قم بتنمية أعمالك من خلال النشرة الإخبارية Discover
نصائح ورؤى لوجستية مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك
اشترك الآن
العمل بمفردك سهل. كل ما تحتاجه هو الوقت والطاقة وقائمة المهام. لكن العمل كفريق يتطلب مجموعة مختلفة من المهارات. ستعمل هذه النصائح الثلاث على تحويل مستويات إنتاجية فريقك.
لكننا نعلم جميعا أن الناس يمكنهم تحقيق الكثير عندما نعمل معا.
وهذا يمثل مجموعة خاصة من التحديات. كيف تنظم فريقا من الأشخاص بطريقة منطقية ومنظمة تخدم الغرض النهائي المتمثل في إنجاز المهمة؟ كيف تفعل ذلك بكفاءة ، دون إجهاد أو تأخير خطير؟
خطوة إلى الأمام في انضباط إدارة المشاريع
لطالما كانت إدارة المشاريع موجودة. من الهياكل العملاقة التي تعود إلى عصور ما قبل التاريخ إلى الأعاجيب الهندسية الحديثة ، فكرت بعض العقول القوية في السؤال "كيف نعمل بشكل أفضل كفريق؟"
أحد الأسماء التي قد تتعرف عليها هو هنري جانت ، والد مخطط جانت - وهو نظام بسيط لتتبع الوقت المطلوب (وتحديد المواعيد النهائية) لجميع المهام داخل المشروع. وإذا كنت قد تلقيت مكافأة متعلقة بالأداء ، فيمكنك أن تشكر هنري جانت. كان أول شخص يربط رسميا إنجاز المهام بحافز الدفع. برافو السيد ج.
في الماضي ، كانت إدارة المشاريع تخصصا فرعيا للهندسة. بحلول أواخر الخمسينيات ، كان ينظر إليه على أنه تخصص في حد ذاته.
أدت عقود من تطوير إدارة المشاريع إلى عدد قليل من المنهجيات الراسخة ، من الشلال المباشر إلى الأوزان الثقيلة مثل PMBOK و PRINCE2. اليوم ، يفضل مديرو المشاريع طرقا أسرع وصديقة للتغيير مثل Lean و Agile و Scrum و Kanban.
لقد نظرنا إلى تقنيات إدارة المشاريع البارزة واستخرجنا مكوناتها السرية (مع تنزيل سهل في أسفل هذه الصفحة). فيما يلي الأفكار الرئيسية التي يمكننا استخدامها جميعا لجعل فرقنا ومشاريعنا تعمل بشكل أكثر سلاسة وإنتاجية. تذكر أن هناك ما هو أكثر من جداول البيانات والتنظيم.
شلال؟ ميل؟ ماذا يعني كل هذا؟
شلال
المفضل القديم. نهج مجرب ومختبر خطوة بخطوة ، مثالي للبناء وأنواع المشاريع الأخرى التي نادرا ما تتحدى التطورات غير المتوقعة.
PMBOK
تعني إدارة المشاريع Body Of Knowledge. إنها شركة ثقيلة في إدارة المشاريع ، والأكثر استخداما في الولايات المتحدة. إنه حتى معيار عالمي IEEE و ANSI.
PRINCE2
تم تطوير PRojects IN Controlled Environments من قبل الحكومة البريطانية في الثمانينيات ، وهو الأفضل للمشاريع الصارمة. إنها الطريقة القياسية في الأمم المتحدة.
ميل
مفهوم قوي ساعد في دفع تويوتا إلى الهيمنة العالمية ، يتطلع Lean إلى تقليل النفايات بجميع أشكالها. لا تفرط في التسليم ، فقط قم بتسليم ما هو مطلوب.
رشيق
حفيد Lean، يأتي Agile من تطوير البرمجيات. إنها مجموعة من المبادئ أكثر من كونها طريقة. اتبع مفاهيم Agile إذا كنت بحاجة إلى التكيف مع الأهداف المتغيرة.
سكرم
يضيف Scrum طريقة يومية إلى مبادئ Agile الشاملة. تم تصميم Scrum ليكون سريعا ومرنا ويركز على الأشخاص. وهذا يجعلها طريقة PM شائعة.
كانبان
لقد سمعت عن لوحة كانبان ، أليس كذلك؟ إنها علاقة أخرى من Lean ، ومن بنات أفكار الأشخاص الأذكياء في Toyota. لوحة Kanban هي أداتها الأكثر شهرة ، وهي مفيدة للأفراد والفرق.
الفكرة الأولى
ماذا تعني الكفاءة حقا
نريد جميعا أن تسير الأمور بشكل أكثر "كفاءة". لكن ماذا يعني ذلك حقا؟ يمكن أن يشير إلى أي شيء تقريبا. سرعة؟ الوقت؟ مال؟ الموارد؟
في الأربعينيات والخمسينيات من القرن الماضي ، أراد الأشخاص الأذكياء في تويوتا جعل عمليات التصنيع الخاصة بهم أكثر كفاءة. كجزء من مبدأ إدارة المشروع "الخالي من الهدر" ، أعطوا "الكفاءة" تعريفا: فعل تقليل النفايات.
يمكن أن تكون النفايات أي عدد من الأشياء. يمكن أن يكون نفايات المواد حرفيا (في التصنيع أو البناء ، على سبيل المثال) ، ويمكن أن يكون إضاعة الوقت في الأشياء التي لا تساهم في الهدف النهائي للمشروع ، أو إهدار المال ، أو إضاعة الجهد.
مبدأ القيادة هو تقليل النفايات بجميع أشكالها. المنتج الثانوي هو "الكفاءة".
ما يمكنك القيام به الآن: فكر في كل ما تفعله مؤسستك. هل هو ضروري بنسبة 100٪؟ أين الهدر؟ قطع النفايات وسيتبع ذلك الكفاءة.
الفكرة الثانية
العملية (ولكن ليس كثيرا)
نعلم جميعا أن الكثير من العمليات يسبب الشلل ، ولكن من السهل المبالغة في التعويض وتجريد جميع العمليات من فريقك وأنشطة المشروع. خطأ فادح. سواء كان ذلك Agile أو Scrum أو Waterfall أو Kanban أو PRINCE2 أو أي تقنية أخرى لإدارة المشروع ، فإنهم جميعا يعتمدون على مستوى معين على الأقل من الهيكل والعملية. المساءلة والصرامة ضروريان لبعض مراحل أي مشروع على الأقل.
ما عليك القيام به هو تحديد مستوى العملية المناسب لموقفك الفريد. كما سترى في دليلنا ، 8 طرق لتصبح خبيرا في إدارة المشاريع ، تقدم كل منهجية من منهجيات إدارة المشاريع الرئيسية مستويات مختلفة من العملية. وكل منها قابل للتكيف مع احتياجاتك الخاصة - لن يتم القبض عليك من قبل شرطة إدارة المشروع إذا عبثت بالطريقة المقبولة!
في حين أن الكثير من العمليات يمكن أن يسبب التباطؤ والإحباط ، فإن البشر مخلوقات محبة للأنماط. نحن نستجيب للهيكل ونحب الروتين: اجتماع سكروم مدته 15 دقيقة في بداية كل يوم؟ ستجد أن معظم فريقك يوافقون على أنها فكرة جيدة.
يمكن أن يساعدك مستشار الإدارة في تحسين هذه العمليات. اقرأ المقالة للمساعدة في تحديد ما إذا كان تعيين مستشار إداري مناسبا لعملك.
ما يمكنك القيام به الآن: هل لديك اجتماعات منتظمة للفريق؟ ثم ابدأ اليوم. اجعلها سريعة ومنظمة بشكل واضح.
الفكرة الثالثة
الناس ، الناس ، الناس
أثمن مورد لك هو الأشخاص في فريقك.
يحتاج الفريق الجيد إلى مزيج متوازن من أنواع الشخصية. لمدة نصف قرن ، ساعد اختبار مؤشر نوع مايرز بريجز (MBTI) المديرين على تحديد أنواع الشخصية. متأثرا بأفكار عالم النفس الشهير كارل يونغ ، تم نشر MBTI في عام 1944 من قبل فريق الأم وابنتها كاثرين كوك بريجز وإيزابيل بريجز مايرز. تدعي MBTI أنها تسلط الضوء على كيفية إدراك الفرد للعالم. هل هي مدفوعة في المقام الأول (ولكن ليس حصريا) بالإحساس أو الحدس أو المشاعر أو التفكير؟
إنه نهج غير قضائي تماما ، وهو يجعل تمرينا ممتعا. لكن هل هو مفيد؟ على الرغم من أنها مشكلة كبيرة في عالم الأعمال والشركات ، إلا أن مكانتها بين علماء النفس ليست قوية. ينظر المجتمع العلمي إلى أنها غير موثوقة. في كثير من الأحيان يمكن تصنيف نفس الشخص بشكل مختلف في مناسبتين مختلفتين. ولكن إذا كنت لا تأخذ الأمر حرفيا ، فيمكن أن يكون MBTI مؤشرا رائعا على نوع الشخصيات التي لديك في فريقك - قد يؤدي الكثير من نوع واحد (التركيز على "ربما") إلى اختلالات وتعاسة بين الفريق.
ما يمكنك فعله الآن: حدد أنواع الشخصيات وتأكد من وجود توازن بين الانطوائيين والمنفتحين. تأكد من أن الشخصيات المهيمنة لا تتغلب على الأفراد الأكثر هدوءا.
نصائح من محترف إدارة المشاريع
قواعد اللعبة والخطوات التي تتخذها أثناء اللعبة شيئان مختلفان. أيا كانت المنهجية التي تختارها ، تأكد من اتباع هذه القواعد الذهبية الخمس من Simon Darby في جمعية إدارة المشاريع في المملكة المتحدة:
تأكد من أن فريقك يعرف اتجاه السفر. ضع رؤية ذات مغزى للمستقبل وقدم رسائل واضحة ومتسقة. تأكد من أن الجميع يسحبون في نفس الاتجاه
حدد أولويات واضحة. كن حاسما في تحديد أولويات واضحة لنفسك ولفريقك
روج لفوائد قوائم المهام وتأكد من أن فريقك يعرف ما هي الأولويات. الإلحاح والأهمية ليسا نفس الشيء. يجب أن يشعر فريقك بالقوة لتحدي إلحاح أو أهمية العمل الممنوح لهم للعمل بفعالية بما يتماشى مع الأولويات
تعلم من الماضي وجرب إنشاء بيئة عمل سلسة ورشيقة تسمح لأعضاء الفريق بالازدهار
ابق دائما إيجابيا. كن مشجعا ومنفتحا على تحمل المخاطر المحسوبة وتجربة مناهج جديدة.
8 نصائح لتحسين إدارة المشاريع
قم بتنزيل دليلنا العملي المجاني حول استخدام أدوات وتقنيات إدارة المشاريع لتعزيز نجاح عملك.
