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在家工作:有效管理您的時間

Anna Thompson
Anna Thompson
發現內容團隊
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man writing at a desk

僅僅因為您離開辦公桌,並不意味著您不能同樣高效。事實上,許多人發現當他們不在辦公室時,他們的效率會提高——但您和您的團隊如何利用遠端工作的力量 ,並推動您的業務發展?

分配和完成任務

 “早上第一件事就是吃一隻活青蛙,剩下的時間里不會再發生更糟糕的事情了。 - 馬克吐溫

奇怪的建議 - 但是,當應用於時間管理時,它確實是有道理的。從本質上講,這意味著你應該每天早上(或前一天晚上)寫下你的待辦事項清單,並首先解決最艱巨的任務。這意味著你的一天會逐漸變得輕鬆(這隻能是一件好事)。這是我們在本文中更廣泛地介紹 的內容,因此請務必查看一下。

“在家裡,早上上班可能特別困難。我採取了將一天中的第一個小時用於處理我盤子上最重要的 事情的方法,這讓我在一天中很早就開始,併為這一切增加了一些緊迫感。 - 格雷格·海耶斯, 分支傢俱

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如果你不是早上第一件事就是兩棲動物,你仍然可以決定需要完成哪些任務,以及完成這些任務可能需要多長時間。這就是番茄鐘時間管理1 技術可以派上用場的地方 。番茄工作法是一種將您的任務集中在 25 分鐘時間段內的方法,在此期間沒有其他任何東西會分散您的注意力。 然後,您休息五分鐘,然後再繼續下一個任務。 它讓你思考需要做什麼,什麼是可以實現的,這樣你就可以正確地安排你的一天。                      

“我發現基於任務的集中工作流程是我遠端工作的基本方法......分配一個特定的時間視窗來回復電子郵件極大地改善了我的工作流程。在市場變化導致電子郵件量增加的時期(通常在非營業時期),對我來說尤其如此。 紮克·韋斯特,   諾沃莫圖斯

馴服電子郵件怪物 有時感覺像是一項 艱巨的任務 ,將這些工作 批處理到指定的時間段可以幫助簡化您的一天,並説明您提高工作效率。而且,如果人們知道您不是經常有空,他們可能會在沒有您的情況下找到解決問題的方法—— 從而騰出更多時間。 

had writing in a notebook

優先

 每個人都以不同的方式工作。雖然有些人可能在早上喝完咖啡後效率最高  ,但其他人可能要到下午中午或更晚才大步前進。考慮到這一點,清楚地瞭解正在進行或即將開始的內容非常有用 - 看板2 方法可以成為您的新(工作)最好的朋友,即使它只是為了管理您的個人工作量。

最簡單的看板具有盡可能少的變數。首先,您可以將任務分為三列 - 「未開始」,“進行中”和“已完成”。 團隊和時間管理工具 (如 Trello3 或 Monday4 )是開始使用看板的好地方。它們將使您能夠確定優先順序、計劃和交付需要完成的工作,並且不僅對個人有用,而且對團隊也很有用。這就把我們帶到了...

woman typing on laptop

個人工作和管理 遠程團隊

遠離看板,您應該從計劃會議開始新的一天。清楚地瞭解您的行動和目標將説明您專注於重要的事情,並最有效地計劃您的時間。從那裡,您可以確定需要與誰進行更深入的追趕,並適當地安排時間。

“由於我們都必須在家工作,我不得不改變我們的溝通方式。 現在,我們每天早上 8點安排一個電話會議。 這是為了確保每個人都能夠實現自己的目標,並獲得反饋並與其他團隊成員就他們的奮鬥和機會進行合作。    傑夫·尼爾, 《小動物倉庫》

有些人會比其他人更獨立地工作,而有些人會更多地依靠你的説明,所以確保每個人都知道一開始對他們的期望。像 Jira5 和 GitHub6 這樣的應用程式對於軟體開發人員來說很熟悉,但對於一般任務管理也非常有用。 它們可以説明您管理工作流、版本控制和專案管理,並説明每個人在遠端工作時保持在同一頁面上。 

 

red  mobile phone

組織與溝通

在辦公室外工作時,如何與團隊保持聯繫非常重要,避免電子郵件超載至關重要。雖然每個人都保持迴圈很重要,但值得慶幸的是, 有很多方法可以做到這一點, 這些方法不會進入您的收件匣。

通過保持電子郵件的嚴格業務,您可以確保您的注意力在處理待辦事項清單時不會被帶走。您可以將“飲水機”辦公室聊天保留到WhatsApp 7,Slack 8或文本 - 而面對面的通話可以通過Skype9,Zoom 10 或GoogleHangouts 11輕鬆進行。僅僅因為你們不在同一個房間里並不意味著你必須與同事採取任何不同的行動,如果你們都分散在各個地方,它可以説明你保持在一起,以虛擬方式保持所有日常互動。

如有疑問,請過度溝通。如果您認為有人可能想知道一些事情,請讓他們知道。在一天結束時,讓人們知道你正在簽署。這不僅會讓人們知道你沒空,而且可以提醒他們也可以完成。

“到目前為止,我們最有效的策略是在每天開始時召開30分鐘的會議,每個團隊成員回答兩個問題:'我昨天完成了什麼?'和'我今天在做什麼?' 這些都是簡單的問題,但每天作為一個小組來研究它們,可以讓團隊專注於大局 - 以及每個人在其中的角色 - 同時保持聯繫。  艾倫·裡克斯 盧梅拉鑽石

然而,重要的是要記住,電話會議需要一個明確的議程—— 以及有人來領導它。確保僅邀請需要接聽電話的人員,並且能夠以簡潔、清晰的方式回答問題。盡量縮短群組通話時間,並在之後跟進個人或團隊,以確認他們知道自己在做什麼。 詳細瞭解 如何舉辦有效的商務會議並充分利用您的時間。 

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10 變焦

11 谷歌環聊

 

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