Oświadczenie o prywatności
Firma Deutsche Post AG wraz ze swoimi oddziałami działającymi pod marką DHL (zwana dalej „DHL”)docenia, że odwiedzasz jej stronę i interesujesz się jej produktami oraz usługami. Ochrona Twoich danych osobowych jest dla nas ważna na każdym etapie współpracy.
Skontaktuj się w sprawach dot. ochrony danych | Opcje Ustawienia plików cookie
Poniżej wyjaśniamy, jakie dane gromadzimy, gdy odwiedzasz naszą stronę DHL, i jak je wykorzystujemy.
Zakres niniejszego oświadczenia o prywatności
Niniejsze oświadczenie o prywatności dotyczy wszystkich użytkowników naszych usług, stron internetowych, aplikacji, funkcji lub innych usług w dowolnym miejscu na świecie, chyba są one objęte osobnym oświadczeniem o prywatności. Niniejsze oświadczenie o prywatności dotyczy następujących kategorii osób:
- Nadawcy: nadawcy, w tym ich pracownicy, lub osoby, które wysyłają przesyłkę
- Odbiorcy przesyłek: każda osoba, która odbiera przesyłkę
- Osoby wykazujące zainteresowanie naszą działalnością i naszymi usługami
- Partnerzy biznesowi: partnerzy biznesowi, w tym ich pracownicy
- Kandydaci do pracy: osoby, które ubiegają się o pracę u nas
Wszystkie powyższe osoby, których dane dotyczą, są określane jako „Ty” lub „Twoje”.
Dane osobowe
Co to są dane osobowe?
Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej („osoba, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to taka, którą można zidentyfikować, bezpośrednio lub pośrednio, zwłaszcza wykorzystując takie identyfikatory jak: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane lokalizacyjne, identyfikator online, lub na podstawie identyfikacji fizycznej, fizjologicznej, genetycznej, mentalnej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej takiej osoby fizycznej. Są to między innymi takie dane jak Twoje prawdziwe imię i nazwisko, adres, numer telefonu oraz data urodzenia. Dane, których nie można powiązać z konkretną osobą, takie jak ulubione witryny czy liczba użytkowników strony internetowej, nie są uważane za dane osobowe.
Kto jest odpowiedzialny za dane osobowe?
Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych dotyczy przetwarzania danych osobowych przez:
Deutsche Post AG
Charles-de-Gaulle-Str. 20
53113 Bonn
Niemcy
Inspektor ochrony danych osobowych działający w imieniu powyższego administratora; dane kontaktowe:
Deutsche Post AG
Ogólna Ochrona Danych
53250 Bonn
Jeśli masz pytania związane z przetwarzaniem danych osobowych, skontaktuj się z osobą odpowiedzialną za ochronę danych w DHL.
W przypadku dalszych pytań dotyczących ochrony danych w związku z naszą stroną internetową lub oferowanymi tam usługami, prosimy o kontakt z działem ochrony danych.
Rodzaje danych, które przetwarzamy
Twoje dane osobowe przetwarzamy tylko wtedy, gdy jest to wymagane w określonym i dozwolonym celu.
Dane kontaktowe
Informacje umożliwiające kontakt z Tobą, m.in. gdy korzystasz z jednej z naszych usług. Informacje te obejmują: imię i nazwisko, numer telefonu, adres, adres e-mail
Dane profilowe
Informacje o Twoim profilu DHL, np. w celu ustalenia Twoich preferencji doręczenia. Informacje te obejmują: Twoje preferencje doręczenia, zamówienia
Dane dotyczące przesyłki
Informacje umożliwiające odbiór i doręczanie przesyłek, m.in. status Twojej przesyłki. Informacje te obejmują: Twój adres, dokumenty wysyłkowe, numer przesyłki.
Dane ankietowe
Informacje przekazane przez Ciebie jednemu z naszych pracowników lub poprzez wypełnienie ankiety internetowej, np. kiedy dzwonisz do naszego działu obsługi klienta. Informacje te obejmują: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu
Jak wykorzystujemy Twoje dane?
Jakie są cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?
Odwiedzanie strony internetowej
W DHL chronimy prywatność użytkowników naszych stron internetowych. Na naszych stronach internetowych są zbierane następujące dane: Adres IP, nazwa hosta komputera uzyskującego dostęp, strona internetowa, z której uzyskałeś dostęp do tej witryny, lista stron, które odwiedziłeś w ramach naszej ogólnej obecności w Internecie, data i czas trwania Twojej wizyty, powiadomienie o tym, czy wizyta przebiegła pomyślnie, ilość przesłanych danych, informacje o danych identyfikacyjnych typu przeglądarki i używanym przez Ciebie systemie operacyjnym. Tymczasowe przechowywanie tych danych jest konieczne podczas Twojej wizyty na stronie internetowej, aby umożliwić dostarczenie Ci jej treści. Dalsze przechowywanie w plikach dziennika ma na celu zapewnienie działania strony internetowej i bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych. Dlatego podstawę prawną dla przetwarzania wcześniej wymienionych kategorii danych stanowi art. 6. ust. 1 lit. f) ogólnego unijnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Przetwarzanie tych danych w wyżej wymienionych celach, a w szczególności w celu zagwarantowania bezpieczeństwa i łatwego dostępu, wynika z naszych prawnie uzasadnionych interesów.
Dodatkowe dane osobowe, jak Twoje imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres e-mail, nie będą przez nas gromadzone, chyba że podasz je nam dobrowolnie, np. podczas wypełniania formularza kontaktowego online, w ramach procesu rejestracji, wypełniania ankiety, udziału w konkursie lub wniosku o podanie informacji.
Dane są usuwane wtedy, gdy nie są już potrzebne do osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane. W przypadku udostępniania strony internetowej ma to miejsce w przypadku zakończenia sesji. Pliki dziennika (protokoły dostępu) są przechowywane, aby administratorzy mieli do nich bezpośredni i wyłączny dostęp przez okres 24 godzin. Później są one dostępne tylko pośrednio poprzez przywrócenie z kopii zapasowych, a po 30 dniach są trwale usuwane.
W przypadku, gdy włączysz funkcję geolokalizacji w swojej przeglądarce bądź w swoim systemie operacyjnym, będziemy wykorzystywać te dane w celu oferowania Ci usług świadczonych w najbliższej okolicy (np. wskażemy Ci najbliższy oddział, stację pakującą itp.). Podstawą prawną geolokalizacji jest Twoja zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, wyrażona poprzez włączenie odpowiedniej funkcji. Nie będziemy wykorzystywać tych danych w żadnych innych celach. Jeśli wyłączysz tę funkcję, Twoje dane zostaną usunięte w określonym czasie.
Wykorzystywanie plików cookie
Niniejsza strona internetowa wykorzystuje pliki cookie i podobne technologie (zwane dalej „technologiami”), które umożliwiają nam np. określenie częstotliwości odwiedzania naszych stron internetowych, liczby odwiedzających, skonfigurowanie naszych ofert w celu zapewnienia maksymalnej wygody i wydajności oraz wspieranie naszych działań marketingowych.
Kiedy wejdziesz na naszą stronę internetową, Centrum Preferencji Prywatności poinformuje Cię, że ustawione są technicznie niezbędne pliki cookie i że wymagana jest Twoja zgoda na użycie niektórych technologii, takich jak analityczne pliki cookie lub podobne technologie.
Przetwarzanie danych z wykorzystaniem technicznie niezbędnych plików cookie opiera się na naszym uzasadnionym interesie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, aby umożliwić optymalne korzystanie z naszej strony internetowej, a także zapewnić prawidłowe działanie naszej strony internetowej oraz wygodę i niezakłóconą obsługę. Te rodzaje plików cookie są zapisywane tylko na czas Twojej wizyty na naszej stronie internetowej. Są one automatycznie usuwane po zamknięciu przeglądarki.
Ponadto Centrum Preferencji Prywatności poinformuje Cię, że wykorzystujemy inne technologie (technologie wydajnościowe, funkcjonalne czy analityczne) do przechowywania informacji o odwiedzających, którzy wielokrotnie odwiedzają jedną z naszych stron internetowych. Korzystając z tych technologii, chcemy służyć lepszą radą i móc "identyfikować" użytkownika. W ten sposób w przypadku kolejnych wizyt możemy (w miarę możliwości) proponować nowe strony i treści. Technologie te będą przetwarzane wyłącznie na podstawie Twojej uprzedniej zgody zgodnie z art. 6 (1) lit. a) RODO.
Więcej informacji można znaleźć w Centrum Preferencji Prywatności.Można tam też odwołać udzielenie zgody.
Niezależnie od informacji w Centrum Preferencji i tylko w przypadku wyrażenia zgody na wykorzystywanie plików cookie i innych technologii opisanych powyżej wykorzystujemy je również w celach opisanych poniżej.
Media społecznościowe
Firma Deutsche Post AG (dalej: „DHL”) dziękuje za odwiedzenie jej profili w mediach społecznościowych oraz zainteresowanie firmą, jej produktami i usługami. Poniżej pragniemy przedstawić kilka informacji na temat kwestii związanych z ochroną danych osobowych mających zastosowanie do wyświetlania profili naszej firmy w mediach społecznościowych.
- Profile te są udostępniane przez operatorów odnośnych platform mediów społecznościowych na zasadach określonych w obowiązujących warunkach użytkowania danej platformy. Operator odnośnej platformy ponosi wyłączną odpowiedzialność za obsługę techniczną profilu naszej firmy.
- DHL ponosi odpowiedzialność wyłącznie za treści publikowane na niniejszej stronie (informacje o firmie, produktach, usługach, loteriach, kampaniach itp.) oraz za komunikację z użytkownikami wyświetlającymi profil firmy.
- Operatorzy platform mediów społecznościowych obsługują całą infrastrukturę informatyczną danej platformy. Udostępniają również użytkownikom własną politykę prywatności oraz łączą ich z nimi odrębne stosunki umowne w przypadku rejestracji użytkownika w danej platformie. Operatorzy platform mediów społecznościowych ponoszą wyłączną odpowiedzialność za wszelkie kwestie dotyczące ochrony danych w związku z profilami poszczególnych użytkowników, a nasza firma w żaden sposób nie uczestniczy w tym procesie.
- Nasza firma nie ma żadnego wpływu na przetwarzanie danych osobowych przez operatorów platform mediów społecznościowych, które gromadzą takie dane. Nie posiadamy również informacji na temat zakresu, celów ani okresu przechowywania danych osobowych przez operatorów platform mediów społecznościowych, ewentualnego analizowania takich danych, ich zestawiania z innymi danymi lub przekazywania danych osobom trzecim.
- Informujemy, że w niektórych przypadkach dane osobowe mogą również być przetwarzane poza terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Może to prowadzić do zagrożeń dla ochrony danych użytkowników ze względu na brak możliwości zagwarantowania odpowiedniego poziomu ochrony oraz ograniczoną możliwość egzekwowania praw osób, których dane dotyczą.
- Aby dowiedzieć się więcej na temat przetwarzania danych oraz sposobów korzystania z przysługujących Państwu praw, prosimy o zapoznanie się z odnośnymi politykami prywatności i politykami plików cookie poszczególnych platform mediów społecznościowych.
Facebook
Instagram
X
LinkedIn
YouTube
TikTok - Aby bezpośrednio skontaktować się z firmą DHL bez udziału platform mediów społecznościowych, prosimy o kontakt z Działem Obsługa klienta
W odniesieniu do udostępnianych informacji oraz przetwarzanych danych leżących w zakresie odpowiedzialności naszej firmy DHL pełni rolę administratora danych w kontekście następujących profili w mediach społecznościowych:
W zakresie, w jakim dotyczy to przetwarzania danych osobowych w ramach informacji na temat prowadzonych przez nas stron, następujący operatorzy platform mediów społecznościowych ponoszą wraz z naszą firmą wspólną odpowiedzialność za przetwarzanie danych. Podstawą wspólnego przetwarzania danych jest umowa zawarta przez współadministratorów zgodnie z art. 26 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
- Facebook/Instagram: Facebook
- LinkedIn: Załącznik w sprawie współadministratorów stron w serwisie LinkedIn
3.1. Przetwarzanie danych w związku z profilami naszej firmy w mediach społecznościowych
Wykorzystujemy profile firmy w mediach społecznościowych do przekazywania Państwu informacji m.in. na temat naszej firmy, jej produktów, usług, kampanii i loterii oraz do komunikacji z Państwem w zakresie różnych zagadnień i udzielania odpowiedzi na Państwa zapytania. Przetwarzanie danych prowadzone w tym zakresie ma na celu zabezpieczenie naszych prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Nasz prawnie uzasadniony interes dotyczy działań związanych z PR oraz działalności komunikacyjnej.
Operator platformy mediów społecznościowych publikuje udostępnione przez Państwa informacje na naszym profilu, w tym komentarze, polubienia, zdjęcia i filmiki, przy czym nasza firma przetwarza te dane wyłącznie w wyżej wymienionych celach. W stosownych przypadkach zastrzegamy sobie jedynie prawo do usuwania treści niezgodnych z obowiązującym prawem. Dotyczy to na przykład publikacji naruszających obowiązujące przepisy lub stanowiących niezgodne z prawem, nienawistne komentarze, sugestywne komentarze (treści wyraźnie nacechowane seksualnie) lub załączniki (takie jak zdjęcia lub filmiki), które w odnośnych przypadkach stanowią naruszenie praw autorskich, praw do prywatności, przepisów prawa karnego lub zasad etycznych Deutsche Post AG.
Dane są również gromadzone w celu przeprowadzania i przetwarzania loterii. Szczegółowe informacje, w tym na temat rodzaju przetwarzanych danych oraz celu przetwarzania, można znaleźć w oświadczeniach dotyczących ochrony prywatności oraz regulaminach odpowiednich konkursów.
W celu udostępnienia nam danych osobowych zalecamy kontakt z naszym działem obsługa klienta.
3.2. Przetwarzanie danych pochodzących z informacji na temat prowadzonych przez nas stron w celach statystycznych
Operatorzy platform mediów społecznościowych, takich jak Facebook, Instagram i LinkedIn, przekazują nam informacje na temat prowadzonych przez nas stron, za których przetwarzanie ponosimy wspólną odpowiedzialność wraz z danym operatorem. Informacje na temat prowadzonych przez nas stron stanowią anonimowe dane statystyczne generowane w wyniku określonych zdarzeń i monitorowane przez platformy mediów społecznościowych za pomocą plików cookie i podobnych technologii podczas interakcji użytkownika z profilem naszej firmy w mediach społecznościowych. Możemy wykorzystywać informacje na temat prowadzonych przez nas stron, które nie zawierają danych osobowych, w celu weryfikacji rodzajów treści najchętniej wyświetlanych przez określone grona odbiorców. Umożliwia nam to również optymalizację treści udostępnianych w mediach społecznościowych. Stanowi to prawnie uzasadniony interes naszej firmy leżący u podstaw prowadzonego przetwarzania danych. Podstawą prawną przetwarzania danych związanych z informacjami na temat prowadzonych przez nas stron jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Pragniemy podkreślić, że przetwarzanie danych może mieć miejsce niezależnie od tego, czy użytkownik zalogował się do danej platformy mediów społecznościowych lub dokonał w niej rejestracji. Nasza firma nie ma wpływu na wykorzystywanie plików cookie i podobnych technologii w ramach platformy mediów społecznościowych, a w związku z tym nie jest w stanie umożliwić Państwu jako użytkownikom danej platformy zmiany ustawień dotyczących przetwarzania danych za pomocą odnośnego banera cookie (w celu wyrażenia lub odmowy wyrażenia zgody).
3.3. Monitorowanie mediów społecznościowych
Nasza firma monitoruje media społecznościowe w celu uzyskiwania informacji na temat sposobów postrzegania prowadzonej przez nią działalności oraz oferowanych produktów i usług, a także w celu wykorzystywania tych informacji do identyfikowania obszarów wymagających poprawy. W tym celu analizujemy między innymi publikacje zamieszczane w ramach danej platformy na podstawie linków udostępnianych w danym kanale i stosowania odpowiednich hashtagów. W tych celach wykorzystywane są wyłącznie publikacje skonfigurowane przez Państwa jako publicznie dostępne. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w ramach monitorowania mediów społecznościowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes dotyczący identyfikacji ewentualnych uchybień w naszych produktach i usługach na podstawie ogólnodostępnych publikacji oraz odpowiedniego reagowania w przypadku ich stwierdzenia.
Z przysługujących Państwu praw zgodnie z niniejszym oświadczeniem o ochronie prywatności mogą Państwo skorzystać za pomocą naszego formularza kontaktowego.
Aby wyegzekwować swoje prawa jako osób, których dane dotyczą, od operatorów platform mediów społecznościowych, prosimy o skorzystanie z form kontaktu udostępnionych przez tych operatorów na odnośnych platformach. W przypadku otrzymania wniosków leżących w zakresie odpowiedzialności platform mediów społecznościowych nasza firma zobowiązuje się do przekazania im tych wniosków w celu dalszego rozpatrzenia.
Okres przechowywania Państwa danych zależy od konkretnego kontekstu przetwarzania w oparciu o kryteria wynikające z obowiązujących przepisów w sprawie ochrony danych. Wszelkie ogólnodostępne publikacje udostępniane na naszych profilach pozostaną na nich przez czas nieokreślony, chyba że nasza firma zdecyduje o ich usunięciu w związku z aktualizacją pierwotnego wpisu, naruszeniem przepisów lub naszych wytycznych. Naturalnie przysługuje Państwu możliwość samodzielnego usuwania dokonanych wpisów, zamieszczonych komentarzy lub polubień, bądź skorzystania z prawa do zażądania od nas ich usunięcia.
Nasza firma nie ma wpływu na usunięcie Państwa danych przez operatorów platform mediów społecznościowych, a w związku z tym zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności operatora danej platformy.
Wykorzystanie Map Google
Dbamy o to, aby użytkownicy korzystający z tej strony internetowej byli jeszcze bardziej zadowoleni, dlatego zintegrowaliśmy Mapy Google z usługą DHL Finder. Korzystając z usługi DHL Finder możesz wyszukać nasze oddziały, paczkomaty i punkty odbioru paczek, które wyświetlane są na Mapach Google. Korzystanie Map Google może wiązać się z przekazaniem danych osobowych do Stanów Zjednoczonych Ameryki. Stany Zjednoczone Ameryki nie są uznawane przez Europejski Trybunał Sprawiedliwości za kraj zapewniający odpowiedni poziom ochrony danych. W szczególności istnieje ryzyko, że Twoje dane mogą być udostępniane organom USA do celów kontroli i monitorowania oraz że nie są dostępne w tym zakresie żadne skuteczne środki prawne. Takie przekazanie danych nie nastąpi bez Twojej wiedzy lub zgody. Przed aktywacją Map Google i przekazaniem danych do USA poprosimy Cię o wyrażenie na to zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO w związku z art. 49 ust. 1 lit. a) RODO. Nie mamy wpływu na dalsze przetwarzanie danych przez Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). W tym zakresie odsyłamy do Polityki prywatności Google. Będziemy prosić Cię o wyrażenie zgody za każdym razem, gdy odwiedzisz stronę. Informacje na temat lokalizacji firmy DHL można uzyskać również bez korzystania z Map Google.
Realizacja umowy
Aby należycie świadczyć nasze usługi, przygotować dla Państwa ofertę, a następnie (w przypadku zawarcia umowy) realizować obowiązki kontraktowe, gromadzimy Państwa dane osobowe.
Na stronie dhl.com oferujemy następujące usługi:
Aby umożliwić kontakt z Tobą przez e-mail lub telefon w celu złożenia oferty, możesz skorzystać z jednej z naszych usług Poproś o wycenę . W zależności od kraju, w którym mieszkasz, oraz w celu dotarcia do odpowiedniego zespołu ekspertów lub narzędzia w DHL, pytamy, czy chcesz wysyłać paczki lub dokumenty, ładunek\transport czy międzynarodową przesyłkę biznesową oraz czy jesteś klientem biznesowym czy indywidualnym.
Na podstawie tych informacji Twoja prośba zostanie skierowana do naszych jednostek biznesowych [DHL Express, DHL Global Forwarding, DHL Freight, DHL eCommerce, DHL Paket], a Ty niezwłocznie otrzymasz kartę produktu z ceną oraz dalsze informacje od właściwych jednostek biznesowych na temat oferty najlepiej spełniającej Twoje oczekiwania. Może się również zdarzyć, że poprosimy Cię o podanie następujących informacji: kraj nadania przesyłki i miejsce jej przeznaczenia, w tym miasto i kod pocztowy (potrzebujemy przybliżonego miejsca nadania i miejsca docelowego, aby przekazać jak najdokładniejszą wycenę przesyłki) oraz wagę i wymiary przesyłki. W zależności od Twojej prośby możemy również zapytać o ilość, czy chodzi o dokumenty czy towary niebezpieczne, czy przesyłka jest paletyzowana czy układana w stosy. Informacje te są również przekazywane do jednej z naszych jednostek biznesowych [DHL Express, DHL Global Forwarding, DHL Freight, DHL eCommerce, DHL Paket], a Ty niezwłocznie otrzymasz kartę produktu z ceną oraz dalsze informacje na temat Twojej przesyłki i usług opcjonalnych.
Klikając przycisk „Przejdź do zlecenia”, nastąpi przekierowanie do systemu realizacji zleceń [ MyDHL+, myDHLi, MyDHL Parcel] odpowiedniej jednostki biznesowej. W związku z tym na stronie dhl.com zasadniczo nie gromadzimy ani nie przetwarzamy w inny sposób Twoich danych osobowych w zakresie usługi „Poproś o wycenę”. Jeśli jednak dane, takie jak miejscowość i kod pocztowy, są uznawane za dane osobowe, podstawą prawną jest realizowana umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) oraz uzasadniony interes polegający na możliwości przedstawienia jak najtrafniejszej oferty (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
Zakładając, że nie obowiązują żadne ustawowe ani umowne okresy przechowywania, Twoje zapytanie będzie przechowywane przez maksymalnie 30 dni przez jednostkę biznesową, która ostatecznie złoży ofertę, jako dowód prawidłowego przetwarzania oraz do określonego celu dalszej optymalizacji usług. Na stronie dhl.com odpowiednie dane są przechowywane przez maksymalnie 30 dni, jeśli korzystasz z usługi bezpiecznej przesyłki i o ile nie zostały przez Ciebie wcześniej usunięte.
Jeżeli korzystasz z usługi DHL dla biznesu , zapytamy Cię o miejsce wysyłki, wielkość przesyłki i częstotliwość wysyłki. Na podstawie tych informacji i Twoich potrzeb związanych z wysyłką Twoje zapytanie zostanie wysłane do naszych jednostek biznesowych [DHL Express, DHL Global Forwarding, DHL Freight, DHL eCommerce, DHL Paket] i przydzielone tym, których usługi najlepiej odpowiadają Twoim wymaganiom. Aby jak najszybciej skontaktować się z Tobą, prosimy Cię również o podanie nazwy Twojej firmy, Twoje imię i nazwisko, adres firmy, adres e-mail i numer telefonu. Dane te zostaną również przekazane odpowiednim jednostkom biznesowym i są niezbędne do podjęcia działań w odpowiedzi na Twoje zapytanie przed zawarciem umowy i/lub wykonaniem umowy. Podstawą prawną jest zatem art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Zakładając, że nie obowiązują żadne ustawowe ani umowne okresy przechowywania, Twoje zapytanie będzie przechowywane przez maksymalnie 30 dni przez jednostkę biznesową, która ostatecznie złoży ofertę, jako dowód prawidłowego przetwarzania oraz do określonego celu dalszej optymalizacji usług.
Możesz skorzystać z usługi Śledzenie przesyłek w celu śledzenia przesyłek kierowanych do Ciebie lub wysyłanych przez Ciebie, a także podglądu przewidywanego czasu doręczenia. W tym celu informacje o Śledzenie przesyłek są wysyłane do odpowiedniej jednostki biznesowej [DHL Express DHL Global Forwarding, DHL Freight, DHL eCommerce, DHL Supply Chain] aby znaleźć status Przesyłka. Otrzymasz również wszystkie ważne szczegółowe informacje na temat przesyłki z odpowiedniej jednostki biznesowej. Ponadto nadawca lub odbiorca może również otrzymać dalsze informacje dotyczące danej przesyłki e-mailem lub SMS-em. W tym celu zachowany może zostać adres e-mail lub numer telefonu komórkowego odbiorcy oraz aktywowana może być funkcja powiadomienia. W tym kontekście osoba wprowadzająca dane musi upewnić się, że odbiorca powiadomienia wyraża zgodę na przetwarzanie adresu e-mail, numeru telefonu komórkowego oraz powiadomienia.
W ramach usługi śledzenia przesyłki przetwarzane są następujące dane: numer przesyłki, imię i nazwisko/nazwa i adres nadawcy, imię i nazwisko/nazwa i adres odbiorcy, adres e-mail nadawcy/odbiorcy (jeśli dotyczy), imię i nazwisko/nazwa i adres odbiorcy alternatywnego (jeśli dotyczy), dane klienckie nadawcy, nazwa produktu lub usługi, historia przesyłek, podpis odbiorcy, potwierdzenie weryfikacji minimalnego wieku (powyżej 16 lat/powyżej 18 lat).
Dane przetwarzane są w celu realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Aby zwiększyć wygodę użytkownika podczas korzystania z funkcji śledzenia przesyłek DHL automatycznie generuje listę ostatnio wyszukiwanych numerów przesyłek w wyszukiwarce przesyłek: Dzięki tej funkcji nie trzeba ponownie wprowadzać numeru przesyłki podczas sprawdzania jej statusu. W tym kontekście możesz nazwać poszczególne przesyłki zgodnie ze swoimi preferencjami („Tytuł przesyłki"). W tym celu aplikacja zapisuje w pliku cookie listę ostatnio wyszukiwanych przesyłek.
Nasz usługa Wyślij teraz prowadzi do naszych różnych portali klienckich naszych jednostek biznesowych [DHL Express, DHL Global Forwarding, DHL Freight, DHL eCommerce, DHL Paket] (np. MyDHL+, DHL eCommerce Web Portal, my DHLi czy DHL Interactive). Możesz również kontynuować jako gość, a zostaniesz przekierowany do naszej jednostki biznesowej, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom w zakresie wysyłki. W żadnym wypadku nie będziemy przetwarzać Twoich danych osobowych na tym etapie. Ma to także zastosowanie w sytuacji, gdy chcesz zaplanować ponowne doręczenie. Po kilku pytaniach dotyczących Twojej przesyłki nastąpi przekierowanie do naszych różnych portali klienckich , gdzie możesz szczegółowo zaplanować ponowne doręczenie.
W razie pytań możesz się z nami skontaktować w dowolnym momencie za pośrednictwem działu obsługi klienta. W zależności od danej jednostki biznesowej zostaniesz przekierowany(-a) bezpośrednio na stronę internetową odpowiedniej jednostki biznesowej lub prosimy o wcześniejsze wypełnienie formularza kontaktowego, który wymaga podania następujących kategorii danych, a następnie przekazuje je do odpowiedniej odpowiedzialnej jednostki biznesowej: numer referencyjny klienta, imię i nazwisko, nazwa firmy, adres pocztowy, adres e-mail i numer telefonu, kraj/region i sektor, w którym pracujesz. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, ponieważ przetwarzanie to odbywa się w celu przygotowania lub wykonania umowy. Ponadto podajesz dane dobrowolnie w celu kontaktu z nami, dlatego Twoja zgoda stanowi kolejną podstawą prawną zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
Ponadto możesz wyrazić zgodę na otrzymywanie promocyjnych wiadomości e-mail dotyczących naszych usług. W tym celu przekazujemy również Twoje dane kontaktowe do naszych jednostek biznesowych [DHL Express, DHL Global Forwarding, DHL Freight, DHL eCommerce, DHL Paket] . Podstawą prawną dla tej czynności jest Twoja zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
Więcej informacji na temat ochrony danych przy korzystaniu z określonych usług i produktów można znaleźć na odpowiednim portalu klienta i/lub odpowiednim oświadczeniu o prywatności. Przejdź na naszą stronę z loginem do portalu.
Kto przetwarza Twoje dane?
Przetwarzanie w celach reklamowych
Odwiedzającym naszą stronę internetową oferujemy szeroki wachlarz informacji o DHL, naszych produktach, usługach i wydarzeniach. W szczególności możesz uzyskać następujące informacje:
Jeśli chcesz wziąć udział w jednym z naszych wydarzeń i/lub webinariów, zostaniesz przekierowany(-a) na odpowiednią stronę rejestracyjną. Zasadniczo gromadzimy tam następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail oraz dane Twojej głównej osoby kontaktowej w DHL. W zależności od sektora możemy również zapytać o nazwę Twojej firmy, staż pracy oraz wcześniejszą współpracę z firmą DHL. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, ponieważ przetwarzanie to odbywa się w celu wykonania umowy (uczestnictwa w wydarzeniu).
Jeżeli zasubskrybujesz usługę Delivered, aby szybko dowiedzieć się o nowych artykułach, gromadzimy tylko Twój adres e-mail i nie jest on używany do żadnych innych celów. Podstawą prawną dla tej czynności jest Twoja zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Możesz zrezygnować w dowolnym momencie, klikając odpowiedni link umieszczony na końcu wiadomości Delivered. Możesz również odwołać zgodę w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość, korzystając z podanego adresu kontaktowego. Jeśli zrezygnujesz z usługi Delivered lub cofniesz zgodę, odpowiednie dane zostaną usunięte lub zablokowane z listy mailingowej i nie będą już przetwarzane w tych celach.
Niezależnie od powyższego, jeśli jesteś aktualnie klientem DHL, Twoje dane korespondencyjne (np. imię i nazwisko, adres) będą przetwarzane w celu skontaktowania się z Tobą w celu przekazania najnowszych informacji o naszych ofertach, aktualnościach, produktach i usługach. Poza istniejącą zgodą, która opiera się na postanowieniach art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, będziemy przetwarzać Twój adres e-mail wyłącznie w celu przekazywania Ci informacji na temat produktów własnych DHL i podobnych. Podstawą prawną powyższego przetwarzania polegającego na informowaniu o naszych własnych i podobnych produktach jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Przetwarzanie danych klientów na potrzeby marketingu produktów własnych uznawane jest za działanie wynikające z naszych prawnie uzasadnionych interesów. Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wspomnianego przetwarzania. Aby skorzystać z przysługującego Ci prawa, wystarczy skontaktować się z nami przy użyciu danych kontaktowych podanych w sekcji: „Kto jest odpowiedzialny”.
Możesz wyrazić zgodę na otrzymywanie promocyjnych wiadomości e-mail dotyczących naszych usług. W tym celu przekazujemy również Twoje dane kontaktowe do naszych jednostek biznesowych [DHL Express,DHL Global Forwarding,DHL Freight,DHL eCommerce,DHL Supply Chain]. Podstawą prawną dla tej czynności jest Twoja zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Możesz zrezygnować w dowolnym momencie, klikając odpowiedni link umieszczony na końcu wiadomości Delivered. Możesz również odwołać zgodę w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość, korzystając z podanego adresu kontaktowego.
Jeśli subskrybujesz jeden z naszych newsletterów, jesteśmy uprawnieni do wykorzystywania Twojego adresu e-mail w tym celu. Podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda użytkownika na podstawie art. 6 (1) (a) RODO. Możesz zrezygnować z dalszego otrzymywania newslettera w dowolnym momencie, klikając w odpowiedni link umieszczony na końcu newslettera. Możesz również odwołać zgodę w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość, korzystając z podanego adresu kontaktowego. Jeśli zrezygnujesz z otrzymywania wiadomości e-mail lub cofniesz zgodę, odpowiednie dane zostaną usunięte lub zablokowane z listy mailingowej i nie będą już przetwarzane w tych celach.
Podanie twojego adresu e-mail na liście blokowania następuje w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Nasz uzasadniony interes polega na tym, że w przyszłości nie będziemy przesyłać Ci żadnych wiadomości e-mail.
Przechowywanie danych a strony trzecie
Aby należycie świadczyć nasze usługi, przygotować dla Państwa ofertę, a następnie (w przypadku zawarcia umowy) realizować obowiązki kontraktowe, gromadzimy Państwa dane osobowe.
Okres przechowywania danych
Będziemy przechowywać Twoje dane tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji naszych celów, wykonania naszych umów oraz wypełnienia wszelkich zobowiązań prawnych. Okres przechowywania może się różnić w zależności od kraju na podstawie obowiązujących przepisów krajowych.
Nieustannie dążymy do minimalizacji okresu przechowywania danych tam, gdzie pozwala nam na to cel, prawo lub umowa. Dane, które zbieramy na podstawie Twojej zgody, będą przechowywane do czasu jej wycofania.
Czy moje dane będą przekazywane dalej?
DHL nie udostępnia, nie sprzedaje, nie przekazuje ani w żaden inny sposób nie rozpowszechnia Twoich danych osobowych osobom trzecim i nie podejmie takich działań w przyszłości, chyba że będzie to wymagane na mocy prawa, w celu wykonania umowy lub jeżeli wyrazisz na to wyraźną zgodę. Na przykład podczas zamawiania produktów może być wymagane przekazanie Twojego adresu i danych zamówienia. Więcej informacji na temat ochrony danych przy korzystaniu z określonych usług i produktów można znaleźć na odpowiednim portalu klienta.
Jednak w kontekście przetwarzania danych zgodnie z niniejszym oświadczeniem o prywatności i odpowiednią podaną podstawą prawną, firma DHL przekaże Twoje dane następującym kategoriom odbiorców:
- Firmy z Grupy DHL: przekazanie jest wymagane w ramach Grupy DHL, jej podmiotów prawnych i centrów usług wspólnych w celu dostarczania i ulepszania naszych produktów i usług (np. Przekazanie danych może również mieć miejsce w celu zarządzania naszymi relacjami z Tobą, zidentyfikowania Cię, odpowiedzi na Twoje zapytania i przestrzegania Twoich praw do prywatności.
- Zewnętrzni partnerzy biznesowi: Przekazywanie danych zewnętrznym partnerom biznesowym jest ograniczone do wymogów obowiązującego prawa i/lub jest realizowane w celu wypełnienia naszych zobowiązań umownych.
- Zewnętrzne podmioty przetwarzające: podmioty przetwarzające są umownie zobowiązane do zachowania ścisłej poufności zgodnie z art. 28 RODO. W takim przypadku DHL nadal odpowiada za ochronę Twoich danych osobowych. Partnerzy biznesowi postępują zgodnie z wytycznymi DHL. Jest to gwarantowane przez stosowanie środków technicznych i organizacyjnych, jak również za pomocą kontroli i weryfikacji.
- Organy publiczne: przekazanie jest wymagane przez obowiązujące prawo (np. w celu wypełnienia obowiązku prawnego podczas przetwarzania przesyłki).
Twoje dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) innym spółkom Grupy DHL, zewnętrznym partnerom biznesowym lub organom publicznym tylko wtedy, gdy zezwalają na to obowiązujące przepisy o ochronie danych. W takich przypadkach upewnimy się, że istnieją odpowiednie środki zabezpieczające w celu zapewnienia przekazania Twoich danych (np. nasze wiążące reguły korporacyjne, standardowe klauzule umowne).
Praca i kariera w Deutsche Post i DHL
Możliwości kariery w Grupie DHL są tak zróżnicowane jak nasze zespoły na całym świecie. Mając około 600 000 pracowników w przeszło 220 krajach, łączymy ze sobą ludzi i poprawiamy ich życie. Jeśli chcesz ubiegać się o pracę na jednym z dostępnych stanowisk w naszej firmie, więcej informacji na ten temat, znajdziesz w careers.dhl.com.
Jakie przysługują mi prawa?
Przysługują Ci następujące prawa:
- Możesz zażądać informacji dotyczących rodzaju przechowywanych danych osobowych
- Możesz zażądać skorygowania danych osobowych, ich usunięcia lub zablokowania, pod warunkiem że takie działania są zgodne z prawem i z obowiązującymi warunkami umowy.
- Możesz zażądać przesłania przekazanych nam danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
- Możesz złożyć skargę do organu nadzoru.
Prawo do uzyskania danych
Możesz uzyskać swoje dane, kontaktując się z działem ochrony danych tutaj: DHL Ochrony Danych.
Prawo do wniesienia sprzeciwu
Prawo do wniesienia sprzeciwu ma zastosowanie do wszelkiego przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Prawo do wycofania zgody
W każdej chwili masz prawo wycofać swoją zgodę ze skutkiem na przyszłość.
Aby skorzystać z przysługującego Ci prawa, wystarczy skontaktować się z nami przy użyciu danych kontaktowych podanych w sekcji: „Kto jest odpowiedzialny” lub Kontaktu DHL Ochrony Danych.
Bezpieczeństwo danych
DHL bardzo poważnie traktuje bezpieczeństwo Twoich danych. Wdrożyliśmy różne strategie, kontrole, zasady i środki, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych. Ściśle kontrolujemy nasze środki bezpieczeństwa. Stosujemy zabezpieczenia, takie jak zapory sieciowe, systemy wykrywania włamań i monitorowanie aplikacji. W stosownych przypadkach zabezpieczamy Twoje dane przy użyciu technik pseudonimizacji i szyfrowania podczas ich przechowywania i przesyłania. Np. Twoje dane są zapisywane w bezpiecznym, niedostępnym publicznie środowisku operacyjnym. W pewnych okolicznościach Twoje dane osobowe podczas transmisji są szyfrowane przy użyciu technologii Secure Socket Layer (SSL). Oznacza to, że na potrzeby zapewnienia łączności Twojego komputera z serwerami DHL stosowana jest zatwierdzona procedura szyfrowania, jeżeli Twoja przeglądarka obsługuje technologię SSL. Zapewniamy ścisłą kontrolę dostępu fizycznego w naszych budynkach i certyfikowanych centrach danych.
W ramach naszej strategii bezpieczeństwa stworzyliśmy programy audytowe, aby upewnić się, że nasze systemy i usługi są zgodne z polityką bezpieczeństwa informacji DHL, a co za tym idzie z normą ISO 27001.
Ponadto podejmujemy szereg bieżących działań mających na celu ograniczenie ryzyka, w tym m.in. regularne szkolenia naszych pracowników i organizowanie przez nasze Centrum Cyberobrony ćwiczeń symulacji incydentów.
Jeżeli chcesz skontaktować się z DHL za pośrednictwem poczty elektronicznej lub formularza kontaktowego, pamiętaj, że nie możemy zagwarantować poufności przesłanych informacji. Zawartość wiadomości (e-mail) może zostać odczytana przez osoby trzecie. Dlatego zalecamy przesyłanie nam poufnych informacji wyłącznie drogą pocztową.
Gdzie w serwisie znajdę szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych?
Więcej informacji na temat ochrony danych przy korzystaniu z określonych usług i produktów można znaleźć na odpowiednim portalu klienta.
Oświadczenie o prywatności dla poszczególnych oddziałów
Informacje na temat przetwarzania danych osobowych DHL Express
DHL poważnie podchodzi danych osobowych przetwarzanych w naszych systemach i procesach. Zapewniamy wysoki standard bezpieczeństwa danych.
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - za chwile dowiesz się jak DHL Express przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Express (Poland) Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wirażowej 37, w Warszawie.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, Aleksandrę Piórkowską, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem korespondencyjnym siedziby Administratora, elektronicznie na adres e-mail: pl.dhlexp.iod@dhl.comlub przez formularz kontaktowy dostępny na stronie internetowej tutaj.
Proces kwalifikaji klientów biznesowych
DHL Express poważnie podchodzi do ochrony danych osobowych przetwarzanych w naszych systemach i procesach. Zapewniamy wysoki standard bezpieczeństwa danych.
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - za chwilę dowiesz się, jak DHL Express przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Express Polska sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wirażowej 37, w Warszawie.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem korespondencyjnym siedziby Administratora, elektronicznie na adres e-mail:pl.dhlexp.iod@dhl.com, lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie internetowej tutaj.
Czas przetwarzania
Podane przez Ciebie dane osobowe będą przechowywane przez okres świadczenia dla Ciebie usługi przez Administratora, jak również przez okres rozpatrzenia ewentualnej reklamacji oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych.
Podane przez Ciebie dane mogą być przetwarzane w celu:
- prowadzenia bazy kontaktów, również w celu nawiązania potencjalnych relacji handlowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora danych (art. 6 ust. 1 lit f RODO) i może prowadzić do nawiązania współpracy (art. 6 ust. 1 lit b RODO),
- prowadzeniu marketingu bezpośredniego usług DHL i podmiotów trzecich (w tym poprzez przygotowanie dedykowanej oferty, tworzonej w oparciu o szacunkowe ilości przesyłek), reagowania na interwencje, skargi, reklamacje lub zmiany dyspozycji, przygotowania odpowiedzi lub załatwienia sprawy, która została zgłoszona w Pani/Pana wiadomości, w przypadku żądania zaprzestania kontaktu - oznaczenia jako podmiotu, który nie życzy sobie takich działań - co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora danych (art. 6 ust. 1 lit f RODO),
- prezentacji oferty naszych usług - po uzyskaniu zgody na kontakt danym kanałem komunikacji. Podstawą jest wyrażona zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO), Podstawą jest wyrażona zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO),
- prowadzenia kontaktów w związku z badaniem opinii w zakresie nawiązania współpracy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO),
- archiwizacji ewentualnych rozmów telefonicznych - w celu rozwiązania zgłoszonej przez ciebie sprawy oraz oceny postępowania naszego konsultanta, co stanowi prawnie uzasadniony interes DHL (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- weryfikacji stron umowy (również przed jej zawarciem) - listy sankcyjne USA, UE, lokalne (podstawą jest niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów DHL (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Będziemy pozyskiwać informacje, czy strona znajduje się na liście. W przypadku wątpliwości będziemy prosić o podanie dodatkowych informacji.
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),tj. z siedzibą w państwach trzecich.
Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw.
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione:
- partnerom współpracującym z DHL Express w celu dostarczenia przesyłek, w tym kurierom i innym przewoźnikom; a także partnerskim punktom obsługi klienta oraz podmiotom obsługującym automaty do nadania/odbioru paczek,
- podmiotom z grupy DP DHL, które świadczą na rzecz DHL Express różnorodne usługi księgowe, windykacyjne, usługi IT oraz wspierają proces dostarczania przesyłek, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora,
- w przypadku wykupienia opcji ubezpieczenia przesyłek, Twoje dane zostaną przekazane do zakładu ubezpieczeń współpracującego z DHL,
- partnerom DHL Express wspierającym procesy marketingowe, w tym agencjom marketingowym, hostingodawcom, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora,
- poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, przez co podlegają one odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane te dotyczą.
Kopię tych klauzul można uzyskać u administratora danych.
Przysługuje Ci prawo do: dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania,
przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy. Przekazane dane osobowe możesz przesłać innemu administratorowi danych,
wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych lub z Inspektorem Ochrony Danych w DHL Express, do których dane kontaktowe wskazane zostały wcześniej.
Przetwarzanie danych kurierów
DHL poważnie podchodzi danych osobowych przetwarzanych w naszych systemach i procesach. Zapewniamy wysoki standard bezpieczeństwa danych.
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - za chwile dowiesz się jak DHL Express przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Express (Poland) Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wirażowej 37, w Warszawie.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, Aleksandrę Piórkowską, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem korespondencyjnym siedziby Administratora, elektronicznie na adres e-mail:
pl.dhlexp.iod@dhl.com, lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowej tutaj.
Czas przetwarzania
Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres współpracy z Service Partnerami, a następnie przez okres wskazany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa w tym m.in.: ustawy o rachunkowości, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych.
W razie przetwarzania danych osobowych w oparciu o wyrażoną przez Ciebie zgodę, Administrator będzie przechowywał Twoje dane do momentu wycofania zgody. Spółka zakończy przetwarzanie danych zbieranych w oparciu o jej prawnie uzasadniony interes, jeżeli zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania danych w tych celach. W przypadku profilowania dane będą przez nas wykorzystywane w tym celu do momentu złożenia przez Ciebie sprzeciwu.
Podanie przez Ciebie dane mogą być przetwarzane w celu:
- zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy o współpracę z service partnerami i wykonywania czynności związanych z obowiązkami i odpowiedzialnością service partnerów / personelu service partnerów (w tym przede wszystkim kurierów), (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
- do wykorzystania wizerunku w związku z jego publikacją w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. poczta elektroniczna, intranet, biuletyn firmowy Express News i inne) (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
- przepis prawa – w zakresie obowiązków wynikających z tych przepisów, w tym kodeksu cywilnego, przepisów o ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy współpracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości, powszechnym obowiązku obrony (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO)
- zarządzanie rozwojem oraz zasobami ludzkimi, w tym podnoszenie kwalifikacji (także na poziomie całej grupy), gdzie uzasadnionym interesem jest dbanie o jak najwyższy poziom kadry zarządzającej oraz pozostałych zatrudnionych gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest dbanie o jak najwyższy poziom kadry zarządzającej oraz pozostałych zatrudnionych (art. 6 ust. 1 lit f) RODO);
- zarządzania rozwojem, w tym profilowania do celów statystycznych i biznesowych - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), gdzie uzasadnionym interesem jest optymalne wykorzystanie potencjału osób współpracujących.
- organizowania i współfinansowania dodatkowych świadczeń dla Service partnerów / personelu service partnerów, oraz dla ich członków rodziny (np. grupowe ubezpieczenie na życie, ubezpieczenia zdrowotne, benefit system, itp.) - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), gdzie uzasadnionym interesem jest zagwarantowanie jak najlepszych warunków współpracy.
- zapewnianie bezpieczeństwa na terenie należącym do Spółki, gdzie uzasadnionym interesem jest zagwarantowanie bezpieczeństwa - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnianie bezpieczeństwa na terenie Spółki (art. 6 ust. 1 lit f) RODO);
- analitycznym oraz statystycznym - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dokonywania analiz i statystyk prowadzonych przez niego działań zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
W razie dodania nowych celów przetwarzania, zostaniesz o tym niezwłocznie poinformowany.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, a skutkiem odmowy ich podania będzie brak możliwości współpracy z service partnerem / personelem service partnerów (w tym przede wszystkim kurierami).
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione:
- podmiotom z grupy DHL dla wewnętrznych celów administracyjnych
- podmioty trzecie oferujące dodatkowe świadczenia dla service partnerów / personelu service partnerów (w tym przede wszystkim kurierów) takie jak grupowe ubezpieczenia, inne benefity oraz podmioty uczestniczące w organizacji podroży służbowych;
- podmioty trzecie w związku z wykonywaniem Twoich obowiązków np. usługi wspólne dla kadr, dostarczanie szkoleń i kursów zawodowych, rekrutacji i zarządzania kadrami, wsparcie i utrzymanie infrastruktury IT, doradztwo prawne, analiza zachowań użytkowników, obsługa zamówień, weryfikacja zgodności (audyty), szkolenia i rozwój – przy czym takie podmioty przetwarzają dane jako podwykonawcy, na podstawie umowy z DHL Express i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami, tj. np.: niezależni zewnętrzni przedstawiciele, usługodawcy, dostawcy, partnerzy, dystrybutorzy, wykonawcy usług pocztowych i operacyjnych, zarządzania dokumentacją;
- poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), tj. z siedzibą w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, przez co podlegają one odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane te dotyczą. Kopię tych klauzul można uzyskać u administratora danych.
Podane przez Ciebie dane osobowe będą ujawniane podmiotom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), np. w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie wiążących reguł korporacyjnych, przez co podlegają odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dotyczą. Kopię wiążących reguł korporacyjnych można uzyskać u administratora danych.
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania
- przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy. Przekazane dane osobowe możesz przesłać innemu administratorowi danych
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych lub z inspektorem ochrony danych w DHL Express, do których dane kontaktowe wskazane zostały wcześniej.
Przetwarzanie danych przedstawicieli klienta
DHL poważnie podchodzi danych osobowych przetwarzanych w naszych systemach i procesach. Zapewniamy wysoki standard bezpieczeństwa danych.
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - za chwile dowiesz się jak DHL Express przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Express (Poland) Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wirażowej 37, w Warszawie.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, Aleksandrę Piórkowską, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem korespondencyjnym siedziby Administratora, elektronicznie na adres e-mail:
pl.dhlexp.iod@dhl.com, lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowej tutaj.
Czas przetwarzania
Podane przez Ciebie dane osobowe będą przechowywane przez okres świadczenia dla Ciebie usługi przez Administratora, jak również przez okres rozpatrzenia ewentualnej reklamacji oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych.
W przypadku profilowania dane będą przez nas wykorzystywane w tym celu do momentu złożenia przez Ciebie sprzeciwu.
Podanie przez Ciebie dane mogą być przetwarzane w celu:
- zawarcia i wykonania umowy dostawy przesyłek w tym zapotrzebowania na usługi dodatkowe oraz zarządzania Twoimi przesyłkami - podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonywania umowy zawarta w art. 6 ust. 1 lit b) RODO
- obsługi zgłoszonej reklamacji – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania danych do wykonania umowy zawarta w art. 6 ust. 1 lit b) RODO
- sprawowania kontroli nad eksportem i importem towarów strategicznych – podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, zgodnie z art. 6 (1) lit. c) RODO, a w szczególności ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa.
- wypełniania przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów o rachunkowości - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zawarta w art. 6 ust. 1 lit c) RODO
- przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zawarta w art. 6 ust. 1 lit c) RODO skonkretyzowane w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o praniu brudnych pieniędzy i przeciwdziałaniu terroryzmowi
- dochodzenia roszczeń związanych z zawartą umową – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń na drodze cywilnej i przed sądami polubownymi zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
- prowadzenia działań z zakresu marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług Administratora, w tym w celach statystycznych oraz w celu profilowania. Podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność realizacji uzasadnionych interesów Administratora, przy czym te uzasadnione interesy Administratora to marketing bezpośredni własnych produktów i usług Administratora, zgodnie z art. 6 (1) litera f) RODO.
- profilowania w celu identyfikacji preferencji lub potrzeb w odniesieniu do produktów i usług oraz przedstawienia odpowiedniej oferty – podstawą prawną przetwarzania są prawnie uzasadnione interesy Administratora, gdzie interesy te stanowią marketing bezpośredni własnych produktów i usług, zgodnie z art. 6 (1) lit. f) RODO.
- analitycznym oraz statystycznym - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dokonywania analiz i statystyk prowadzonych przez niego działań zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
W razie dodania nowych celów przetwarzania, zostaniesz o tym niezwłocznie poinformowany. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu zawarcia i wykonania umowy pomiędzy Użytkownikiem a DHL Express dotyczącej doręczania przesyłek oraz usług i produktów dodatkowych.
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione:
- partnerom współpracującym z DHL Express w celu dostarczenia przesyłek, w tym kurierom i innym przewoźnikom; a także partnerskim punktom obsługi klienta oraz podmiotom obsługującym automaty do nadania/odbioru paczek.
- podmiotom z grupy DP DHL, które świadczą na rzecz DHL Express różnorodne usługi księgowe, windykacyjne, usługi IT oraz wspierają proces dostarczania przesyłek, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
- w przypadku wykupienia opcji ubezpieczenia przesyłek, Twoje dane zostaną przekazane do zakładu ubezpieczeń współpracującego z DHL.
- partnerom DHL Express wspierających procesy marketingowe, w tym agencją marketingowym, hostingodawcą, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
- poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), tj. z siedzibą w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, przez co podlegają one odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane te dotyczą. Kopię tych klauzul można uzyskać u administratora danych.
Podane przez Ciebie dane osobowe będą ujawniane podmiotom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), np. w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie wiążących reguł korporacyjnych, przez co podlegają odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dotyczą. Kopię wiążących reguł korporacyjnych można uzyskać u administratora danych.
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania
- przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy. Przekazane dane osobowe możesz przesłać innemu administratorowi danych
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych lub z inspektorem ochrony danych w DHL Express, do których dane kontaktowe wskazane zostały wcześniej.
Aplikacje do obsługi przesyłek Przetwarzanie danych użytkownika
DHL poważnie podchodzi danych osobowych przetwarzanych w naszych systemach i procesach. Zapewniamy wysoki standard bezpieczeństwa danych.
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - za chwile dowiesz się jak DHL Express przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Express (Poland) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Wirażowej 37, w Warszawie.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, Aleksandrę Piórkowską, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem korespondencyjnym siedziby Administratora, elektronicznie na adres e-mail:
pl.dhlexp.iod@dhl.com, lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowej tutaj.
Czas przetwarzania
Podane przez Ciebie dane osobowe będą przechowywane przez okres świadczenia dla Ciebie usługi przez Administratora, jak również przez okres rozpatrzenia ewentualnej reklamacji oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych.
Podanie przez Ciebie dane mogą być przetwarzane w celu:
- zawarcia i wykonania umowy dostawy przesyłek w tym zapotrzebowania na usługi dodatkowe oraz zarządzania Twoimi przesyłkami - podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonywania umowy zawarta w art. 6 ust. 1 lit b) RODO
- wypełniania przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów o rachunkowości - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zawarta w art. 6 ust. 1 lit c) RODO
- przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zawarta w art. 6 ust. 1 lit c) RODO skonkretyzowane w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o praniu brudnych pieniędzy i przeciwdziałaniu terroryzmowi
- Prowadzenia działań z zakresu marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług Administratora, w tym w celach statystycznych oraz w celu profilowania. Podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność realizacji uzasadnionych interesów Administratora, przy czym te uzasadnione interesy Administratora to marketing bezpośredni własnych produktów i usług Administratora, zgodnie z art. 6 (1) litera f) RODO.
- profilowania w celu identyfikacji preferencji lub potrzeb w odniesieniu do produktów i usług oraz przedstawienia odpowiedniej oferty – podstawą prawną przetwarzania są prawnie uzasadnione interesy Administratora, gdzie interesy te stanowią marketing bezpośredni własnych produktów i usług, zgodnie z art. 6 (1) lit. f) RODO.
- analitycznym oraz statystycznym - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dokonywania analiz i statystyk prowadzonych przez niego działań zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
W razie dodania nowych celów przetwarzania, zostaniesz o tym niezwłocznie poinformowany.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu zawarcia i wykonania umowy pomiędzy Użytkownikiem a DHL Express dotyczącej doręczania przesyłek oraz usług i produktów dodatkowych.
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione:
- partnerom współpracującym z DHL Express w celu dostarczenia przesyłek, w tym kurierom i innym przewoźnikom; a także partnerskim punktom obsługi klienta oraz podmiotom obsługującym automaty do nadania/odbioru paczek.
- podmiotom z grupy DP DHL, które świadczą na rzecz DHL Express różnorodne usługi księgowe, windykacyjne, usługi IT oraz wspierają proces dostarczania przesyłek, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
- w przypadku wykupienia opcji ubezpieczenia przesyłek, Twoje dane zostaną przekazane do zakładu ubezpieczeń współpracującego z DHL.
- poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), tj. z siedzibą w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, przez co podlegają one odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane te dotyczą. Kopię tych klauzul można uzyskać u administratora danych.
Podane przez Ciebie dane osobowe będą ujawniane podmiotom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), np. w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie wiążących reguł korporacyjnych, przez co podlegają odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dotyczą. Kopię wiążących reguł korporacyjnych można uzyskać u administratora danych.
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania
- przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy. Przekazane dane osobowe możesz przesłać innemu administratorowi danych
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych lub z inspektorem ochrony danych w DHL Express, do których dane kontaktowe wskazane zostały wcześniej.
Przetwarzanie danych pracowników
DHL poważnie podchodzi danych osobowych przetwarzanych w naszych systemach i procesach. Zapewniamy wysoki standard bezpieczeństwa danych.
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - za chwile dowiesz się jak DHL Express przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Express (Poland) Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wirażowej 37, w Warszawie.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, Aleksandrę Piórkowską, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem korespondencyjnym siedziby Administratora, elektronicznie na adres e-mail:
pl.dhlexp.iod@dhl.com, lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowej tutaj.
Czas przetwarzania
Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres zatrudnienia, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa pracy i innych przepisów, m.in.: prawa rachunkowego, prawa podatkowego, prawa ubezpieczeń społecznych.
W razie przetwarzania danych osobowych w oparciu o wyrażoną przez Ciebie zgodę, Administrator będzie przechowywał Twoje dane do momentu wycofania zgody. Spółka zakończy przetwarzanie danych zbieranych w oparciu o jej prawnie uzasadniony interes, jeżeli zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania danych w tych celach.
W przypadku profilowania dane będą przez nas wykorzystywane w tym celu do momentu złożenia przez Ciebie sprzeciwu.
Podanie przez Ciebie dane mogą być przetwarzane w celu:
- zawarcia, wykonania i rozwiązania umowy o pracę – podstawą prawną przetwarzania jest konieczność przetwarzania danych w celu zawarcia i wykonania umowy, zgodnie z art. 6 (1) lit. b) GDPR.
- wykonywania czynności związanych z ewentualną odpowiedzialnością dyscyplinarną pracowników, odpowiedzialnością pracownika za szkodę wobec pracodawcy, odpowiedzialnością pracownika za majątek pracodawcy, w tym ustalanie i dochodzenie ewentualnych roszczeń – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 (1) lit. b) RODO.
- w przypadku wyrażenia zgody, w celu wykorzystania Twojego wizerunku w związku z jego publikacją w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. poczta elektroniczna, intranet, biuletyn firmowy Express News i inne) – na podstawie art. 6 (1) lit. a) RODO.
- wypełniania obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, do których należy prowadzenie archiwum akt osobowych – podstawą prawną przetwarzania danych jest przepis prawa oraz obowiązek prawny ciążący na administratorze zawarty w art. 6 (1) lit. c) RODO.
- wykonywania obowiązków wynikających z przepisów o: ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy pracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości, powszechnym obowiązku obrony oraz z innych zobowiązań wywodzących się z obowiązujących regulacji – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na administratorze – art. 6 ust. 1 lit c) RODO.
- udostępniania danych podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym podanie ich jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy – podstawą przetwarzania danych jest przepis prawa i obowiązek prawny ciążący na administratorze zawarty w art. 6 ust. 1 lit c) RODO.
- zarządzania wynikami pracy, w tym profilowania do celów statystycznych oraz rozwojowych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODOD), gdzie uzasadnionym interesem jest optymalne wykorzystanie potencjału osób zatrudnionych.
- wykonywania czynności związanych z obowiązkami i odpowiedzialnością pracownika, zakazem konkurencji, kwalifikacjami zawodowymi pracownika, w tym realizacją szkoleń - podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonywania umowy zawarta w art. 6 ust. 1 lit b) RODO oraz niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest dbanie o jak najwyższy poziom zatrudnionych osób.
- zarządzania personelem, planowania i analizy zatrudnienia, zarządzania mieniem powierzonym pracownikowi, organizacja i finansowanie podróży służbowych i służbowych kart kredytowych, wypłat i zarządzania wynagrodzeniami, przydzielania zadań, oceny pracownika – podstawą prawną przetwarzania jest konieczność przetwarzania danych w celu realizacji uzasadnionych interesów Administratora danych, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest dbanie o jak najwyższy poziom kadry zarządzającej oraz pozostałych zatrudnionych (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).
- zarządzania rozwojem, w tym profilowania do celów statystycznych i biznesowych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), gdzie uzasadnionym interesem jest optymalne wykorzystanie potencjału osób zatrudnionych.
- organizowania i współfinansowania dodatkowych świadczeń dla Service partnerów / personelu service partnerów, oraz dla ich członków rodziny (np. grupowe ubezpieczenie na życie, ubezpieczenia zdrowotne, benefit system, itp.) - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), gdzie uzasadnionym interesem jest zagwarantowanie jak najlepszych warunków współpracy.
- zapewnienia bezpieczeństwa na terenie należącym do Spółki ( w tym zamieszczenie Twojego wizerunku na identyfikatorach i kartach dostępu) - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnianie bezpieczeństwa na terenie Spółki (art. 6 ust. 1 lit f) RODO)
- zapewnienia bezpieczeństwa informacji i przestrzegania tajemnicy zawodowej – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, przy czym tym uzasadnionym interesem jest zapewnienie należytej ochrony informacji i przestrzeganie tajemnicy zawodowej.
- obsługi finansowej, administracyjnej oraz informatycznej, w tym założenia i utrzymywania kont w systemach informatycznych oraz umożliwienie zdalnej pracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest umożliwienie prowadzenia działalności Spółki, koordynacji jej działań oraz realizacji wewnętrznych celów administracyjnych (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
- zapewnienia współpracy i komunikacji na poziomie grupy kapitałowej oraz podmiotów zewnętrznych, które świadczą usługi na rzecz Spółki, w tym umożliwienie współpracy na globalną skalę (np. książki korporacyjne, planowanie i analiza zatrudnienia) – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest umożliwienie współpracy na globalną skalę i realizacja wewnętrznych celów.
- analitycznym oraz statystycznym - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dokonywania analiz i statystyk prowadzonych przez niego działań zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
W razie dodania nowych celów przetwarzania, zostaniesz o tym niezwłocznie poinformowany.
Podanie danych osobowych jest obowiązkowe, gdy wynika to z przepisów prawa, a skutkiem odmowy ich podania będzie brak możliwości zawarcia umowy o pracę. Podanie pozostałych danych osobowych jest dobrowolne, a skutkiem odmowy ich podania będzie brak możliwości realizacji poszczególnych celów wskazanych wyżej.
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione:
- podmiotom z grupy DHL dla wewnętrznych celów administracyjnych.
- podmiotom z grupy DHL, które świadczą na rzecz DHL Express różnorodne usługi księgowe, windykacyjne, usługi IT oraz wspierają proces dostarczania przesyłek, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
- podmiotom trzecim oferującym dodatkowe świadczenia dla pracowników takie jak grupowe ubezpieczenia, inne benefity oraz podmioty uczestniczące w organizacji podroży służbowych;
- podmiotom trzecim w związku z wykonywaniem Twoich obowiązków np. usługi wspólne dla kadr, dostarczanie szkoleń i kursów zawodowych, rekrutacji i zarządzania kadrami, wsparcie i utrzymanie infrastruktury IT, doradztwo prawne, analiza zachowań użytkowników, obsługa zamówień, weryfikacja zgodności (audyty), szkolenia i rozwój – przy czym takie podmioty przetwarzają dane jako podwykonawcy, na podstawie umowy z DHL Express i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami, tj. np.: niezależni zewnętrzni przedstawiciele, usługodawcy, dostawcy, partnerzy, dystrybutorzy, wykonawcy usług pocztowych i operacyjnych, zarządzania dokumentacją;
- klientom i kontrahentom spółki w związku z realizacją zadań służbowych
- poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), tj. z siedzibą w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, przez co podlegają one odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane te dotyczą. Kopię tych klauzul można uzyskać u administratora danych.
Podane przez Ciebie dane osobowe będą ujawniane podmiotom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), np. w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie wiążących reguł korporacyjnych, przez co podlegają odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dotyczą. Kopię wiążących reguł korporacyjnych można uzyskać u administratora danych.
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania
- przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy. Przekazane dane osobowe możesz przesłać innemu administratorowi danych
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Wyrażenie zgody jest dobrowolne, dlatego możesz ją w każdym momencie wycofać. Nie będzie miało to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed wycofaniem.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych lub z inspektorem ochrony danych w DHL Express, do których dane kontaktowe wskazane zostały wcześniej.
Użytkownik – formularz reklamacje faktur i duplikaty
DHL poważnie podchodzi danych osobowych przetwarzanych w naszych systemach i procesach. Zapewniamy wysoki standard bezpieczeństwa danych.
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - za chwile dowiesz się jak DHL Express przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Express (Poland) Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wirażowej 37, w Warszawie.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, Aleksandrę Piórkowską, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem korespondencyjnym siedziby Administratora, elektronicznie na adres e-mail:
pl.dhlexp.iod@dhl.com, lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowej tutaj.
Czas przetwarzania
Podane przez Ciebie dane osobowe będą przechowywane przez okres czas niezbędny do obsługi twojego zapytania w zakresie rozpatrzenia reklamacji i wydania duplikatu faktury, jak również przez okres rozpatrzenia ewentualnej reklamacji oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych.
Podanie przez Ciebie dane mogą być przetwarzane w celu:
- obsługi zgłoszonej reklamacji – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania danych do wykonania umowy zawarta w art. 6 ust. 1 lit b) RODO
- wypełniania przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów o rachunkowości - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zawarta w art. 6 ust. 1 lit c) RODO
- przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zawarta w art. 6 ust. 1 lit c) RODO skonkretyzowane w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o praniu brudnych pieniędzy i przeciwdziałaniu terroryzmowi
- dochodzenia roszczeń związanych z zawartą umową – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń na drodze cywilnej i przed sądami polubownymi zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
- analitycznym oraz statystycznym - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dokonywania analiz i statystyk prowadzonych przez niego działań zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
W razie dodania nowych celów przetwarzania, zostaniesz o tym niezwłocznie poinformowany.
Podanie dnych jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi Twojego zapytania.
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione:
- podmiotom z grupy DP DHL, które świadczą na rzecz DHL Express różnorodne usługi księgowe, windykacyjne, usługi IT, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
- poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), tj. z siedzibą w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, przez co podlegają one odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane te dotyczą. Kopię tych klauzul można uzyskać u administratora danych.
Podane przez Ciebie dane osobowe będą ujawniane podmiotom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), np. w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie wiążących reguł korporacyjnych, przez co podlegają odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dotyczą. Kopię wiążących reguł korporacyjnych można uzyskać u administratora danych.
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania
- przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy. Przekazane dane osobowe możesz przesłać innemu administratorowi danych
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych lub z inspektorem ochrony danych w DHL Express, do których dane kontaktowe wskazane zostały wcześniej.
Przetwarzanie danych kurierów
DHL poważnie podchodzi danych osobowych przetwarzanych w naszych systemach i procesach. Zapewniamy wysoki standard bezpieczeństwa danych.
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - za chwile dowiesz się jak DHL Express przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Express (Poland) Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wirażowej 37, w Warszawie.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, Aleksandrę Piórkowską, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem korespondencyjnym siedziby Administratora, elektronicznie na adres e-mail:
pl.dhlexp.iod@dhl.com, lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowej tutaj.
Czas przetwarzania
Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres współpracy z Service Partnerami, a następnie przez okres wskazany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa w tym m.in.: ustawy o rachunkowości, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych.
W razie przetwarzania danych osobowych w oparciu o wyrażoną przez Ciebie zgodę, Administrator będzie przechowywał Twoje dane do momentu wycofania zgody. Spółka zakończy przetwarzanie danych zbieranych w oparciu o jej prawnie uzasadniony interes, jeżeli zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania danych w tych celach.
W przypadku profilowania dane będą przez nas wykorzystywane w tym celu do momentu złożenia przez Ciebie sprzeciwu.
Podanie przez Ciebie dane mogą być przetwarzane w celu:
- zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy o współpracę z service partnerami i wykonywania czynności związanych z obowiązkami i odpowiedzialnością service partnerów / personelu service partnerów (w tym przede wszystkim kurierów), (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
- do wykorzystania wizerunku w związku z jego publikacją w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. poczta elektroniczna, intranet, biuletyn firmowy Express News i inne) (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
- przepis prawa – w zakresie obowiązków wynikających z tych przepisów, w tym kodeksu cywilnego, przepisów o ubezpieczeniu społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnym, podatkach, wypadkach przy współpracy, zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rachunkowości, powszechnym obowiązku obrony (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO)
- zarządzanie rozwojem oraz zasobami ludzkimi, w tym podnoszenie kwalifikacji (także na poziomie całej grupy), gdzie uzasadnionym interesem jest dbanie o jak najwyższy poziom kadry zarządzającej oraz pozostałych zatrudnionych gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest dbanie o jak najwyższy poziom kadry zarządzającej oraz pozostałych zatrudnionych (art. 6 ust. 1 lit f) RODO);
- zarządzania rozwojem, w tym profilowania do celów statystycznych i biznesowych - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), gdzie uzasadnionym interesem jest optymalne wykorzystanie potencjału osób współpracujących.
- organizowania i współfinansowania dodatkowych świadczeń dla Service partnerów / personelu service partnerów, oraz dla ich członków rodziny (np. grupowe ubezpieczenie na życie, ubezpieczenia zdrowotne, benefit system, itp.) - podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), gdzie uzasadnionym interesem jest zagwarantowanie jak najlepszych warunków współpracy.
- zapewnianie bezpieczeństwa na terenie należącym do Spółki, gdzie uzasadnionym interesem jest zagwarantowanie bezpieczeństwa - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnianie bezpieczeństwa na terenie Spółki (art. 6 ust. 1 lit f) RODO);
- analitycznym oraz statystycznym - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dokonywania analiz i statystyk prowadzonych przez niego działań zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
W razie dodania nowych celów przetwarzania, zostaniesz o tym niezwłocznie poinformowany.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, a skutkiem odmowy ich podania będzie brak możliwości współpracy z service partnerem / personelem service partnerów (w tym przede wszystkim kurierami).
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione:
- podmiotom z grupy DHL dla wewnętrznych celów administracyjnych
- podmioty trzecie oferujące dodatkowe świadczenia dla service partnerów / personelu service partnerów (w tym przede wszystkim kurierów) takie jak grupowe ubezpieczenia, inne benefity oraz podmioty uczestniczące w organizacji podroży służbowych;
- podmioty trzecie w związku z wykonywaniem Twoich obowiązków np. usługi wspólne dla kadr, dostarczanie szkoleń i kursów zawodowych, rekrutacji i zarządzania kadrami, wsparcie i utrzymanie infrastruktury IT, doradztwo prawne, analiza zachowań użytkowników, obsługa zamówień, weryfikacja zgodności (audyty), szkolenia i rozwój – przy czym takie podmioty przetwarzają dane jako podwykonawcy, na podstawie umowy z DHL Express i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami, tj. np.: niezależni zewnętrzni przedstawiciele, usługodawcy, dostawcy, partnerzy, dystrybutorzy, wykonawcy usług pocztowych i operacyjnych, zarządzania dokumentacją;
- poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), tj. z siedzibą w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, przez co podlegają one odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane te dotyczą. Kopię tych klauzul można uzyskać u administratora danych.
Podane przez Ciebie dane osobowe będą ujawniane podmiotom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), np. w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie wiążących reguł korporacyjnych, przez co podlegają odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dotyczą. Kopię wiążących reguł korporacyjnych można uzyskać u administratora danych.
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania
- przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy. Przekazane dane osobowe możesz przesłać innemu administratorowi danych
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych lub z inspektorem ochrony danych w DHL Express, do których dane kontaktowe wskazane zostały wcześniej.
Przetwarzanie danych nadawcy i odbiorcy przesyłki
DHL poważnie podchodzi danych osobowych przetwarzanych w naszych systemach i procesach. Zapewniamy wysoki standard bezpieczeństwa danych.
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - za chwile dowiesz się jak DHL Express przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Express (Poland) Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wirażowej 37, w Warszawie.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, Aleksandrę Piórkowską, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem korespondencyjnym siedziby Administratora, elektronicznie na adres e-mail:
pl.dhlexp.iod@dhl.com, lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowej tutaj.
Dodatkowe informacje dla adresata przesyłki:
Dane zawarte na liście przewozowym (kategoria danych) zostały przekazane przez nadawcę.
Czas przetwarzania
Podane przez Ciebie dane osobowe będą przechowywane przez okres świadczenia dla Ciebie usługi przez Administratora, jak również przez okres rozpatrzenia ewentualnej reklamacji oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych.
W przypadku profilowania dane będą przez nas wykorzystywane w tym celu do momentu złożenia przez Ciebie sprzeciwu.
Podanie przez Ciebie dane mogą być przetwarzane w celu:
- zawarcia i wykonania umowy dostawy przesyłek oraz obsługi usług dodatkowych zgodnie z dyspozycją nadawcy bądź odbiorcy - podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do zawarcia wykonywania umowy zawarta w art. 6 ust. 1 lit b) RODO
- zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia w transporcie – podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność wypełnienia obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, zgodnie z art. 6 (1) lit. c) RODO, a w szczególności:
- w przypadku transportu drogowego materiałów niebezpiecznych (ustawa o przewozie towarów niebezpiecznych z 19 sierpnia 2011) . Dz.U. z 2011 poz. 1367).
- w przypadku transportu powietrznego materiałów niebezpiecznych (obwieszczenie Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego z 5 czerwca 2015). Dz.U. z 2015 poz. 30)
- Zgłoszenia celne zgodnie z przeznaczeniem towaru – podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zawartego w art.. 6 ust. 1 lit. c) GDPR, a w szczególności w 1) Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady 952/2013/WE z dnia 9 października 2013 r. ustanawiającym unijny kodeks celny 2) Rozporządzeniu delegowanym Komisji (UE) 2015/2446 z dnia 28 lipca 2015 r. uzupełniającym rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 w odniesieniu do szczegółowych zasad dotyczących niektórych przepisów unijnego kodeksu celnego; 3) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1186/2009 z dnia 16 listopada 2009 r. ustanawiające wspólnotowy system zwolnień celnych; 4) Instrukcja w sprawie wypełniania zgłoszenia celnego opracowana na podstawie ww. przepisów opublikowana przez Krajową Administrację Skarbową na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: https://www. finanse.mf.gov.pl/clo/zgloszenia-celne-i-intrastat/zgloszenia-celne/instrukcje; 5) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 września 2016 r. w sprawie zgłoszeń celnych; 6) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa 7) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
- Wypełnianie przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa – w szczególności ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego nałożonego na Administratora zawartego w art. 6 (1) lit. c) RODO.
- przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – podstawą prawną przetwarzania danych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zawarta w art. 6 ust. 1 lit c) RODO skonkretyzowane w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o praniu brudnych pieniędzy i przeciwdziałaniu terroryzmowi
- dochodzenia roszczeń związanych z zawartą umową – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń na drodze cywilnej i przed sądami polubownymi zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
- analitycznym oraz statystycznym – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dokonywania analiz i statystyk prowadzonych przez niego działań zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
W razie dodania nowych celów przetwarzania, zostaniesz o tym niezwłocznie poinformowany.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu zawarcia i wykonania umowy pomiędzy Użytkownikiem a DHL Express dotyczącej doręczania przesyłek oraz usług i produktów dodatkowych.
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione:
- partnerom współpracującym z DHL Express w celu dostarczenia przesyłek, w tym kurierom i innym przewoźnikom; a także partnerskim punktom obsługi klienta oraz podmiotom obsługującym automaty do nadania/odbioru paczek.
- podmiotom z grupy DHL, które świadczą na rzecz DHL Express różnorodne usługi księgowe, windykacyjne, usługi IT oraz wspierają proces dostarczania przesyłek, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
- w przypadku wykupienia opcji ubezpieczenia przesyłek, Twoje dane zostaną przekazane do zakładu ubezpieczeń współpracującego z DHL.
- poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), tj. z siedzibą w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, przez co podlegają one odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane te dotyczą. Kopię tych klauzul można uzyskać u administratora danych.
Podane przez Ciebie dane osobowe będą ujawniane podmiotom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), np. w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie wiążących reguł korporacyjnych, przez co podlegają odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dotyczą. Kopię wiążących reguł korporacyjnych można uzyskać u administratora danych.
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania
- przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy. Przekazane dane osobowe możesz przesłać innemu administratorowi danych
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych lub z inspektorem ochrony danych w DHL Express, do których dane kontaktowe wskazane zostały wcześniej.
Użytkownik – aplikacja MyBill
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - poniżej dowiesz się jak DHL Express przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Express (Poland) Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wirażowej 37, w Warszawie.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, Aleksandrę Piórkowską, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem korespondencyjnym siedziby Administratora, elektronicznie na adres e-mail:
pl.dhlexp.iod@dhl.com, lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowej tutaj.
Podane przez Ciebie dane osobowe będą przechowywane przez okres świadczenia dla Ciebie usługi przez Administratora, jak również przez okres rozpatrzenia ewentualnej reklamacji oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych. Podanie przez Ciebie dane mogą być przetwarzane w celu:
- wykonania umowy dostawy przesyłek jak również zamówienia materiałów i usług dodatkowych - podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonywania umowy zawarta w art. 6 ust. 1 lit b) RODO
- wypełniania przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów o rachunkowości - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zawarta w art. 6 ust. 1 lit c) RODO
- obsługi zgłoszonej reklamacji – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania danych do wykonania umowy zawarta w art. 6 ust. 1 lit b) RODO
- przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zawarta w art. 6 ust. 1 lit c) RODO skonkretyzowane w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o praniu brudnych pieniędzy i przeciwdziałaniu terroryzmowi
- dochodzenia roszczeń związanych z zawartą umową - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń na drodze cywilnej i przed sądami polubownymi zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
- analitycznym oraz statystycznym - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dokonywania analiz i statystyk prowadzonych przez niego działań zawarta w art. 6 ust. 1 lit f) RODO
W razie dodania nowych celów przetwarzania, zostaniesz o tym niezwłocznie poinformowany.
Podanie dnych jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonania usługi.
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione:
- podmiotom z grupy DHL, które świadczą na rzecz DHL Express różnorodne usługi księgowe, windykacyjne, usługi IT oraz wspierają proces dostarczania przesyłek, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
- poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa
Podane przez Ciebie dane osobowe zostaną udostępnione podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), tj. z siedzibą w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, przez co podlegają one odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane te dotyczą. Kopię tych klauzul można uzyskać u administratora danych.
Podane przez Ciebie dane osobowe będą ujawniane podmiotom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), np. w państwach trzecich. Komisja Europejska nie podjęła decyzji o adekwatności poziomu ochrony w odniesieniu do tych państw. Przekazanie danych osobowych ww. podmiotom odbywa się na podstawie wiążących reguł korporacyjnych, przez co podlegają odpowiednim zabezpieczeniom w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dotyczą. Kopię wiążących reguł korporacyjnych można uzyskać u administratora danych.
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania
- przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy. Przekazane dane osobowe możesz przesłać innemu administratorowi danych
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych lub z inspektorem ochrony danych w DHL Express, do których dane kontaktowe wskazane zostały wcześniej.
Polityka Ochrony Danych DHL Supply Chain (DSC)
Odwiedź Oświadczenie o prywatności DHL Supply Chain dla Seismic
(259.5 KB)
Polityka Ochrony Danych (DHL Supply Chain, w języku polskim)
(286.5 KB)
Informacja o ochronie prywatności DHL Global Forwarding (DGF)
Informacja o ochronie prywatności DHL Global Forwarding (DGF)
Firma DHL GLOBAL FORWARDING (zwana dalej "DH"L) dziękuje za odwiedzenie strony i zainteresowanie jej produktami oraz usługami. Ochrona Twoich danych osobowych jest dla nas ważna w trakcie całego procesu biznesowego. Poniżej wyjaśniamy, jakie dane gromadzimy, gdy odwiedzasz stronę DHL, i jak je wykorzystujemy.
Kto jest odpowiedzialny za dane osobowe?
Niniejsze oświadczenie o prywatności ma zastosowanie w odniesieniu do przetwarzania danych przez:
DHL GLOBAL FORWARDING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Krakowiaków 44
02-255 Warszawa
Inspektor ochrony danych działający w imieniu powyższego administratora; dane kontaktowe:
Jeśli masz pytania związane z przetwarzaniem danych osobowych, skontaktuj się z osobami odpowiedzialnymi za ochronę danych w DHL GLOBAL FORWARDING.
Odbiorca przesyłki DHL Global Forwarding (Angielski)
(77.9 KB)
Odbiorca przesyłki DHL Global Forwarding (Polski)
(77.9 KB)
Informacje na temat przetwarzania danych osobowych DHL Freight
Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej zwanym RODO - poniżej dowiesz się jak DHL Freight (Poland) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przetwarza Twoje dane osobowe.
Informujemy, że administratorem Twoich danych jest DHL Freight (Poland) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Poleczki 23G, w Warszawie 02-822.
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych – Michał Czarnecki, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem pocztowym siedziby Administratora lub elektronicznie poprzez adres e-mail: dpo.freightpoland@dhl.com.
Informacje na temat przetwarzania danych osobowych - DHL Freight (Angielski)
(250.2 KB)
Informacje na temat przetwarzania danych osobowych - DHL Freight (Polski)
(233.1 KB)
DHL Group Data Privacy Policy
Binding Corporate Rules
Global Data Protection
Version 3
Public
Preamble
The use of modern information and communication technologies and a global network of information flows are fundamental to the business processes of DHL Group. Particularly, complex organizational structures and the challenge of running the necessary processing systems on a 24-hour basis require an international IT infrastructure in which Personal Data is processed on a group wide level. Against this background, the protection of the Personal Data of customers, employees, shareholders and business partners is a key global concern for all DHL Group Companies.
The aim of this DHL Group Data Privacy Policy (hereinafter referred to as “Policy”) is to establish a standardized, adequate, and global data protection and data security standard for the entire DHL Group. In particular, the objective is to ensure compliance with legal requirements for cross-border data flows as well as to ensure adequate protection for Data Subjects in the internal, cross-company processing of Personal Data. The Policy thus contributes to and is part of the data protection accountability measures of the DHL Group, as described in the DHL Data Protection Management System. It was first approved by the German Federal Commissioner for Data Protection and Freedom of Information in 2011.
DHL Group Companies are aware that they are perceived as a single unit in many areas and are therefore committed to sharing responsibility for implementing the Policy by handling Personal Data in a reliable and secure manner in order to contribute to the commercial success of the DHL Group and its reputation towards Data Subjects.
1.1 Area of Application
(1) The Policy applies to the processing of Personal Data of natural persons, in particular the data of customers, employees, shareholders and business partners and shall create an adequate level of protection for the Data Transfer of Personal Data from DHL Group Companies established in the European Union (EU) / European Economic Area (EEA) to DHL Group Companies in a Third Country not having an adequate level of protection. The categories of Personal Data processed, as well as the purposes of the Data Processing, depend on the relationship that Data Subjects may have with one or more DHL Group Companies. The Data Processing governed by this Policy mainly relates to the handling of employment relationships covering a wide range of possible aspects from the start of employment to possible career and development opportunities, as well as customer relationship management, which may include a variety of customer services.
(2) The list of purposes covered by the Policy is provided in Appendix 2, with details on relevant categories of Data Subjects and Personal Data processed for each purpose. Appendix 2 may be updated from time to time according to section 5 of the Policy.
(3) The Policy does not apply to Data Transfers subject to legal derogations.
(4) The Policy does also not apply to Personal Data collected and processed outside the EEA and outside of the scope of application of the General Data Protection Regulation 2016/679 ( GDPR) unless the Personal Data is collected and processed as part of an Onward Data Transfers specified under section 1.4.
(5) Moreover, in addition to safeguarding Data Transfers to DHL Group Companies in Third Countries, the Policy forms part of a comprehensive Data Protection Management System that defines DHL Group overall accountability approach to the processing of Personal Data. In this sense, the Policy not only defines the principles to be followed by DHL Group Companies when processing Personal Data but also links to the relevant procedures designed to ensure DHL Group compliance with applicable Data Protection Laws and, in particular, the GDPR.
1.2 Legally Binding Effect
(1) The Policy is based on authorization by the DHL Group Corporate Board and enters into force with its publication.
(2) The Policy becomes binding for each DHL Group Company and its employees as soon as the management of the respective DHL Group Company declares its accession to the Policy and confirms its implementation within the respective DHL Group Company. A list of DHL Group Companies that are bound by the Policy is attached in Appendix 3.
(3) All DHL Group employees are bound by the Policy through their employment contracts and/or through the obligation to comply with the DHL Group policies, including the DHL Group Code of Conduct that refers to the Policy. DHL Group Companies shall make their employees aware of the Policy and related obligations through internal communication and mandatory training. The obligation to make the employees aware of the Policy including their obligations under the Policy is with the DHL Group Company employing the relevant employees, and such DHL Group Company shall ensure that it will impose sanctions on the employees breaching the obligations under the Policy according to local Laws and Regulations.
(4) The binding effect shall end with the withdrawal of the Policy or if the respective DHL Group Company withdraws from DHL Group. Any DHL Group company that is no longer bound by the Policy shall return, or delete the Personal Data received under the Policy as DHL Data Importer. Ceasing DHL Data Importer may only keep Personal Data if they agree to be bound by other appropriate safeguards (such as but not limited to Standard Contractual Clauses). The same shall apply with respect to Onward Data Transfers by the ceasing DHL Data Importer.
1.3 Applicable Local Laws and Effects on Compliance With the Policy
(1) The principles of the Policy shall not replace Laws and Regulations governing the processing of Personal Data. Where local Laws and Regulations require a higher level of protection for Personal Data, they shall take precedence over the Policy. In any case, DHL Group Companies shall process Personal Data in compliance with Laws and Regulations.
(2) The lawfulness of Data Processing in relation to Data Transfers to Third Countries and Onward Data Transfers shall be determined by the Laws and Regulations of the EEA country in which the DHL Data Exporter has its registered office.
(3) Each DHL Group Company shall be responsible for verifying the lawfulness of its Data Processing, including any existing requirements to notify national Supervisory Authorities or other regulators, according to relevant local Laws and Regulations. If a DHL Group Company has any doubt that Laws and Regulations may prevent it from fulfilling its obligations under the Policy, it shall inform the competent Data Protection Official or Data Protection Legal Advisor, unless prohibited from doing so by a law enforcement authority.
(4) If a DHL Group Company is subject to local legal requirements that compromise the guarantees provided by the Policy (including binding requests for disclosure of Personal Data), it shall make every effort to notify the Corporate Data Protection Officer who shall assist in informing the competent Supervisory Authority, unless prohibited to do so by Laws and Regulations.
1.4 Onward Data Transfer
(1) If the DHL Data Importer transfers Personal Data to another DHL Data Importer, the DHL Data Importer shall ensure that the Onward Data Transfer complies with this Policy.
(2) In case of Onward Data Transfers to Third Parties, DHL Data Importers shall conclude the EU Standard Contractual Clauses (EU SCCs) or apply other appropriate safeguards in compliance with the applicable Data Protection Laws. In the absence of such safeguards, Onward Data Transfers may take place if a derogation under the GDPR applies. Notwithstanding the foregoing, Personal Data may only be transferred based on the requirements of applicable Data Protections Laws and in accordance with the provisions for Transfer Impact Assessments as set out in section 1.5.
(3) The foregoing provisions shall not apply to the extent that local Laws and Regulations, in particular for reasons of national security, defense, public safety, or for the prevention, ascertainment, and prosecution of criminal acts, expressly provide for the Data Transfer of Personal Data for these purposes.
1.5 Transfer Impact Assessment
(1) DHL Data Exporters shall only transfer Personal Data to DHL Data Importers established in a Third Country based on the Policy where it has been assessed that the Laws and Regulations of such Third Country do not prevent the DHL Data Importer from fulfilling its obligations under the Policy.
(2) DHL Group Companies shall base their assessment of the Laws and Regulations of the Third Country on the understanding that these Laws and Regulations respect the essence of the fundamental rights and freedoms of natural persons and do not exceed what is necessary and proportionate in a democratic society to safeguard one of the objectives of public interest.
(3) When conducting a Transfer Impact Assessment (TIA) as part of the Privacy Impact Assessment (PIA), DHL Group Companies shall consider the following:
a) The specific circumstances of the Data Transfer(s) or set of Data Transfers and of any envisaged Onward Data Transfer within the same Third Country or to another Third Country, including:
- the purposes for which the data are transferred and processed (e.g., HR, IT support, etc.);
- the types of entities involved in the Data Processing;
- the economic sector in which the Data Transfer or set of Data Transfers occur;
- the categories and format of the Personal Data transferred;
- the location of the Data Processing including storage; and
- the transmission channels used.
b) The Laws and Regulations of the Third Country of destination relevant to the circumstances of the Data Transfer, including those requiring disclosing Personal Data to, or permit access by public authorities and those that provide access to such Personal Data during the Data Transfer, as well as the applicable restrictions and safeguards.
c) Any relevant contractual, technical, or organizational safeguards put in place to supplement the safeguards under the Policy including measures applied during the transmission and to the processing of Personal Data in the Third Country of destination. If the TIA concludes that supplementary measures must be implemented in addition to those provided under the Policy, the DHL Data Importer and the responsible Data Protection Official shall be notified and involved in the implementation of such safeguards. The documentation of the TIA shall be made available to the competent Supervisory Authority upon request.
(4) DHL Data Importers shall continuously monitor the Laws and Regulations of their countries when using the Policy as a tool for Data Transfers to identify any changes that would require an update of the TIAs and the implementation of supplementary measures. Where a DHL Data Importer has reasons to believe that it has become subject to Laws and Regulations that would prevent it from complying with its obligations under the Policy, it shall notify the relevant Data Protection Official and the Corporate Data Protection Officer and the relevant DHL Group Company to ensure that each Data Transfer of Personal Data to the respective Third Country is subject to appropriate supplementary measures. The same applies if a DHL Data Exporter has reasons to believe that the DHL Data Importer can no longer fulfil its obligations under the Policy. The relevant Data Protection Official shall advise the DHL Group Companies acting as Data Exporter and Data Importer to identify and implement appropriate supplementary measures. In addition, the Data Protection Official shall also inform the Corporate Data Protection Officer.
(5) If a DHL Group Company concludes that the Policy can no longer be complied with – even where supplementary measures have been implemented – for a specific Data Transfer or set of Data Transfers, or if instructed by the competent Supervisory Authority, it shall suspend such Data Transfer or set of Data Transfers until compliance is ensured or the Data Transfer is terminated. In addition, the competent Data Protection Official, as well as the Corporate Data Protection Officer shall be informed.
(6) If compliance with the Policy is not restored within one month of suspension, the Data Transfer or set of Data Transfers must be terminated. The DHL Data Exporter may decide whether Personal Data transferred prior to the suspension and copies thereof shall be returned or destroyed.
(7) In practice, the assessments of Laws and Regulations of Third Countries, as well as the specific TIAs conducted for a Data Transfer or set of Data Transfers and the supplementary measures identified and implemented, as well as all relevant documentation, shall be made available to all DHL Group Companies and Data Protection Officials to ensure compliance with the Policy and consistency of its implementation across the DHL Group. This also includes the information that where effective supplementary measures could not be put in place, the Data Transfers at stake shall be suspended or ended. Upon request, the documentation of the assessments as well as the selected and implemented supplementary measures shall be made available to the competent Supervisory Authority.
1.6 Access Requests Issued by Third Country Public Authorities
(1) In accordance with Laws and Regulations, the DHL Data Importer shall promptly notify the DHL Data Exporter (and its Data Protection Official) and, if possible, the Data Subject if it:
a) receives a legally binding request from a public authority for the disclosure of Personal Data transferred under the Policy.
b) becomes aware of any direct access by public authorities to Personal Data transferred under the Policy.
(2) The notification shall include all information available to the DHL Data Importer, including, in particular, the Personal Data requested, the requesting public authority, the legal basis for the request and the response provided.
(3) DHL Data Importer shall use its best efforts to obtain a waiver if it is prohibited from notifying DHL Data Exporter and/or the Data Subject, with the aim of providing as much information as possible and shall document its efforts made in order to be able to demonstrate them upon request of the DHL Data Exporter.
(4) DHL Data Importer shall regularly provide DHL Data Exporter as well as the Corporate Data Protection Officer with relevant information on the requests received (in particular, number of requests, type of data requested, requesting public authority, whether requests have been challenged and the outcome of such challenges, etc.) or shall inform the DHL Data Exporter without undue delay if it is prohibited from providing such information.
(5) DHL Data Importer shall preserve the aforementioned information for as long as the Personal Data is subject to the Policy safeguards and shall make it available to any competent public authority upon request.
(6) DHL Data Importer shall review the lawfulness of a request for access or disclosure of Personal Data, challenge it if it is deemed unlawful, and pursue possibilities of appeal. When challenging a request, the Data Importer shall seek interim measures with a view to suspending the effects of the request pending a decision on the merits by a competent judicial authority. It will not disclose the Personal Data requested until it is required to do so under the applicable procedural rules.
(7) When DHL Data Importer is obliged to respond to a request, it shall provide the minimum amount of information permissible. Furthermore, any Data Transfer performed by a DHL Group Company to fulfil a request from a public authority should not be massive, disproportionate, or indiscriminate in a manner that would go beyond what is necessary in a democratic society.
2.1 Transparency of Data Processing
(1) DHL Data Controller shall inform the Data Subjects about how their Personal Data is processed. This also includes the publication of the Policy.
(2) DHL Data Controller shall provide the following information to the Data Subjects:
a) the identity and the contact details of the DHL Data Controller ;
b) the contact details of the Data Protection Officer, where applicable;
c) the purpose and scope of Data Processing;
d) the legal basis for the Data Processing:
e) where Data Processing is based on legitimate interests, the legitimate interests pursued by the DHL Data Controller or by a Third Party;
f) the recipients or categories of recipients of the Personal Data;
g) where applicable, the fact that the DHL Data Controller intends to transfer Personal Data to a Third Country or international organization and the existence or absence of an adequacy decision by the EU Commission, reference to the appropriate or suitable safeguards and the means by which to obtain a copy of them or where they have been made available;
h) the period for which the Personal Data will be stored, or if that is not possible, the criteria used to determine that period;
i) the existence of the right to request from the DHL Data Controller access to and rectification or erasure of Personal Data or restriction of Data Processing concerning the Data Subject or to object to Data Processing as well as the right to data portability;
j) where the Data Processing is based on consent, the existence of the right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of Data Processing based on consent before its withdrawal;
k) the right to lodge a complaint with a Supervisory Authority;
l) whether the provision of Personal Data is a statutory or contractual requirement, or a requirement necessary to enter into a contract, as well as whether the Data Subject is obliged to provide the Personal Data and of the possible consequences of failure to provide such data;
m) the existence of automated decision-making, including Profiling and, at least in those cases, meaningful information about the logic involved, as well as the significance and the envisaged consequences of such Data Processing for the Data Subject;
n) where Personal Data have not been obtained from the Data Subject, the categories of Personal Data concerned and from which source the Personal Data originate, and if applicable, whether it came from publicly accessible sources;
o) where it is intended to further process the Personal Data for a purpose other than that for which the Personal Data was collected, the Data Subject shall be provided prior to that further Data Processing with information on that other purpose.
(3) The information may be omitted if the Data Subject already has the information.
In case where Personal Data have not been obtained from the Data Subject the information may be additionally omitted, if
a) the provision of such information proves impossible, or it would entail a disproportionate expense,
b) obtaining or disclosure is expressly laid down by local laws and regulations to which the Controller is subject and which provides appropriate measures to protect the Data Subject's legitimate interests, or
c) Personal Data must remain confidential subject to an obligation of professional secrecy regulated local laws and regulations, including a statutory obligation of secrecy.
(4) DHL Data Controller shall provide the information to the Data Subject at the time when Personal Data is collected. Where Personal Data has not been obtained from the Data Subject, information shall be provided at the latest within one month after obtaining the Personal Data, having regard to the specific circumstances in which Personal Data is processed. In case Personal Data is to be used for communication with the Data Subject, DHL Data Controller shall provide information at the latest at the time of the first communication to that Data Subject. If a disclosure to another recipient is envisaged, DHL Data Controller shall provide information at the latest when the Personal Data is first disclosed.
2.2 Fairness and Lawfulness of Processing
(1) DHL Group Companies shall process Personal Data lawfully, fairly and in a transparent manner in relation to the Data Subject, requiring that one or more of the following conditions are met:
a) The Data Subject has given consent to the processing of his or her Personal Data for one or more specific purposes.
b) The processing of Personal Data is necessary for the performance of a contract to which the Data Subject is party, including the contractual information and/or ancillary obligations, or for the implementation of pre- and/or post-contractual measures which are carried out at the request of the Data Subject for the initiation or execution of the contractual relationship.
c) The processing of Personal Data is necessary for compliance with a legal obligation to which the DHL Data Controller is subject.
d) The processing of Personal Data is necessary to protect the vital interests of the Data Subject or of another natural person.
e) The processing of Personal Data is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the DHL Data Controller or the Third Party to whom the Personal Data is disclosed.
f) The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the DHL Data Controller or by a Third Party, except where such interests are overridden by the interests of the Data Subject which require protection.
(2) The processing of Personal Data collected in EEA regarding criminal convictions and offenses, or related security measures, based on section 2.2.1 of this Policy, may only be carried out under the control of official EEA authority or when permitted by EU law or the law of a EU Member State, which provides appropriate safeguards for the rights and freedoms of the affected Data Subjects.
2.3 General Admissibility Requirements for the Processing of Personal Data
DHL Group Companies shall comply with the data protection principles as set out below.
2.3.1 Data Minimization
DHL Group Companies shall take into account the intended purpose of the processing of Personal Data and shall process Personal Data only if it is adequate and relevant and does not go beyond what is necessary in relation to the processing. The principles of Data Processing, including the principle of data minimization, shall also apply to archived Personal Data.
2.3.2 Anonymization and Pseudonymization
Where possible and economically reasonable, DHL Group Companies shall use procedures to remove identification features that can be used to identify individual Data Subjects (Anonymization) or to replace identification features with identifiers (Pseudonymization).
2.3.3 Purpose Limitation
DHL Group Companies shall only collect and process Personal Data for specified, explicit and legitimate purposes. It may only be used for the purpose for which it was originally collected. Changes to the purpose are only admissible with the consent of the Data Subject, if permitted by local Laws and Regulations or where Data Processing for another purpose is compatible with the purpose for which the Personal Data is initially collected.
2.3.4 Consent
(1) DHL Group Companies shall obtain the consent of the Data Subject no later than the date on which the processing of Personal Data begins.
(2) The consent must be freely given, specific, unambiguous and provided on an informed basis, clearly indicating to the Data Subject the scope of Data Processing covered by the consent and the possible consequences of not giving consent. The consent language shall be sufficiently clear and inform the Data Subject of their right to withdraw their consent at any time.
(3) Consent shall be obtained in a form appropriate to the circumstances (in writing or by electronic means). Exceptionally, it may also be provided verbally if the fact that consent has been provided by the Data Subject and the specific circumstances which require that consent is obtained through an oral statement are documented. If the consent is given together with other declarations, it must be clearly highlighted.
2.3.5 Storage Limitation
DHL Group Companies shall keep Personal Data in a form which permits identification of Data Subjects for no longer than necessary for the processing purposes.
2.3.6 Processor
(1) If a DHL Group Company or an external provider process Personal Data on behalf of a DHL Group Company, the obligations of both contractual parties shall be governed by a contract meeting the requirements of applicable Data Protection Laws (Controller-Processor Agreement). The Controller-Processor Agreement shall be concluded in addition to a service agreement which may be concluded in writing or in another equivalent form. It shall stipulate, in particular, that the Processor:
a) processes Personal Data only on documented instructions from the Controller, including with regard to transfers of Personal Data to a Third Country, unless required to do so by applicable Laws and Regulations to which the Processor is subject; in such a case, the Processor shall inform the Controller of that legal requirement before processing, unless applicable Laws and Regulations prohibit such information on important grounds of public interest;
b) ensures that persons authorized to process Personal Data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality ;
c) takes all technical and organizational measures required pursuant to applicable Laws and Regulations ;
d) respects the conditions for engaging another Processor ;
e) taking into account the nature of the processing, assists the Controller by appropriate technical and organisational measures, insofar as this is possible, for the fulfilment of the Controller’s obligation to respond to requests for exercising the data subject’s rights laid down in section 2.6. ;
f) assists the Controller in ensuring compliance with the obligations pursuant to the applicable Laws and Regulations taking into account the nature of processing and the information available to the Processor ;
g) at the choice of the Controller, deletes or returns all the Personal Data to the Controller after the end of the provision of services relating to processing, and deletes existing copies unless applicable Laws and Regulations require storage of Personal Data ;
h) makes available to the Controller all information necessary to demonstrate compliance with the obligations laid down in this section and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by the Controller or another auditor mandated by the Controller.
(2) Without prior authorization of the DHL Data Controller, the Processor may not process Personal Data, which was passed on to it, for its own or a Third Party’s purposes. The obligations set out in the Controller-Processor Agreement for the Processor shall be imposed on any Sub-Processor commissioned by the Processor. The Processor and any Sub-Processor shall be selected on the basis of their ability to comply with the obligations set out in the Controller-Processor Agreement.
(3) If DHL Group Companies enter into contracts with external Processors and/or Sub-Processors in Third Countries, adequate safeguards as stipulated under GDPR, and applicable Data Protection Laws shall be implemented with respect to the rights and freedoms of Data Subjects and the exercise of their rights.
2.3.7 Accountability
(1) Each DHL Group Company shall ensure and be able to demonstrate compliance with applicable requirements under the Policy.
(2) All DHL Group Companies must maintain a record of all categories of Data Processing activities (Data Protection Record, “DPR”) carried out under the Policy. The DPR includes, as a minimum:
a) the name and contact details of the DHL Data Controller / Processor (where applicable, the joint controller, the DHL Data Controller’s representative and the Data Protection Officer);
b) the purposes of the Data Processing;
c) a description of the categories of Data Subjects and of the categories of Personal Data;
d) the categories of recipients to whom Personal Data have been or will be disclosed;
e) where applicable, transfers of Personal Data to a Third Country or an international organization;
f) where possible, the envisaged time limits for erasure of the different categories of Personal Data;
g) where possible, a general description of the technical and organizational security measures.
DHL Group Companies shall ensure that all DPRs are maintained in writing, including in electronic form. For this purpose, DHL Group Companies are provided with a central documentation tool and platform known as the DHL Group Privacy Portal. DPRs shall be made available to the competent Supervisory Authority upon request.
(3) In order to demonstrate compliance, DHL Group Companies shall ensure that PIAs are conducted for all Data Processing activities involving Personal Data transferred under the Policy. In particular, a PIA shall be carried out for Data Processing operations that are likely to result in a high risk to the rights and freedoms of natural persons. For this purpose, the DHL Group Privacy Portal shall assist DHL Group Companies in fulfilling their documentation and accountability obligations and facilitate the performance of PIAs.
(4) DHL Group Company shall consult the Supervisory Authority prior to Data Processing if a PIA indicates that the Data Processing would result in a high risk in the absence of measures taken by DHL Group Company to mitigate the risk.
(5) DHL Group Companies shall adopt and implement appropriate technical and organizational measures, which are designed to incorporate data protection principles and to support compliance with the requirements outlined in the Policy. These measures should be implemented in practice, to ensure privacy by design and by default.
2.4 Special Data Processing Cases
2.4.1 Special Categories of Personal Data
DHL Group Companies shall only process Special Categories of Personal Data if it is strictly necessary and legally required or if the Data Subject has given explicit consent. DHL Group Companies must implement technical and organizational measures to ensure the security of the Data Processing.
2.4.2 Automated Decisions in Individual Cases
(1) Data Subjects have the right not to be subject to a decision based solely on automated Data Processing, including Profiling, which produces legal effects concerning them or significantly affects them. This right does not apply if the decision is:
a) necessary for entering into, or performance of, a contract between the Data Subject and a DHL Data Controller,
b) authorized by local Laws and Regulations to which DHL Data Controller is subject and which also lays down suitable measures to safeguard the Data Subject’s rights and freedoms and legitimate interests, or
c) based on the Data Subject’s explicit consent.
(2) The DHL Group Company shall inform the Data Subject about the existence of automated decision-making, including Profiling, about the underlying logic involved, as well as the significance and the envisaged consequences of such Data Processing for the Data Subject.
(3) In the cases referred to in paragraph (1)(a) and (c) above, the DHL Data Controller shall implement suitable measures to safeguard the Data Subject’s rights and freedoms and legitimate interests, at least the right to obtain human intervention on the part of the DHL Data Controller, to express their point of view and to contest the decision.
(4) In the case of automated decisions based on Special Categories of Personal Data, these are only permissible if based on consent of the Data Subject or if necessary for reasons of substantial public interest, based on applicable Data Protection Laws.
2.5 Data Quality/ Security of Data Processing
2.5.1 Data Quality
DHL Group Companies shall comply with the data quality principles, such as accuracy, completeness, and relevance. The Personal Data must be adequate, relevant, and limited to what is necessary for the purposes for which it is processed. The DHL Group Companies shall take reasonable steps to ensure that inaccurate or incomplete Personal Data is erased, rectified, supplemented, or updated without delay, considering the intended Data Processing and the interests of the Data Subject.
2.5.2 Confidentiality
Only those employees who are authorized and who have committed themselves to the principles of data protection and confidentiality are permitted to process Personal Data. Any processing of Personal Data for personal benefit, unauthorized disclosure, or making it accessible in any other way which is not in line with Laws and Regulations is strictly prohibited. This includes the transfer of Personal Data to unauthorized parties or making it accessible to them in any other way. In this context, “unauthorized” parties may also include employees of the same or another DHL Group Company if the data is not required and necessary for their field of work or specialist tasks or where the Data Processing is not legitimized by Laws and Regulations.
2.5.3 Technical and Organizational Measures
When processing Personal Data DHL Group Companies shall implement appropriate technical and organizational measures to ensure the security of Personal Data, and to protect Personal Data against unlawful access, loss, destruction, or alteration. To this end and in accordance with the respective internal standards, DHL Group Companies shall implement all necessary measures.
These measures include:
- Denying access to unauthorized persons to data processing facilities where Personal Data is processed or used (entry control).
- Preventing unauthorized persons from using data processing systems (usage control).
- Ensuring that authorized users of a data processing system can access Personal Data only within the scope of their access rights, and that Personal Data stored within the data processing system cannot be read, copied, modified or removed without authorization, either during processing or use or when stored (access control).
- Ensuring that Personal Data cannot be read, copied, modified or removed without authorization during electronic data transfer or in the process of transmission or storage on data media, and that it is possible to verify and establish where the transfer of Personal Data is supported by data transfer facilities (transfer control).
- Ensuring that it can be reviewed and established retrospectively whether, and by whom, Personal Data has been provided, modified or removed from data processing systems (input control).
- Ensuring that Personal Data processed on behalf of the DHL Data Controller can only be processed in accordance with the DHL Data Controller’s instructions (process control).
- Ensuring that Personal Data is protected against accidental destruction or loss (availability control).
- Ensuring that items of data collected for different purposes are processed separately (separation requirement).
- Providing possibility of pseudonymization and encryption of Personal Data.
- Providing the ability to ensure the confidentiality, integrity, availability and resilience of processing systems and services, including the ability to restore the availability and access to Personal Data.
- Provide a process for regularly testing, assessing and evaluating the effectiveness of technical and organizational measures ensuring the security of the Data Processing.
2.5.4 Personal Data Breach
As stated above, confidentiality and data security are key aspects of DHL Group Data Protection Management System. However, in the event of a Personal Data Breach, the respective DHL Group Company shall document the Personal Data Breach in a dedicated register and notify it to the competent management and Data Protection Official, in accordance with the DHL Group Personal Data Breach process. Where the Personal Data Breach is likely to result in a risk to the rights and freedoms of natural persons, the respective DHL Group Company shall notify the competent Supervisory Authority (for EEA within 72 hours after becoming aware, however, might differ for other jurisdictions). When the Personal Data Breach is likely to result in a high risk to the rights and freedoms of natural persons, the respective DHL Group Company shall additionally notify the Data Subject, in accordance with applicable Data Protection Laws. In case the respective DHL Group Company is acting as a Processor it shall notify the DHL Group Company acting as a Controller when it becomes aware of the Personal Data Breach.
2.6 Rights of the Data Subject
2.6.1 General Obligations
(1) DHL Data Controller shall take appropriate measures to provide to the Data Subject information and communication relating to Data Processing in a concise, transparent, intelligible, and easily accessible form. The information shall be provided in writing, or by other means as appropriate.
(2) DHL Data Controller shall provide information or take action upon request pursuant to section 2.6.2 to 2.6.4 without undue delay and in any event within one month of receipt of the request. Where necessary, taking into account the complexity and number of requests, this period may be extended by two further months. The Data Subject shall be informed of any such extension within one month of receipt of the request, together with the reasons for the delay.
2.6.2 Right of Access
(1) Each Data Subject shall have the right to obtain from the DHL Data Controller confirmation as to whether their Personal Data is being processed and, where that is the case, to access their Personal Data and to receive additional information, including its origin, the purpose of the processing, the recipients to which it has been disclosed and where possible, the envisaged period for which the data will be stored, or the criteria to determine that period. In addition, the Data Subject shall receive access to information whether automate decision-making, including Profiling, is performed. Where this is the case, they shall receive further information about the logic involved and the significance and envisaged consequences of such Data Processing. The Data Subject shall also be informed about appropriate safeguards relating to the Data Transfer of Personal Data to a Third Country, where applicable.
(2) Upon request of the Data Subject, DHL Data Controller shall provide a copy of the Personal Data undergoing Data Processing. For any further copies requested by the Data Subject, the Controller may impose a reasonable fee for issuing such information based on administrative costs.
2.6.3 Right of Rectification, Restriction, Erasure (right to Be Forgotten), and Data Portability
(1) The Data Subject has the right to demand rectification if the data stored about the Data Subject is incomplete and/or incorrect.
(2) The Data Subject shall have the right to request from DHL Data Controller the restriction of Data Processing when:
a) the accuracy of Personal Data is contested,
b) the Personal Data is no longer needed by the DHL Data Controller,
c) the Data Processing is unlawful, or
d) where the Data Subject has objected to Data Processing according to section 2.6.4.
(3) Furthermore, the Data Subject shall have the right to request the deletion of their Personal Data if the Data Processing was inadmissible or where the Personal Data is no longer required for the Data Processing purpose, or if any other reason provided for under Laws and Regulations applies.
Where the DHL Data Controller has made the Personal Data public, it shall - taking into account available technology and costs of implementation - take reasonable steps to inform other controllers which are processing the Personal Data that the Data Subject has requested to delete any links to, or copies or replication of those Personal Data (right to be forgotten). The above obligations do not apply where Data Processing is necessary for compliance with legal obligations by Laws and Regulations which require processing.
(4) The Data Subject shall have the right to receive its Personal Data provided to the DHL Data Controller under the conditions mentioned in Laws and Regulations in a structured, commonly used and machine-readable format (data portability).
2.6.4 Right to Object
(1) The Data Subject shall have the right to object at any time to the processing of their Personal Data, which is based on public interest or the exercise of official authority vested in a DHL Data Controller or based on legitimate interests pursued by the DHL Data Controller or by a Third Party. Unless DHL Data Controller demonstrates compelling legitimate grounds for Data Processing which override the interests of the Data Subject or demonstrates necessity for the establishment, exercise, or defense of legal claims, the DHL Data Controller shall no longer process the Personal Data.
(2) Where DHL Group Companies process Personal Data for direct marketing purposes, the Data Subject shall have the right to object at any time to the Data Processing, which includes Profiling, to the extent that it is related to such direct marketing. In case of objection by the Data Subject, DHL Group Companies shall no longer process Personal Data for direct marketing purposes.
2.6.5 Discrimination Ban
DHL Group Companies shall treat Data Subjects fairly and equally when they assert their rights.
2.6.6 Assertion
(1) The Data Subject may at any time contact the Data Protection Official of the respective DHL Data Controller (via the request form under Privacy Notice on dhl.com) regarding the processing of Data Subject’s Personal Data or with questions regarding the Policy, including where they wish to complain about the Data Processing.
(2) For inquiries and complaints by mail, Data Subjects can use the following contact address:
Deutsche Post AG
Global Data Protection
53250 Bonn
The inquiries and complaints will be forwarded to the respective DHL Group Company.
(3) Data Subjects may lodge their inquiries and complaints directly against the DHL Data Controller. In such cases, the DHL Data Controller, commits to handle such inquiries and complaints without undue delay within one month of receipt of the request. Taking into account the complexity and the number of requests, DHL Group Companies may extend the one-month period at maximum by two further months, in which case the Data Subject shall be informed accordingly within one month of receipt of the request, together with the reasons for the delay.
(4) Data Subjects are duly informed of the complaint handling procedure and how to file a complaint through the Policy and the privacy notices published by DHL Group Companies on the respective websites.
(5) Notwithstanding the foregoing, the Data Subject also has the right to lodge a complaint with the competent Supervisory Authority and/or to take legal action.
3.1 Corporate Data Protection Officer
(1) The Corporate Data Protection Officer coordinates cooperation and agreement on all matters concerning the Policy. In particular, the Corporate Data Protection Officer is a representative vis-à-vis external parties and national/international Supervisory Authorities in all matters concerning the Policy. Regardless of this, the Data Protection Officials who are appointed according to the Laws and Regulations shall keep their independence and freedom from instructions.
(2) The Corporate Data Protection Officer monitors the implementation of the Policy based on audits according to section 3.5 below, as well as other appropriate instruments and reports to the DHL Group Board of Management. DHL Group Companies shall support the Corporate Data Protection Officer in performing these tasks.
(3) DHL Group Companies shall inform the Corporate Data Protection Officer if and when they accede to or withdraw from the Policy. Yearly, and upon request, the Corporate Data Protection Officer shall provide the Supervisory Authority with the list of acceded DHL Group Companies.
(4) The Corporate Data Protection Officer is also responsible for updating the Policy as described under chapter 5 below as well as for providing mandatory trainings in this regard.
3.2 Data Protection Steering Committee
In order to implement the Policy and to achieve continuous integration of data protection requirements into business processes, a Data Protection Steering Committee consisting of divisional representatives, has been established. In particular, the Data Protection Steering Committee shall support and exchange with the Corporate Data Protection Officer to establish and maintain the DHL Group Data Protection Management System.
3.3 Data Protection Officials and Data Protection Legal Advisors
(1) Each DHL Group Company shall appoint an independent Data Protection Official. The Data Protection Official is responsible for the implementation of standards and regulations and must have opportunity to report to the managing director of the respective DHL Group Company.
(2) In order to ensure compliance with the Policy, DHL Group Companies shall involve Data Protection Officials at an early stage in the development and design of new and altered operational processes, products, services and marketing measures. To ensure the performance of these tasks, DHL Group Companies shall inform relevant Data Protection Official of any relevant developments.
(3) DHL Group Companies shall inform the Data Protection Official of the DHL Group Company in question of (suspected) breaches of data protection provisions and of the Policy without undue delay.
(4) With regard to incidents violating the Policy that are relevant to more than one DHL Group Company, the Data Protection Official shall also inform the Corporate Data Protection Officer and the competent Data Protection Legal Advisor. In particular, Data Protection Officials shall inform the Corporate Data Protection Officer if the laws applicable to a DHL Group Company change substantially in a disadvantageous manner and where this has effect on data protection or adherence to the Policy.
(5) Data Protection Officials shall support each other with the implementation and the management of the DHL Group Data Protection Management System. Together with Legal Advisors, they form part of the DHL Group Data Privacy Network.
(6) Data Protection Legal Advisors providing legal experience shall support Data Protection Officials in fulfilling their tasks. In particular, as far as regulatory issues are concerned, Data Protection Officials shall seek the advice of Data Protection Legal Advisors.
3.4 Trainings
(1) The Corporate Data Protection Officer shall provide mandatory, appropriate and up-to-date data protection trainings, as well as further trainings and awareness measures. The training cycle for mandatory trainings is two years for employees in an active work status.
(2) Data Protection Officials shall, on a regular basis and in line with the respective training concept, adequately train the respective employees of DHL Group Companies which have permanent or regular access to Personal Data or who are involved in the collection of Personal Data or in the development of tools used to process Personal Data on the application of the Policy.. The implementation of trainings shall be documented by the respective Data Protection Official and reported at least annually to the Corporate Data Protection Officer.
(3) The trainings shall include but are not limited to trainings on managing access requests by public authorities as well as on access management to Personal Data.
3.5 Audits
(1) DHL Group Companies shall audit the implementation of the Policy and all components of the DHL Group Data Protection Management System on a regular basis and according to the Data Protection Audit Program. It consists of the Data Protection Audit Concept, as developed by Corporate Data Protection Officer, and yearly Audit Plans, prepared by the Corporate Data Protection Officer and the DHL Group divisions, specifying the regular audit activities, the auditors and their frequency.
(2) The audit report, including the proposed corrective actions to address and mitigate the risks, must be communicated and – depending on the audit type and scope – to the respective Data Protection Official and to the managing director of the relevant DHL Group Company and, where appropriate, to the Corporate Board of DHL Group. It shall also be made available to the competent Supervisory Authority upon request.
(3) Audits shall be carried out either by internal or external qualified auditors without any conflict of interests. In addition, Corporate Data Protection Officer and Data Protection Officials shall endorse and support general compliance audits, in particular audits carried out by the Internal Audit department or audits performed by external auditors. In the event that an audit identifies any material non-compliance with the principles set out in the Policy, the relevant DHL Group Company that is found to be non-compliant shall promptly implement the necessary corrective actions to achieve compliance.
(4) In addition to the audits, as laid down in this section, ad hoc audits may be initiated by the Corporate Data Protection Officer occasionally.
(5) Upon request, Corporate Data Protection Officer shall provide the Supervisory Authority with the relevant audit report. A competent Supervisory Authority may ask the Corporate Data Protection Officer to carry out or have carried out - in line with Laws and Regulations - an audit in a DHL Group Company to verify compliance with the Policy. The relevant DHL Group Company shall accept such an audit and make adjustments to address any suggestions for improvement identified through the audit.
3.6 Compliance
DHL Group Companies shall commit to the following obligations:
(1) No Data Transfer under the Policy is made to a DHL Data Importer unless it is effectively bound by the Policy and can ensure compliance.
(2) The DHL Data Exporter shall promptly be informed by the DHL Data Importer if DHL Data Importer is unable to comply with the Policy. Where the DHL Data Importer is in breach of the Policy or unable to comply with it, DHL Data Exporter shall suspend the Data Transfer.
(3) DHL Data Exporter shall also suspend Data Transfer to DHL Data Importer when DHL Data Importer substantially or persistently breaches the Policy or DHL Data Importer fails to comply with a binding decision of a competent court or competent Supervisory Authority.
(4) Where DHL Data Exporter has suspended the transfer of Personal Data and compliance is not restored within a month of suspension, DHL Data Importer shall, at the discretion of DHL Data Exporter, immediately return or delete all Personal Data that has been transferred under the Policy. DHL Data Importer shall apply the same commitments to any data copies, certify data deletion to DHL Data Exporter, and ensure compliance with the Policy until Personal Data is deleted or returned.
(5) If local laws prohibit DHL Data Importer from returning or deleting transferred Personal Data, DHL Data Importer shall ensure continued compliance with the Policy and only process Personal Data as long and as required by the local law.
3.7 Cooperation With Competent Supervisory Authorities
(1) DHL Group Companies agree to cooperate in good faith and as far as admissible according to Laws and Regulations with the competent Supervisory Authority.
(2) DHL Group Companies accept to be audited and to be inspected, including where necessary and in line with Laws and Regulations, on-site, by the competent Supervisory Authorities. They take into account their advice and, where necessary and in line with Laws and Regulations, abide by decisions of these Supervisory Authorities on any issue related to the Policy. Upon request, DHL Group Companies will provide the competent Supervisory Authorities with any information about the processing operations covered by the Policy.
(3) In the event of a change in the Laws and Regulations applicable to a DHL Group Company that may have a material adverse effect on the assurances provided under the Policy, the DHL Group Company shall inform the Corporate Data Protection Officer, who shall contact the competent EU Supervisory Authority.
(4) All disputes in connection with the monitoring of compliance with this Policy by the competent Supervisory Authorities shall be decided by the courts of the EU Member State of the Supervisory Authority, in accordance with the procedural law of that member state. The DHL Group Companies agree to be subject to the authority of these courts.
(5) The responsible Data Protection Official and, as far as necessary, the Data Protection Legal Advisor shall be involved in all matters related to the handling of activities of Supervisory Authorities.
4.1 Liabilty of DHL Group Companies
(1) Each DHL Data Exporter shall be liable, towards Data Subjects, for any breaches of the Policy and / or material or non-material damages resulting from such breaches, irrespective of who caused it.
(2) Each DHL Group Company shall be required to prove that it has not violated the Policy. In the event the Data Subject’s claim relates to an act or omission of a DHL Data Importer, the DHL Data Exporter shall only be exempt from liability towards the Data Subject (in whole or in part) if it can prove that the DHL Data Importer has not breached the Policy.
(3) If a Data Subject, based on a breach by the DHL Data Importer or its Sub-Processor, is not able to bring a claim for redress and compensation, where appropriate, against the DHL Data Exporter, because the DHL Data Exporter has factually disappeared or ceases to exist in law or has become insolvent, DHL Data Importer shall give the Data Subject the right to sue DHL Data Importer instead. If another entity has taken over the legal responsibilities of the DHL Data Exporter by contract or by law, the Data Subject may pursue its rights against that successor entity.
(4) The Data Importer may not rely on a breach by a Sub-Processor of its obligations, in order to avoid its own liability. The liability of the Sub-Processor shall be limited to its own Data Processing operations under the Policy.
(5) The payment of punitive damages, according to which a DHL Group Company would be obliged to make payments to a Data Subject that exceed the actual damage incurred, is expressly excluded.
(6) The Data Subject shall have the right to mandate a non-profit body, organization or association which has been properly constituted in accordance with Laws and Regulations, and which has statutory objectives which are in the public interest and is active in the field of the protection of Data Subjects’ rights and freedoms, with the enforcement of their rights. This may include lodging complaints, exercising their Data Subject rights, and bringing claims for redress and compensation, where appropriate, on their behalf, where provided for by Laws and Regulations.
4.2 Burden of Proof
In any case and where a Data Subject has demonstrated that it has suffered damage that is likely to have been caused by a breach of the Policy, the burden of proof for the processing the Data Subject’s Personal Data in compliance with the Policy lies with the relevant DHL Data Exporter.
4.3 Third Party Rights
(1) If the Data Subject has no direct rights, it shall be entitled to enforce, as a third-party beneficiary, its rights under the Policy against DHL Group Company which has violated its contractual duties towards the Data Subject.
(2) Data Subjects can enforce provisions of the Policy, as third-party beneficiaries, as detailed below:
a) the data protection principles detailed in section 2;
b) the fact that DHL Group grants easy access to the Policy, as detailed in section 1.6;
c) the rights of access, rectification, erasure, restriction, objection to Processing, and the right not to be subject to decisions solely based on automated Processing granted to Data Subjects, as detailed in section 2.6;
d) the obligation, for each DHL Group Company, to notify the competent Supervisory Authority in case of a conflict between the local legislation and the Policy, as detailed in section 1.3;
e) the right for Data Subjects to complain through the Group's internal complaint process, as detailed in section 2.6.6;
f) the duty for DHL Group Companies to cooperate with the Supervisory Authorities, as detailed in section 3.7;
g) the obligation for each EEA DHL Group Company transferring Personal Data to a Non-EEA DHL Group Company on the basis of the Policy, to accept liability for any breaches of the Policy by the Non-EEA DHL Group Company which received the Personal Data, as detailed in section 4;
h) the obligation to inform Data Subjects about any update of the Policy and its members as detailed in section 5;
i) the right to judicial remedies, redress and compensation, as detailed in section 4.1.
j) the obligation for any Onward Transfer of Personal Data by a Non-EEA DHL Group Company to a Third Party to ensure that such Third Party is required to provide the same level of data protection as set out in this Policy.
4.4 Place of Jurisdiction
At the individual's discretion, the Data Subject has the right to lodge a complaint:
- with a Supervisory Authority, in particular in the EU Member State of the Data Subject’s habitual residence, place of work or place of the alleged infringement, or the competent Supervisory Authority of the EU Member States where the DHL Data Exporter or DHL Data Importer has an establishment, and
- before the competent court of the EU Member States where the DHL Data Exporter or DHL Data Importer has an establishment, or where the Data Subject has its habitual residence.
4.5 Alternative Dispute Resolution
(1) Data Subjects who believe that their right to protection of their private life has been compromised by any actual or presumed processing of their Personal Data, may lodge a complaint with the competent Data Protection Official of the respective DHL Group Company. The Data Protection Official shall examine the legitimacy of the complaint and shall advise the Data Subject regarding its rights. In this context, the Data Protection Official shall uphold the confidentiality of further Personal Data of which the Data Protection Official has been informed by the complainant, insofar as the latter does not release the Data Protection Official from this obligation. Upon request of the Data Subject, the DHL Group Company may try to reach a settlement of the complaint with the Data Subject under the involvement of the Data Protection Official.
(2) The Data Subject’s right to make a complaint with the competent Data Protection Supervisory Authority and/or to take action remains unaffected by this provision.
(1) The Policy may be amended from time to time, when and to the extent necessary, in particular, to comply with applicable Data Protection Laws or to incorporate changes within DHL Group.
(2) In case of necessary updates, Corporate Data Protection Officer shall inform Data Protection Steering Committee and provide relevant proposals. Corporate Data Protection Officer shall also initiate further management alignment, as required, depending on the substance of necessary changes.
(3) Any significant changes to the Policy shall be reported in advance and with a brief explanation of the reasons to the Supervisory Authority. Any other change to this Policy (if applicable), such as those made in order to align the Policy with any updated EDPB recommendations regarding Binding Corporate Rules, shall be reported with a brief explanation of the reasons to the Supervisory Authority once a year. This may apply where the relevant changes potentially affect compliance of the DHL Group Company with applicable data protection laws, or where the changes are potentially detrimental to Data Subject rights.
(4) Clear and easily available information regarding any such significant changes shall be made available to all DHL Group Companies and their employees.
(5) A current version of the Policy and the list of the Policy members will be published on DHL Group websites.
(1) The Policy shall be subject to the procedural law of the Federal Republic of Germany in the case of any disputes.
(2) If individual provisions of the Policy are or become void, they shall be deemed to have been replaced by the provisions that most closely approximate the original intentions of the Policy and the void provisions. In case of doubt, the applicable Data Protection Laws of the European Union shall apply in these cases or in the absence of relevant provisions.
Appendices
The Policy is supplemented by the following appendices, which provide further information and clarification on the terms, entities, and processes involved in the data protection practices of the DHL Group. The appendices are an integral part of the Policy and should be read in conjunction with it.
Anonymization
means a process by which Personal Data is altered in such a way that the data can no longer be assigned to a specific or specifiable natural person, without a disproportionate amount of time, money and effort being required.
Controller – Processor Agreement
An agreement concerning the processing of Personal Data on behalf of the DHL Data Controller by a Processor.
Corporate Data Protection Officer
is responsible for developing DHL Group global data protection strategy, as well as creating policies, standards, guidelines, and training materials. The tasks also include coordinating the DHL Group Data Privacy Network and the Data Protection Steering Committee and monitoring the implementation and compliance with the Policy.
Data Processing
means any operation or set of operations which is performed with Personal Data or with sets of Personal Data, whether or not by automatic means, such as the collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.
Data Protection Laws
means the laws and regulations that govern the collection, use, disclosure, protection and other type of Data Processing of Personal Data, such as the General Data Protection Regulation (GDPR).
Data Protection Legal Advisor
Legal Advisors (incl. dedicated Country Data Privacy Counsels (CDPC)), responsible for providing advice related to local Data Protection laws.
Data Protection Official
may be – where provided by national laws – appointed as a statutory Data Protection Officer in accordance with such laws and is responsible for the implementation of standards and regulations on local level and reports to the management of the respective DHL Group Company.
Data Protection Record
means the record of processing activities that each DHL Group Company is required to maintain under the Data Protection Laws, documenting the purposes, categories, recipients, transfers, retention periods, and security measures of Personal Data processed by DHL Group Company.
Data Subject
is every identified or identifiable natural person whose Personal Data is processed.
Data Transfer
means disclosure by transmission, e.g. passing on stored Personal Data, to a Third Party by actively forwarding it or enabling third parties to access it.
DHL Data Controller
means the DHL Group Company which alone, or jointly with others, determines the purposes and means of the Data Processing of Personal Data.
DHL Data Exporter
is the DHL Group Company established in an EEA country which Data Transfers Personal Data to a Data Importer.
DHL Data Importer
is the DHL Group Company located in a Third Country (outside EEA) which receives Personal Data from the DHL Data Exporter.
DHL Group Company
means Deutsche Post AG, as well as all companies in which Deutsche Post AG has a direct or indirect stake of more than 50%, or over which it has financial control. Furthermore, in the context of the Policy, companies which have voluntarily acceded to the Policy are equalized with Group companies.
DHL Group Data Protection Management System
The DHL Group Data Protection Management System (DPMS) is a central component of DHL Group overall data privacy accountability. It provides support to the DHL Group legal entities in complying with legal and statutory requirements in the field of data protection.
DHL Group Privacy Portal
The Privacy Portal is a centralized platform encompassing the following items: data processing Inventory and DPR of processing activities; data protection risk classification; PIAs; data protection audits and Personal Data Breach handling.
EEA
consists of the Member States of the European Union (EU) and three countries of the European Free Trade Association (EFTA) (Iceland, Liechtenstein, and Norway; excluding Switzerland).
GDPR
General Data Protection Regulation 2016/679/EU of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons regarding the processing of Personal Data and on the free flow of movement of such data.
Laws and Regulations
means the applicable laws and regulations in the respective country, including their local interpretation.
Onward Data Transfer
Onward Data Transfer exists if a Data Importer forwards data to other third parties that have their registered office in a Third Country or engages in the cross-border Data Transfer of data.
Personal Data
is any information relating to an identified or identifiable natural person (Data Subject); an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity.
Personal Data Breach
means a breach of security leading to accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorized disclosure of, or access to, Personal Data transmitted, stored or otherwise processed.
Privacy Impact Assessment
is a process designed to help companies identify, assess, and manage (mitigate or minimize) data protection risks resulting from certain Data Processing activities. It shall ensure that data protection is an integral part of the design and implementation of such initiatives, and that there is a balance between operational needs and data protection obligations.
Processor
means any natural or legal person, public authority, agency, or other body which processes Personal Data on behalf of the DHL Data controller.
Profiling
Profiling means any form of automated processing of Personal Data consisting of the use of Personal Data to evaluate certain personal aspects relating to a natural person, in particular to analyze or predict aspects concerning that natural person's performance at work, economic situation, health, personal preferences, interests, reliability, behavior, location or movements.
Pseudonymization
Means a process by which Personal Data is altered using an allocation system, so that individual details can no longer be attributed to a natural person without access to the allocation system.
Special Categories of Personal Data
are Personal Data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs or trade-union membership and the processing of genetic or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health or concerning a natural person’s sex life or sexual orientation.
Sub-Processor
means any Processor engaged by the Data Importer or by any other Sub-Processor of the Data Importer, who agrees to receive from the Data Importer, or from another Sub-Processor of the Data Importer, Personal Data exclusively intended for Data Processing activities to be carried out on behalf of the Data Exporter, in accordance with its instructions, the relevant terms of the Policy and the terms of the written subcontract.
Supervisory Authority
means an independent public authority responsible for overseeing the implementation of and compliance with Data Protection Laws within a specific jurisdiction.
Third Country
means any country outside European Union/European Economic Area, which does not benefit from an adequacy decision issued by the European Commission.
Third Party
is a natural or legal person, public authority, agency, or body other than the Data Subject, DHL Data Controller, Processor, and person who, under the direct authority of the DHL Data Controller or Processor, is authorized to process Personal Data.
The table, which is available as a separate document, describes the key Data Transfers carried out by DHL Group Companies and covered by the Policy where DHL Group Companies acts as a Data Controller. The list below is intended to be as complete as possible but shall not be construed as being exhaustive and will be updated where necessary.
DHL Group companies processing activities and data flows Report - Public
The list of DHL Group Companies that are bound by the Policy is available as a separate document. The list will be updated on a yearly basis to reflect any changes in the corporate structure of DHL Group.
DHL Group companies bound by the DHL Group Data Privacy Policy - Public
Version History
Version |
Date |
Comments |
V.1.0 |
04/2012 |
Initial Version |
V.2.0 |
10/2019 |
Update to comply with new requirements under the General Data Protection Regulation GDPR |
V.2.1 |
03/2023 |
Editorial adjustments |
V.2.2 |
07/2023 |
Update due to renaming from DPDHL to DHL Group |
V.3.0 |
11/2025 |
Update to comply with new EDSA requirements[1] |
[1] Recommendations 1/2022 on the Application for Approval and on the elements and principles to be found in Controller Binding Corporate Rules (Art. 47 GDPR) adopted on 20 June 2023.
Reviewed and approved by
Corporate Data Protection Officer / Global Data Protection: Review and Update
The Federal Commissioner for Data Protection and Freedom of Information: Approved by official letter in 2012; Reviewed and confirmed new version as per official authority process in 2026.
Zmiany dotyczące oświadczenia o prywatności
DHL zastrzega prawo do zmian treści zawartych w oświadczeniu o prywatności w dowolnej chwili bez wcześniejszego uprzedzenia lub z uprzedzeniem. Jeśli chcesz otrzymywać informacje o zmianach, zaglądaj często na strony. Korzystając ze Stron internetowych DHL, akceptujesz niniejszą Politykę Ochrony Danych Osobowych.
Ostatnia aktualizacja tego oświadczenia miała miejsce: 01/23/2026