Làm chủ mùa cao điểm

Hai chữ "mùa cao điểm" có thể khiến một doanh nghiệp phải nín thở - vì hào hứng hoặc lo lắng… và thường là cả hai.

Nếu làm chủ được mùa cao điểm, bạn có thể thu về lợi nhuận lớn giúp duy trì hoạt động trong những giai đoạn yên ắng hơn. Bạn có thể khiến khách hàng gắn bó thêm hài lòng và thu hút được khách hàng mới. Ngược lại, nếu xử lý không tốt, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội doanh thu và nếu không giao hàng đúng hạn hoặc hết hàng tồn kho, bạn có thể đánh mất khách hàng mãi mãi.

Tin tốt là mùa cao điểm là điều bạn hoàn toàn có thể lên kế hoạch và chuẩn bị từ trước.

Dù bạn đang tự thực hiện dịch vụ hoàn thiện đơn hàng nội bộ hay thuê ngoài cho một công ty logistics, hãy để chúng tôi chia sẻ một vài góc nhìn có thể giúp ích cho bạn.

Lập kế hoạch cho mùa cao điểm đòi hỏi phải dự báo nhu cầu, khâu này vốn dĩ rất khó và dễ sai lệch. Những năm gần đây đã cho thấy một năm có thể rất khác so với năm trước đó. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến điều này.

Hiện nay, nhiều quốc gia đang đối mặt với khủng hoảng lạm phát, ảnh hưởng trực tiếp đến thói quen chi tiêu của người tiêu dùng. Trong số những người có xu hướng tiết kiệm, các số liệu nổi bật cho thấy 67% sẽ ưu tiên mua hàng giảm giá, 48% sẽ mua ít sản phẩm hơn và 47% sẽ sử dụng nhiều mã giảm giá hơn (Nguồn: ReadyCloud). Những nghiên cứu thị trường như thế này có thể giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược tiếp thị và khuyến mãi hiệu quả hơn, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch phù hợp với hành vi tiêu dùng thực tế.

Một thách thức khác là không chỉ riêng doanh nghiệp bạn đang bước vào mùa cao điểm mà hầu hết các doanh nghiệp đều đang trải qua giai đoạn này. Điều đó đồng nghĩa với việc có sự cạnh tranh ở mọi mặt: từ diện tích kho, năng lực vận chuyển, đến nhân sự và thiết bị vận hành. Bạn cần lên kế hoạch cho năng lực vận hành một cách toàn diện từ mọi góc độ.

Hãy nghĩ đến “dự báo” thay vì “hi vọng”. Nói một cách đơn giản: hãy tránh mọi sự phỏng đoán không có cơ sở! Sẽ hiệu quả hơn nếu bạn chuẩn bị ít nhất ba kịch bản: 

Dưới đây là một số yếu tố cần cân nhắc để bạn xây dựng kế hoạch năng lực phù hợp:

• Rà soát kỹ mức tồn kho từ sớm. Tồn kho hiện tại có thể đáp ứng được trong bao lâu theo từng kịch bản? Phối hợp với nhà máy hoặc nhà cung cấp để xây dựng các phương án ứng phó từ trước: Bạn có những lựa chọn nào nếu nhu cầu thực tế thấp hơn hoặc cao hơn dự báo? Xem xét tăng hàng tồn kho khi các dịp như Cyber Monday/Giáng sinh/Lễ Tạ ơn/mùa tựu trường đang đến gần.
  
• Theo dõi mức tồn kho thường xuyên và chủ động thiết lập điểm đặt hàng lại từ sớm, sao cho phù hợp với thời gian xử lý đơn hàng thực tế.
• Bạn có cần tăng không gian lưu kho thực tế?
• Bạn có đủ thiết bị xử lý hàng hóa như máy quét, bàn đóng gói... hay chưa?
• Tìm hiểu năng lực của các đơn vị cung cấp dịch vụ mà bạn đang sử dụng xem họ có khả năng xử lý bao nhiêu, thời gian vận chuyển dự kiến là bao lâu, nhất là khi nhiều đơn vị hiện đang gặp vấn đề về năng lực và ảnh hưởng từ các cuộc đình công.

Trước và trong mùa cao điểm, hãy theo dõi doanh số thường xuyên và điều chỉnh năng lực vận hành theo đúng kịch bản đang diễn ra.

Đội ngũ của bạn:

• Bạn có cần mở rộng đội ngũ hay không? Bằng nhân sự cố định hay thời vụ? Nguồn lực lao động đang rất cạnh tranh, vì vậy bạn cần bắt đầu sớm và có chế độ đãi ngộ hợp lý.
• Làm thế nào để tạo động lực cho đội ngũ của bạn? Bằng cách nâng cao chế độ đãi ngộ? Bạn còn có thể làm gì để gắn kết và truyền cảm hứng cho đội ngũ? Có rất nhiều cách để thực hiện điều đó.
• Làm thế nào để đào tạo và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ của bạn? Hãy thiết lập một quy trình đào tạo gia nhập chặt chẽ, kết hợp các buổi rà soát đánh giá 360 độ.
• Còn người quản lý vận hành của bạn thì sao? Hãy liên tục đầu tư vào việc phát triển đội ngũ lãnh đạo. Điều này sẽ tạo ra sự khác biệt rõ rệt.
• Chủ động lên kế hoạch ứng phó từ trước: Bạn sẽ phản ứng thế nào nếu nhu cầu thực tế cao hơn hoặc thấp hơn dự báo? Bạn có thể chia sẻ nhân sự với đơn vị vận hành nào khác không? Việc phối hợp chia sẻ nhân sự sẽ giúp bạn linh hoạt hơn rất nhiều.

Những đội ngũ quan trọng khác:

Còn các đội ngũ tại đối tác logistics và đơn vị vận chuyển của bạn thì sao? Hãy chủ động trao đổi sớm với họ và hỏi xem họ có kế hoạch bổ sung nhân sự như thế nào để đáp ứng khối lượng công việc tăng cao.

Sau tất cả công sức bạn đã bỏ ra để lên kế hoạch và chuẩn bị, đừng giữ riêng những thông tin quý giá này cho mình. Hãy trao đổi với quản lý tồn kho, nhân viên kho, bộ phận thu mua, nhà cung cấp, đơn vị logistics, các đơn vị cung cấp dịch vụ. Và hãy duy trì trao đổi liên tục... lý tưởng nhất là theo lịch trình cố định và có thời gian cụ thể trong lịch làm việc của bạn (ví dụ như cho “nhóm ứng phó mùa cao điểm”) để duy trì kết nối hiệu quả trong thời điểm quan trọng nhất.

Cùng nhau, bạn sẽ sẵn sàng ứng phó với mọi kịch bản phát sinh.

Tất cả khách hàng của chúng tôi đều có thể tận dụng công cụ Advanced Inventory Insights. Công cụ này cung cấp dữ liệu phân tích chi tiết về mức tồn kho và doanh số theo thời gian cũng như theo từng địa điểm.

“Chúng tôi thiết kế công cụ này với năm "vùng hành động" chính, giúp khách hàng đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu”, ông Simon Volkwein, Giám đốc Kinh doanh của DHL Fulfillment Network chia sẻ. “Với chức năng bộ lọc tùy chỉnh, khách hàng có thể theo dõi doanh số của từng mã SKU theo từng thị trường. Và nhờ tính năng lập kế hoạch theo kịch bản giả định, họ có thể kiểm tra dữ liệu để biết nếu doanh số từng SKU tăng x% thì mức tồn kho cần thiết tại mỗi thị trường sẽ thay đổi ra sao."

DHL Fulfillment Network là giải pháp có thể mở rộng linh hoạt, cho phép khách hàng tăng hoặc giảm năng lực vận hành theo tình hình doanh số.

Simon cũng chia sẻ rằng DHL Supply Chain tự hào khi đạt được các chứng nhận Nhà tuyển dụng hàng đầu và Nơi làm việc lý tưởng tại nhiều quốc gia trên thế giới. “Những thành tựu này cho thấy cách chúng tôi chăm lo cho đội ngũ nhân viên, điều này giúp chúng tôi thu hút và giữ chân nhân sự, bao gồm cả nhân viên thời vụ trong thị trường lao động đầy thách thức.

“Về năng lực kho vận, khách hàng của chúng tôi được kết nối với toàn bộ mạng lưới DHL Supply Chain, đồng nghĩa với việc họ có thể yên tâm rằng chúng tôi luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu.”

Mối quan hệ chặt chẽ của DHL với các đơn vị vận chuyển chủ chốt giúp khách hàng đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ. “Hãy sử dụng công cụ tối ưu hóa mạng lưới của chúng tôi ngay hôm nay để mô phỏng cách bạn có thể cải thiện thời gian giao hàng,” Simon chia sẻ. “Khi bạn cung cấp dữ liệu về số lượng đơn hàng theo từng thị trường, bạn sẽ xác định được vị trí kho hàng tối ưu dựa trên tốc độ giao hàng, cũng như thời gian giao hàng ước tính cho mạng lưới hiện tại và mạng lưới đã được tối ưu.

Bất kể bạn kinh doanh mặt hàng gì, quy mô ra sao và đang ở giai đoạn nào trên hành trình hoàn thiện đơn hàng, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch rõ ràng và giao tiếp hiệu quả, bạn hoàn toàn có thể chinh phục mùa cao điểm một cách vững vàng.

Hãy hít một hơi thật sâu và sẵn sàng đón nhận những cơ hội phía trước.