Forsender du til udlandet for første gang? Har du tænkt over, hvordan du sikrer, at dine varer bliver toldbehandlet uden problemer? For enhver forsinkelse betyder også en forsinkelse for dine kunder. Som denne artikel forklarer, er det afgørende at være forberedt.
Told er et minefelt. Afsendere spiller en helt central rolle i at sikre en smidig toldbehandling (Customs Clearance) uden fejl eller forsinkelser. Hos DHL arbejder vi hver dag med at hjælpe kunder med toldrelaterede udfordringer, så her deler vi nogle indsigter i de udfordringer, førstegangsafsendere typisk møder – og hvad du reelt skal have styr på, og hvordan du gør det rigtigt.
Når du sender fra Danmark, er forventningen fra både B2B-kunder og D2C-kunder ofte “hurtigt, sporbart og uden overraskelser”. Det betyder i praksis, at du bør have en fast intern proces for HS-koder, varebeskrivelser og Incoterms®, så du ikke skal opfinde den dybe tallerken for hver forsendelse.
Den første udfordring kan opsummeres i ét ord: omkostninger. Nogle førstegangsafsendere er ikke klar over, at de skal betale importtold og -skatter til myndighederne. De tror, at når de har betalt fragt-/forsendelsesfirmaet, så er alt klaret. Desværre er det ikke sådan. De ekstra omkostninger har intet med din forsendelsesleverandør at gøre, men fastsættes af myndighederne i det land, du sender til. Det kan komme som et ubehageligt chok, så sørg for at kende omkostningerne i hvert importmarked og budgettér derefter.
For at hjælpe dig videre har DHL Express udviklet MyGTS (My Global Trade Services), en dedikeret portal med alle de værktøjer, du skal bruge til nem international forsendelse – herunder en landed cost-beregner. Den giver dig et estimat på den samlede end-to-end-omkostning ved at sende et produkt til et andet land, inkl. alle transportgebyrer, toldomkostninger, afgifter og skatter. Når du kender disse omkostninger på forhånd, er det langt lettere at holde din forretning på budget.
Hvis du sælger B2C til fx Norge, Schweiz eller Storbritannien, er det ekstra vigtigt at afklare på forhånd, hvem der betaler importomkostningerne (kunden eller dig). Kunder i Norden forventer ofte en “alt inkluderet”-oplevelse, og uklare leveringsvilkår kan give flere henvendelser til kundeservice og flere afviste leveringer.
Den anden udfordring er mængden af information og dokumentation, som toldmyndighederne kræver. Det kan virke overvældende for førstegangssendere – især når man sender til lande, hvor myndighederne har komplekse administrative processer. Kravene varierer også meget alt efter, hvad der sendes. For eksempel kan bestemte varetyper som tekstiler og kosmetik kræve særlige licenser, tilladelser eller certifikater fra importtoldmyndighederne. Derfor er det afgørende, at du undersøger, hvilke oplysninger der kræves, og hvilke dokumenter du skal vedlægge – baseret på det, du sender, samt afsender- og modtagerland.
Med væksten i e-handel (og yderligere accelereret af COVID) bevæger toldmyndighederne sig væk fra papirbaserede/”røde-bånd”-processer og hen imod et fuldt datadrevet miljø, der muliggør effektive og risikobaserede clearance-processer.
Derfor er det vigtigt, at afsendere giver fuldstændige og korrekte oplysninger, når de klargør deres forsendelser – med særligt fokus på oplysningerne på handelsfakturaen (Commercial Invoice).
I praksis ser vi ofte, at fejl opstår, når faktura-/ERP-data og forsendelsesdata ikke “taler sammen”. Sørg for, at din webshop/ERP kan eksportere varelinjer med materialer, anvendelse og oprindelsesland – så din handelsfaktura ikke bliver en manuel øvelse ved hver forsendelse.
Hvis du som afsender ikke giver alle de rigtige oplysninger og dokumenter – eller hvis du angiver ufuldstændige eller forkerte data på handelsfakturaer (Commercial Invoices) eller fragtbreve (Waybills) – er det bedste udfald, at din forsendelsesleverandør opdager de manglende data og sætter din forsendelse på pause for at gøre dig opmærksom på det. Det forsinker naturligvis leveringen.
Omvendt, hvis forsendelsesfirmaet ikke opdager de manglende oplysninger, kan din forsendelse blive tilbageholdt af toldmyndighederne, indtil alle korrekte oplysninger og dokumenter er fremskaffet. Desværre kan du også blive opkrævet lageromkostninger, indtil toldbehandlingen er afsluttet. Uanset hvad vil din slutkunde (modtageren) opleve forsinkelser, muligvis ekstra leveringsomkostninger og frustration – både over dig og forsendelsesfirmaet. Og det vil vi alle gerne undgå!
Det er særligt vigtigt at angive korrekte og fuldstændige oplysninger om afsender og importør (dvs. din kunde) på handelsfakturaen. Oplysninger om importøren – inkl. kontaktoplysninger som fulde navn, adresse, mobilnummer og e-mailadresse – er afgørende. Hvis der opstår en forsinkelse i destinationslandet, kan forsendelsesfirmaet (eller endda toldmyndighederne) have brug for at kontakte importøren. Hvis importøren ikke kan kontaktes nemt, kan importtoldbehandlingen af varerne blive forsinket, eller forsendelsen kan i værste fald blive sendt retur til dig.
Brug altid et telefonnummer, der faktisk kan træffes i dagtimerne, og undgå generiske e-mails som info@… hvis ingen monitorerer den løbende. Når told eller carrier spørger om dokumentation, kan få timers svartid være forskellen på “frigivet samme dag” og flere dages stop.
En præcis beskrivelse på handelsfakturaen af det nøjagtige indhold i din forsendelse – varebeskrivelsen (Goods Description) – er også meget vigtig for at sikre en smidig toldbehandling. For det første bruger toldmyndighederne den til at analysere, om din forsendelse udgør en sikkerheds-/tryghedsrisiko, baseret på analyse af forsendelsesdata. Varebeskrivelsen er også afgørende for at fastlægge andre nøgleelementer, såsom HS-koden (Harmonised System) – som er relevant for, hvor meget importtold og -skatter der skal betales.
Når du angiver varebeskrivelsen på handelsfakturaen, skal du være detaljeret og præcis. Du bør angive, hvad varen er, hvad den bruges til, og hvad den er lavet af. I stedet for “Apparel” skal du fx skrive “T-shirt til kvinder, 100% bomuld”. Du kan finde flere eksempler på gode og dårlige beskrivelser i vores detaljerede toldguide.
Ud over fuldstændige og korrekte varebeskrivelser er et andet nøglepunkt, at afsendere angiver den relevante HS-kode (Harmonised System) på handelsfakturaen. HS-koden bestemmer den importtoldsats, du betaler, afhængigt af hvad du sender, og den kan også afgøre eventuelle importrestriktioner, samt om der kræves licenser.
HS-koden (Harmonised System) er en international standard udviklet af World Customs Organization (WCO). Hvert importland har sin egen tabel over toldsatser knyttet til hver HS-kode – og der er mange af dem!
Hos DHL Express har vi udviklet et værktøj, som vores kunder kan bruge til at finde den rigtige HS-kode. Det hedder DHL Global Trade Services (MyGTS).
Vi tilbyder også en service, der gør det muligt for dig (afsenderen) at betale importtold og -skatter på vegne af importøren (modtageren). Hvis du ved booking af en forsendelse forudvælger at betale alle DHL-gebyrer (på vegne af dine kunder/modtagere af varerne), vil DHL lægge ud for importtold og -skatter og fakturere beløbet tilbage til dig (sammen med andre toldrelaterede gebyrer, hvis det er relevant). Denne service kaldes DHL Duty Tax Paid (DTP) Billing Service – kontakt venligst din DHL Express-repræsentant for mere information.
Ingen afsendere nyder at betale afgifter og skatter, men lad dig ikke friste til at bruge en forkert HS-kode for at få en lavere toldsats. Hvis du bliver opdaget, skal du ikke alene betale den korrekte sats – du vil sandsynligvis også blive pålagt bøder af toldmyndighederne, eller værre endnu: der kan komme yderligere sanktioner.
En anden måde, nogle afsendere forsøger at skære i deres omkostninger til afgifter og skatter, er ved at undervurdere værdien af deres forsendelse. Det fraråder vi kraftigt!
Det er afgørende, at du angiver den reelle værdi af de solgte varer på handelsfakturaen – med 100% transparens. Afhængigt af den anvendte Incoterm skal fragtomkostninger og forsikring også fremgå.
Hvis toldmyndighederne får mistanke om, at dine varer er undervurderet, vil modtageren blive kontaktet og bedt om at fremlægge en kopi af betalingsbevis eller kvittering for de købte varer, så myndighederne kan sammenligne med den deklarerede værdi på handelsfakturaen.
Hvis undervurderingen bekræftes, vil toldmyndighederne ikke kun opkræve det korrekte beløb i importtold og -skatter (baseret på varernes reelle værdi), men kan også give dig bøder og kræve at gennemgå dine tidligere forsendelser.
Ud over kontaktoplysninger beder toldmyndighederne i stigende grad om forskellige former for identifikation fra enten afsender eller modtager – eller begge. For eksempel kan de bede om modtagerens kørekortnummer, pasnummer eller en kopi af et identitetskort. Nogle myndigheder kræver endda, at modtageren installerer en app på sin smartphone for at bekræfte sin identitet.
Når det er relevant, anbefales det, at du (afsenderen) indhenter importørens identifikation (på forhånd) og angiver disse oplysninger ved klargøring af forsendelsen (hvis det kræves i det pågældende importland). Det vil fremskynde importclearance i destinationslandet, fordi det undgår, at forsendelsesfirmaet skal kontakte modtageren for at indsamle disse oplysninger.
Myndighederne slår hårdere ned på illegale importører, og det kan man egentlig godt forstå. Hvis nogen forsøger at sende eller modtage noget med falsk identitet, er sandsynligheden for ulovlighed jo ret høj!
Informér dine kunder på checkout-siden om, at de kan blive bedt om ID ved import i visse lande. Når du sætter forventningen tidligt, får du typisk færre “hvorfor spørger de om mit pas?”-henvendelser, og dine forsendelser flyder bedre.
Hvis du sælger online, kan du blive bedt om at momsregistrere dig i køberens land og angive momsen i destinationslandet på handelsfakturaen sammen med dit momsregistreringsnummer. I dette scenarie skal importmoms betales, når forsendelserne toldbehandles, men kan senere fradrages. Alternativt kan importmoms betales i en “Vendor Collection Model”, hvor sælgeren beregner momsen på forhånd ved salget af varerne og betaler myndighederne centralt og samlet, ikke-transaktionsbaseret. Det er en voksende global trend, fx i Australien og i EU.
Når du fx sælger online til EU, kan du enten vælge at bruge DHL’s Duty Tax Paid (DTP) Billing Service, hvor DHL betaler importmoms til myndighederne ved import og efterfølgende fakturerer dig, eller du kan registrere dig i EU’s Import One Stop Shop (IOSS)-system, hvor momsen opkræves af online-sælgeren på købstidspunktet (og online-sælgeren betaler derefter til skattemyndighederne i EU via en central, månedlig momsangivelse).
Grænseoverskridende forsendelse kan virke kompleks med alt toldpapirarbejdet og de regler, man skal navigere i. Men DHL Express’ MyGTS (My Global Trade Services) er en gratis, brugervenlig platform, der hjælper dig med at planlægge og håndtere alle aspekter af international forsendelse.
Det er en hurtig og nem måde at finde HS-koder til dine varer, få et landed cost-estimat for din forsendelse og få vejledning om hvert lands importrestriktioner, før du sender. Alt sammen så dine varer når frem uden unødige forsinkelser.
Med MyGTS kan du vækste din forretning i nye cross-border-markeder – der er ingen grænser! Registrér dig her.
Undersøg importomkostningerne relateret til afgifter og skatter. Undersøg hvilken information og dokumentation der kræves for netop din produkttype. Undersøg importrestriktionerne for produktet i forskellige lande.
At gøre det rigtigt fra start (“Right 1st Time”) reducerer ikke kun problemer senere – det giver også din slutkunde den bedst mulige oplevelse.
Sidst, men ikke mindst: Sørg for at give fuldstændige og korrekte oplysninger på handelsfakturaen ved oprettelse af din forsendelse, så du undgår enhver form for forsinkelser pga. manglende data – herunder:
Oplysninger om afsender/eksportør og modtager/importør: angiv fuldt navn, fuld adresse (vej, nummer, by, land, postnummer) og kontaktoplysninger (telefonnummer og e-mail).
Identifikationsnummer: hvis relevant, angiv afsenders/modtagers identifikationsnummer, fx moms-/GST-nummer, EORI-nummer osv.
Varebeskrivelser: varelinjebeskrivelser af varerne (med detaljeret, præcist og almindeligt sprog).
HS-kode (Harmonised System) og oprindelsesland: HS-kode pr. varelinje (helst den fulde importtarifkode) og oprindelsesland (typisk det land, hvor varerne er produceret eller fremstillet).
Værdier og valuta: varelinjeværdi af varerne samt yderligere opdeling af relevante omkostningselementer (fx forsikring, fragt, emballage osv.) med den valuta, som transaktionen er foretaget i
Vægt/enhed og antal: angiv brutto-/nettovægt, enhed (fx KG) og antal (fx 2 stk.) på varelinjeniveau.
INCOTERMS® og sted: inkluder INCOTERMS® og sted (som krævet under den relevante term).
Oprindelseserklæring (Proof of Origin Statement): hvis relevant, inkluder oprindelseserklæringen på fakturaen for at kvalificere til præferentielle toldsatser (også kendt som “Statement on Origin”, “Country of Origin Statement” osv.)
Årsag til eksport: angiv årsagen til eksport, fx permanent, reparation og returnering, midlertidig, gaver.
Andre krav: det er afgørende, at du verificerer, om der gælder andre krav for dine varer, fx eksport-/importlicenser, andre myndighedskrav (fx veterinær- og plantesundhedsregler) osv.
At give fuldstændige og korrekte oplysninger fra start (når du opretter din forsendelse) vil forebygge potentielle forsinkelser.
Ved at give dine kunder den bedst mulige oplevelse, øger du chancen for, at de bestiller hos dig igen og igen.
Som verdens mest internationale virksomhed, med drift i over 220 lande og territorier, kan DHL Express hjælpe dig med at navigere i cross-border-handel – og gøre told mindre komplekst!
Del
