¿Es la primera vez que realizas un envío al extranjero? ¿Has pensado en cómo garantizar que tus mercancías pasen la aduana sin ningún contratiempo? Al fin y al cabo, cualquier retraso supone también un inconveniente para tus clientes. Como explicamos en este artículo, es fundamental estar preparado.
Las aduanas son un territorio complicado. Los remitentes desempeñan un papel fundamental a la hora de garantizar un despacho de aduanas fluido, sin paralizaciones ni retrasos. En DHL, trabajamos a diario en ayudar a los clientes con cuestiones relativas a las aduanas. Por ello, vamos a compartir algunas ideas sobre los retos a los que se enfrentan quienes envían mercancías por primera vez a nivel internacional, poniendo el foco en qué es lo que realmente hay que hacer bien, y en cómo hacerlo.
Los dos principales desafíos para los transportistas primerizos
Derechos de aduana e impuestos
El primer reto se puede resumir en una sola palabra: los costes. Algunas personas que envían un paquete por primera vez no se dan cuenta de que tienen que pagar derechos de aduana e impuestos de importación a las autoridades gubernamentales. Dan por sentado que, una vez que han pagado a la empresa de transporte, ya está todo hecho. Por desgracia, no es así. Estos costes adicionales no tienen nada que ver con tu proveedor de transporte, sino que los fijan las autoridades gubernamentales del país al que se realiza el envío.
Para ayudarte en el proceso, DHL Express ha desarrollado MyGTS (My Global Trade Services), una herramienta online que incluye todas las funciones que necesitas para realizar envíos internacionales de forma sencilla, incluida una calculadora de costes totales en destino. Esta herramienta te proporcionará una estimación del coste total de principio a fin en tus envíos internacionales, incluyendo: todos los gastos de transporte, tasas aduaneras, aranceles e impuestos. Conocer estos costes de antemano ayudará a tu empresa a controlar el presupuesto, ajustar precios y evitar pérdidas.
Información y documentación
El segundo reto es la cantidad de información y documentación que exigen las autoridades aduaneras. Esto puede resultar abrumador para quienes lo hacen por primera vez, especialmente para quienes realizan envíos a países donde las autoridades gubernamentales tienen una burocracia compleja. Además, varía mucho en función de lo que se envíe. Por ejemplo, ciertos tipos de mercancías, como los textiles y los cosméticos, pueden requerir licencias, permisos o certificados específicos por parte de las autoridades aduaneras de importación. Por lo tanto, es fundamental investigar qué información se requiere y qué documentación necesitas, dependiendo de lo que envíes y de los países de origen y destino.
Con el auge del comercio electrónico (acelerado aún más por el COVID), las autoridades aduaneras están abandonando los procesos en papel y la "burocracia" para avanzar hacia un entorno más digital basado en datos que permita procesos de despacho eficientes y adaptados al riesgo.
Por lo tanto, es esencial que los remitentes proporcionen información completa y precisa al preparar sus envíos, prestando especial atención a los datos de la factura comercial.
¿Qué sucede si proporcionas información o documentación incorrecta?
Si tú, como remitente, no facilitas toda la información y la documentación necesarias, o proporcionas datos incompletos o incorrectos en las facturas comerciales o los albaranes, en el mejor de los casos tu socio logístico detectará los datos que faltan y detendrá el envío para avisarte. Obviamente, esto retrasa la entrega.
Por otro lado, si la empresa de transporte no detecta la información que falta, es posible que las autoridades aduaneras retengan tu envío hasta que se facilite toda la información y la documentación correctas. Lamentablemente, es posible que se te cobre por el almacenamiento hasta que se complete el proceso de despacho de aduana. En cualquier caso, tu cliente final (el destinatario) sufrirá retrasos en la recepción de sus mercancías, posiblemente se enfrentará a costes de envío adicionales y tanto tú como él os sentirés frustrados con la empresa de transporte. ¡Y eso es algo que todos queremos evitar!
La información más importante es la más básica
Es especialmente importante indicar en la factura comercial los datos correctos y completos del expedidor y del importador (es decir, tu cliente). La información del importador, incluidos los datos de contacto como su nombre completo, dirección, número de teléfono móvil y dirección de correo electrónico, es fundamental. Si se produce un retraso en el país de destino, es posible que la empresa de transporte (o incluso las autoridades aduaneras) necesiten ponerse en contacto con el importador. Si no consiguen localizarle fácilmente, el despacho de la mercancía en aduanas podría retrasarse, o incluso el envío podría ser devuelto.
Siempre proporciona una descripción adecuada de la mercancía
Una descripción precisa en la factura comercial del contenido de tu envío (la descripción de la mercancía) también es muy importante para garantizar un despacho de aduana sin contratiempos. Por un lado, las autoridades aduaneras la utilizarán para analizar si tu envío plantea algún tipo de riesgo para la seguridad, basándose en el análisis de los datos del envío. La descripción de la mercancía también es esencial para determinar otros elementos clave, como el código del Sistema Armonizado (SA), que es relevante para el importe de los derechos de aduana e impuestos de importación que deben pagarse.
Al proporcionar la descripción de la mercancía en la factura comercial, debe ser detallado y preciso. Debe indicar qué son las mercancías, para qué se utilizan y de qué están hechas. Por ejemplo, en lugar de «Prendas de vestir», escriba «Camiseta de mujer 100 % algodón». Encontrará más ejemplos de descripciones adecuadas e inadecuadas en nuestra Guía de Normativas Aduaneras detallada.
Códigos HS y cómo encontrar el correcto
Además de proporcionar descripciones completas y precisas de la mercancía, otro elemento clave es que los remitentes indiquen el código del Sistema Armonizado (HS) correspondiente en la factura comercial. El código HS determina el tipo de arancel de importación que se pagará, en función de lo que se envíe, y también establece las posibles restricciones a la importación y si se requieren licencias.
El código del Sistema Armonizado (HS) es una norma internacional desarrollada por la Organización Mundial de Aduanas (OMA). Cada país importador tiene su propia tabla de tipos de derechos de aduana asociados a cada código HS, ¡y hay muchísimos!
MyGTS cuenta con una herramienta de «Búsqueda de códigos arancelarios» para ayudarte a encontrar los códigos HS adecuados para clasificar tus productos. Puedes buscar códigos HS utilizando palabras clave o el directorio de códigos.
También ofrecemos un servicio que permite al remitente pagar los aranceles e impuestos de importación en nombre del importador (destinatario). Si al realizar la reserva de un envío seleccionas la opción para que DHL se encargué de todos los gastos (en nombre de sus clientes o de los destinatarios de la mercancía), nos haremos cargo de los aranceles y los impuestos de importación y te los facturaremos (junto con otros gastos relacionados con la aduana, si procede). Este servicio se conoce como el servicio de facturación «DHL Duty Tax Paid» (DTP). Ponte en contacto con tu comercial de DHL Express para obtener más información.
A ningún remitente le gusta pagar derechos e impuestos, pero no caigas en la tentación de utilizar un código HS incorrecto para obtener un tipo de arancel más bajo. Si te descubren, además de tener que pagar el arancel correcto, probablemente las autoridades aduaneras te impondrán una multa o, lo que es peor, podrían sancionarte.
Sé transparente en cuanto al valor de tu envío
Otra forma en que algunos remitentes intentan reducir los costes de aranceles e impuestos es infravalorando su envío. ¡Recomendamos firmemente no hacerlo!
Es fundamental que declares en la factura comercial el valor real de los productos vendidos, con total transparencia. Dependiendo del Incoterm utilizado, también deben indicarse los gastos de transporte y el seguro.
Si las autoridades aduaneras sospechan que tus mercancías están infravaloradas, se pondrán en contacto con el destinatario y le solicitarán que facilite una copia del comprobante de pago o del recibo de las mercancías adquiridas, para que las autoridades puedan compararlo con el valor declarado en la factura comercial.
Si se confirma la infravaloración, las autoridades aduaneras no solo te cobrarán el importe correcto de los derechos de aduana y los impuestos de importación (basados en el valor real de las mercancías), sino que también podrían multarte y exigirte una auditoría de tus anteriores envíos.
Prepárate para demostrar tu identidad
Además de los datos de contacto, las autoridades aduaneras solicitan cada vez más diversos métodos de identificación, ya sea al remitente, al destinatario o a ambos. Por ejemplo, pueden pedir el número del permiso de conducir del destinatario, el número de pasaporte o una copia de su documento de identidad. Algunas autoridades incluso exigen que el destinatario instale una aplicación en su teléfono móvil para verificar su identidad.
Cuando sea necesario, te recomendamos que tú (el remitente) obtengas la identificación del importador (con antelación) y facilites dicha información al preparar el envío (si así lo exige el país de importación en cuestión). Esto agilizará el proceso de despacho de aduana en destino, evitando que la empresa de transporte tenga que ponerse en contacto con el destinatario para recabar dicha información.
Las autoridades están tomando medidas drásticas contra los importadores ilegales, y no se les puede culpar por ello. Al fin y al cabo, si alguien intenta enviar o recibir algo utilizando una identidad falsa, ¡lo más probable es que sea ilegal!
Es posible que se te pida que te registres y recaudes el IVA
Si vendes por Internet, es posible que se te pida que te des de alta a efectos del IVA en el país del comprador y que indiques el IVA del país de destino en la factura comercial, junto con tu número de identificación fiscal. En este caso, el IVA de importación debe pagarse en el momento del despacho de aduana, pero puede deducirse posteriormente. Como alternativa, el IVA de importación puede pagarse mediante un «modelo de recaudación por parte del vendedor», en el que el vendedor calcula el IVA por adelantado al vender los productos y lo abona a las autoridades de forma centralizada y consolidada, sin que se trate de una transacción individual. Se trata de una tendencia al alza en todo el mundo, como por ejemplo en Australia y en la Unión Europea.
Al vender online a la Unión Europea (UE), por ejemplo, puedes optar por utilizar el servicio de facturación Duty Tax Paid (DTP) de DHL, en el que DHL paga el IVA de importación a las autoridades en el momento de la importación y luego te lo factura, o bien puedes registrarte en el sistema Import One Stop Shop (IOSS) de la Unión Europea, en el que el vendedor online recauda el IVA en el momento de la compra (y el vendedor online paga luego a la autoridad fiscal de la UE mediante una declaración mensual de IVA de forma centralizada).
¿Suena complicado? MyGTS lo simplifica
Los envíos internacionales pueden parecer complicados, con todo el papeleo aduanero y las normativas que hay que gestionar. Pero MyGTS (My Global Trade Services) de DHL Express es una plataforma gratuita y fácil de usar que te ayudará a planificar y gestionar todos los aspectos de tus envíos internacionales.
Es una forma rápida y sencilla de encontrar los códigos HS de tu mercancía, obtener una estimación del coste en destino de tu envío y recibir orientación sobre las restricciones de importación de cada país antes de realizarlo. Todo ello garantiza que tu mercancía llegue a su destino sin retrasos.
Con MyGTS, puedes hacer crecer tu negocio en nuevos mercados fuera de nuestras frontera: ¡no hay límites! Regístrate aquí.
Consejos para quienes realizan envíos internacionales por primera vez
Investigación, Investigación, Investigación
Infórmate sobre los costes de importación relacionados con los aranceles y los impuestos. Averigua qué información y documentación se necesita para tu tipo concreto de mercancía. Infórmate sobre las restricciones de importación que se aplican a ese producto en los distintos países.
Hacer esto desde el principio («bien a la primera») no solo reducirá los posibles problemas en el futuro, sino que también proporcionará a tu cliente final la mejor experiencia posible.
Factura Comercial - CALIDAD DE DATOS
Por último, pero no menos importante, asegúrate de proporcionar información completa y precisa en la factura comercial al crear tu envío, para evitar cualquier tipo de retraso debido a la falta de datos, que incluyen:
Información del remitente / exportador y receptor / importador: indica el nombre completo, la dirección completa (calle, número, ciudad, país, código postal) y los datos de contacto (número de teléfono y correo electrónico).
Número de identificación: si corresponde, indica el número de identificación del remitente / destinatario, por ejemplo: número de IVA / GST, número EORI, etc.
Descripciones de mercancías: descripciones de partidas de las mercancías (utilizando un lenguaje detallado, preciso y sencillo).
Código del Sistema Armonizado (HS) y país de origen: código del HS (preferiblemente el código arancelario de importación completo) y país de origen (normalmente el país en el que se han producido o fabricado las mercancías).
Valores y moneda: el valor por partida de las mercancías y un desglose adicional de los elementos de coste aplicables (por ejemplo, seguro, transporte, embalaje, etc.), indicando la moneda en la que se realizó la transacción
Peso /unidad y cantidad: indica el peso bruto/neto, la unidad (por ejemplo, KG) y la cantidad (por ejemplo, 2 artículos) a nivel de partida.
INCOTERMS y lugar de entrega: incluya los INCOTERMS® ® y el lugar (según lo requerido por la cláusula aplicable).
Certificado de origen: si procede, incluye la declaración de origen en la factura para poder acogerte a los aranceles aduaneros preferenciales (también conocida como «declaración de origen», «declaración del país de origen», etc.)
Motivo de la exportación: indica el motivo de la exportación, por ejemplo, exportación definitiva, reparación y devolución, temporal, regalos.
Otros requisitos: es esencial que verifiques si se aplican otros requisitos para tus productos, por ejemplo, licencias de exportación / importación, otros requisitos gubernamentales (por ejemplo, leyes veterinarias y fitosanitarias), etc.
Proporcionar información completa y precisa por adelantado (al crear tu envío) evitará posibles retrasos.
Al ofrecer a tus clientes la mejor experiencia posible, les animarás a volver a comprar contigo una y otra vez.
Como la compañía logísitica más internacional del mundo, que opera en más de 220 países y territorios, DHL Express puede ayudarte a gestionar el comercio transfronterizo, ¡simplificando los trámites aduaneros!
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