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團隊生產力 101

Russell Simmons
Russell Simmons
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various hands typing on laptops

自己工作很容易。您所需要的只是時間、精力和待辦事項清單。 但是團隊合作需要一套不同的技能。 這三個技巧將改變您團隊的生產力水準。

但我們都知道,當我們共同努力時,人們可以取得更大的成就。

這帶來了一系列特殊的挑戰。你如何以一種合乎邏輯、結構化的方式組織一個團隊,以達到完成工作的最終目的?您如何有效地做到這一點,而不會造成壓力或嚴重的延誤?

推進專案管理學科

專案管理一直存在。從史前巨型建築到現代工程奇跡,一些強大的頭腦一直在思考這樣一個問題:“我們如何作為一個團隊更好地工作?

您可能會認識的一個名字是亨利甘特圖之父 - 一個簡單的系統,用於跟蹤專案中所有任務所需的時間(並標記截止日期)。如果您曾經獲得過與績效相關的獎金,您可以感謝亨利·甘特;他是第一個將完成任務與支付激勵正式聯繫起來的人。布拉沃·

Man pointing at a laptop screen with woman sitting down watching him

過去,專案管理是工程學的一個子學科。到1950年代後期,它被視為一門學科。

數十年的專案管理發展已經產生了一些既定的方法,從簡單的瀑布到PMBOK和PRINCE2等重量級方法。如今,項目經理更喜歡更快、更有利於變更的方法,如 精益、敏捷、Scrum和看板。

我們已經研究了卓越的專案管理技術,並提取了它們的秘密成分(本頁底部有一個方便的下載)。以下是我們可以用來使我們的團隊和專案運行更順暢、更高效的關鍵思想。 請記住,它不僅僅是電子錶格和組織。 

瀑布?瘦?這一切意味著什麼?

waterfall

瀑布

老愛。一種久經考驗的分步方法,非常適合很少受到意外開發挑戰的建築和其他項目類型。

PMBOK logo

普博克

代表專案管理的知識體系。它是專案管理的重量級人物,在美國使用最廣泛。它甚至是全球IEEE和ANSI標準。

silver crown

PRINCE2

由英國政府在 1980 年代開發的 PRojects IN 受控環境最適合嚴格的專案。這是聯合國的標準方法。

statue of Piza in Rome

精益是一個強大的概念,幫助豐田成為全球主導地位,它希望最大限度地減少各種形式的浪費。不要過度交付,只需交付所需的內容。

two dancers with one in the air

敏捷

作為精益的孫子,敏捷來自軟體開發。它與其說是方法,不如說是一套原則。如果您需要適應不斷變化的目標,請遵循敏捷的概念。

statue of Piza in Rome

混戰

Scrum為敏捷的總體原則增加了一種日常方法。Scrum旨在快速,靈活和以人為本。這使它成為一種流行的PM方法。

hand putting up yellow post-its

看板

你聽說過看板,對吧?這是精益的另一種關係,也是豐田聰明人的心血結晶。看板是其最著名的工具,對個人和團隊都很有用。

想法一

效率的真正含義

我們都希望事情運行得更“ 高效」。但這到底意味著什麼?它幾乎可以指任何東西。速度?時間?錢?資源?

早在 1940 年代和 50 年代,豐田的聰明人就希望提高製造流程的效率。作為其「精益」專案管理原則的一部分,他們給「效率」下了一個定義:減少浪費的行為。

浪費可以是任意數量的東西。它可以是字面上的材料浪費(例如,在製造或建築中),它可以浪費時間在對最終專案目標沒有貢獻的事情上,浪費金錢或浪費精力。

驅動原則是減少各種形式的浪費。副產品是“效率”。 

您現在可以做什麼: 想想您的組織所做的一切。100%有必要嗎?浪費在哪裡?減少浪費,效率將隨之而來。

Birds eye view of Toyota centre building

想法二

過程(但不要太多)

我們都知道過多的過程會導致癱瘓,但很容易過度補償並從您的團隊和專案活動中剝離所有過程。大錯。無論是敏捷、Scrum、瀑布、看板、PRINCE2還是任何其他專案管理技術,它們都依賴於至少某種程度的結構和流程。問責制和嚴謹性至少對任何專案的某些階段都至關重要。

您需要做的是確定適合您獨特情況的過程級別。正如您將在我們的指南中看到的那樣,成為專案管理大師的8種方法, 每種主要的專案管理方法都提供不同級別的流程。而且每個都可以適應您自己的需求——如果您弄亂了公認的方法,您不會被專案管理員警抓住!

雖然過多的過程會導致速度減慢和沮喪,但人類是喜歡模式的生物。我們對結構做出反應,我們喜歡例行公事:每天開始時召開 15 分鐘的 Scrum 會議?你會發現你的大多數團隊都同意這是一個好主意。

管理顧問可以説明您完善這些流程。閱讀文章以幫助確定聘請管理顧問 是否 適合您的業務。 

您現在可以做什麼:您是否定期召開團隊會議?然後從今天開始 。使它們快速且結構清晰。

想法三

人,人,人

您最寶貴的資源是團隊中的人員。

一個好的團隊需要平衡的性格類型組合。半個世紀以來,邁爾斯-布裡格斯類型指標測試(MBTI)一直在説明管理者識別性格類型。受著名心理學家卡爾·榮格(Carl Jung)思想的影響,MBTI於1944年由母女團隊凱薩琳·庫克·布裡格斯(Katherine Cook Briggs)和伊莎貝爾·布裡格斯·邁爾斯(Isabel Briggs Myers)出版。MBTI聲稱可以揭示個人如何看待世界。它們主要(但不完全)是由感覺、直覺、感覺或思維驅動的嗎?

這是一種嚴格的非評判性方法,它是一種有趣的練習。但它有用嗎?雖然這在商業和企業界是一件大事,但它在心理學家中的地位並不那麼強。科學界認為這是不可靠的;通常,同一個人在兩個不同的場合可以有不同的分類。但是,如果你不從字面上理解,MBTI可以很好地表明你在團隊中的個性類型—— 一種類型太多(強調“可能”)可能導致團隊之間的不平衡和不快樂。

你現在能做什麼:確定性格類型,並確保內向者和外向者之間取得平衡。確保主導 人格不會壓倒安靜的人。

專案管理專家的提示

遊戲規則和你在遊戲中採取的步驟是兩回事。無論您選擇哪種方法,請務必遵循英國 專案管理協會Simon Darby的這五條黃金法則:

  • 確保您的團隊知道行進方向。 為未來設定有意義的願景,並提供清晰一致的資訊。 確保每個人都朝著同一個方向努力

  • 設定明確的優先順序。 果斷地為自己和團隊建立明確的優先順序

  • 宣傳待辦事項清單 的好處,並確保您的團隊知道優先事項是什麼。緊迫性和重要性不是一回事;您的團隊應該感到有能力挑戰賦予他們的工作的緊迫性或重要性,以便根據優先事項有效工作

  • 從過去 學習並嘗試創造一個流動和敏捷的工作環境,讓團隊成員茁壯成長

  • 始終保持積極的態度。 鼓勵並樂於承擔經過計算的風險並嘗試新方法。 

改善專案管理的8個技巧

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改善專案管理的8個技巧
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