الإنتاجية الشخصية 101

لطالما كانت مكاسب الإنتاجية حيوية للاقتصاد، لأنها تساعدنا على تحقيق المزيد بموارد أقل. هذه مقدمة للتقنيات الرئيسية ، تهدف إلى مساعدتك في اختيار النهج المناسب لمتطلباتك الخاصة.

كان تعزيز الإنتاجية مصدر قلق رئيسي للشركات منذ الثورة الصناعية ، عندما تم تقليل كمية العمالة البشرية اللازمة للازدهار بواسطة الآلات. عصرنا الرقمي الحالي له مجموعة فريدة من التعقيدات التي تؤثر على الإنتاج. في بعض الأحيان ، فإن أفضل طريقة للهروب من شبق منتج هي تبديل أدواتنا. سواء كانت قائمة مهام أكثر ذكاء ، أو تقنية تركيز عميق ، أو طريقة أكثر فاعلية لجدولة الاجتماعات ، فإن البحث عن حلول تناظرية وعالية التقنية يمكن أن يساعد في إدارة الوقت وإنتاج عمل أفضل.

معالجة صندوق البريد الإلكتروني هذا: "البريد الوارد صفر"

يعد التحكم في بريدك الإلكتروني أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها من أجل إنتاجيتك. في عام 2007 ، طور مخترق الإنتاجية Merlin Mann مفهوم "Inbox Zero" ، حيث باتباع مبادئ "الحذف أو التفويض أو الرد أو التأجيل أو القيام به" ، يمكنك معالجة جميع رسائل البريد الإلكتروني في 20 دقيقة.

في العقد الذي تلا Mann's Google Tech Talk ، زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها بشكل كبير ، ونحن الآن بحاجة إلى مزيد من الإرشادات حول كيفية تحديد الأولويات. عند وصول رسائل بريد إلكتروني جديدة، انقلها إلى أحد المجلدات الأربعة المناسبة: "البريد الوارد" أو "المهام" أو "المتابعة" أو "يوم واحد".

رسائل البريد الإلكتروني الوحيدة التي تبقى في "البريد الوارد" الخاص بك هي تلك العاجلة ويمكن التعامل معها بسرعة. اسحب رسائل البريد الإلكتروني ورسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة التي تتطلب ردا لمدة تزيد عن ثلاث دقائق إلى مجلد "المهام". انقل أي رسائل إلكترونية تحتوي على مهام قمت بتفويضها أو كنت تنتظر ردا عليها إلى مجلد "المتابعة". لا تتطلب رسائل البريد الإلكتروني "ذات يوم" ردا - إنها أشياء ترغب في قراءتها / مراجعتها في وقت ما في المستقبل. لمزيد من النصائح حول ترويض وحش البريد الإلكتروني ، اقرأ هنا.

معززات الإنتاجية البسيطة: إنجاز المهام® ، قوائم المهام ، التجميع

يقول ديفيد ألين ، مستشار الإنتاجية الذي كان رائدا في طريقة إنجاز الأشياء®: "عقلك هو امتلاك الأفكار وليس الاحتفاظ بها". يهدف هذا إلى مساعدتنا على التركيز على المهام العملية ، بدلا من إلزامها بالذاكرة. يستخدم نظاما لالتقاط المهام وتحديد أولوياتها ، ثم يعمل بناء على المعلومات التي تساعد على دفع مشاريعنا الرئيسية إلى الأمام. 

لتحديد كيفية تحديد أولويات كل مهمة ، تطرح قوائم المهام عموما سؤالين بسيطين: "ما هي القيمة في إنجازها" ، وعلى العكس من ذلك ، "ما هي المخاطر إذا لم أفعل ذلك؟". ما هو العنصر في قائمة المهام الذي يجب أن تتعامل معه أولا ، الأسهل أو الأصعب؟

اعتد على معالجة العناصر الأكثر تحديا أولا وابق متقدما بيوم واحد - في نهاية كل يوم ، خصص الأشياء التي يمكنك القيام بها غدا. هذه طريقة رائعة لتخفيف التوتر والمساعدة في التأكد من أن المهام لا تفلت عن الأنظار. 

"الخلط" هي تقنية بسيطة حقا يمكن أن تساعدك على إنجاز الكثير من المهام الصغيرة في فترة زمنية واحدة. من خلال تجميع المهام البسيطة والمنتظمة في جلسة عمل واحدة مركزة ، يمكنك تحويل العديد من المهام الصغيرة إلى مهمة واحدة. على سبيل المثال ، يمكنك تجميع جميع أنشطة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك للأسبوع في كتلة واحدة مدتها ساعتان ، أو يمكنك إجراء جميع مراسلات البريد الإلكتروني اليومية في فترة زمنية واحدة محددة.

تعزيز الكفاءة: "تقنية بومودورو"

حياتنا الرقمية مليئة بالإلهاء. تتمثل إحدى طرق تدريب نفسك على التركيز في استخدام تقنية بومودورو ، والتي تشجعك على التركيز في أجزاء مدتها 25 دقيقة. بومودورو هو نظام دوري ، مما يعني أنك تعمل في سباقات قصيرة ، وتأخذ استراحة لمدة خمس دقائق بعد كل 25 دقيقة من العمل المركز. بعد دورة بومودورو الرابعة, خذ استراحة أطول من حوالي 15 دقيقة.

تكرار العملية عدة مرات على مدار يوم العمل ، يعني أنه يمكن تحقيق الكثير. من المهم ملاحظة أن بومودورو هي وحدة عمل غير قابلة للتجزئة - وهذا يعني أنه إذا كنت بحاجة إليك من قبل زميل ، فيجب عليك إنهاء بومودورو ، أو تأجيل الإلهاء حتى يكتمل بومودورو.

الفشل بالطريقة الصحيحة: "الفشل السريع" مقابل "الفشل الجيد"

عندما تكون مبتكرا ، فإن الفشل أمر لا مفر منه. تصر إحدى المدارس الفكرية الشعبية على أن "الفشل السريع" هو أفضل نتيجة تالية. "الفشل الجيد" هو نهج عملي آخر ، يضع التركيز على الفشل في التعلم المستمر.

بدلا من التخلي عن المشاريع عندما تواجه مشكلة ، يصر "الفشل الجيد" على اتخاذ قراراتنا والتمسك بها ، لأن الإكمال أهم من الكمال. كلما تقدمت في المشروع ، كلما تعلمت أكثر. اجمع المعرفة من كل ما لم ينجح ولا تتوقف عن محاولة النمو الإبداعي بمجرد تنفيذ أول فكرة ناجحة - الإبداع موجود في الجميع ، طالما أنهم على استعداد للتجربة والتعلم من أخطائهم وإخفاقاتهم.

تحقيق أقصى استفادة من الاجتماعات: وضع جدول أعمال واضح

يمكن أن تكون الاجتماعات سيئة للأعمال ، وإذا لم يتم إنجاز أي شيء ، فقد يترتب على ذلك الإحباط. عندما تقوم بجدولة مؤتمر مدته ساعة واحدة ، غالبا لا يبدو الأمر مشكلة كبيرة. ومع ذلك ، تستغرق الاجتماعات وقتا من جميع الحاضرين - إذا كان لديك سبعة مشاركين في اجتماع مدته ساعة ، فقد فقد العمل سبع ساعات من وقت العمل. 

عندما ترتب اجتماعا ، تأكد من أنك تعرف ما تريد تحقيقه ، وابق على الموضوع وشجع المشاركة. أضف بعض التنوع من خلال الاجتماع لفترة زمنية أقصر ، مع عدد أقل من الأشخاص ، وبتركيز أكبر بكثير على إنجاز شيء ما - وبهذه الطريقة يفهم الجميع جدول الأعمال ويسعى جاهدين لتحقيق الإنتاجية.