HR 101: دليل للشركات الناشئة

يمكن أن توفر لك الدقائق العشر القادمة شهورا في السنوات القادمة. لأنه إذا لم تضع مبادئ الموارد البشرية الخاصة بك في مكانها الصحيح الآن ، عندما تكون قسم الموارد البشرية ، فقد تواجه مشكلات هيكلية خطيرة للتعامل معها عندما يتحول عملك إلى شيء أكبر.

كيف هو العمل؟ إذا كانت تنطلق حقا ، فهذا رائع. سيكون عملك هو مستقبلك ، لذلك سترغب في القيام بالأشياء بالطريقة الصحيحة. ولكن إذا كنت قد بدأت للتو ، فمن المحتمل أنك تقوم فقط بالموارد البشرية بطريقتك. إذن كيف تبدأ في القيام بالأشياء بشكل صحيح؟

أولا ، ما هو دور مسؤول الموارد البشرية؟

وفقا لمنظمة بريطانية تقدم تدريبا على الموارد البشرية ، فإن مسؤولي الموارد البشرية مسؤولون عن:

• شروط العمل
• المساواة والتنوع
• التفاوض مع الوكالات الخارجية ذات الصلة بالعمل
• دفع
• تجنيد
• ممارسات العمل

سنخوض في المزيد حول ما تتكون منه هذه المهام قريبا ، ولكن قبل المتابعة ، هناك شيء واحد مهم تحتاج إلى معرفته: لا تحتاج بالضرورة إلى تعيين مدير موارد بشرية. بصفتك شركة صغيرة أو شركة ناشئة ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لاستشارات الموارد البشرية ستلبي معظم احتياجات التوظيف والإدارة.

دليل من الداخل للاستعانة بمصادر خارجية

"تعد الاستعانة بمصادر خارجية أمرا رائعا للوصول إلى مستشار الموارد البشرية المتمرس بطريقة يمكن إدارتها ماليا ، عندما تحتاج إليها" ، كما تقول بولا مئير ، مستشارة الموارد البشرية العالمية والمدربة التنفيذية والمؤلفة.

ولكن كيف تختار شريك الموارد البشرية الخارجي الأفضل لك؟ تبرز نقطتان على وجه الخصوص ، كما تقول ريجين بوتنر ، نائب الرئيس التنفيذي للموارد البشرية العالمية وأوروبا في DHL Express: "تأكد من اختيار شريك لديه نفس قيم شركتك ، ويتماهى مع ثقافة شركتك ويفهم تحديات عملك المحددة. من الأهمية بمكان العثور على شريك حقيقي في السجال لا يخشى إعطائك ملاحظات وتحدي أفكارك ".     

على عكس الشركات الصغيرة ، تحتاج الشركات الكبيرة إلى الوصول إلى موظفي الموارد البشرية يوما بعد يوم. سيتعاملون مع التوظيف والتطوير الوظيفي وتظلمات الموظفين ، بالإضافة إلى المهام الإدارية. بدلا من ذلك ، تحتاج إلى مشورة مضمونة في غضون مهلة قصيرة ولكن دون التكاليف الغارقة لفريق الموارد البشرية الدائم بدوام كامل - وهذا هو الوقت الذي يكون فيه من المنطقي توظيف شركة استشارية خارجية للموارد البشرية.

يقول مائير: "بصفتك شركة صغيرة ، يمكنك الذهاب لأشهر دون الحاجة إلى نصيحة". "وكما تفعل جميع الشركات ، ستواجه في النهاية مشاكل ، تتراوح من السرعة والبسيطة إلى المعقدة تماما."  ولكن لا يمكنك أيضا إغفال التأثير طويل المدى لجهود الموارد البشرية الخاصة بك. يقول ريجين بوتنر من DHL Express: "من المهم أن تدرك أن أي قرار تتخذه لموظفيك ، سيؤثر عليهم وعلى ثقافة شركتك ونتائج عملك على المدى الطويل. التفكير في المستقبل سيوفر لك الكثير من الطاقة والوقت والمال. لذلك من المهم أن تحصل عليه بشكل صحيح في المرة الأولى ".

هذا هو المكان الذي يأتي فيه مستشارو الموارد البشرية الخارجيون بمفردهم. هل تبحث عن نصيحة بشأن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وبيانات الموظفين؟ أو إنشاء خطة موارد بشرية طويلة الأجل؟ ربما يأخذك موظف سابق ساخط إلى المحكمة؟ يمكن لمستشار الموارد البشرية المساعدة. يقول مائير: "غالبية أعمال الموارد البشرية في شركة صغيرة أو شركة ناشئة إدارية ، لذا فإن الاستعانة بمصادر خارجية تسمح بالوصول إلى مستشارين أكثر خبرة".

حدد ثقافة شركتك مبكرا

يعد إنشاء ثقافة تنظيمية إيجابية جانبا رئيسيا في دور الموارد البشرية. ابدأ ممارسات عمل شركتك على أساس خاطئ ، وقد تزرع مشكلة ستنمو لتصبح شيئا خطيرا. يقول بوتنر: "يجب أن تكون ثقافة الشركة أولوية قصوى". في الواقع ، يمكن لثقافة الشركة أن توجه النجاح في كل جزء من مؤسستك. "إن بناء ثقافة رائعة تضع الأشخاص المتحمسين في المقام الأول سيؤدي إلى نتائج أفضل وخدمة عملاء أفضل. وهو المفتاح لخلق عملاء مخلصين وجعل عملك مربحا. أعتقد اعتقادا راسخا أن هذا ليس شيئا يمكنك تأجيله ".  إذن كيف تبدأ في إنشاء ثقافة إيجابية للشركة؟ توضح بولا مائير: "ثقافة الشركة مدفوعة من الأعلى (الرئيس التنفيذي أو العضو المنتدب) بالقيم والسلوكيات وأسلوب القيادة. قسم الموارد البشرية موجود للمساعدة في تسهيل الثقافة داخل الأعمال ".

تتفق ريجين بوتنر بشدة قائلة: "في حين أن الثقافة مدفوعة من القمة ، فإن فريق الموارد البشرية هو الوصي على هذه الثقافة ، مما يخلق بيئات عمل حيث يتم رعايتها واستدامتها."  على سبيل المثال ، إذا أهملت تعيين مراجعات منتظمة للرواتب ، فقد تفقد شخصا مهما لاحقا. تجاهل المساواة والتنوع في نهجك في توظيف الموظفين ، ويمكن أن تنمو مؤسستك لتصبح علامة تجارية ذات سمعة قبيحة. قم بالتوظيف بشكل غير فعال ، وقد تعرض مستقبل عملك بأكمله للخطر. يجب على الشركة المتنامية أن تفعل الأشياء بطريقتها الخاصة ، ولكن مثلما يجب أن تتم المحاسبة بشكل قانوني ، يجب إدارة الموارد البشرية بشكل صحيح ، خاصة مع نمو الأعمال: "عندما تقوم بتوسيع نطاق الأعمال التجارية ، فلا شك في أن العمليات والهيكل قد يتغيران من أجل دعم النمو ، "يضيف مئير. "ومع ذلك ، هذا لا يعني - ولا ينبغي - أن المبادئ الأصلية التي جعلتها ناجحة في المقام الأول يجب نسيانها."

اختبر الأفضل

يمكن أن تكون اختبارات الشخصية طريقة رائعة لتثبيت عملية التوظيف الخاصة بك. تعليقات ريجين بوتنر. "يمكن أن تكون هذه الاختبارات نقطة اتصال مهمة بين مرشحك وشركتك. لذا فهي فرصة لجعلها تجربة رائعة. قد تفكر أيضا في قصر استخدامك لاختبارات الشخصية على التوظيف لوظائف محددة. اسأل نفسك الأسئلة الصحيحة قبل اتخاذ قرار بتنفيذ الاختبار: أولا وقبل كل شيء ، ما الذي تريد تحقيقه به؟ مع الأخذ في الاعتبار أنه من المهم أن تحصل عليه بشكل صحيح في المرة الأولى ، سواء بالنسبة لك أو للمرشح ".

هل من المحتمل أن يعبر عملك الحدود؟  

تحتاج إلى التفكير في هذا السؤال بجدية قبل تطوير استراتيجية الموارد البشرية الخاصة بك. إذا كانت الإجابة "نعم" وكنت تخطط لإحداث موجات دوليا ، فيجب أن تشمل مبادئ الموارد البشرية الخاصة بك المتطلبات العالمية. على سبيل المثال ، سينقسم موظفوك إلى ثلاث فئات:

مواطنو البلد الأم (PCN): الموظفون الذين يعملون في بلد لم ينتدوا منه ، والمعروفون أيضا باسم المغتربين. عندما يعمل هؤلاء الموظفون لفترات طويلة (ربما 4-5 سنوات أو أكثر) في البلد الأم ، فإنهم يتعرضون لخطر وصفهم بأنهم موظفون "بحكم الأمر الواقع" في البلد المضيف وبالتالي تنطبق قوانين العمل في البلد المضيف.

مواطنو البلد المضيف: هؤلاء الموظفون في المنظمة هم مواطنو البلد الذي تقع فيه الشركة الفرعية الأجنبية.

مواطنو الدول الثالثة (TCN): هؤلاء هم مواطنو بلد آخر غير البلد الذي يقع فيه المقر الرئيسي للمنظمة أو البلد الذي يستضيف الشركة الفرعية.

هناك أيضا العديد من المشكلات الأخرى التي يجب مراعاتها عند تحديد مدى احتمال أن يكون عملك على الصعيد الدولي ، مثل:

• الضرائب
• تنسيق مدفوعات الرواتب بعملات متعددة
• خدمات النقل
• التأكد من أن موظفيك موجهون بشكل صحيح عند وصولهم، مع إمكانية الوصول إلى خدمات الترجمة
• مساعدة الأسر على الاستقرار ، من خلال السكن والتعليم وتنسيق المهن المزدوجة

تقول بولا مائير: "عندما تعمل مع ثقافات مختلفة ومناطق زمنية وممارسات عمل مختلفة ، عليك أن تضع في اعتبارك أن ما قد ينجح في بلدك قد لا يعمل في بلد آخر. بمعنى آخر ، كن مرنا وحافظ على فضول!  إن التوصيل إلى 220 دولة حول العالم يعني أن DHL Express تعرف شيئا أو شيئين عن العمل عبر ثقافات ومناطق زمنية مختلفة. تضيف ريجين بوتنر: "إن فهم الثقافات المختلفة و" التفكير العالمي والتصرف محليا "هو مفتاح نجاح المتخصصين الدوليين في الموارد البشرية. أماكن العمل متنوعة مثل الناس. قد يعني كونك صاحب عمل مفضل في بلد ما شيئا مختلفا تماما في بلد آخر. أنت لا تتوقف أبدا عن التعلم وأنا أوصيك دائما بزيارة بلد ما ، والذهاب إلى الميدان مع الناس وتجربته بنفسك ".

يوم في حياة مسؤول الموارد البشرية

• قراءة مئات السير الذاتية
• جدولة المقابلات
• إجراء المقابلات شخصيا وعبر الهاتف
• اختبار مهارات المرشح ، غالبا بلغات أو ثلاث لغات مختلفة
• تقديم العروض التقديمية
• مناقشة قرار التوظيف مع أصحاب المصلحة
• إجراء فحص ما قبل العرض ، عن طريق التحقق من المراجع والسجلات الأخرى
• عرض وظيفة على المتقدم الناجح
• أخبر المتقدمين غير الناجحين بأنهم لم يتم اختيارهم للوظيفة 
• جدولة الموظفين المعينين حديثا لفحص ما بعد العرض ، مثل اختبارات المخدرات وفحوصات التاريخ الجنائي
• الرد على استفسارات المتقدمين العشوائية
• مساعدة المديرين على مراقبة وتوثيق أداء الموظفين
• شرح سياسة الموارد البشرية للإدارة
• إنهاء خدمة الموظف
• الترويج للشركة في المناسبات
• مساعدة الموظف الذي يتم طرده أو التعامل مع مشكلة صحية أو يواجه الطلاق
• جدولة المقابلات لبقية الأسبوع
• تحديث وتنفيذ حوافز ومزايا الموظفين

الموارد البشرية: بالكاد ذات صلة أو مطلوبة للغاية؟

بغض النظر عن مدى ود قسم الموارد البشرية لديك وتركيزه على الموظف ، فلا شك في أين تكمن ولاءات شخص الموارد البشرية الجيد. لذلك ، مع نمو شركتك ، سيكون رئيس الموارد البشرية أحد أهم المديرين التنفيذيين في مجلس الإدارة. ونظرا لأن ثقافة الشركة هي واحدة من أكثر الأهداف مراوغة لأي فريق إداري ، فسيكون من الحكمة أن تمنح رئيس الموارد البشرية مسؤوليات أوسع. بعد كل شيء ، يقول الكثير من الناس أن موظفي الموارد البشرية يصنعون رؤساء تنفيذيين رائعين ، لكن لن يتفق الكثيرون على أن الرؤساء التنفيذيين جيدون جدا في الموارد البشرية.