العمل من المنزل: إدارة وقتك بفعالية

تعيين المهام وإكمالها

 "أكل ضفدعا حيا أول شيء في الصباح ولن يحدث لك شيء أسوأ بقية اليوم." - مارك توين

نصيحة غريبة - ولكن عند تطبيقها على إدارة الوقت ، فإنها منطقية. بشكل أساسي ، هذا يعني أنه يجب عليك كتابة قائمة المهام الخاصة بك كل صباح (أو الليلة السابقة) ، والتعامل مع أصعب مهمة أولا. هذا يعني أن يومك سيصبح أسهل تدريجيا (وهو ما يمكن أن يكون شيئا جيدا فقط). إنه شيء قمنا بتغطيته على نطاق أوسع في هذه المقالة ، لذا تأكد من التحقق من ذلك.

"في المنزل ، قد يكون من الصعب بشكل خاص الذهاب إلى العمل في الصباح. لقد اتبعت نهج تخصيص ساعتي الأولى من اليوم للعمل على أهم شيء لدي على طبقي ، مما يجعلني أذهب في وقت مبكر من اليوم ويضيف بعض الإلحاح إلى كل شيء ". - جريج هايز ، فرع الأثاث

إذا لم تكن من محبي البرمائيات أول شيء في الصباح ، فلا يزال بإمكانك تحديد المهام التي يجب القيام بها ، والمدة التي قد تستغرقها للقيام بها. هذا هو المكان الذي يمكن أن تكون فيه تقنية إدارة الوقت^{Pomodoro 1} مفيدة. تقنية بومودورو هي طريقة لتركيز مهامك في فترات زمنية مدتها 25 دقيقة ، وعدم السماح لأي شيء آخر بتشتيت انتباهك خلال هذه الفترة الزمنية.  ثم تأخذ استراحة لمدة خمس دقائق قبل الانتقال إلى المهمة التالية. يجعلك تفكر فيما يجب القيام به ، وما يمكن تحقيقه ، حتى تتمكن من جدولة يومك بشكل صحيح.                      

"أجد أن تدفقات العمل المركزة القائمة على المهام هي نهج أساسي لعملي عن بعد ... إن تخصيص فترة زمنية محددة للرد على رسائل البريد الإلكتروني يحسن سير عملي بشكل كبير. هذا ينطبق بشكل خاص بالنسبة لي في أوقات تحولات السوق التي تؤدي إلى زيادة حجم البريد الإلكتروني - غالبا خلال الأوقات غير التجارية ". زاك ويست ،   نوفوموتوس

يمكن أن يبدو ترويض وحش البريد الإلكتروني وكأنه مهمة ضخمة في بعض الأحيان ، ويمكن أن يساعد تجميع هذه الوظائف في فترات محددة في تبسيط يومك ، ويساعدك على أن تصبح أكثر إنتاجية. وإذا عرف الأشخاص أنك لست متاحا باستمرار ، فقد يجدون حلا لمشكلتهم بدونك - مما يوفر المزيد من الوقت. 

اعطاء الاولويه

 كل شخص يعمل بطرق مختلفة. في حين أن البعض قد يكون أكثر إنتاجية بعد قهوة الصباح ، فقد لا يصل البعض الآخر إلى خطوته حتى منتصف بعد الظهر أو في وقت لاحق. مع وضع ذلك في الاعتبار ، يمكن أن يكون الحصول على صورة واضحة لما هو قيد التقدم ، أو على وشك البدء ، مفيدا بشكل لا يصدق - ويمكن أن تصبح طريقة Kanban² أفضل صديق لك (في العمل) ، حتى لو كان ذلك فقط لإدارة عبء العمل الشخصي الخاص بك.

تحتوي أبسط Kanbans على أقل عدد ممكن من المتغيرات. بادئ ذي بدء ، يمكنك تقسيم مهامك إلى ثلاثة أعمدة - "لم يبدأ" و "قيد التقدم" و "مكتمل". تعد أدوات إدارة الفريق والوقت مثل Trello³ أو Monday⁴ أماكن جيدة لبدء استخدام Kanban. سوف يسمحون لك بتحديد أولويات ما يجب القيام به والتخطيط له وتقديمه ، ويمكن أن يكونوا مفيدين ليس فقط للأفراد ، ولكن للفرق أيضا. وهو ما يقودنا إلى ...

العمل الفردي وإدارة الفرق عن بعد

بعيدا عن لوحة Kanban ، يجب أن تبدأ يومك باجتماع تخطيط. ستساعدك الفكرة الواضحة عن أفعالك وأهدافك على التركيز على ما هو مهم ، والتخطيط لوقتك بكفاءة أكبر. من هناك ، يمكنك معرفة من تحتاج إلى اللحاق به بشكل أكثر تعمقا ، وتحديد الموعد المناسب

"نظرا لأنه يتعين علينا جميعا العمل من المنزل ، فقد اضطررت إلى تغيير اتصالاتنا.  في الوقت الحالي ، لدينا مكالمة جماعية مجدولة كل صباح في الساعة 8 صباحا.  هذا لضمان أن يكون الجميع قادرين على تحقيق أهدافهم ، وكذلك الحصول على التعليقات والتعاون مع أعضاء الفريق الآخرين في صراعاتهم وفرصهم ".  جيف نيل ، مستودع المخلوقات

سيعمل بعض الأشخاص بشكل مستقل أكثر من غيرهم ، بينما يعتمد البعض عليك أكثر للحصول على المساعدة ، لذا تأكد من أن الجميع يعرف ما هو متوقع منهم في البداية. ستكون تطبيقات مثل Jira⁵ و GitHub⁶ مألوفة لمطوري البرامج ، ولكنها يمكن أن تكون مفيدة جدا لإدارة المهام العامة.  يمكنهم مساعدتك في إدارة سير العمل والتحكم في الإصدار وإدارة المشاريع ، والمساعدة في إبقاء الجميع على نفس الصفحة أثناء العمل عن بعد.

التنظيم والاتصال

إن كيفية بقائك على اتصال مع فريقك مهمة للغاية عند العمل بعيدا عن المكتب ، ومن الأهمية بمكان أن تتجنب التعرض لثقل البريد الإلكتروني. في حين أنه من المهم أن يظل الجميع على اطلاع ، إلا أن هناك - لحسن الحظ - الكثير من الطرق للقيام بذلك والتي لن تصل إلى صندوق الوارد الخاص بك.

من خلال الحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني بشكل صارم ، يمكنك التأكد من عدم إبعاد تركيزك أثناء معالجة قائمة المهام الخاصة بك. يمكنك الاحتفاظ بالدردشة المكتبية "المبردة" على WhatsApp⁷ أو Slack⁸ أو الرسائل النصية - بينما يمكن إجراء المكالمات وجها لوجه بسهولة عبر Skype⁹ أو Zoom¹⁰ أو Google Hangouts¹¹. فقط لأنك لست في نفس الغرفة لا يعني أنه يجب عليك التصرف بشكل مختلف مع زملائك ، وإذا كنت منتشرا في كل مكان ، فقد يساعد ذلك في إبقائك معا للحفاظ على جميع تفاعلاتك المعتادة افتراضيا.

إذا كنت في شك ، فقم بالإفراط في التواصل. إذا كنت تعتقد أن شخصا ما قد يرغب في معرفة شيء ما ، فأخبره بذلك. وفي نهاية اليوم ، أخبر الأشخاص أنك تقوم بتسجيل الخروج. لن يتيح ذلك للأشخاص معرفة أنك غير متاح فحسب ، بل قد يكون بمثابة تذكير بأنهم يستطيعون الانتهاء أيضا.

"كان تكتيكنا الأكثر فاعلية حتى الآن هو اجتماع مدته 30 دقيقة في بداية كل يوم ، حيث يجيب كل عضو في الفريق على سؤالين: "ما الذي أنجزته بالأمس؟" و "ما الذي أعمل عليه اليوم؟"  هذه أسئلة بسيطة ، لكن الاطلاع عليها كمجموعة كل يوم سمح للفريق بالتركيز على الصورة الكبيرة - ودور كل فرد فيها - مع البقاء على اتصال ".  آلان ريكس، لوميرا دايموندز

ومع ذلك، من المهم أن نتذكر أن المكالمات الجماعية تحتاج إلى أجندة واضحة - وشخص ما يقودها. تأكد من دعوة الأشخاص الذين يحتاجون إلى الاتصال فقط ، وأن الأسئلة يمكن الإجابة عليها بطريقة موجزة وواضحة. حاول أن تبقي المكالمات الجماعية قصيرة، وتابع مع الأفراد أو الفرق بعد ذلك للتأكد من أنهم يعرفون ما يفعلونه. تعرف على المزيد حول كيفية إدارة اجتماع عمل فعال وتخصيص المزيد من وقتك.