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La Documentazione Accompagnatoria DHL Express

Prepara tutti i documenti per la tua spedizione


Per spedizioni destinate in Italia o nell’ Unione Europea è sufficiente compilare la lettera di vettura (AWB), indicando il mittente, il destinatario e riportando una descrizione della merce.

Per spedizioni extra UE è necessario compilare e firmare:

  • la lettera di vettura (AWB)
  • la fattura, in inglese
  • la Dichiarazione di Libera Esportazione

La Fattura deve essere compilata in inglese, e deve riportare un elenco completo e la descrizione dettagliata del contenuto, specificando il valore reale di ogni articolo. Diciture generiche come "gift" non sono accettate.

Si raccomanda di riportare in fattura, nella sezione “Reasons for export” (Motivo dell'esportazione) la dicitura "Goods for personal use, not for sale".

Prepara la lettera di vettura (AWB)


Tutte le informazioni che ti occorrono per completare in modo corretto la tua lettera di vettura, fondamentale per monitorare e ricercare le spedizioni effettuate.

Come preparare la fattura accompagnatoria della spedizione


Dati da indicare sulla fattura 

1. Coordinate bancarie
Queste sono le coordinate bancarie che verranno utilizzate per la transazione tra il venditore e l’acquirente. Questi dati non sono necessari per le fatture non commerciali o proforma.

2. Descrizione
Non sono più consentite descrizioni generiche o troppo vaghe che possono causare ritardi. Le descrizioni dovrebbero indicare gli articoli, le quantità, il materiale di cui sono fatti, e l’utilizzo al quale sono destinati.   Ad esempio, descrivere gli articoli come “campioni”, “particolari” o “pezzi di ricambio” non è accettabile per motivi di classificazione doganale oltre che per motivi di sicurezza. Invece di “elettronici”, ad esempio, usa una descrizione come “televisore”.

3. Codice merceologico
È il codice identificativo del prodotto utilizzato dal Paese esportatore per classificare le merci destinate all’esportazione. Facilita lo sdoganamento e permette di evitare ritardi.

4. Paese di produzione/origine
Si tratta del luogo di fabbricazione, non del Paese di esportazione. Se gli articoli sono prodotti in più di un Paese, è necessario elencare le origini.

5. Valore totale dichiarato
Questo è il valore totale della transazione a fini doganali in base all’Incoterm selezionato. Il valore totale dichiarato dovrebbe comprendere le spese di trasporto e assicurazione qualora questi due elementi siano di responsabilità del venditore.

6. Tipo di esportazione
Le opzioni sono: (1) Permanente; (2) Temporanea; e (3) Riparazione e Reso.

7. Incoterms
Inserire l’Incoterm che meglio descrive i termini della transazione. Ad esempio, DAP (Delivered At Place).

8. Motivo dell’esportazione
Potrebbe essere: Vendita; Riparazione; Post-riparazione; Omaggio; Campione; Uso Personale Non Per Rivendita; Sostituzione; Trasferimento Intercompany; o Effetti Personali. 

I documenti per esportare fuori dall’UE


Ai fini di una corretta dichiarazione di esportazione è necessario che la fattura sia compilata in modo dettagliato, in tutte le sue parti e in particolare come indicato qui di seguito:

  • La quantità di ogni articolo contenuto nel collo
  •  Il valore e la valuta di ogni singolo articolo ($ o €)
  •  Il codice Incoterm corretto. Guarda la lista
  •  Il motivo dell'esportazione (campioni in visione o analisi o merce in vendita)
  •  L'indirizzo completo del mittente e relativa partita iva
  •  L'indirizzo completo del destinatario inclusi telefono e mail

Dichiarazione di Libera Esportazione va sempre compilata (in lingua italiana o inglese) ed allegata alla fattura di esportazione, per tutte le spedizioni destinate extra UE.

Inoltre, per spedizioni destinate a Paesi extra UE, con valore superiore a €150 o con fattura commerciale, è necessario inserire in fattura il Codice Fiscale (la Partita Iva per una ditta) oppure,  in caso di soggetti privati non comunitari (con cittadinanza Extra Europea), il Codice EORI*. Per alcuni Paesi viene sempre richiesto il codice EORI*/ Codice Fiscale, indipendentemente dal valore della spedizione. 

Consulta la lista di Paesi.

*Il codice E.O.R.I. (Economic Operator Registration and Identification) è utilizzato per la registrazione e l'identificazione degli operatori economici e delle altre persone che prendono parte ad attività disciplinate dalla regolamentazione doganale degli Stati membri dell'Unione Europea. È un codice alfanumerico preceduto dal codice ISO dello stato membro che lo attribuisce univoco su tutto il territorio comunitario (IT per l’Italia).

Se è la prima volta che spedisci verso Paesi fuori dalla comunità europea ti suggeriamo di contattare il nostro Servizio Clienti per verificare la documentazione necessaria.

Allega sempre la Fattura (commerciale o pro forma).

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