الاستفادة من وقتك

تعرف على بعض استراتيجيات إدارة الوقت الجديدة والفعالة للعمل واستفد من أحدث التقنيات لتحقيق أقصى استفادة من الاجتماعات وتجنب تآكل أرباحك النهائية.

هل تحتاج حقا إلى هذا الاجتماع؟

في كثير من الأحيان ، ينظر إلى اجتماعات عمل الشركات على أنها عمل روتيني ، حيث تستهلك وقتا ثمينا قد يكون ضروريا لمهام أخرى. ومع ذلك ، يجب الاعتراف بها كفرصة مهمة لتبادل الأفكار وتنسيق المهام والتفويض بالقرارات.

عند التخطيط لاجتماع ، فكر في سبب حاجتك إليه - علامة الاجتماع الفعال هي إذا تغير شيء ما في العالم الحقيقي نتيجة لذلك. ضع في اعتبارك جداول الناس من خلال عقد الاجتماع في منتصف الصباح أو منتصف بعد الظهر. تجنب أول شيء في الصباح أو أثناء الغداء أو أوقات الانتهاء التي تصل إلى نهاية يوم العمل.

من يجب أن تدعو؟

عندما تقوم بترتيب اجتماع ، تأكد من أن الجميع على دراية بجدول الأعمال. يجب أن يكون الأشخاص المدعوون هناك لسبب ما. غالبا ما يحاول المجدول ملء المقاعد - حيث أن المزيد من الرؤساء في الغرفة يعني المزيد من الفرص لحل المشكلة المطروحة - لكنها ليست الطريقة الأكثر كفاءة في الوقت للعمل. فهو لا يجذب المزيد من الموظفين بعيدا عن العمل فحسب ، بل إنه يشوش أيضا في التركيز ويوفر المزيد من الفرص للإلهاء.

إذا لم تكن متأكدا مما سيساهم به شخص ما في الاجتماع ، فهذه علامة جيدة على أنه لا يحتاج إلى التواجد هناك. وبالمثل ، إذا وجدت نفسك قادرا على التحقق من بريدك الإلكتروني أثناء الاجتماع ، فهذه علامة على أنك لست بحاجة إلى التواجد هناك أيضا.

البقاء على الموضوع

لإدارة اجتماع فعال ، التحضير هو المفتاح. عندما يكون هناك الكثير من الأشخاص في الاجتماع ، قد يكون من الصعب البقاء في الموضوع ، لذا قم بتوجيه المحادثة ببعض الأسئلة المعدة مسبقا والتي تتعلق بالقضايا الحالية. إذا طرحت سؤالا ولكن الإجابة المباشرة لم تكن وشيكة، فاضغط برفق للحصول على إجابة تحل مشكلتك.

إذا وجدت أن الاجتماع لا يؤدي إلى أي مكان أو أن شخصا ما ينطلق في ظل ، فقم بالعودة بأدب إلى جدول الأعمال. قد تجد أن المناقشة خارج الموضوع جيدة - إذا كان الأمر كذلك ، فقم بالالتزام بإعادة النظر في الموضوع في وقت لاحق.

حساب التكلفة الحقيقية للاجتماعات

يمكن أن تكون إدارة الوقت السيئة في الأعمال مكلفة ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات. أنشأت Harvard Business Review "حاسبة تكلفة الاجتماع" التي توضح تكلفة الموارد البشرية الحقيقية للاجتماع والمبلغ الذي يمكنك توفيره.

تخيل سيناريو يكون فيه اجتماع لمدة ساعة مجدول لقسم من 30 شخصا ، حيث يبلغ متوسط الراتب 50 ألف دولار أمريكي. التكلفة الحقيقية لهذا الاجتماع هي 1,015 دولارا أمريكيا - قبل أن تقوم بتضمين المرطبات. اسأل نفسك ، "هل يؤدي اجتماعي إلى قرارات تولد إيرادات كافية لجعلها تستحق العناء؟" تذكر أنه لا يمكن لأي مبلغ من المال شراء يوم يعمل على مدار 25 ساعة أو استعادة ساعة ضائعة في اجتماع غير مثمر.

تبسيط المنظمة بأكملها

غالبا ما يكون لعدد طبقات الإدارة داخل الشركة تأثير على عدد الاجتماعات المجدولة ، والتي بدورها تؤثر على التكاليف - بعد كل شيء ، يتعين على شخص ما إنشاء محتوى ومراجعته ، وأن شخصا ما لديه راتب. وجد تقرير صدر عام 2014 عن Harvard Business Review أنه في المتوسط ، فإن إضافة مدير واحد إلى مؤسسة ما تخلق حوالي 1.5 موظفا من العمل الجديد - وكل نائب رئيس أول إضافي يخلق أكثر من 2.6 موظف.

جربت بعض الشركات ، بما في ذلك Seagate و Boeing ، إعطاء المديرين التنفيذيين ملاحظات حول "الحمل" الذي كانوا يضعونه على المنظمة من خلال الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية. في Seagate ، شارك بعض كبار المديرين في برنامج يتلقون فيه بشكل روتيني تقارير تحدد أحمالهم الفردية ، إلى جانب متوسط الحمل الناتج عن المديرين التنفيذيين الآخرين على مستواهم. شجعتهم هذه المعلومات ، جنبا إلى جنب مع الإرشادات الإضافية ، على تعديل سلوكهم وإدارة اجتماعات أكثر فعالية.

هل تفضل الاجتماعات الرقمية على الاجتماعات وجها لوجه؟

اعتادت الاجتماعات عبر الإنترنت أن تكون بديلا سيئا عن وجود ميزانية سفر لائقة ، ولكن ليس بعد الآن. أدت إعدادات اجتماعات المؤتمرات الرقمية الحديثة - مع مشاركة الشاشة ومكالمات الفيديو وأدوات التعاون في الملفات والقدرة على البث إلى أي عدد من الأشخاص - إلى تقليل الحاجة إلى أن يكون كل اجتماع وجها لوجه.

تتميز خوادم مؤتمرات الفيديو ، مثل Skype Business ، الآن بميكروفونات دقيقة واقتصاص تلقائي وتتبع الرأس ، مما يعزز اجتماعات الفريق الأكثر فعالية من خلال الحفاظ على التركيز على ما يقال ، بدلا من ما يحدث في الخلفية.

رئاسة اجتماعات جيدة التنظيم

قم دائما بتعيين رئيس لإدارة اجتماعاتك ، بالإضافة إلى زميل مكلف بجمع الملاحظات التعاونية. وجدت دراسة أجرتها جامعة هارفارد أن اجتماعات الفريق الفعالة غالبا ما تتضمن بضع دقائق في النهاية حيث يمكن للفريق التفكير في ما كان يمكن أن يكون أفضل. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين جودة الاجتماعات بمرور الوقت.

لا تنهي اجتماعا دون اتفاق واضح على الخطوات التالية. قبل الانتهاء ، تأكد من تلخيص أي إجراءات فورية وتعيينها للأشخاص المناسبين. لا أحد يريد سيناريو لا يتابع فيه الأشخاص المعنيون ، مما يتطلب اجتماعا آخر للحديث عما ناقشته بالفعل. 

اجتماعات المستقبل

في Microsoft Build 2018 ، مؤتمر المطورين السنوي للشركة ، تم الكشف عن سيناريو غرفة الاجتماعات الذي يساعد فيه برنامج الذكاء الاصطناعي بروتوكولات الاجتماعات. يشتمل البرنامج على كاميرا بزاوية 360 درجة وحزمة ميكروفون يمكنها اكتشاف كل شخص في غرفة الاجتماعات ، وحتى نسخ كل شيء ، بغض النظر عن اللغة. تعني إضافة أدوات الذكاء الاصطناعي أنه إذا قال شخص ما ، "سأتابع معك الأسبوع المقبل" ، فسيتلقى إشعارا في Microsoft Teams - أداة تعاون الفريق المستندة إلى السحابة - لحثه على التصرف في هذا الوعد. سيحدد الوقت متى سيصبح سيناريو غرفة الاجتماعات هذا حقيقة واقعة.

جرب "عدم الاجتماعات في أيام الإثنين". أو الثلاثاء. أو الأربعاء.

لتغيير الأمور حقا ، التزم يوما واحدا في الأسبوع بالتحرر تماما من الاجتماعات. حظرت كيلي إيدسون ، المؤسس المشارك لشركة عمليات الإزالة Moveline ، الاجتماعات يوم الثلاثاء ، والتي تعتبر "أيام الصناع" - يمكن للموظفين العمل أينما يريدون دون الحاجة إلى القلق بشأن الوصول إلى الآخرين. قال داستن موسكوفيتز ، المؤسس المشارك لتطبيق إنتاجية الفريق Asana ، إن لديهم سياسة "عدم الاجتماع أيام الأربعاء" ، وبالمثل ، أنشأت كيت كينسلو "أيام الجمعة بدون اجتماع" عندما أصبحت الرئيس التنفيذي لشركة Aria Healthcare. 

يقول روري فادن ، المؤسس المشارك لشركة Southwestern Consulting ، إن شركته تعقد اجتماعات يوما واحدا فقط في الأسبوع ، وقرر بدلا من ذلك أن العمل الرشيق هو المستقبل: "الجيل القادم من الأعمال هو الجيل الذي سيعمل فيه الأشخاص لساعات مرنة ، من مواقع متعددة ، في مجموعة متنوعة من المشاريع. أيام الاثنين هي اليوم الوحيد الذي نطلب فيه من الجميع القدوم. نلتقي. نحن نتحدث. نحن نناقش. نحن نتخذ القرارات."