At booke en planlagt afhentning med DHL-kurér kunne næsten ikke være nemmere. I denne guide tager vi dig trin for trin igennem processen, så du får den mest gnidningsfri dør-til-dør-service muligt.
Sådan booker du en afhentning
Først og fremmest: For at booke en afhentning skal du have en MyDHL+-konto.
Hvis du ikke kender den endnu, er MyDHL+ DHL Express’ alt-i-én digitale platform til forsendelse. Den gør både international og national forsendelse mere enkel med intuitive værktøjer til at oprette labels, håndtere tolddokumenter, booke afhentninger, spore forsendelser og meget mere – samlet ét sted. Den er lavet til at strømline din logistik og spare dig tid – uanset om du sender én pakke eller hundrede om ugen.
I en dansk hverdag betyder det typisk, at du kan standardisere dine rutiner på tværs af lager, kundeservice og økonomi: samme proces for label, toldpapirer og booking – også når du sender til både EU og lande udenfor EU.
Når din konto er oprettet, er det ligetil at booke en afhentning. Log ind, vælg “Schedule a Pickup”, og følg trinnene på skærmen.
Inden du går i gang, så hav gerne følgende oplysninger klar for at undgå bump på vejen:
Dit DHL-kontonummer
Afhentningsadresse – hvor kuréren henter din forsendelse
Oplysning om pakkens placering – fx receptionen
Samlet antal kolli
Forsendelsens vægt
Kontaktpersonens telefonnummer og e-mailadresse
Ønsket afhentningsdato og tidsinterval
Gennemgå oplysningerne, og bekræft din anmodning. Herefter får du en bekræftelsesmail med alle detaljerne.
Sådan får du en pris og estimeret leveringstid
Inden du sender noget – især internationalt – er det klogt at tjekke, hvad det koster, og hvor lang tid leveringen tager. Med MyDHL+ kan du klare begge dele med få klik.
Start med at vælge “Get a Rate and Time Quote” på platformen. Værktøjet giver dig et hurtigt estimat baseret på dine forsendelsesoplysninger, så du undgår ubehagelige overraskelser senere.
For danske virksomheder er det særligt nyttigt, når du skal love leveringshastighed i checkout – fx til kunder i Tyskland, Sverige eller Norge, hvor forventningerne til hurtig levering og tydelig tracking ofte er høje.
Her er det, du typisk skal indtaste:
Afsender- og modtageradresse
Forsendelsesdato
Pakkens vægt og mål
Antal kolli
Indholdstype (dokumenter eller varer)
Når oplysningerne er indtastet, genererer MyDHL+ en estimeret pris for forsendelse og en forventet leveringsdato ud fra de tilgængelige servicemuligheder. Du kan sammenligne express- og economy-valg med fokus på pris, hastighed og tracking-funktioner – så du kan vælge det, der passer bedst til din forretning (og dine kunder!)
Det er hurtigt og pålideligt – præcis det, du har brug for, når du planlægger dine forsendelser efter kundernes forventninger eller stramme leveringsvinduer.
Praktisk tip: Hvis du arbejder med faste cut-off tider på lageret (fx “ordrer lagt inden kl. 14 afsendes samme dag”), så brug pris-/tidsestimatet til at sætte realistiske SLA’er og undgå dyre hasteforsendelser i sidste øjeblik.
Forstå volumenvægt
En vigtig faktor, der kan påvirke din pris for forsendelse – især for større pakker – er volumenvægt.
Volumenvægt (eller dimensionsvægt) er en metode til at beregne fragtprisen ud fra pakkens størrelse frem for dens fysiske vægt. Det er især relevant for lette, men pladskrævende varer som puder eller store kasser med lette produkter.
Sådan beregner DHL volumenvægt:
Centimeter / KG = (Længde × Bredde × Højde) ÷ 5000
Inches / Pounds = (Length × Width × Height) ÷ 139
Hvis du sælger typiske “volumenvarer” i Danmark – fx boligtekstiler, emballage, lette plastprodukter eller gaveæsker – kan små justeringer i kasseformatet gøre en mærkbar forskel. Overvej at optimere dine standardkasser og brug fyldmateriale med omtanke, så du ikke betaler for luft.
Hvis din pakkes volumenvægt er højere end dens faktiske vægt, bruges den højeste værdi til at fastsætte prisen for forsendelse. Det sikrer en fair udnyttelse af pladsen på flyet eller i leveringskøretøjet.
Før kuréren ankommer
For at gøre afhentningen så smidig som muligt, skal alt være klar, inden kuréren dukker op. Her er din tjekliste:
Sørg for, at pakken er korrekt lukket og tydeligt labelmærket
Labels skal være synlige og sidde godt fast, så du undgår forsinkelser eller fejlstyring.Vedlæg den udfyldte Air Waybill
Det er forsendelsens vigtigste transportdokument – det fortæller DHL, hvor pakken skal hen, og hvilken service du har valgt.Sæt alle nødvendige tolddokumenter på til internationale forsendelser
Manglende papirer kan give forsinkelser ved grænsen, så sørg for, at din handelsfaktura og eventuelle øvrige påkrævede dokumenter er udfyldt og vedlagt.Vær klar på det bookede afhentningstidspunkt
Sørg for, at der er nogen til at udlevere forsendelsen. Hvis pakken står et bestemt sted (fx på lager eller ved receptionen), så angiv det tydeligt i din afhentningsbooking.
Hvis du afleverer via reception eller vagt, så lav en enkel intern “overdragelsesregel”: hvem kvitterer, hvor lægges kolli, og hvem kontakter DHL ved afvigelser. Det lyder banalt, men det fjerner mange klassiske fejl i travle danske kontormiljøer.
Typiske udfordringer ved afhentning – og sådan undgår du dem
Du vil gerne have, at afhentningen kører uden forsinkelser, så vær opmærksom på disse typiske fejl, når du booker afhentninger:
Manglende afhentninger
Ofte skyldes det forkerte tidsintervaller eller at der ikke er nogen til stede på afhentningsadressen. For at undgå det: Dobbelttjek dato, tidsinterval, og sørg for, at nogen er klar til at udlevere forsendelsen.
I Danmark ser vi også, at afhentninger glipper, når afhentningsadressen er en butik med travle spidsbelastninger. Læg afhentningen uden for de mest hektiske tidspunkter, så personalet faktisk kan nå at udlevere kolli.
Forkerte eller ufuldstændige adresseoplysninger
Små fejl som stavefejl eller manglende dørnummer kan forvirre kuréren og forsinke afhentningen. Verificér altid adressen, og angiv konkrete placeringsdetaljer (fx “Reception, 2. sal”) inden du sender.
Husk også postnummer/by-kombinationen – i Danmark kan lignende vejnavne gå igen på tværs af kommuner. Et korrekt postnummer er ofte det, der sikrer, at ruten bliver planlagt rigtigt.
Pakkerne er ikke klar, når kuréren ankommer
Der opstår forsinkelser, hvis forsendelser ikke er lukket, labelmærket eller klargjort i tide. Sørg for, at dine pakker er fuldt pakket og labelmærket inden den planlagte afhentning.
Et godt greb er at indføre en “klar-til-afhentning”-zone på lageret med en fast cut-off (fx 30 min før afhentning). Det giver ro i driften og mindsker fejl i sidste øjeblik.
Manglende eller forkert dokumentation
Internationale forsendelser kræver udfyldte tolddokumenter og waybills. For at undgå forsinkelser eller mislykkede afhentninger, så print og vedlæg al nødvendig dokumentation i god tid.
Hvis du sender til lande uden for EU (fx Norge, UK eller Schweiz), så vær ekstra skarp på vareværdi og valuta på handelsfakturaen. Det er ofte her, der opstår spørgsmål, som kan udløse ventetid i tolden
Manglende kontaktoplysninger
Hvis kurérer ikke kan få fat i nogen på stedet, kan afhentninger blive misset. Angiv korrekte telefonnumre og e-mailadresser, og overvej at tilføje en backup-kontakt.
Aflysning eller ombooking af afhentninger
Hvis du har brug for at aflyse eller ombooke en afhentning hos DHL, er processen enkel og uden besvær. Log ind på din MyDHL+-konto og gå til dine planlagte afhentninger. Her kan du vælge den afhentning, du vil ændre, og enten aflyse eller ombooke den.
Sørg for at gøre det så tidligt som muligt for at undgå unødige gebyrer eller missede afhentninger. Ombooking giver dig mulighed for at vælge en ny dato og et nyt tidsinterval, der passer bedre til din kalender, mens aflysning frigør plads i din konto til fremtidige forsendelser.
Hvis du arbejder med kampagner eller sæsonudsving (Black Friday, udsalg, messer), så planlæg gerne afhentningerne et par dage frem og justér løbende. Det er ofte billigere og mindre stressende end at “brand-slukke” med hasteændringer på dagen.
Hvis du løber ind i udfordringer eller foretrækker personlig hjælp, står DHL’s kundeserviceteam altid klar.
Spor din forsendelse efter afhentning
Når din forsendelse er på vej, kan du følge den i realtid via MyDHL+ eller tracking-linket i din bekræftelsesmail.
MyDHL+ giver dig fuldt overblik over forsendelsens rejse – fra afhentning til endelig levering – så du altid er opdateret. Du kan se vigtige milepæle, som når pakken forlader afsenderterminalen, bliver toldbehandlet og når leveringsadressen.
Du kan også aktivere leveringsnotifikationer via e-mail eller SMS, så du (og din kunde) får besked hele vejen.
I en dansk kundeservice-kontekst er proaktiv tracking guld værd: Ser du en potentiel forsinkelse, kan du nå at informere modtageren og justere forventningerne, før der lander en utilfreds henvendelse.
At booke en afhentning er kun én af de mange DHL-services, der er udviklet til at gøre daglig forsendelse enklere for SMV’er og e-commerce-virksomheder. For at få det fulde udbytte, så opret en DHL Express erhvervskonto.
Del
