Consejos aduanales para quienes envían por primera vez

Gestionar los controles aduaneros puede ser complejo. Como remitente, juegan un papel fundamental para asegurar que tus paquetes pasen por la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza (CBP, por sus siglas en inglés) sin contratiempos ni errores. En DHL, todos los días ayudamos a nuestros clientes a gestionar los formularios y regulaciones aduanales. En esta guía te compartimos los problemas más comunes para los nuevos remitentes a EE. UU. y explicaremos cómo evitar errores costosos.

Los dos principales problemas para nuevos remitentes: Tarifas e impuestos aduanales

El primer obstáculo son los gastos imprevistos. Muchos remitentes nuevos en EE. UU. desconocen que deben pagar aranceles e impuestos de importación a las autoridades gubernamentales. Es un error común pensar que el pago a la empresa de mensajería lo cubre todo; sin embargo, los aranceles e impuestos son cargos adicionales determinados por el país de destino, no por DHL Express.

Para simplificar el proceso, DHL Express ofrece MyGTS (My Global Trade Services), una plataforma especializada diseñada para facilitar tus envíos internacionales. MyGTS incluye una calculadora del costo total de importación (landed cost) que te permite estimar el costo final de entrega —incluyendo transporte, gastos aduaneros, aranceles e impuestos— antes de realizar tu envío. Conocer estos costos con anticipación ayuda a tu empresa a mantenerse dentro del presupuesto y evitar sorpresas.

Información y documentación

El siguiente reto es proporcionar toda la información y la documentación de envío que solicitan las autoridades aduaneras. Esto puede parecer abrumador para los nuevos remitentes en EE. UU., especialmente si realizan envíos a países con regulaciones estrictas o complejas. Los formularios requeridos varían significativamente según las características del envío; por ejemplo, mercancías como textiles o cosméticos pueden necesitar permisos o licencias adicionales. Por ello, es fundamental verificar con precisión qué documentación en específico requiere tu producto, considerando su punto de origen y el destino final.

Con el auge del comercio electrónico, las autoridades aduaneras —incluida la Aduana de EE. UU.— están dejando atrás los formularios en papel y adoptando procesos digitales para realizar inspecciones más rápidas y seguras.  Es muy importante proporcionar la información completa y exacta al preparar tus paquetes, principalmente en tu factura comercial.

¿Qué sucede si proporcionas información o documentación incorrecta?

Si tú como remitente no incluyes todos los datos y documentos correctos, ingresas detalles incompletos o erróneos en la Factura Comercial o en la Guía de envío, en el mejor de los casos tu proveedor de logística detectará la falta de información y detendrá el paquete para notificarte, lo que retrasará la entrega.

Por otro lado, si la empresa de mensajería no detecta el error a tiempo, la autoridad aduanera podría retener tu paquete hasta que se proporcionen todos los datos y   documentos correctos. Esto también puede generar costos de almacenaje hasta que concluya la revisión aduanal. En cualquiera de los casos, el comprador final sufrirá retrasos para recibir sus productos, podría asumir cargos adicionales y terminar satisfecho tanto contigo como con la empresa de envíos. Un escenario que todos queremos evitar.

La información más importante suele ser la más simple. Es fundamental incluir en la Factura Comercial datos precisos y completos tanto del remitente como del comprador (es decir, tu cliente). Los datos de contacto del comprador —nombre completo, dirección, número de teléfono celular y correo electrónico— son fundamentales. Si se produce alguna eventualidad en el país de destino, la empresa de envíos (o las propias autoridades aduaneras) podría necesitar ponerse en contacto con él. Si no logran contactarlo, el proceso de despacho aduanero podría retrasarse o el envío podría ser devuelto al remitente.

Proporciona siempre una descripción clara de las mercancías.

La descripción de las mercancías en la Factura Comercial  es esencial para facilitar el despacho aduanero . Las autoridades aduaneras utilizan esta información y los detalles del envío para evaluar si este representa algún riesgo de seguridad. Además, la descripción de las mercancías es indispensable para determinar el código del Sistema Armonizado (código HS o fracción arancelaria), el cual se utiliza para calcular los aranceles e impuestos de importación aplicables. 

Al redactar la descripción de las mercancías en la Factura Comercial, debes ser claro y específico: detalla qué son los artículos, para qué se utilizan y de qué están fabricados. Por ejemplo, en lugar de escribir únicamente “Ropa”, detalla “Playera para dama, 100% algodón”. Encontrarás más ejemplos de descripciones correctas e incorrectas en nuestra Guía Aduanal completa.

Códigos HS y cómo identificar el correcto

Además de incluir una descripción completa y exacta de las mercancías, otro paso indispensable para los remitentes es indicar el código del Sistema Armonizado (código HS o fracción arancelaria) correspondiente en la Factura Comercial. El código HS determina las tasas aplicables de aranceles e impuestos de importación que se deberán pagar según el tipo de producto, además de señalarse sobre la importación aplican restricciones, controles o permisos especiales.

El código del Sistema Armonizado (HS) es un estándar global creado por la Organización Mundial de Aduanas (OMA). Cada país de destino cuenta con su propia tarifa arancelaria  asociada a cada clasificación HS, ¡y hay miles de clasificaciones disponibles!

La plataforma MyGTS cuenta con la herramienta“Búsqueda de códigos arancelarios” (Tariff Code Finder), diseñada para ayudarte a ubicar el código HS exacto para tus mercancías. Puedes realizar la búsqueda utilizando palabras clave sencillas o navegando en el directorio oficial de códigos HS. 

Asimismo, ofrecemos un servicio que te permite, como remitente, realizar el pago de los impuestos y aranceles de importación en lugar del comprador (destinatario). Si eliges cubrir todos los cargos de DHL al preparar tu envío, DHL liquidará los impuestos aduanales de importación por ti y posteriormente te los re facturará (junto con otros gastos de gestión aduanal, si aplican). Esta solución se conoce como Servicio de Facturación DTP (Duty Tax Paid) de DHL Express; ponte en contacto con tu asesor comercial de DHL Express para obtener más información.

A ningún remitente le agrada pagar impuestos y aranceles, pero es indispensable evitar clasificar la mercancía con un código HS incorrecto para intentar pagar una tasa menor. Si la autoridad aduanera detecta esta discrepancia, deberás cubrir la tarifa correcta y podrías hacerte acreedor a recargos o sanciones adicionales.

Declara el valor real de tu paquete con total transparencia

Otra práctica que algunos remitentes intentan para reducir el pago de  aranceles e impuestos es la subvaluación (declarar un costo inferior al real). ¡Te recomendamos enfáticamente no hacerlo!

Es vital declarar en la Factura Comercial el valor real de los artículos con absoluta precisión y honestidad. Dependiendo del Incoterm que utilices en la transacción, también deberás  incluir los costos de flete y seguro.

Si la autoridad aduanera sospecha que los productos están subvaluados, le solicitará a tu cliente un comprobante de pago o recibo de compra. De esta manera, aduanas cotejará el monto declarado en la factura comercial con el precio real pagado.

De comprobarse una subvaluación, las autoridades solicitarán el pago ajustado de los aranceles e impuestos con base en el valor real y podrían imponer multas o incluso realizar revisiones adicionales de tus envíos anteriores.

Prepárate para acreditar la identidad del remitente y destinatario

Las autoridades aduaneras exigen  diversas formas de identificación, ya sea del remitente, del destinatario o de ambos. Por ejemplo, pueden solicitar la licencia de conducir del destinatario, su número de pasaporte o una copia de su identificación oficial. Incluso en algunos países se requiere que los destinatarios verifiquen su identidad a través de una aplicación móvil.

Por ello, la recomendación para ti como remitente es recabar previamente los datos de identificación del comprador e incluirlos junto con la documentación de envío. Esto agilizará el despacho aduanal en el país de destino y minimizará cualquier riesgo de retención.

Las autoridades buscan prevenir operaciones irregulares; por tanto, proporcionar datos de identificación precisos protege tanto a tu empresa como a tus clientes.

Es posible que debas registrarte y recaudar el IVA

Si vendes en línea a compradores en otros países, es posible que debas registrarte para efectos del IVA (Impuesto al Valor Agregado) en el país del comprador e ingresar tu número de registro fiscal en la factura comercial . En estos casos, el IVA de importación debe pagarse cuando los paquetes pasan por la aduana, aunque en ocasiones es posible acreditarlo o recuperarlo posteriormente, según las regulaciones aplicables. Algunos países permiten a los vendedores recaudar el IVA por adelantado y pagarlo directamente a las autoridades fiscales correspondientes mediante un modelo de cobro en origen por parte del vendedor. Esta es una prácticaen crecimiento en regiones como la Unión Europea y Australia.

Por ejemplo, al vender en línea a compradores en la UE, puedes utilizar el servicio de facturación Duty Tax Paid (DTP) de DHL —donde DHL liquida el IVA de importación y posteriormente te lo refactura— o bien registrarte en el sistema Import One Stop Shop (IOSS), el cual permite a los vendedores en línea recaudar y declarar el IVA al momento de la compra.

¿Parece complejo? MyGTS lo hace más simple

Los envíos internacionales pueden parecer abrumadores por la cantidad de requisitos, trámites y regulaciones aduaneras. MyGTS (My Global Trade Services) de DHL Express es una plataforma gratuita y fácil de usar diseñada para ayudarte a gestionar cada etapa del comercio transfronterizo.

Con MyGTS puedes consultar códigos HS, calcular el costo total en destino (landed cost) de tu envío y verificar los requisitos específicos de importación de cada país antes de realizar el envío. Esto permite que tus paquetes lleguen a tus clientes a tiempo y sin contratiempos aduanales.

Con MyGTS, tu empresa podrá expandirse con confianza a nuevos mercados internacionales. Regístrate aquí.

Nuestros mejores consejos para nuevos exportadores

Prepárate con anticipación

Investiga los costos de importación asociados a impuestos y aranceles. Verifica qué documentos e información requieren tus productos y revisa las restricciones o límites de importación en cada país destino. Hacerlo bien desde el principio te evitará inconvenientes futuros y brindará una mejor experiencia a tus clientes.

CALIDAD DE LOS DATOS EN LA FACTURA COMERCIAL

Por último, proporciona siempre información completa y exacta en la factura comercial al preparar tu paquete. Esto evita retrasos provocados por omisiones o datos faltantes, tales como:

• Información del remitente y destinatario: Nombre completo, dirección (calle, número, ciudad, país, código postal) y datos de contacto (teléfono y correo electrónico).

• Número de identificación fiscal: Si se requiere, incluye la identificación fiscal del remitente o destinatario (como número de IVA, EIN, RFC o EORI).

• Descripción de la mercancía: Describe tus productos con un lenguaje claro y detallado.

• Código HS y país de origen:  Ingresa el código HS completo y especifico el país de fabricación.

• Valores y divisa: Declara el valor de cada mercancía y desglosa los costos adicionales (seguro, flete, embalaje), indicando la divisa utilizada en el pago.

• Peso, unidad y cantidad: Detalla el peso bruto y neto, la unidad de medida (por ejemplo, kg) y el número de piezas enviados.

• Incoterm y lugar aplicable: Especifica el Incoterm acordado y el punto de entrega correspondiente.

• Declaración o prueba de origen: Incluyera si tu paquete califica para  tasas arancelarias preferenciales en virtud de algún acuerdo comercial.

• Motivo de exportación: Indica la razón del envío (exportación definitiva, temporal de reparación y retorno, o si es un regalo/muestra).

• Otros requerimientos: Verifica si se requieren documentos adicionales, como permisos de importación/exportación o el cumplimiento de regulaciones no arancelarias.

Proporcionar información completa y precisa al preparar tu envío ayuda a prevenir retrasos enel despacho aduanero. Cuando facilitas el proceso de envío internacional para tus clientes, generas confianza y fomentas más ventas. DHL Express opera en más de 220 países y territorios, y nuestro equipo está listo para ayudarte a navegar la normativa aduanera transfronteriza con confianza.

Para obtener más información, descarga nuestras Guías Aduanales para Clientes Globales.