Douane-inklaring: top tips voor jouw bedrijf

Voordat we onze tips geven om douane-inklaring soepel te laten verlopen, willen we eerst het grotere geheel bekijken: hoe de complexiteit van douaneprocedures zal toenemen en hoe correcte procedures bedrijven – en steeds vaker ook het milieu – kunnen beschermen.

Het DHL Fulfillment Network werkt nauw samen met Gerlach, douane-experts met 140 jaar ervaring en de toonaangevende neutrale aanbieder van douanediensten in Europa. Zij vertellen ons meer over wat we de komende maanden en jaren kunnen verwachten en hoe we ons kunnen voorbereiden.

Politiek

Politieke landschappen wereldwijd ondergaan momenteel een periode van verandering. "Tarieven op grensoverschrijdende goederenstromen zullen tussen sommige landen stijgen", zegt Thomas Weins, CEO Gerlach. Dit betekent dat er meer douanevereisten en meer invoerrechten zullen zijn.

Regelgeving

Ook regelgeving zal worden aangescherpt. "Met de enorme groei van B2C e-commerce zijn niet-conforme praktijken toegenomen", vertelt Maryam Bernhardt, Business Development Customs - Gerlach. "Dit kan gaan om niet-gereguleerde goederen die grenzen overschrijden – bijvoorbeeld speelgoed dat onveilig kan zijn – of goederen die te laag worden opgegeven op douaneaangiften". Strengere wetgeving, waaronder het ICS2-programma van de EU, zorgt ervoor dat legitieme leveranciers niet hoeven te concurreren met malafide concurrenten die hen onderbieden op prijs en kwaliteit.

Een grote hervorming van de douane is aan de gang binnen de EU. Markus schetst een belangrijk aspect: "Bepaalde verkopers en platforms zullen verantwoordelijk zijn voor het invullen van douaneaangiften voor goederen die de EU binnenkomen. Een term die je zult horen is ‘geachte importeur’: dit zijn bedrijven die betrokken zijn bij de verkoop van goederen aan de EU vanuit een derde land."

Er zijn ook andere douaneregels om rekening mee te houden. Thomas schetst hoe de toepassing van douaneprocedures het milieu kan beschermen: "EU-wetgeving tegen ontbossing helpt de impact van de EU op wereldwijde ontbossing te verminderen. Hoewel dit meer papierwerk met zich meebrengt, toont het aan welke impact wetgeving kan hebben op duurzaamheid." Daarnaast helpt het mechanisme voor aanpassing aan de koolstofgrens "om schonere productiemethoden buiten de EU aan te moedigen", legt Maryam uit.

Digitalisering

Een belangrijk onderdeel van de EU-douanehervorming is het geplande EU Customs Data Hub. Uiteindelijk zal het de bestaande IT-douane-infrastructuur vervangen en douaneprocedures vereenvoudigen. Het zal AI integreren in de methodologie en de EU-douane naar het digitale tijdperk brengen.

1. Schakel de experts in

Onze belangrijkste tip: vertrouw op douane-experts om te zorgen dat je voldoet aan de regelgeving – en om je gemoedsrust te geven. “Bedrijven zoals het onze kennen de valkuilen van fouten of het per ongeluk weglaten van cruciale informatie,” zegt Thomas.

Zo merkt het team van Gerlach dat bedrijven vaak het fundamentele feit over het hoofd zien dat bij elke grensoverschrijdende zending altijd een exporteur én een importeur betrokken zijn. De exporteur moet aangeven dat goederen het land verlaten, en de importeur moet aangeven dat ze het land binnenkomen. “Als je beide kanten niet meeneemt in je proces, kun je onnodige vertragingen oplopen – en dat betekent dat je eindklant moet wachten,” aldus Thomas. Sinds Brexit geldt dit ook voor zendingen tussen het VK en de EU.

2. Zorg voor correcte classificaties en registraties

Er zijn twee essentiële elementen die je op orde moet hebben:

• HS-codes (Harmonized System codes) worden toegekend aan fysieke goederen en bepalen hoeveel invoerrechten je moet betalen. Dit numerieke systeem wordt wereldwijd gebruikt en beheerd door de Wereldhandelsorganisatie. Zoals de naam al zegt, helpen ze bij het harmoniseren van de wereldwijde goederenstroom. Met de juiste HS-code op je documenten voorkom je dat je goederen worden vertraagd, in beslag genomen of geweigerd bij de grens.
• Een EORI-nummer is een identificatienummer dat verplicht is voor elk bedrijf dat goederen exporteert naar of importeert uit de Europese Unie. Je vraagt dit aan bij de nationale douaneautoriteit van je organisatie. Andere douane-unies wereldwijd hanteren vergelijkbare vereisten.

3. Zijn je documenten volledig en correct?

Zodra je je HS-codes kent en je EORI-nummer hebt, is de laatste cruciale stap: zorg dat je documenten kloppen.

• Een commerciële factuur is een essentieel document voor de douane. Het bevat informatie zoals het land van herkomst van de goederen, hun hoeveelheid en gewicht, gegevens van de ontvanger en de waarde van de zending.
• Je kunt volmacht geven aan je douane-agent. Die controleert dan je documenten en kan alles afhandelen: van het indienen van douaneaangiften tot het betalen van invoerrechten en het voorbereiden van je producten op inklaring. Met een volmacht heeft je douane-agent het wettelijke recht om namens jou de douaneregels te volgen.
• Denk ook aan de benodigde vergunningen en licenties voor je goederen – en zorg dat deze actueel zijn.

Jouw taak is het maken en verkopen van een geweldig product. Onze taak is jou te ondersteunen met betrouwbare en kostenefficiënte fulfillment. Kies voor onze end-to-end service: van warehousing, pick & pack, samenwerking met last-mile partners… tot douane-expertise. Alles staat voor je klaar.

Neem vandaag nog contact op met onze lokale experts en ontdek hoe wij jouw bedrijf kunnen helpen.