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Comment créer une lettre de bordereau

Anna Thompson
Anna Thompson
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3 min de lecture
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woman smiling in a warehouse

Vous expédiez quelque chose aux clients ? Ensuite, une lettre de bordereau est essentielle pour s’assurer qu’elle arrive à destination en toute sécurité et à temps. Considérez-le comme le « passeport » de votre envoi, indiquant aux autorités douanières tout ce qu’elles doivent savoir pour qu’il continue à avancer sans délai.

Cet article explique l’importance d’une lettre de bordereau, avec un guide étape par étape pour vous aider à la remplir correctement.

Qu’est-ce qu’une lettre de bordereau ?

Une lettre de bordereau est un document qui est joint à un envoi et contient des informations essentielles afin que les machines, les courriers et les agents des douanes puissent le traiter et le suivre.

Le bordereau d’expédition comprendra des détails importants tels que le nom et l’adresse de l’expéditeur et du destinataire, le contenu du colis et qui est tenu de payer les droits et taxes.

Tout comme chaque envoi est unique, sa lettre de bordereau l’est aussi. Sans cela, l’envoi risque d’être retardé, perdu ou retenu à la douane.

À quoi sert une lettre de bordereau ?

Une lettre de bordereau est un document publié par un transporteur qui donne des détails et des instructions sur un envoi, y compris ce qu’il est, où il va et comment il doit s’y rendre. Pour les envois internationaux, une lettre de bordereau est indispensable pour passer la douane. Dans certains cas, un bordereau d’expédition servira également de reçu de paiement et d’exigence d’assurance.

La lettre de bordereau est généralement attachée à l’extérieur du colis d’expédition, de sorte que toute personne qui le manipule a facilement accès aux détails importants. En raison des progrès technologiques, des lettres de voiture électroniques ont vu le jour, qui promettent d’accroître la transparence et l’efficacité et bien sûr la commodité pour le client. De plus, cette route est plus respectueuse de l’environnement. 

Quels sont les éléments d’une lettre de bordereau ?

Les principaux éléments d’une lettre de bordereau sont les détails de l’expéditeur et du destinataire, ainsi que le point d’origine et de destination. Ces informations aident le transporteur à savoir où il va et les agents des douanes comprennent le type d’envoi.

hand scanning barcode

Qu’est-ce qui rend une lettre de bordereau importante ?

Une lettre de bordereau agit comme un accord juridiquement contraignant entre un expéditeur et un transporteur. Il est donc essentiel aux fins de la responsabilité, de l’assurance et du paiement.

Les lettres de bordereau contiennent une identification de suivi, ce qui signifie que l’envoi peut être suivi en temps réel, réduisant ainsi son risque de perte. Dans le monde d’aujourd’hui, le suivi est devenu un must pour toute entreprise d’expédition à l’étranger. Les entreprises dee-commerce par exemple, veulent s’assurer que leurs livraisons parviennent aux clients rapidement et à temps tout envoi retardé ou perdu aura une mauvaise image de leur marque. 

Comment remplir ce document

 Guide de la lettre de bordereau

Il est important que vous remplissiez votre feuille de route avec soin (et avec une écriture lisible!) Les autorités douanières vérifieront que les détails correspondent au contenu et à la facture de l’envoi, de sorte que des incohérences pourraient entraîner le blocage de votre envoi.

Voici les principaux éléments d’information que vous devrez fournir sur le connaissement :

  • Le nom, l’adresse (qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un particulier), le numéro de téléphone et l’adresse électronique de l’expéditeur
  • Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du destinataire
  • Une description du contenu de l’envoi, y compris le poids, les dimensions et la valeur
  • Dans le cas où votre envoi est destiné à une vente de marchandises, vous pouvez être invité à fournir un numéro d’identification fiscale de l’expéditeur / destinataire
  • Que l’envoi soit des droits et taxes payés (DTP), c’est-à-dire que vous, l’expéditeur, encourez la totalité des coûts de l’expédition, ou des droits et taxes impayés (DTU), tous les droits et taxes encourus dans le pays de destination étant à la charge du destinataire

Une fois que vous avez rempli la lettre de bordereau, vous devrez probablement remplir une facture d’expédition celle-ci est utilisée comme document justificatif de la valeur déclarée sur la lettre de bordereau.

man and chatting in front of desk

Comment DHL peut vous aider

Avec un compte professionnel DHL Express, vous aurez accès à des conseils d’experts sur tout ce qui concerne l’expédition internationale, de la façon d’atteindre de nouveaux marchés au remplissage des lettres de bordereau et à la navigation dans les douanes. Tout cela signifie que vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur la vente !