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Cómo crear un albarán

Anna Thompson
Anna Thompson
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woman smiling in a warehouse

¿Envías algo a clientes? Entonces, un albarán es fundamental para garantizar que llegue a su destino de forma segura y a tiempo. Piensa en ello como el "pasaporte" de tu envío, diciéndole a las autoridades aduaneras todo lo que necesitan saber para mantenerlo en movimiento sin demora.

Este artículo explica la importancia de un albarán, con una guía paso a paso para ayudarte a completarlo correctamente.

¿Qué es un albarán?

Un albarán es un documento que se adjunta a un envío y contiene información crítica para que las máquinas, los mensajeros y los funcionarios de aduanas puedan procesarla y rastrearla.

El albarán incluirá detalles importantes como el nombre y la dirección del remitente y del destinatario, el contenido del paquete y quién está obligado a pagar los aranceles e impuestos.

Así como cada envío es único, también lo es su albarán. Sin él, el envío corre el riesgo de retrasarse, perderse o retenerse en la aduana.

¿Para qué se utiliza un albarán?

Un albarán es un documento creado por un transportista que brinda detalles e instrucciones sobre un envío, incluido qué es, a dónde va y cómo debe llegar allí. Para envíos internacionales, un albarán es esencial para pasar por la aduana. En algunos casos, el albarán también actuará como recibo de pago y un requisito para el seguro.

El albarán generalmente se adjunta al exterior del paquete de envío, para que cualquier persona que la maneje tenga fácil acceso a detalles importantes. Debido a los avances tecnológicos, han surgido albaranes electrónicos, que prometen aumentar la transparencia y la eficiencia y, por supuesto, la comodidad para el cliente. Además, este albarán es más respetuosa con el medio ambiente. 

¿Cuáles son los elementos de un albarán?

Los elementos principales de un albarán son los detalles del expedidor y del consignatario, así como el punto de origen y destino. Esta información ayuda al transportista a saber a dónde va y a los funcionarios de aduanas a comprender el tipo de envío.

hand scanning barcode

¿Qué hace que un albarán sea importante?

Un albarán actúa como un acuerdo jurídicamente vinculante entre un cargador y un porteador. Por lo tanto, es esencial a efectos de responsabilidad, seguro y pago.

Los albaranes contienen ID de seguimiento, lo que significa que el envío se puede rastrear en tiempo real, lo que reduce el riesgo de perderse. En el mundo de hoy, el seguimiento se ha convertido en una necesidad para cualquier negocio que realice envíos al extranjero. Las empresas de comercio electrónico, por ejemplo, quieren asegurarse de que sus entregas lleguen a los clientes rápidamente y a tiempo: cualquier envío retrasado o perdido se reflejará mal en su marca. 

Rellenar un albarán

Es importante que rellenes tu albarán cuidadosamente (¡y con letra legible!). Las autoridades aduaneras verificarán que los detalles coincidan con el contenido y la factura del envío, por lo que las inconsistencias podrían hacer que tu envío se retrase.

Estas son las piezas clave de información que deberás proporcionar:

  • El nombre, la dirección (ya sea una empresa o un individuo), número de teléfono y dirección de correo electrónico del remitente
  • El nombre, la dirección y el número de teléfono del destinatario
  • Una descripción del contenido del envío, incluyendo peso, dimensiones y valor
  • En el caso de que tu envío sea para una venta de bienes, es posible que se te solicite que proporciones un número de identificación fiscal del remitente / destinatario.
  • Si el envío es Aranceles e Impuestos Pagados (DTP), lo que significa que tú, el remitente, incurre en los costos totales del envío, o Aranceles e Impuestos No Pagados (DTU), por lo que todos los aranceles e impuestos incurridos en el país de destino serán asumidos por el destinatario.

Una vez hayas completado el albarán, es probable que tengas que completar una factura de envío, que se utiliza como documento de respaldo para el valor declarado en el albarán.

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