Per spedire un pacco una delle prime cose a cui devi prestare attenzione è la corretta compilazione dei dati. Non si tratta solo di un passaggio burocratico: ogni informazione che inserisci è fondamentale perché la tua spedizione arrivi nel tempo previsto e all’indirizzo giusto. È importante essere precisi, evitare abbreviazioni poco chiare e, quando possibile, scrivere in stampatello leggibile.
Uno dei passaggi principali in questo processo è la lettera di vettura: si tratta del documento che accompagna la spedizione per tutta la durata del trasporto. All’interno della lettera di vettura sono indicati i dati del mittente, quelli del destinatario, il contenuto della spedizione, il numero di tracking e altri elementi logistici necessari per la gestione del pacco lungo tutto il percorso. Senza questo documento la spedizione non può partire, quindi non è necessario scrivere ulteriormente sul pacco perché tutte le informazioni sono riportate nella lettera di vettura.
Come applicare la lettera di vettura
Una volta preparato il pacco, è il momento di occuparsi della lettera di vettura, il documento che accompagna ogni spedizione.
Con DHL Express, ricevi la lettera di vettura direttamente via mail o dalla piattaforma che utilizzi per prenotare il ritiro, oppure attraverso il servizio Paperless trade è possibile creare la spedizione online senza bisogno di stampare nulla, riceverai un QR code da mostrare presso i DHL ServicePoint in cui poi gli specialisti si occuperanno di tutto o al corriere al momento del ritiro.
L’etichetta va applicata sul lato superiore del pacco, ben visibile e ben fissata. Utilizza un nastro adesivo trasparente solo lungo i bordi: mai sopra il codice a barre, che deve rimanere leggibile per gli scanner lungo tutto il tragitto.
Se stai spedendo più pacchi per la stessa destinazione, ognuno deve avere la sua copia della lettera di vettura.
In alternativa spedendo presso i DHL ServicePoint non dovrai occuparti di nulla, sarà sufficiente consegnare la spedizione agli specialisti del negozio che compilano la lettera di vettura e la allegano alla spedizione.
I documenti necessari per spedire un pacco all’estero
Quando si parla di spedizioni internazionali, la procedura richiede qualche accorgimento in più, specialmente se il pacco deve uscire dall’Unione Europea.
Oltre alla lettera di vettura, dovrai compilare:
- fattura commerciale o proforma: serve a dichiarare il valore del contenuto del pacco e la natura della spedizione, obbligatoria per dogane e controlli;
- dichiarazione di libera esportazione: è un documento che dichiara che la merce non è soggetta a restrizioni all’esportazione.
Tutti questi documenti vanno compilati in inglese. Assicurati che le descrizioni siano coerenti con il contenuto reale del pacco ed evita dichiarazioni vaghe come “gift” o “personal items”, che potrebbero causare ritardi durante i controlli doganali.
Infine, se ti stai chiedendo quale sia il costo per la spedizione di un pacco all’estero, la risposta dipende da peso, dimensioni, distanza e tipo di servizio scelto. DHL Express, per esempio, propone per le aziende opzioni espresse o economy, con tempistiche diverse a seconda della destinazione. Se stai cercando una soluzione di spedizione per la tua azienda, contattaci per scoprire le nostre tariffe. Se sei un privato, richiedi un preventivo online per scegliere la formula di spedizione più adatta alle tue esigenze.
Con ShipNow, la piattaforma dedicata ai privati, compilare i dati per la spedizione diventa molto più semplice: l’interfaccia ti guida passo passo, suggerisce i campi obbligatori e genera automaticamente la lettera di vettura da stampare. In questo modo hai la certezza di aver inserito tutte le informazioni in maniera corretta e puoi concentrarti su ciò che davvero conta: far arrivare il pacco a destinazione nel modo più fluido possibile.
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