對經濟一直至關重要,因為它們幫助我們用更少的資源完成更多的工作。這是對主要技術的介紹,旨在説明您選擇適合您特定要求的正確方法。

自工業革命以來,提高生產率一直是企業關注的重點,當時機械減少了繁榮所需的人力數量。我們當前的數字時代有其獨特的複雜性,影響產出。有時,擺脫生產性陳規的最好方法是更換我們的工具。無論是更智慧的待辦事項清單、深度專注技術還是更有效的會議安排方式,尋求類比和高科技解決方案都可以説明管理時間並產生更好的工作。

處理該電子郵件收件匣:“收件箱零”

控制電子郵件是提高工作效率的最佳方法之一。2007年,生產力駭客Merlin Mann開發了“收件匣零”的概念,遵循“刪除,委派,回應,  推遲 或 執行”的原則 , 您可以在20分鐘內處理所有電子郵件。

自曼恩的Google Tech Talk以來的十年中,我們收到的電子郵件數量大幅增加,我們現在需要更多關於如何確定優先順序的指導。當新電子郵件到達時,將它們移動到四個適當的資料夾之一:“收件匣”、“待辦事項”、“跟進”或“一天”。

留在「收件匣」中的唯一電子郵件是那些緊急且可以快速處理的電子郵件。將非緊急電子郵件和需要超過三分鐘回復的電子郵件拖到您的「待辦事項」 資料夾中。將包含您委派或正在等待回復的任務的任何電子郵件移動到「跟進」 資料夾。“有一天”的電子郵件不需要回復 ——它們是您希望在未來某個時候閱讀/查看的內容。有關馴服電子郵件怪物的更多建議,請閱讀此處。

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簡單的生產力助推器:完成®工作、待辦事項清單、批處理

“你的思想是用來擁有想法,而不是持有它們,”生產力顧問大衛·艾倫(David Allen)說,他是“把事情做好”(Get Things Done)®方法的先驅。這旨在幫助我們專注於操作任務,而不是將它們提交到記憶中。它使用一個系統來捕獲任務並確定其優先順序,然後根據有助於推進我們關鍵專案的信息採取行動。 

為了確定如何確定每項任務的優先順序,待辦事項清單通常會問兩個簡單的問題:「完成它的價值是什麼」,以及相反,「如果我不這樣做有什麼風險?您應該首先處理待辦事項清單上的哪一項,最簡單還是最難?

養成先處理最具挑戰性的項目的習慣,並提前一天—— 在每天結束時,把你明天可以做的事情放在一邊。這是緩解壓力並幫助確保任務不會從視線中溜走的好方法。 

“批處理”是一種非常簡單的技術,可以説明您在單個時間段內完成許多小任務。通過將簡單的常規任務分組到一個集中的工作會話中,您可以將許多小任務轉換為單個任務。例如,您可以將一周的所有社交媒體活動 批處理到一個兩小時的塊中,或者您可以在一個特定的時間段內處理所有日常電子郵件通信。

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提高效率:“番茄工作法”

我們的數位生活充滿了分心。訓練自己集中注意力的一種方法是使用番茄工作法,它鼓勵您分 25 分鐘集中注意力。番茄工作法是一個週期性系統,這意味著你在短時間內工作,每 25 分鐘的專注工作后休息五分鐘。在第四個番茄鍾周期之後,休息大約 15 分鐘。

在一個工作日中重複這個過程幾次,意味著可以完成很多事情。重要的是要注意,番茄工作法是一個不可分割的工作單元——這意味著如果同事需要你,你應該結束番茄工作法,或者推遲分心,直到番茄工作法完成。

以正確的方式失敗:「快速失敗」與「失敗良好」

當你在創新時,失敗是不可避免的。一個流行的思想流派堅持認為,如果沒有成功,「快速失敗」是下一個最好的結果。“失敗”是另一種務實的方法,它強調失敗與持續學習。

“失敗”堅持我們做出決定並堅持下去,而不是在遇到麻煩時放棄項目,因為完成比完美更重要。您在專案中進展得越遠,您學到的就越多。從所有行不通的東西中收集知識,一旦你實現了第一個成功的想法,就不要停止嘗試創造性地成長——創造力存在於 每個人身上,只要他們願意嘗試並從錯誤和失敗中吸取教訓。

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充分利用會議:制定明確的議程

會議可能對業務不利,如果一無所獲,可能會感到沮喪。當您安排一個小時的會議時,通常看起來沒什麼大不了的。但是,會議需要每個人參加的時間——如果您在 一個小時的會議中有七名參與者,那麼企業就失去了 七個小時的工作時間。 

當您安排會議時,請確保您知道要完成的目標,緊扣主題並鼓勵參與。通過更短的時間開會、更少的人、更專注於完成某事來增加一些多樣性——這樣每個人都能理解議程並努力提高生產力。

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