Cómo crear un albarán

Saber lo que es un albarán y cómo usarlo, viene a ser importantísimo para muchísimos profesionales. Básicamente, un albarán es un documento que se adjunta a un envío y contiene información crítica para que las máquinas, los mensajeros y los funcionarios de aduanas puedan procesarla y rastrearla.

El documento incluirá detalles importantes como el nombre y la dirección del remitente y del destinatario, el contenido del paquete y quién está obligado a pagar los aranceles e impuestos.

Así como cada envío es único, también lo es su albarán. Sin él, el envío corre el riesgo de retrasarse, perderse o retenerse en la aduana.

¿Para qué se utiliza un albarán?

Si alguna vez has usado un servicio cómo DHL, te habrás dado cuenta que los albaranes son los documentos creados por un transportista que brindan detalles e instrucciones sobre un envío. Aquí tiene que estar incluido lo que es, a dónde va y cómo debe llegar allí. Para envíos internacionales, un albarán es fundamental para poder pasar por la aduana. De hecho, en algunos casos, el albarán también actuará como recibo de pago y un requisito para el seguro.

El albarán generalmente se adjunta al exterior del paquete de envío. Así cualquier persona que maneje ese paquete puede tener fácil acceso a detalles importantes. Debido a los avances tecnológicos, han surgido también albaranes electrónicos de DHL, que prometen aumentar la transparencia y la eficiencia y, por supuesto, la comodidad para el cliente. Además, estos albaranes de DHL son mucho más respetuosos con el medio ambiente. 

¿Quién participa en un albarán de entrega?

Después de entender el albarán significado, también te toca entender bien quiénes participan en una entrega. Lo fundamental es, que siempre se prepare el papeleo con información precisa sobre el paquete. Esto recae en el remitente o transportista. Mediante el uso del albarán de entrega para el seguimiento y la validación, el transportista o servicio de mensajería asegura así que el envío llegue al destinatario.

Si se trata de algo que vaya al extranjero, entonces se van a poner a revisar la documentación los funcionarios de aduanas. Ellos determinan los aranceles y el cumplimiento de la normativa. Por último, el destinatario recibe el paquete y puede que tenga que firmar el albarán de entrega para verificar la recepción.

¿Cuáles son los elementos de un albarán?

Los elementos principales de un albarán son los detalles del expedidor y del consignatario, así como el punto de origen y destino. Esta información ayuda al transportista a saber a dónde va y a los funcionarios de aduanas a comprender el tipo de envío.

¿Qué hace que un albarán sea importante?

Un albarán actúa como un acuerdo jurídicamente vinculante entre un cargador y un porteador. Eso hace que sea tan importante tanto para la responsabilidad de cada uno, cómo también la seguridad y el pago.

Los albaranes contienen ID de seguimiento. Esto significa que el envío se puede rastrear en tiempo real, lo que reduce el riesgo de perderse. Actualmente, el seguimiento se ha convertido en una necesidad para cualquier negocio que realice envíos al extranjero. Las empresas de comercio electrónico, por ejemplo, quieren asegurarse de que sus entregas lleguen a los clientes rápidamente y a tiempo: cualquier envío retrasado o perdido se reflejará mal en su marca. 

Importancia legal

Un albarán de entrega funciona realmente como un acuerdo legalmente vinculante. Ofrece pruebas de que los artículos se han enviado y entregado. Esto reduce la posibilidad de conflictos. En caso de que un paquete se pierda o se dañe, el albarán de entrega puede servir de prueba en reclamaciones o casos judiciales, asegurando así la responsabilidad de todos los implicados.

Importancia fiscal

Los impuestos y los registros financieros dependen en gran medida de un albarán de entrega. Permite a las empresas controlar los envíos para auditorías, cumplimiento de impuestos y facturación. Los funcionarios de aduanas lo usan para evaluar impuestos y gravámenes para el comercio internacional. Las transacciones fluidas y honestas dependen de la exactitud del albarán de entrega, ya que ayuda a evitar disparidades financieras y posibles multas.

Tipos de albaranes

El grado de información necesaria para la carga determina las múltiples formas que pueden adoptar las notas de entrega. Las notas de entrega con valor y sin valor son las dos variedades más frecuentes. Para la contabilidad y los impuestos, es útil una nota de entrega con valor, que contiene el precio de los productos. Una nota de entrega sin valor se concentra únicamente en los datos de envío y elimina el precio.

Albarán valorado

Una nota de entrega valorada ofrece transparencia al remitente y al destinatario al indicar el coste de cada artículo del paquete. La facturación, el despacho de aduanas y las reclamaciones de seguros la utilizan. Las empresas que manejan artículos sujetos a impuestos o comercio exterior suelen necesitar una nota de entrega valorada para garantizar el cumplimiento adecuado y los registros financieros.

Albarán no valorado

Un albarán sin valorar solo muestra la descripción y la cantidad del artículo. Por eso no da ninguna información sobre el precio. Es útil cuando se envían regalos, muestras o consignaciones en las que no se requiere la divulgación del precio. Porque al mantener la discreción en ciertas operaciones comerciales, este tipo de albarán permite a los destinatarios confirmar el contenido de la carga sin revelar información financiera privada.

¿Cuál es la diferencia entre un albarán y una factura?

Un albarán de entrega verifica que los productos han sido transportados y recibidos, especificando el contenido sin indicar necesariamente los costes. Simplifica el seguimiento y la validación. Por el contrario, una factura es un registro financiero que solicita el pago y enumera los precios de los artículos, los impuestos y los importes totales adeudados. Un albarán de entrega garantiza la entrega; una factura ayuda con el pago.

Rellenar un albarán

Es importante que rellenes tu albarán cuidadosamente (¡y con letra legible!). Las autoridades aduaneras verificarán que los detalles coincidan con el contenido y la factura del envío, por lo que las inconsistencias podrían hacer que tu envío se retrase.

Así que, ya que sabes lo que es un albarán en España, te toca entender los siguientes pasos para rellenar uno también cuando uses DHL:

• El nombre, la dirección (ya sea una empresa o un individuo), número de teléfono y dirección de correo electrónico del remitente

• El nombre, la dirección y el número de teléfono del destinatario

• Una descripción del contenido del envío, incluyendo peso, dimensiones y valor

• En el caso de que tu envío sea para una venta de bienes, es posible que se te solicite que proporciones un número de identificación fiscal del remitente / destinatario.

• Si el envío es Aranceles e Impuestos Pagados (DTP), lo que significa que tú, el remitente, incurre en los costos totales del envío, o Aranceles e Impuestos No Pagados (DTU), por lo que todos los aranceles e impuestos incurridos en el país de destino serán asumidos por el destinatario.

Una vez hayas completado el albarán, es probable que tengas que completar una factura de envío, que se utiliza como documento de respaldo para el valor declarado en el albarán.

Condiciones de pago

En un albarán de entrega, las condiciones de pago muestran si la carga está impagada (DTU) o DTP, es decir, derechos e impuestos pagados. Aunque un albarán de entrega por sí solo no pide dinero, puede indicar las condiciones de pago aceptadas, garantizando así la claridad entre el remitente, el destinatario y el transportista.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los albaranes de entrega?

Los criterios legales y las normativas corporativas definen el tiempo de conservación de los albaranes. En términos generales, para el mantenimiento de registros, las auditorías fiscales y la resolución de disputas, deben almacenarse durante al menos tres a siete años. Los funcionarios de aduanas en el comercio internacional pueden exigir documentos para el cumplimiento. La documentación a largo plazo y el acceso rápido requieren un almacenamiento digital.

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