DHL Freight Alerty serwisowe

Bądź na bieżąco z najnowszymi wiadomościami i aktualizacjami dotyczącymi naszej sieci logistycznej i usług

Uprzejmie informujemy, że z dniem 1 lutego 2026 r. DHL Freight (Poland) Sp. z o.o. przechodzi na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wszystkie nasze procesy oraz systemy rozliczeniowe zostały w pełni dostosowane do nowych wymogów prawnych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące zmian.

Informacja dla firm posiadających polski NIP

Co to oznacza dla Państwa?

1. Zmiana sposobu przekazywania faktur

Od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury wystawiane przez DHL Freight (Poland) Sp. z o.o. będą udostępniane wyłącznie za pośrednictwem systemu KSeF.

2. Brak załączników w KSeF

Architektura KSeF nie umożliwia przesyłania załączników do faktur, takich jak:

• listy przewozowe CMR
• raporty Excel
• specyfikacje i inne dokumenty dodatkowe

W związku z tym zaprzestajemy dotychczasowej wysyłki faktur wraz z załącznikami.

Nowy sposób przekazywania dokumentów od DHL

Aby zapewnić Państwu ciągłość dostępu do informacji rozliczeniowych, wprowadzamy następujące rozwiązania:

1. Wizualizacja faktury w formacie PDF

Drogą mailową będą Państwo otrzymywać plik PDF przedstawiający wizualizację faktury wystawionej w KSeF.

2. Informacyjny charakter dokumentu

Dokument ten ma charakter informacyjny i nie stanowi faktury w rozumieniu przepisów.

3. Dokument rozliczeniowy w dotychczasowej formie

Nadal będziemy przesyłać dokument rozliczeniowy w formacie znanym dotychczas (zawierający m.in. zestawienia i specyfikacje usług). 

Dokument ten ułatwia identyfikację usług objętych fakturą wystawioną w KSeF. 

Ma on charakter informacyjny i nie jest fakturą w rozumieniu przepisów

4. Dokumenty przewozowe

Stały dostęp do dokumentów przewozowych mają Państwo na platformie Active Tracing.

Dzięki tym rozwiązaniom:

• zachowają Państwo szybki i czytelny dostęp do danych rozliczeniowych
• łatwo zidentyfikują Państwo zakres usług, których dotyczy faktura dostępna w KSeF
• proces przejścia na nowy standard fakturowania będzie możliwie najbardziej komfortowy

Co należy zrobić po Państwa stronie?

Prosimy o upewnienie się, że:

• Państwa firma posiada aktywny dostęp do systemu KSeF
• system księgowy jest przygotowany do odbioru faktur ustrukturyzowanych
• odpowiednim osobom w Państwa organizacji nadano uprawnienia do obsługi KSeF

Informacje o KSeF są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów.

Informacja dla firm bez polskiego NIP - zarejestrowanych poza granicami PL

Jeżeli Państwa firma nie posiada polskiego numeru NIP i jest zarejestrowana poza terytorium Polski, planowane wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie oznacza dla Państwa konieczności odbierania naszych faktur za pośrednictwem tego systemu.

Od 1 lutego 2026 r. będą Państwo nadal otrzymywać faktury drogą mailową, jednak z nowego adresu mailowego. Prosimy o dodanie tego adresu do listy zaufanych nadawców w Państwa systemach, aby uniknąć problemów z doręczaniem wiadomości.

W związku z nowymi przepisami obowiązującymi w Polsce zmieni się wygląd naszych faktur. Zakres danych pozostanie bez zmian, natomiast układ graficzny i struktura dokumentu zostaną dostosowane do wymogów KSeF.

Dodatkowo informujemy, że:

• z nowego adresu email- bc.servicedesk.global@email.portal.basware.com będą wysyłane dokumenty będące fakturą w rozumieniu polskich przepisów,
• z dotychczas używanego adresu będą przesyłane dokumenty o charakterze poglądowym/informacyjnym.

W praktyce oznacza to, że sposób otrzymywania faktur przez Państwa pozostanie mailowy, jednak warto zwrócić uwagę na adres nadawcy oraz charakter otrzymywanych dokumentów.

Informacje o KSeF są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów.

Styczeń 2026