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团队效率提升第一课

Russell Simmons
Russell Simmons
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various hands typing on laptops

独自工作相对容易,您只需要时间、精力和一个待办事项清单。但是团队合作需要一套不同的技能。以下三个策略方向能够从根本优化您团队的生产力。

我们深知,人们团结协作时方能取得更加卓越的成就。

这自然也带来了一系列独特的挑战。如何以合理、有组织的方式管理团队,确保顺利完成任务?如何高效执行这一切,同时避免过度压力或不必要的延误?

迈向项目管理的“一小步”

项目管理始终贯穿我们的历史,从史前的巨石建筑到当代的工程奇观,一直有着伟大的思想家在探索这样一个问题:“我们如何作为一个团队更高效地合作?”

您可能听说过的一个著名人物是亨利·甘特——甘特图之父。他所创造的是一个简洁的系统,用来追踪项目中各个任务的完成时间并设定截止日期。如果您曾因绩效杰出而获得奖金,那么您得谢谢亨利·甘特,他是首位将任务完成和激励机制直接关联起来的人。向您致敬,甘特先生!

Man pointing at a laptop screen with woman sitting down watching him

项目管理从最初作为工程学的一个分支,到20世纪50年代末发展成为一门独立的学科。

随着时间的推移,项目管理领域已经形成了一系列成熟的方法论,从传统的瀑布模型发展到了重量级的PMBOK和PRINCE2方法。而现如今,项目经理们越来越偏好那些更加灵活、适应变化的方法,例如精益(Lean)、敏捷(Agile)、Scrum和看板(Kanban)。

我们对优秀的项目管理技术进行了深入研究,并总结出了它们的核心要素(详见本页底部的下载资源)。这里列出了一些关键的思想,能够帮助我们的团队和项目更加顺畅、高效地运作。请记住,项目管理不仅仅关乎电子表格和组织结构。

瀑布模型?精益管理?这一切是什么意思?

waterfall

瀑布模型

这是一种经典且经过验证的分阶段方法,受到传统行业的青睐。相对适合建筑等较少会面临突发情况的项目类型。

PMBOK logo

PMBOK

全称“项目管理知识体系(Project Management the Body of Knowledge)”,是项目管理领域的重量级工具。它在美国广泛应用,并且也是全球IEEE和ANSI的标准之一。

silver crown

PRINCE2

全称“受控环境中的项目管理(PRojects IN Controlled Environments 2)”,是英国政府在20世纪80年代开发的一套项目管理方法,特别适用于需要严格管理的项目。它已成为联合国采用的标准方法。

statue of Piza in Rome

精益(Lean)

这是一个强有力的理念,它助力丰田汽车公司成为全球行业领导者。精益管理的核心在于尽可能减少各种形式的浪费,避免过度交付。

two dancers with one in the air

敏捷(Agile)

敏捷管理源于软件开发领域,是精益理念的进一步发展。它更接近是一组原则而不是一种方法。敏捷管理适合那些需要适应不断变化目标的项目,提供了灵活性和快速响应变化的能力。

statue of Piza in Rome

Scrum

Scrum 把日常实践融入敏捷的整体原则,强调快速、灵活且以人为中心的方法,因此成为了一种广受欢迎的项目管理方法。

hand putting up yellow post-its

看板(Kanban)

看板,也许您有所耳闻,它是精益理念的又一衍生,源自丰田的智慧。看板板是其最著名的工具,对于个人和团队来说都极为有效。

构想一:探索效率的深层含义

我们总是追求“效率”的提升,但“效率”真正意味着什么呢?它可能指代速度、时间、资金或资源的优化利用。

回顾到20世纪40至50年代,丰田的先驱们就已经在探索如何让生产过程更加高效。他们将这一追求融入了其“精益”项目管理哲学中,给“效率”一个明确的定义:即减少任何形式的浪费。

浪费的形式多样,可能是物质的直接浪费(如制造或建筑过程中的材料损耗),也可能是在与项目目标无关的事务上耗费的时间、金钱或精力。

核心原则是削减所有形式的浪费。而“效率”的提升,则是这一过程的自然结果。 

您现在可以做的是:审视您的组织的各项活动,思考它们是否全部必要。浪费隐藏在哪里?一旦减少了浪费,效率自然就会提升。

Birds eye view of Toyota centre building

构想二:合理安排流程,避免过犹不及

过度的流程可能会导致工作瘫痪,但完全没有流程也不是解决方案。莽撞地去除所有流程会损害团队和项目的效率。无论是敏捷、Scrum、瀑布、看板、PRINCE2还是其他任何项目管理方法,一定程度的结构和流程是必需的。在项目的某些阶段,问责制和条理性则是关键。

关键在于找到适合您特定情况的流程水平。如《改善项目管理的8种技巧(8 TIPS FOR BETTER PROJECT MANAGEMENT)》指南所示,每种主要的项目管理方法都提供不同程度的流程化。每种方法都可以根据您的需要进行调整——改变常规方法并不会让您惹上“项目管理警察”!

虽然太多的流程可能会导致进展缓慢和挫败感,但人们天生就喜欢规律和结构。我们对模式和常规有正面的响应:例如,每天进行15分钟的Scrum会议?您会发现大多数团队成员都会觉得认可。

管理顾问可以帮助您优化这些流程。阅读相关文章,看看聘请管理顾问 是否适合您的企业。

您现在可以做的是:您是否定期举行团队会议?从今天开始提升效率并且让会议的结构更加清晰。

构想三:人、从、众

您最珍贵的资源是团队里的每一个人。

组建一个高效团队,需要各种性格类型的平衡组合。迈尔斯-布里格斯类型指标(MBTI)测试,受到心理学家卡尔·荣格思想的影响,自1944年以来一直帮助管理者识别不同的性格类型。这个由凯瑟琳·库克·布里格斯和伊莎贝尔·布里格斯·迈尔斯母女共同开发的工具,旨在揭示人们是如何看待世界的。人们的决策会是基于感觉、直觉、感受还是思考?

MBTI是一种严肃而非评判的工具,进行这样的测试是一种有趣的活动。但它真的有用吗?尽管在商业界很流行,心理学界对其可靠性持保留态度,指出同一人在不同时间可能会得到不同的结果。然而,如果不过分依赖字面意义,MBTI可以有效地反映团队中的个性类型多样性——过多的某一类型可能会导致团队不平衡和不满。

您现在可以做的是:了解各种性格类型,确保团队中内向者和外向者之间有良好的平衡。避免让强势性格压倒性格较为内向的成员。

来自项目管理专家的建议 

项目管理不仅仅是遵循规则和步骤,而是需要策略和指导原则。英国项目管理协会的Simon Darby提出了以下五条至关重要的黄金规则:

  • 明确方向。给团队一个有意义的未来愿景,保证传达的信息清晰且一致。让每个人都向着同一目标前进。

  • 确立优先级。对自己和团队的任务设定明确清晰的优先顺序。

  • 强调待办事项清单的重要性,并确保团队明确哪些是优先处理的事务。紧急与重要不同;团队应能对工作的紧急性或重要性提出质疑,以便根据优先级高效工作。

  • 从经验中学习,努力营造一个流动性和敏捷性并存的工作环境,以促进团队成员的成长。

  • 保持正面态度。鼓励团队承担计算后的风险并尝试新方法。

改善项目管理的 8 种技巧

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