Jak zvládnout hlavní sezónu

Hlavní sezóna“ – dvě slova, při kterých se zhluboka nadechnete. Důvodem je buď nadšení, nebo obavy. Často ale obojí.

Pokud zvládnete hlavní sezónu, můžete dosáhnout skvělých finančních výsledků, které vás podrží i v klidnějších obdobích. Věrní zákazníci mohou být ještě spokojenější a vy můžete získat nové zákazníky. Na druhou stranu, jestliže hlavní sezónu nezvládnete, můžete přijít o zisk. A v případě, že nedodáte zboží včas nebo vám dojdou zásoby, můžete o zákazníky přijít.

Dobrá zpráva? Hlavní sezónu si můžete naplánovat a připravit se na ni.

Ať už si logistiku zajišťujete sami, nebo ji outsourcujete, rádi se s vámi podělíme o několik osvědčených tipů.

Plánování hlavní sezóny znamená odhadnout poptávku, ale to je ze své podstaty náročné a často nepřesné. Za poslední roky jsme viděli, že jeden rok může být úplně jiný než ten předchozí. Hraje zde roli řada faktorů.

Například aktuální inflační krize, která ovlivňuje spotřebitelské chování v mnoha zemích. Z odpovědí těch, kteří uvedli, že se snaží ušetřit, vyplývá, že 67 % z nich bude nakupovat zboží ve výprodeji, 48 % bude nakupovat méně zboží a 47 % bude častěji používat slevové kupóny. (Zdroj: ReadyCloud) Podobné studie trhu mohou být vodítkem pro vaše marketingové a propagační strategie a mohou vám také pomoci při plánování.

Další výzvou je, že se hlavní sezóna netýká jen vaší společnosti. Všichni prodejci jí čelí současně. Soutěží se o všechno: skladové prostory, přepravní kapacity, zaměstnance a vybavení. Je důležité naplánovat svou kapacitu opravdu pečlivě a z každého úhlu.

Nepředpokládejte. Plánujte. Jednoduše řečeno: vyhněte se odhadům a improvizaci. Pomůže vám, když si naplánujte minimálně tři scénáře: 

Zde je několik kritérií, které vám pomohou vhodně naplánovat kapacitu:

• Zkontrolujte si stav zásob dostatečně dopředu. Jak dlouho vám vydrží zásoby s ohledem na jednotlivé scénáře? Domluvte se s dodavateli a výrobci na postupech při výkyvech v poptávce: Jaké jsou možnosti v případě nižší nebo vyšší poptávky? Zvažte navýšení zásob před Cyber Monday, Vánocemi, Dnem díkuvzdání, začátkem školního roku apod.
  
• Monitorujte úrovně zásob a nastavte body pro doobjednávky správně a s předstihem, abyste dosáhli souladu s reálnými časy realizace objednávek.
• Potřebujete zvětšit své fyzické skladové prostory?
• Máte k dispozici dostatek manipulačních zařízení, jako jsou skenery, balicí stoly atd.?
• Zjistěte, jakou kapacitu mají vaši dopravci a jaké budou jejich přepravní časy, s ohledem na stávky a kapacitní problémy, se kterými se mnozí dopravci potýkají.

Před sezónou a během ní sledujte prodeje a upravujte kapacitu podle aktuálního vývoje.

Váš tým:

• Potřebujete posílit tým? Za pomoci stálých nebo sezónních zaměstnanců? O zaměstnance je velký konkurenční boj, takže budete muset začít včas a spravedlivě je odměňovat.
• Jakým způsobem můžete motivovat tým? Rostoucími pobídkami? Co dalšího můžete udělat pro propojení a zapojení týmu? Nabízí se spousta možností.
• Jak můžete svůj tým vyškolit a zvýšit jeho kvalifikaci? Nastavte dobře strukturovaný nástupní proces s 360stupňovým vstupním hodnocením.
• A co vaši vedoucí operací? Neustále investujte do rozvoje týmu vedoucích pracovníků. Poznáte velký rozdíl.
• Připravte si předem krizové plány: Jak zareagujete, když přijde méně objednávek, nebo naopak více? V rámci kterých operací můžete sdílet zaměstnance? Sdílení pracovníků vám přinese vyšší flexibilitu.

Další klíčové týmy:

A co týmy u vašeho logistického partnera a vašich dopravců? Promluvte si s nimi a zeptejte se, jak je jejich tým připraven zvládnout rostoucí objemy.

Naplánovat hlavní sezónu dá spoustu práce, nechávejte si všechny tyto zásadní informace pro sebe! Mluvte se svým manažerem zásob, personálem ve skladu, nákupčími, dodavateli, logistickým partnerem a dopravci. A mluvte s nimi i nadále… ideálně pravidelně, podle předem daného harmonogramu, se schůzkami zapsanými v kalendáři (např. v rámci koordinačního týmu pro sezónní špičku), abyste zůstali v úzkém kontaktu v období, kdy na tom nejvíc záleží.

Společně budete připraveni reagovat na nové a nepředvídatelné situace.

Všichni naši zákazníci využívají výhod našeho nástroje pro detailní analýzu zásob. Díky němu mají k dispozici podrobné analýzy úrovně zásob a prodejů v čase a podle jednotlivých lokalit.

„Nástroj jsme navrhli tak, aby pokrýval pět klíčových oblastí, které zákazníkům umožní činit správná rozhodnutí na základě dat,“ říká Simon Volkwein, Head of Sales DHL Fulfillment Network. „Díky přizpůsobitelným filtrům mohou například sledovat prodeje jednotlivých SKU podle trhu. A pomocí našeho plánování scénářů typu „co kdyby“ mohou detailně pracovat s daty a zjistit, jak by měly vypadat úrovně zásob podle jednotlivých trhů v případě, že by prodeje každé konkrétní skladové jednotky (SKU) vzrostly například o x %."

DHL Fulfillment Network je flexibilní řešení, které umožňuje zákazníkům zvyšovat nebo snižovat kapacitu v návaznosti na jejich prodeje.

Simon také zdůrazňuje, jak je DHL Supply Chain hrdá na ocenění Top Employer a Great Place to Work, která získala v mnoha zemích po celém světě. „Tato ocenění dokazují, jak se staráme o naše zaměstnance, a právě to nám pomáhá nabírat i udržet lidi, včetně dočasného personálu, což je na dnešním pracovním trhu zásadní.“

„A co se týče skladových kapacit, naši zákazníci mají přístup do celé sítě DHL Supply Chain. Mohou se tak spolehnout, že jim kapacity rozhodně chybět nebudou.“

Díky napojení DHL na všechny klíčové dopravce jsou zákazníci v ideální pozici pro hladký a plynulý fulfillment. „Využijte náš nástroj pro optimalizaci sítě ještě dnes a nasimulujte si, jak můžete optimalizovat dodací časy. Simon dodává: „Jakmile sdílíte objemy objednávek podle jednotlivých trhů, zjistíte, která místa jsou pro vaše sklady nejvhodnější – s ohledem na rychlost doručení a odhadované časy dodání ve vaší současné a optimalizované síti.“

Ať je váš produkt jakýkoli, bez ohledu na velikost firmy nebo fázi na cestě fulfillmentu, s plánováním, přípravou a dobrou komunikací zvládnete sezónní špičku pokaždé.

Zhluboka se nadechněte… je to tu!