Guía para facturas comerciales en envíos internacionales

Cada día, miles de pymes, y de hecho empresas de todos los tamaños, confían en DHL Express para hacer llegar sus envíos a sus clientes finales en todo el mundo de forma rápida y eficiente. Pero es posible que te sorprendas al escuchar cuál es uno de los mayores obstáculos para esto. No se trata de los cierres de fronteras, ni de la escasez de mano de obra, ni siquiera del clima... Son los datos erróneos.

Las empresas que realizan envíos transfronterizos con DHL Express deben proporcionar información de facturas comerciales electrónicamente. Pero los datos incompletos e inexactos , como la descripción de los productos, pueden causar grandes problemas. Esto significa que tu envío corre el riesgo de ser retrasado por las autoridades aduaneras hasta que se resuelva el problema, y eso, por supuesto, tendrá un efecto en cadena en tus clientes finales, que pueden recibir sus productos con retraso.

De hecho, la "Buena Calidad de los Datos" es tan importante, que la hemos convertido en un consejo clave que destacamos para cualquier empresa que realice envíos internacionales con DHL Express.

¿Qué es una factura comercial?

Una factura comercial proporciona información detallada sobre las mercancías que se envían a través de las fronteras internacionales. Contiene información completa sobre la transacción comercial internacional, como:

• Nombres, direcciones y datos de contacto del remitente/exportador y del destinatario/importador
  
• Número de identificación, si corresponde
  
• Descripción de los productos
  
• Código del Sistema Armonizado (SA), preferiblemente el Código de Clasificación Arancelaria completo
  
• País de origen
  
• Valores y moneda
  
• Peso y cantidad
  
• Incoterms
  
• Motivo de la exportación

La información de la factura comercial es utilizada por el agente de aduanas para preparar la declaración de aduanas para las autoridades, que luego pueden determinar si las mercancías pueden entrar y salir del país (es decir, ¿son seguras, legales y cumplen con las normas?) La información también permite a las autoridades aduaneras calcular los impuestos y derechos adeudados.

Entonces, ¿qué significa una buena calidad de datos en la práctica?

Es importante garantizar que los datos electrónicos de la factura comercial estén completos y sean precisos. Entre otras, estas son tres cosas a las que hay que prestar especial atención.

1. La descripción de los productos es realmente importante

Uno de los objetivos principales de la descripción de las mercancías es ayudar a las autoridades aduaneras a identificar las mercancías sujetas a normativas, así como a realizar un perfil de riesgo preciso por razones de seguridad. Sin embargo, muchos transportistas no proporcionan suficientes detalles en este paso. Poner "muestras" o "partes", por ejemplo, no es una descripción adecuada de los productos. En tales escenarios, DHL puede detener el envío y llamar al destinatario o responsable de la importación de los productos para solicitar más aclaraciones, lo que puede retrasar el envío de principio a fin y prejudicar la experiencia de su cliente final.

Se necesita una descripción clara, precisa y detallada de cada uno de los artículos que se envían para un despacho de aduanas rápido, como muestra el siguiente ejemplo. Además de las descripciones de las mercancías, los remitentes también deben proporcionar el código de clasificación arancelaria correspondiente. La herramienta MyGTS (My Global Trade Services) de DHL puede ayudar a los transportistas a identificar posibles opciones para los códigos arancelarios de exportación e importación de sus mercancías.

2. Valor de las mercancías: se honesto y preciso, o correrás el riesgo de sufrir retrasos en la aduana

En la factura comercial, se te pedirá que declares el valor real de cada una de las mercancías que se envían, que suele ser el precio realmente pagado por el comprador al vendedor de las mercancías (junto con la moneda), de acuerdo con las normas de valoración aduanera de la OMC. Las autoridades aduaneras utilizan este valor para calcular los aranceles e impuestos adeudados.

Algunos transportistas se ven tentados a infravalorar las mercancías, lo cual es ilegal y puede tener graves consecuencias. Por ejemplo, las autoridades pueden retener el envío y pedirte pruebas del valor de las mercancías que has declarado, y solicitar el pago de los aranceles e impuestos adicionales adeudados (además de posibles multas y sanciones). Incluso pueden ponerse en contacto con el remitente, es decir, tu cliente final, para obtener la información, lo que dañará su experiencia con tu negocio.

Además, las autoridades de ciertos países pueden escalar la situación de infravaloración a un caso de "evasión fiscal", que es un delito grave, en el que pueden derivarse multas, sanciones e implicaciones legales. Por esta razón, es importante ser siempre totalmente transparente sobre el valor de las mercancías proporcionado en la Factura Comercial, así como los elementos de coste adicionales, si corresponde, que forman parte del valor en aduana (por ejemplo seguros, fletes y otros costes).

3. Garantizar el cumplimiento de la normativa

Los requisitos aduaneros varían según el país, lo que puede generar desafíos para quienes gestionan envíos internacionales, especialmente a varios destinos. Antes de realizar un envío al extranjero, es fundamental que el remitente investigue por su cuenta los requisitos clave de exportación del país de origen y los de importación del país de destino, o bien consulte con sus asesores legales o fiscales para asegurarse de cumplir con la normativa aplicable.

Una de las herramientas que pueden utilizar los transportistas es MyGTS (My Global Trade Services) de DHL. Esta plataforma gratuita y fácil de usar está diseñada para ayudar a las pymes a navegar por las regulaciones internacionales de envío, incluidos ejemplos de los requisitos de importación y exportación de un país que pueden ser aplicables.

Proporcionar información completa y precisa en la factura comercial es un elemento esencial para garantizar un despacho de aduanas sin problemas y una experiencia positiva para los clientes finales.

Cómo completar una factura comercial: aquí tienes una guía paso a paso

Una factura comercial completa y precisa es esencial para un despacho de aduanas rápido. Las "Directrices de Aduanas Internaciones para Clientes de DHL Express" te asesorarán en cada paso del formulario para garantizar que los datos que envíes sean claros, precisos y completos.

Al seguir estas pautas, puedes evitar posibles problemas debido a datos incorrectos o incompletos, por ejemplo:

• Retrasos en el despacho de aduanas y envíos retenidos en depósito aduanero
  
• Contacto innecesario con el servicio de atención al cliente para solicitar la información faltante
  
• Envíos detenidos, devueltos, potencialmente confiscados o incluso sancionados por las autoridades
  

DHL Express hace todo lo posible para garantizar que la información de fuentes externas sea precisa en el momento de la publicación.  Sin embargo, los detalles de agencias externas pueden cambiar sin previo aviso.