Å mestre høysesongen

Ordene «høysesong» kan få et selskap til å trekke pusten dypt – av spenning eller av frykt … og ofte begge deler.

Hvis du mestrer høysesongen, kan du høste store økonomiske gevinster som kan hjelpe deg gjennom de roligere tidene. Du kan gjøre lojale kunder enda fornøyde, og du kan vinne nye. På den annen side, hvis du gjør ting feil, kan du virkelig gå glipp av inntekter, og ved å ikke sende varer i tide eller gå tom for lager kan du miste kunder for godt.

Den gode nyheten er at høysesongen er noe du kan planlegge og forberede deg på.

Enten du utfører din egen interne oppfylling, eller outsourcer dette til et logistikkselskap, la oss dele noen innsikter som kan hjelpe deg.

Planlegging for høysesongen innebærer å forutsi etterspørselen, noe som i sin natur er vanskelig og utsatt for unøyaktighet. Vi har sett de siste årene at ett år kan se veldig annerledes ut enn året før. Det er mange faktorer som spiller inn her.

Det er for tiden en inflasjonskrise, som påvirker folks forbruksvaner i mange land. Av de som sier at de har som mål å spare penger, forteller oversiktstallene oss at 67 % vil kjøpe salgsvarer, 48 % vil kjøpe færre varer, og 47 % vil bruke flere rabattkuponger. (Kilde: ReadyCloud). Markedsstudier som disse kan veilede markedsførings- og salgsstrategiene dine, og kan også hjelpe deg med å planlegge.

En annen utfordring er at det ikke bare er din bedrift som går gjennom høysesong: alle bedrifter går gjennom det samtidig. Det er konkurranse om alt: lagerplass, transportkapasitet, lagerpersonell og utstyr. Du må planlegge kapasiteten din godt fra alle vinkler.

Tenk «prognoser» og ikke «håping». Enkelt sagt: unngå alt som bare er ren gjetting! Det hjelper hvis du planlegger for minst tre scenarioer:

Her er noen hensyn som kan hjelpe deg med å planlegge kapasiteten din deretter:

• Gjennomgå lagernivåene dine i god tid. Hvor lenge vil lageret vare basert på dine ulike scenarier? Utvikle tiltaksplaner med fabrikkene eller leverandørene dine på forhånd: Hva er dine reaksjonsalternativer hvis du ser mindre eller mer etterspørsel? Vurder å øke dette når Cyber Monday/jul/Thanksgiving/skolestart nærmer seg.
  
• Overvåk lagernivåene dine og sett gjenbestillingspunkter i god tid som er i samsvar med realistiske leveringstider for bestillinger.
• Trenger du å øke det fysiske lagerarealet ditt?
• Har du nok håndteringsutstyr som skannere, pakkebenker, osv. tilgjengelig?
• Finn ut hvilken kapasitet transportørene dine har og hva transporttidene deres sannsynligvis vil være, ta hensyn til streikene og kapasitetsproblemene mange transportører har opplevd.

Før og under høysesongen, overvåk salget og juster kapasiteten i tråd med situasjonen som utfolder seg.

Ditt team:

• Trenger du å øke teamet ditt? Med fast eller midlertidig ansatte? Det er mye konkurranse om ansatte, så du må starte tidlig og belønne rettferdig.
• Hvordan kan du motivere teamet ditt? Ved å øke insentivene? Hva annet kan du gjøre for å knytte kontakter og engasjere teamet ditt? Det finnes så mange muligheter.
• Hvordan kan du trene og forbedre ferdighetene til teamet ditt? Sett opp en godt strukturert onboarding-prosess med en velavrundet ansattvurdering.
• Hva med din driftsleder? Invester kontinuerlig for å utvikle ledergruppen din. Det vil utgjøre en stor forskjell.
• Tenk på avbøtende tiltak på forhånd: Hvordan vil du reagere hvis du ser mer eller mindre etterspørsel? Med hvilke andre virksomheter kan du dele bemanning med? Å samle bemanning vil gi deg mye mer fleksibilitet.

Andre viktige teamer:

Hva med teamene hos logistikkpartneren din og transportørene dine? Ha denne samtalen tidlig, og spør dem hvordan de planlegger å bemanne for å håndtere de økte volumene.

Etter alt det harde arbeidet med å planlegge og forberede, ikke hold all denne viktige informasjonen for deg selv! Snakk med lagersjefen din, lagerpersonalet ditt, innkjøperne dine, leverandørene dine, logistikkleverandøren din og transportørene dine. Og fortsett å snakke med dem – ideelt sett via en strukturert kadens og tidsblokkering i kalenderen din (f.eks. for «spissinnsatsstyrke»), slik at dere holder dere godt tilkoblet i løpet av den tiden det betyr mest. 

Sammen vil dere være klare til å reagere på nye scenarier som utfolder seg.

Alle kundene våre drar nytte av vårt verktøy Advanced Inventory Insights. Det gir dem detaljerte analyser av lagernivåer og salg over tid og etter lokasjon.

«Vi utformet verktøyet med fem viktige handlingsområder, som lar kundene iverksette de riktige handlingene basert på dataene sine», sier Simon Volkwein, salgssjef i DHL Fulfillment Network. «Med den tilpassbare filterfunksjonen kan de for eksempel følge salget av individuelle varenumre etter marked. Og med vår «hva om»-scenarioplanlegging kan de undersøke dataene for å finne ut hvordan en økning i salget på x % i hvert varenummer ville kreve at lagernivåene deres skulle se ut, per marked.»

DHL Fulfillment Network er et skalerbart alternativ for kunder, ettersom det lar dem øke og redusere kapasiteten i tråd med salget.

Simon beskriver hvor stolt DHL Supply Chain er av sin Top Employer- og Great Place to Work-sertifisering i mange land verden over. «Disse prestasjonene viser hvordan vi tar vare på våre ansatte, og dette hjelper oss med å rekruttere og beholde folk, inkludert midlertidig ansatte, i et vanskelig arbeidsmarked.»

«Og når det gjelder lagerkapasitet, benytter kundene våre seg av hele DHL Supply Chain-nettverket, noe som betyr at de kan være trygge på at vi ikke vil gå tom for kapasitet for dem.»

DHLs forbindelser med alle viktige transportører sikrer at kundene er godt posisjonert for problemfri levering. «Bruk nettverksoptimaliseringsverktøyet vårt i dag for å simulere hvordan du kan optimalisere leveringstidene dine. Simon fortsetter: «Når du deler ordrevolumene dine per marked, vil du finne ut de beste stedene for lagrene dine basert på leveringshastighet og estimerte leveringstider for ditt nåværende og optimaliserte nettverk.»

Uansett hvilket produkt du har, hvilken størrelse bedriften din har eller hvor du befinner deg på oppfyllingsreisen, kan du med planlegging, forberedelse og kommunikasjon mestre høysesongen, hver gang.

Trekk et dypt pust av begeistring!