Menguasai musim puncak

Kata ‘musim puncak’ dapat membuat sebuah perusahaan menarik napas dalam-dalam – antara gembira atau gentar… dan sering kali keduanya.

Jika Anda mengendalikan musim puncak, Anda dapat meraup keuntungan finansial besar yang dapat membantu Anda melewati musim yang lebih sepi. Anda dapat membuat pelanggan setia menjadi lebih bahagia serta memenangkan pelanggan baru. Di sisi lain, jika Anda melakukan kesalahan, Anda dapat kehilangan pendapatan, dan dengan tidak mengirimkan barang tepat waktu atau kehabisan stok, Anda dapat kehilangan pelanggan untuk selamanya.

Kabar baiknya adalah musim puncak adalah sesuatu yang dapat Anda rencanakan dan persiapkan.

Baik Anda menjalankan pemenuhan pesanan internal sendiri, atau mengalihdayakannya ke perusahaan logistik, izinkan kami berbagi beberapa wawasan yang dapat membantu Anda.

Perencanaan untuk musim puncak melibatkan perkiraan permintaan yang, pada dasarnya, sulit dan rentan terhadap ketidakakuratan. Selama beberapa tahun terakhir kami menyaksikan bahwa satu tahun mungkin terlihat sangat berbeda dengan tahun sebelumnya. Ada banyak faktor yang berperan di sini.

Krisis inflasi kini sedang terjadi yang mana memengaruhi kebiasaan belanja masyarakat di banyak negara. Dari orang yang mengatakan bahwa mereka ingin menghemat uang, angka utama memberi tahu kita bahwa 67% orang akan membeli barang obral, 48% akan membeli lebih sedikit barang, dan 47% akan menggunakan lebih banyak kupon diskon. (Sumber: ReadyCloud). Studi pasar seperti ini dapat memandu penyusunan strategi pemasaran dan promosi Anda sehingga Anda terbantu dalam membuat perencanaan.

Tantangan lainnya adalah bukan hanya perusahaan Anda saja yang mengalami musim puncak: semua perusahaan mengalaminya dalam waktu yang sama. Terdapat persaingan untuk segala bidang: ruang gudang, kapasitas pengangkut, staf pergudangan, dan peralatan. Anda harus merencanakan kapasitas dengan baik dari semua sudut.

Pikirkan ‘perkiraan’ dan bukan ‘berharap tanpa perhitungan’. Sederhananya: hindari apa pun yang hanya sekadar tebakan! Perencanaan setidaknya tiga skenario akan membantu: 

Berikut adalah beberapa pertimbangan yang dapat membantu Anda merencanakan kapasitas dengan tepat:

• Tinjau tingkat stok Anda jauh-jauh hari. Berapa lama stok akan bertahan berdasarkan skenario yang berbeda? Kembangkan rencana mitigasi dengan pabrik atau pemasok Anda terlebih dahulu: Apa saja pilihan reaksi jika Anda melihat permintaan berkurang atau bertambah? Pertimbangkan untuk menambahnya saat Cyber Monday/Natal/Thanksgiving/back-to-school semakin dekat.
  
• Pantau tingkat inventaris Anda dan tetapkan titik pemesanan ulang jauh-jauh hari yang selaras dengan jangka waktu pemesanan realistis.
• Apakah Anda perlu menambah ruang gudang fisik Anda?
• Apakah Anda memiliki peralatan penanganan yang memadai seperti pemindai, bangku pengepakan, dll. yang tersedia?
• Cari tahu kapasitas yang dimiliki pengangkut Anda dan seperti apa waktu transit mereka, dengan mempertimbangkan pemogokan dan masalah kapasitas yang dialami sebagian besar pengangkut.

Sebelum dan selama musim puncak, pantau penjualan dan sesuaikan kapasitas sesuai dengan skenario yang sedang berlangsung.

Tim Anda:

• Apakah Anda perlu menambah tim? Menggunakan staf tetap atau temporer? Ada banyak persaingan untuk mendapatkan staf, jadi Anda harus memulainya lebih awal dan memberi penghargaan yang adil.
• Bagaimana Anda memotivasi tim? Dengan meningkatkan insentif? Apa lagi yang bisa Anda lakukan untuk menghubungkan dan melibatkan tim Anda? Ada banyak sekali kemungkinan.
• Bagaimana Anda dapat melatih dan meningkatkan keterampilan tim Anda? Siapkan proses onboarding yang terstruktur rapi dengan tinjauan tahap 360 derajat.
• Bagaimana dengan pemimpin operasi Anda? Lakukan investasi terus-menerus untuk mengembangkan tim kepemimpinan Anda. Tindakan tersebut akan membuat perubahan besar.
• Pikirkan tindakan mitigasi terlebih dahulu: Bagaimana Anda akan bereaksi jika melihat permintaan bertambah atau berkurang? Dengan operasi lain mana saja Anda dapat berbagi staf? Pengelompokan staf akan memberi Anda lebih banyak fleksibilitas.

Tim krusial lain:

Bagaimana dengan tim di mitra logistik dan penyedia layanan pengiriman Anda? Lakukan pembicaraan ini lebih awal, tanyakan kepada mereka bagaimana perencanaan penyediaan staf mereka guna mengatasi peningkatan volume.

Setelah semua kerja keras Anda dalam perencanaan dan persiapan, jangan simpan sendiri semua informasi penting ini! Bicaralah dengan manajer inventaris, staf gudang, pembeli, pemasok, penyedia logistik, atau penyedia layanan pengiriman Anda. Dan tetap jalin komunikasi dengan mereka — idealnya melalui ritme komunikasi yang terstruktur dan waktu yang dijadwalkan dalam kalender Anda (misalnya untuk 'tim tugas musim puncak') agar tetap terhubung dengan baik di saat-saat yang paling krusial.  

Dengan bekerja sama Anda akan siap menanggapi skenario baru yang mungkin muncul.

Seluruh pelanggan kami mendapatkan manfaat dari alat Advanced Inventory Insights. Alat ini memberikan analitik terperinci mengenai tingkat stok dan penjualan mereka, berdasarkan waktu dan lokasi.

"Kami merancang alat ini dengan lima 'area tindakan' utama yang mendukung pelanggan dalam mengambil tindakan yang tepat berdasarkan data mereka," ujar Simon Volkwein, Kepala Penjualan DHL Fulfillment Network. "Dengan fungsi filter yang dapat disesuaikan, pelanggan dapat memantau penjualan setiap SKU berdasarkan pasar, misalnya. Melalui perencanaan skenario 'what-if' kami, pelanggan dapat menganalisis data untuk mengetahui bagaimana peningkatan penjualan sebesar x% pada setiap SKU akan memengaruhi tingkat stok mereka di setiap pasar."

DHL Fulfillment Network merupakan opsi yang dapat diskalakan bagi pelanggan karena memungkinkan mereka untuk menaikkan dan menurunkan kapasitas sesuai dengan volume penjualan.

Simon menjelaskan betapa bangganya DHL Supply Chain atas sertifikasi Top Employer dan Great Place to Work yang diraihnya di banyak negara di seluruh dunia. "Pencapaian ini menunjukkan bagaimana kami memperhatikan karyawan, dan tindakan ini membantu kami merekrut serta mempertahankan tenaga kerja, termasuk staf sementara, di pasar tenaga kerja yang sulit.

"Dan dalam hal kapasitas pergudangan, pelanggan kami memanfaatkan seluruh jaringan DHL Supply Chain, memberi mereka kepastian bahwa kapasitas selalu tersedia untuk mereka."

Koneksi DHL dengan seluruh mitra pengangkut utama memastikan pelanggan berada dalam posisi yang tepat untuk menjalankan proses pemenuhan dengan lancar. "Gunakan alat network optimizer kami sekarang juga untuk menyimulasikan bagaimana Anda dapat mengoptimalkan waktu pengiriman." Simon melanjutkan: "Setelah Anda membagikan volume pesanan per pasar, Anda akan mengetahui lokasi terbaik untuk gudang Anda berdasarkan kecepatan pengiriman, serta perkiraan waktu pengiriman untuk jaringan Anda saat ini dan yang telah dioptimalkan."

Apa pun produk Anda, ukuran perusahaan Anda, dan di mana pun poisisi Anda dalam perjalanan pemenuhan, dengan perencanaan, persiapan, dan komunikasi yang tepat, Anda dapat terus menguasai musim puncak.

Tarik napas dalam-dalam dan rasakan gairahnya!