Sprievodca komerčnými faktúrami pre medzinárodnú prepravu

Preprava do zahraničia? Presná a úplná obchodná faktúra je kľúčom k hladkému a rýchlemu procesu colného odbavenia. Marcelo Godoy Rigobello, odborník DHL Express na globálny obchod a colné predpisy, vysvetľuje, prečo sú "dobré" (t. j. úplné a presné) údaje také dôležité – a zdieľa tipy, ako ich správne dosiahnuť.  

Každý deň sa tisíce malých a stredných podnikov – a vlastne aj podnikov všetkých veľkostí – spoliehajú na DHL Express, aby rýchlo a efektívne doručili svoje zásielky svojim koncovým zákazníkom po celom svete. Možno vás však prekvapí, čo je jednou z najväčších prekážok. Nie je to uzavretie hraníc alebo nedostatok pracovnej sily alebo dokonca počasie... sú to zlé údaje.

Podniky, ktoré posielajú cezhranične s DHL Express, sú povinné poskytnúť informácie o obchodnej faktúre elektronicky. Neúplné a nepresné údaje – ako napríklad popis tovaru – však môžu spôsobiť veľké problémy. Znamená to, že vaša zásielka môže byť odložená colnými orgánmi, kým sa problém nevyrieši – a to bude mať samozrejme dominový efekt na vašich koncových zákazníkov, ktorí môžu dostať svoj tovar neskoro.

V skutočnosti je "dobrá kvalita údajov" taká dôležitá, že sme z nej urobili kľúčovú radu, ktorú zdôrazňujeme pre každú firmu, ktorá zasiela medzinárodné zásielky s DHL Express.

Čo je to obchodná faktúra?

Obchodná faktúra poskytuje podrobné informácie o preprave tovaru cez medzinárodné hranice. Obsahuje komplexné informácie o medzinárodnej obchodnej transakcii, ako napríklad:

• Mená, adresy a kontaktné údaje odosielateľa/vývozcu a príjemcu/dovozcu
  
• Identifikačné číslo, ak je to relevantné
  
• Popis tovaru
  
• Kód harmonizovaného systému (HS), pokiaľ možno úplný kód nomenklatúrneho zaradenia
  
• Krajina pôvodu
  
• Hodnoty a mena
  
• Hmotnosť a množstvo
  
• Incoterms
  
• Dôvod vývozu

Informácie o obchodnej faktúre používa colný maklér na prípravu colného vyhlásenia pre orgány, ktoré potom môžu určiť, či sa tovar môže pohybovať do a z krajiny (t. j. či je bezpečný, legálny a v súlade s predpismi?) Tieto informácie tiež umožňujú colným orgánom vypočítať splatné dane a clá .

Čo teda znamená dobrá kvalita údajov v praxi?

Zabezpečenie úplných a presných elektronických údajov na obchodnej faktúre je dôležité. Okrem iného sú to tri veci, ktorým treba venovať osobitnú pozornosť.

1. Na popise tovaru skutočne záleží

Jedným z kľúčových účelov opisu tovaru je pomôcť colným orgánom identifikovať zakázaný/obmedzený tovar, ako aj vykonať presné profilovanie rizík z bezpečnostných dôvodov. Mnohí odosielatelia však v tomto kroku neposkytujú dostatok podrobností. Napríklad uvádzanie "vzoriek" alebo "častí" nie je adekvátnym popisom tovaru. V takýchto scenároch môže DHL zastaviť zásielku a zavolať príjemcovi/dovozcovi tovaru s cieľom požiadať o ďalšie vysvetlenie – čo môže oneskoriť zásielku od konca do konca a skúsenosti vášho koncového zákazníka.

Na rýchle colné odbavenie je potrebný jasný, presný a podrobný popis každej z odosielaných položiek, ako ukazuje príklad nižšie. Okrem opisov tovaru by odosielatelia mali poskytnúť aj príslušný kód nomenklatúrneho zaradenia. Nástroj MyGTS (My Global Trade Services) od spoločnosti DHL môže pomôcť odosielateľom identifikovať potenciálne možnosti vývozných a dovozných colných kódov ich tovaru.

2. Hodnota tovaru: buďte čestní a presní, inak riskujete oneskorenie na colnici

Na obchodnej faktúre budete požiadaní, aby ste uviedli skutočnú hodnotu každého z prepravovaných tovarov – zvyčajne ide o cenu, ktorú kupujúci skutočne zaplatil predajcovi tovaru (spolu s menou) v súlade s pravidlami WTO pre colnú hodnotu . Colné orgány používajú túto hodnotu na výpočet splatných ciel a daní.

Niektorí prepravcovia sú v pokušení podhodnotiť tovar, čo je nezákonné a môže viesť k vážnym následkom. Úrady môžu napríklad zásielku zadržať a požiadať vás o dôkaz o hodnote tovaru, ktorú ste deklarovali, a požadovať zaplatenie dodatočných dlžných ciel a daní (a potenciálnych pokút a sankcií). Môžu dokonca kontaktovať príjemcu – teda vášho koncového zákazníka – so žiadosťou o informácie, ktoré poškodia jeho skúsenosti s vaším podnikaním.

Okrem toho môžu orgány v niektorých krajinách eskalovať situáciu podhodnocovania na prípad "daňových únikov", čo je závažný priestupok, z ktorého môžu nasledovať pokuty, sankcie a právne dôsledky. Z tohto dôvodu je dôležité byť vždy plne transparentný, pokiaľ ide o hodnotu tovaru uvedenú v obchodnej faktúre, ako aj o prípadných dodatočných nákladových prvkoch, ktoré sú súčasťou colnej hodnoty, napr. poistenie, prepravné a iné náklady.

3. Zabezpečte súlad s predpismi

Regulačné požiadavky colných orgánov sa v jednotlivých krajinách líšia, čo môže spôsobiť zložitosť pre tých, ktorí prepravujú cezhranične – najmä do viacerých destinácií. Pred odoslaním do zahraničia je nevyhnutné, aby odosielateľ vykonal vlastný prieskum, aby sa oboznámil s kľúčovými vývoznými požiadavkami krajiny pôvodu, dovoznými požiadavkami cieľovej krajiny a/alebo požiadal o regulačné poradenstvo od svojich vlastných daňových/právnych poradcov.

Jedným z nástrojov, ktoré môžu odosielatelia použiť, je MyGTS (My Global Trade Services) spoločnosti DHL. Táto bezplatná, užívateľsky prívetivá platforma je navrhnutá tak, aby pomohla malým a stredným podnikom orientovať sa v medzinárodných predpisoch o preprave – vrátane príkladov dovozných a vývozných požiadaviek krajiny, ktoré môžu byť uplatniteľné.

Poskytnutie úplných a presných informácií o obchodnej faktúre je základným prvkom na zabezpečenie hladkého colného odbavenia a pozitívnej skúsenosti pre vašich koncových zákazníkov.

Ako vyplniť obchodnú faktúru: Sprievodca krok za krokom

Úplná a presná obchodná faktúra je nevyhnutná pre rýchle colné odbavenie. Globálne colné pokyny pre zákazníkov DHL Express vám poradia s každým krokom formulára, aby ste sa uistili, že údaje, ktoré poskytnete, sú jasné, presné a úplné.

Dodržiavaním týchto pokynov sa môžete vyhnúť potenciálnym problémom v dôsledku nesprávnych alebo chýbajúcich údajov, napr.:

• Oneskorenie colného odbavenia a zásielky držané v kaučnom sklade
  
• Zbytočný kontakt na zákaznícky servis na žiadosť o chýbajúce informácie
  
• Zásielky boli zastavené, vrátené, potenciálne skonfiškované alebo dokonca uložené pokuty úradmi
  

DHL Express vynakladá maximálne úsilie, aby zabezpečila, že informácie z externých zdrojov sú v čase zverejnenia presné.  Podrobnosti od externých agentúr sa však môžu zmeniť bez predchádzajúceho upozornenia.  Prečítajte si naše vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti tu.