Produktivitas Tim 101

Bekerja sendiri itu mudah. Yang Anda butuhkan hanyalah waktu, energi, dan daftar tugas. Tetapi bekerja sebagai tim membutuhkan seperangkat keterampilan yang berbeda. Ketiga tips ini akan mengubah tingkat produktivitas tim Anda.

Tetapi kita semua tahu bahwa orang dapat mencapai lebih banyak lagi ketika kita bekerja sama.

Dan itu menghadirkan serangkaian tantangan tersendiri. Bagaimana Anda mengatur tim orang dengan cara yang logis dan terstruktur yang memiliki tujuan akhir menyelesaikan pekerjaan? Bagaimana Anda melakukannya secara efisien, tanpa stres atau penundaan?

Melangkah maju disiplin manajemen proyek

Manajemen proyek selalu ada. Dari megastruktur prasejarah hingga keajaiban teknik modern, beberapa pemikir kuat telah merenungkan pertanyaan 'bagaimana kita bekerja lebih baik sebagai sebuah tim?'

Satu nama yang mungkin Anda kenali adalah Henry Gantt, penemu dari Gantt Chart - sistem sederhana untuk melacak waktu yang dibutuhkan (dan menandai tenggat waktu) untuk semua tugas dalam suatu proyek. Dan jika Anda pernah menerima bonus terkait kinerja, Anda dapat berterima kasih kepada Henry Gantt; Dia adalah orang pertama yang secara resmi menghubungkan penyelesaian tugas dengan insentif pembayaran. Bravo Bapak G.

Di masa lalu, manajemen proyek adalah sub-disiplin teknik. Pada akhir 1950-an, itu dipandang sebagai disiplin dalam dirinya sendiri.

Beberapa dekade pengembangan manajemen proyek telah menghasilkan beberapa metodologi yang mapan, dari Waterfall hingga kelas berat seperti PMBOK dan PRINCE2. Saat ini, manajer proyek menyukai metode yang lebih cepat dan fleksibel seperti Lean, Agile, Scrum, dan Kanban.

Kami telah melihat teknik manajemen proyek unggulan dan mengekstrak metode-metode rahasia mereka (dengan unduhan praktis di bagian bawah halaman ini). Berikut adalah ide-ide utama yang dapat kita  gunakan untuk membuat tim dan proyek kita berjalan lebih lancar dan produktif. Ingat, ada lebih dari sekadar spreadsheet dan terorganisir.

Waterfall? Lean? Apa artinya semua itu?

IDE SATU

Apa arti efisiensi sebenarnya

Kita semua ingin hal-hal berjalan lebih 'efisien'. Tapi apa artinya itu? Itu bisa merujuk pada hampir semua hal. Kecepatan? Waktu? Uang? Sumber daya?

Kembali pada 1940-an dan 50-an, orang-orang pintar di Toyota ingin membuat proses manufaktur mereka lebih efisien. Sebagai bagian dari prinsip manajemen proyek 'ramping', mereka memberi 'efisiensi' definisi: tindakan mengurangi limbah.

Limbah bisa berupa sejumlah hal. Ini bisa menjadi pemborosan material literal (dalam manufaktur atau konstruksi, misalnya), dapat membuang-buang waktu untuk hal-hal yang tidak berkontribusi pada tujuan proyek akhir, membuang-buang uang, atau membuang-buang usaha.

Prinsip pendorongnya adalah mengurangi limbah dalam segala bentuknya. Produk sampingannya adalah 'efisiensi'.  

APA YANG DAPAT ANDA LAKUKAN SAAT INI: Pikirkan tentang semua yang dilakukan organisasi Anda. Apakah 100% perlu? Dimana pemborosan? Kurangi limbah dan efisiensi akan mengikuti.

IDE DUA

Proses (tetapi tidak terlalu banyak)

Kita semua tahu bahwa terlalu banyak proses menyebabkan kelumpuhan, tetapi mudah untuk memberikan kompensasi berlebihan dan menghapus semua proses dari tim dan kegiatan proyek Anda. Kesalahan besar. Baik itu Agile, Scrum, Waterfall, Kanban, PRINCE2 atau teknik manajemen proyek lainnya, semuanya bergantung pada setidaknya beberapa tingkat struktur dan proses. Akuntabilitas dan ketelitian sangat penting untuk setidaknya beberapa tahap proyek apa pun.

Yang perlu Anda lakukan adalah memutuskan tingkat proses yang tepat untuk situasi unik Anda. Seperti yang akan Anda lihat dalam panduan kami, 8 cara untuk menjadi master manajemen proyek, masing-masing metodologi manajemen proyek utama menawarkan tingkat proses yang berbeda. Dan masing-masing dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda sendiri – Anda tidak akan tertangkap oleh polisi manajemen proyek jika Anda mengacaukan metode yang diterima!

Sementara terlalu banyak proses dapat menyebabkan perlambatan dan frustrasi, manusia adalah makhluk yang mencintai pola. Kami menanggapi struktur dan kami menyukai rutinitas: pertemuan scrum 15 menit di awal setiap hari? Anda akan menemukan sebagian besar tim Anda setuju itu ide yang bagus.

Seorang konsultan manajemen dapat membantu Anda untuk memperbaiki proses ini. Baca artikel untuk membantu memutuskan apakah menyewa konsultan manajemen tepat untuk bisnis Anda. 

APA YANG DAPAT ANDA LAKUKAN SEKARANG: Apakah Anda memiliki pertemuan tim rutin? Mulailah hari ini. Buat dengan cepat dan terstruktur dengan jelas.

IDE TIGA

Orang, orang, orang

Sumber daya Anda yang paling berharga adalah orang-orang di tim Anda.

Tim yang baik membutuhkan campuran tipe kepribadian yang seimbang. Selama setengah abad, Myers-Briggs Type Indicator Test (MBTI) telah membantu manajer mengidentifikasi tipe kepribadian. Dipengaruhi oleh ide-ide psikolog terkenal Carl Jung, MBTI diterbitkan pada tahun 1944 oleh tim ibu-anak Katherine Cook Briggs dan Isabel Briggs Myers. MBTI mengklaim menyoroti bagaimana seseorang memandang dunia. Apakah mereka terutama (tetapi tidak secara eksklusif) didorong oleh sensasi, intuisi, perasaan, atau pemikiran?

Ini adalah pendekatan yang benar-benar tidak menghakimi, dan itu membuat latihan yang menyenangkan. Tetapi apakah itu berguna? Meskipun ini adalah masalah besar dalam dunia bisnis dan perusahaan, kedudukannya di antara para psikolog tidak begitu kuat. Komunitas ilmiah memandangnya tidak dapat diandalkan; Seringkali orang yang sama dapat dikategorikan secara berbeda pada dua kesempatan yang berbeda. Tetapi jika Anda tidak menganggapnya terlalu harfiah, MBTI dapat menjadi indikator yang bagus dari tipe kepribadian yang Anda miliki dalam tim Anda – terlalu banyak dari satu tipe mungkin (penekanan pada 'mungkin') menyebabkan ketidakseimbangan dan ketidakbahagiaan di antara tim.

APA YANG DAPAT ANDA LAKUKAN SEKARANG: Identifikasi tipe kepribadian dan pastikan ada keseimbangan antara introvert dan ekstrovert. Pastikan kepribadian dominan tidak mengalahkan individu yang lebih tenang.

Tips dari profesional manajemen proyek

Aturan permainan dan langkah-langkah yang Anda ambil selama permainan adalah dua hal yang berbeda. Apapun metodologi yang Anda pilih, pastikan untuk mengikuti lima aturan emas ini dari Simon Darby di Asosiasi Manajemen Proyek Inggris :

• Pastikan tim Anda mengetahui arah perjalanan. Tetapkan visi yang berarti untuk masa depan dan berikan pesan yang jelas dan konsisten. Pastikan semua orang menarik ke arah yang sama

• Tetapkan prioritas yang jelas. Jadilah tegas dalam menetapkan prioritas yang jelas untuk diri sendiri dan tim Anda

• Promosikan manfaat daftar tugas dan pastikan tim Anda tahu apa prioritasnya. Urgensi dan kepentingan bukanlah hal yang sama; Tim Anda harus merasa diberdayakan untuk menantang urgensi atau pentingnya pekerjaan yang diberikan kepada mereka untuk bekerja secara efektif sesuai dengan prioritas

• Belajar dari masa lalu dan bereksperimen untuk menciptakan lingkungan kerja yang lancar dan gesit yang memungkinkan anggota tim berkembang

• Selalu tetap positif. Jadilah mendorong dan terbuka untuk mengambil risiko yang diperhitungkan dan mencoba pendekatan baru.