Consulenza doganale per chi spedisce all’estero per la prima

La dogana è un terreno delicato. Gli spedizionieri svolgono un ruolo fondamentale nel garantire uno sdoganamento senza intoppi, privo di errori o ritardi. Il nostro lavoro quotidiano in DHL prevede l’assistenza ai clienti in materia doganale. Per questo motivo vi forniamo alcune indicazioni sulle sfide che devono affrontare coloro che effettuano spedizioni per la prima volta e vi spieghiamo cosa dovete fare nel modo corretto – e come potete farlo.

Le due principali sfide per chi spedisce per la prima volta

Dazi e imposte

La prima sfida può essere riassunta in una sola parola: costi. Alcuni mittenti alle prime armi non sanno di dover pagare dazi doganali e tasse alle autorità governative. Partono dal presupposto che, una volta pagato il vettore marittimo, il gioco sia fatto: tutto è sistemato. Purtroppo non è così. Questi costi aggiuntivi non hanno nulla a che vedere con il vostro corriere, ma sono stabiliti dalle autorità governative del Paese verso cui effettuate la spedizione. Possono rappresentare una brutta sorpresa, quindi assicuratevi di conoscere i costi relativi a ciascun mercato di importazione e di preventivarli di conseguenza.

Cosa accade se fornite informazioni o documenti errati?

Se, in qualità di mittente, non fornisce tutte le informazioni e i documenti corretti oppure inserisce dati incompleti o errati nelle fatture commerciali o nelle lettere di vettura, nel migliore dei casi il Suo corriere noterà i dati mancanti e sospenderà la spedizione per avvisarla. Ciò comporterà naturalmente un ritardo nella consegna.

D’altra parte, se la compagnia di navigazione non rileva le informazioni mancanti, la Sua spedizione potrebbe essere trattenuta dalle autorità doganali fino a quando non saranno fornite tutte le informazioni e i documenti corretti. Purtroppo, potrebbe esserLe addebitato il costo di stoccaggio fino al completamento della procedura di sdoganamento. In ogni caso, il Suo cliente finale (il destinatario) subirà ritardi nella ricezione della merce, potrebbe trovarsi a dover sostenere costi di consegna aggiuntivi e provare frustrazione sia nei Suoi confronti che nei confronti del corriere. Ed è una situazione che tutti vorremmo evitare!

Le informazioni più importanti sono quelle fondamentali

È particolarmente importante fornire dati corretti e completi relativi agli speditori e agli importatori (ovvero il Suo cliente) sulla fattura commerciale. Le informazioni relative all’importatore, compresi i dati di contatto quali nome completo, indirizzo, numero di cellulare e indirizzo e-mail, sono di fondamentale importanza. In caso di ritardi nel paese di destinazione, la compagnia di navigazione (o persino le autorità doganali) potrebbe dover contattare l’importatore. Se non riescono a raggiungerlo facilmente, lo sdoganamento delle merci potrebbe subire ritardi o la spedizione potrebbe addirittura essere rispedita a voi.

Indichi sempre una descrizione corretta della merce

Anche una descrizione accurata del contenuto esatto della vostra spedizione sulla fattura commerciale – la descrizione delle merci – è molto importante per garantire un processo di sdoganamento senza intoppi. Da un lato, le autorità doganali la utilizzeranno per valutare se la vostra spedizione rappresenti un rischio per la sicurezza, sulla base dell’analisi dei dati della spedizione. La descrizione delle merci è importante anche per determinare altri elementi chiave, come ad esempio il codice del Sistema Armonizzato (SA), rilevante ai fini del calcolo dei dazi e delle imposte all’importazione da versare.

Quando indicate la descrizione delle merci sulla fattura commerciale, dovete essere dettagliati e precisi. È necessario specificare di quali merci si tratta, a quale scopo vengono utilizzate e di cosa sono composte. Ad esempio, invece di scrivere «abbigliamento», indicate «maglietta da donna in cotone al 100%». Troverete ulteriori esempi di descrizioni corrette e non corrette nella nostra guida dettagliata sulle dogane. 

Codici HS e come individuare quello corretto

Oltre a descrizioni delle merci complete e accurate, è fondamentale che lo spedizioniere indichi sulla fattura commerciale il codice corrispondente del Sistema Armonizzato (HS). Il codice HS determina l’aliquota del dazio all’importazione che dovrete pagare a seconda di ciò che spedite, oltre a definire eventuali restrizioni all’importazione e l’eventuale necessità di licenze.

Il codice del Sistema Armonizzato (HS) è uno standard internazionale sviluppato dall’Organizzazione mondiale delle dogane (OMD). Ogni paese importatore dispone di una propria tabella di aliquote doganali associate a ciascun codice HS – e ce ne sono moltissime!

Noi di DHL Express abbiamo sviluppato uno strumento che consente ai nostri clienti di individuare il codice HS corretto. Si chiama DHL Trade Automation Service (TAS). Per saperne di più su TAS, clicchi qui.

Offriamo inoltre un servizio che consente a Lei (il mittente) di pagare i dazi doganali e le imposte di importazione per conto dell’importatore (destinatario). Se, al momento della registrazione di una spedizione (per conto dei Suoi clienti/destinatari della merce), provvede al pagamento di tutte le tariffe DHL, DHL calcolerà i dazi e le imposte di importazione e li addebiterà a Lei (insieme ad altre spese doganali, se applicabili). Questo servizio è noto come DHL Duty Tax Paid (DTP) Billing Service: per ulteriori informazioni, si prega di rivolgersi al proprio rappresentante DHL Express.

A nessun mittente piace pagare dazi e imposte, ma non lasciatevi indurre a utilizzare un codice HS errato per ottenere un’aliquota doganale più vantaggiosa. Se venite scoperti, non solo dovrete pagare l’aliquota corretta, ma probabilmente sarete anche soggetti a una sanzione da parte delle autorità doganali o, peggio ancora, potrebbero essere comminate delle penalità.

Siate trasparenti riguardo al valore della vostra spedizione

Un altro modo in cui alcuni mittenti cercano di ridurre i costi doganali e fiscali consiste nel sottovalutare la propria spedizione. Vi sconsigliamo vivamente di farlo!

È fondamentale che sulla fattura commerciale indichino il valore reale delle merci vendute con trasparenza al 100%. A seconda dell’Incoterm utilizzato, devono essere indicati anche i costi di trasporto e le assicurazioni.

Se le autorità doganali sospettano che le vostre merci siano sottovalutate, contatteranno il destinatario e gli chiederanno di presentare una copia della prova di pagamento o di ricezione delle merci acquistate, affinché le autorità possano confrontare il valore dichiarato nella fattura commerciale.

Se la sottovalutazione viene confermata, le autorità doganali non solo Le addebiteranno l’importo corretto dei dazi all’importazione e delle imposte (in base al valore effettivo delle merci), ma potranno anche infliggerLe una sanzione pecuniaria ed esigere che le Sue spedizioni precedenti vengano sottoposte a verifica.

Siate pronti a dimostrare la vostra identità

Oltre ai dati di contatto, le autorità doganali richiedono sempre più spesso diversi metodi di identificazione da parte del mittente, del destinatario o di entrambi, ad esempio tramite il numero della patente di guida, il numero del passaporto o una copia della carta d’identità del destinatario. Alcune autorità richiedono addirittura che il destinatario installi un’applicazione sul proprio smartphone per verificare la propria identità.

Se necessario, si raccomanda che Lei (il mittente) ottenga (in anticipo) l’identificazione dell’importatore e indichi tali informazioni al momento della preparazione della spedizione (qualora ciò sia richiesto dal Paese di importazione in questione). Ciò accelera il processo di sdoganamento in destinazione, poiché la compagnia di navigazione non dovrà contattare il destinatario per raccogliere tali informazioni.

Le autorità adottano misure severe nei confronti degli importatori illegali, e non si può davvero biasimarle. Infatti, se qualcuno tenta di spedire o ricevere qualcosa utilizzando un’identità falsa, è molto probabile che si tratti di un’attività illegale!

Potrebbe esservi richiesto di registrarvi e di applicare l’IVA

Se vendete online, potreste essere tenuti a registrarvi ai fini dell’imposta sul valore aggiunto nel Paese dell’acquirente e a dichiarare l’IVA del Paese di destinazione sulla fattura commerciale, insieme al vostro numero di partita IVA. In questo scenario, l’IVA all’importazione deve essere pagata al momento dello sdoganamento delle spedizioni, ma può essere successivamente detratta. In alternativa, l’IVA all’importazione può essere pagata nell’ambito di un «modello di riscossione da parte del venditore» (Vendor Collection Model), in cui il venditore addebita l’IVA in anticipo al momento della vendita della merce e la versa alle autorità in modo centralizzato e consolidato, anziché per singola transazione. Si tratta di una tendenza in crescita in tutto il mondo, come ad esempio in Australia e nell’Unione Europea.

Se, ad esempio, vendete online nell’Unione Europea (UE), potete optare per il servizio di fatturazione «Duty Tax Paid» (DTP) di DHL, in cui DHL versa l’IVA all’importazione alle autorità al momento dell’importazione e ve la addebita successivamente, oppure potete registrarvi presso il sistema «Import One Stop Shop» (IOSS) dell’Unione Europea, in cui l’IVA viene riscossa dal venditore online al momento dell’acquisto (e il venditore online provvede poi a versarla all’autorità fiscale dell’UE tramite la dichiarazione IVA mensile in via centralizzata).

Sembra complicato? TAS semplifica le cose

Come già accennato, il Trade Automation Service (TAS) di DHL rappresenta una possibilità per ottenere il codice HS relativo alla vostra spedizione. Ma TAS ha molto altro da offrire, soprattutto perché stiamo migliorando notevolmente lo strumento, il cui lancio sul mercato è previsto per il secondo trimestre del 2023.

Se inserite da dove e verso dove effettuate la spedizione e il tipo di merci che spedite, TAS vi fornirà una stima dei costi di sbarco (compresi dazi, imposte e altre tasse di importazione) e vi indicherà quali documenti sono necessari per l’importazione delle vostre merci. In questo modo, le vostre due principali sfide sono quasi risolte!

TAS vi offre un’ottima idea di ciò che vi aspetta. Tuttavia, tenete presente che ci saranno sempre, di tanto in tanto, variazioni che potrebbero presentarsi improvvisamente a seconda delle diverse autorità doganali.

I nostri consigli principali per chi effettua spedizioni transfrontaliere per la prima volta

Ricerca, ricerca, ricerca

Informatevi sui costi di importazione relativi a dazi e tasse. Verificate quali informazioni e quali documenti sono richiesti per il vostro specifico tipo di prodotto. Informatevi sulle restrizioni all’importazione di tale prodotto nei diversi paesi.

Se lo fate in anticipo («Right 1st Time»), non solo ridurrete i problemi futuri, ma offrirete anche al vostro cliente finale la migliore esperienza possibile.

Fattura commerciale – QUALITÀ DEI DATI

Infine, si assicuri di fornire informazioni complete e accurate relative alla fattura commerciale al momento della preparazione della spedizione, al fine di evitare ritardi dovuti a dati mancanti, tra cui:

• Informazioni sul mittente/esportatore e sul destinatario/importatore: indichi il nome completo, l’indirizzo completo (via, numero civico, città, paese, codice postale) e i dati di contatto (numero di telefono e e-mail).
• Numero di identificazione: se del caso, indicare il numero di identificazione del mittente/destinatario, ad esempio il numero di partita IVA, il numero EORI, ecc.
• Descrizioni delle merci: descrizioni dettagliate delle singole voci delle merci (in un linguaggio dettagliato, preciso e semplice).
• Codice del Sistema Armonizzato (SA) e paese di origine: codice SA (preferibilmente il codice tariffario completo di importazione) e paese di origine (di norma il paese in cui le merci sono state prodotte o fabbricate).
• Valori e valuta: valore per singola voce delle merci e ripartizione aggiuntiva delle voci di costo applicabili (ad es. assicurazione, nolo, imballaggio, ecc.) con l’indicazione della valuta in cui è stata effettuata la transazione
• Peso/unità e quantità: indicare il peso lordo/netto, l’unità (ad es. kg) e la quantità (ad es. 2 articoli) a livello di singola voce.
• INCOTERMS e località: indicare gli INCOTERMS® e la località (come richiesto dalla rispettiva normativa).
• Dichiarazione relativa alla prova di origine: se del caso, indicare sulla fattura la dichiarazione relativa alla prova di origine per beneficiare delle aliquote tariffarie preferenziali (nota anche come «dichiarazione di origine», «dichiarazione del paese di origine», ecc.).
• Motivo dell’esportazione: si prega di indicare il motivo dell’esportazione, ad esempio: definitiva, riparazione e restituzione, temporanea, regali.
• Altri requisiti: è importante verificare se alle vostre merci si applicano altri requisiti, ad esempio licenze di esportazione/importazione, altri requisiti normativi (ad es. leggi veterinarie e fitosanitarie) ecc.

Fornendo informazioni complete e accurate in anticipo (al momento della preparazione della spedizione), eviterà possibili ritardi.

Offrendo ai Suoi clienti la migliore esperienza possibile, li incoraggerà a effettuare ordini presso di Lei in modo continuativo.

In qualità di azienda più internazionale al mondo, operante in oltre 220 paesi e territori, DHL Express può aiutarLa a orientarsi nel commercio transfrontaliero e a semplificare le complesse procedure doganali!

Per informazioni più dettagliate, consultate le nostre linee guida globali in materia doganale per i clienti, scaricabili qui.