Comment préparer un colis pour l’expédition : guide complet

C’est particulièrement important pour les entreprises e-commerce en pleine croissance. Selon une étude récente, 60 % des consommateurs américains ont reçu des marchandises endommagées lors d’achats en ligne au cours de l’année écoulée, faisant du mauvais emballage l’une des principales causes de réclamations et de retours. Un peu plus d’attention avant qu’un colis ne quitte votre entrepôt peut donc vous faire gagner du temps, de l’argent et éviter bien des frustrations. Voici comment emballer correctement un colis pour garantir une livraison sûre et réussie.

Pourquoi un emballage adapté est essentiel pour votre entreprise

Il est facile de considérer l’emballage comme une simple boîte permettant de transporter un produit d’un point A à un point B. En réalité, il s’agit d’un élément clé de votre stratégie logistique.

Un emballage de qualité permet de :

• Réduire les dommages coûteux. Un colis correctement emballé a beaucoup moins de risques d’arriver endommagé, ce qui vous évite remplacements, remboursements et clients mécontents.
• Faire une excellente première impression. L’emballage est souvent la première interaction physique qu’un client a avec votre marque. Une expérience de déballage soignée peut laisser une impression durable et encourager les achats répétés.
• Maîtriser les coûts d’expédition. Choisir une boîte aux dimensions adaptées et éviter les espaces vides inutiles permet de limiter les frais liés au poids volumétrique et d’améliorer l’efficacité des expéditions.

Plus votre emballage est performant, mieux vos produits et votre réputation sont protégés.

Toute expédition commence par le choix du bon emballage. Bien entendu, cela dépend du type d’article envoyé. Les objets fragiles, par exemple, nécessitent davantage de précautions, mais les recommandations suivantes constituent une excellente base.

Pour l’emballage extérieur, utilisez une boîte en carton ondulé neuve et de haute qualité, adaptée à la taille et au poids de votre envoi. Les cartons à double cannelure sont recommandés pour les articles lourds ou de valeur, tandis que les cartons à simple cannelure conviennent aux produits plus légers.

À l’intérieur de la boîte, privilégiez des matériaux de calage permettant de maintenir les produits bien en place. Selon les articles, il peut s’agir de papier de calage, de coussins d’air, d’inserts en fibre moulée ou encore de papier d’emballage recyclable.

Tous les produits n’exigent pas le même niveau de protection.

La méthode de la boîte unique convient parfaitement aux produits robustes, déjà conditionnés ou souples, pour lesquels un simple rembourrage dans une seule boîte offre une protection suffisante.

Pour les produits fragiles, de valeur, pointus ou aux formes irrégulières, privilégiez la méthode de la double boîte. Emballez l’article dans une première boîte intérieure, puis placez celle-ci dans une boîte extérieure plus grande en prévoyant au moins 6 cm de matériau de protection sur chaque côté. Cette couche supplémentaire absorbe les chocs et les vibrations pendant le transport, réduisant considérablement le risque de dommages.

Quelle que soit la méthode choisie, l’objectif reste le même : empêcher le contenu de bouger à l’intérieur du colis. C’est là qu’intervient le matériau de remplissage. Comblez les espaces vides avec du papier froissé, des coussins d’air, des inserts moulés ou des particules de calage d’origine végétale, selon le produit expédié. Si vous entendez ou sentez un mouvement lorsque vous secouez légèrement la boîte, ajoutez davantage de protection avant de la fermer.

La manière dont vous disposez les articles dans la boîte est tout aussi importante que l’emballage lui-même.

Placez les articles les plus lourds au fond et les plus légers au-dessus. Remplissez les espaces vides avec du matériau de calage afin d’éviter tout déplacement pendant le transport, et évitez qu’un seul coin du carton supporte une trop grande partie du poids.

Si vous expédiez plusieurs articles dans un même colis, séparez-les à l’aide de protections afin qu’ils ne s’entrechoquent pas durant le transport.

Même la boîte la plus solide ne sera pas efficace si elle n’est pas correctement fermée.

Utilisez un ruban adhésif d’emballage robuste spécialement conçu pour l’expédition. Évitez le ruban de masquage, le ruban toilé, la ficelle ou la corde, qui n’offrent généralement pas une résistance suffisante.

Pour les cartons, appliquez la méthode du « H » : placez une bande de ruban sur la jointure centrale et une autre sur chacune des deux jonctions latérales, sur le dessus comme sur le dessous du carton. Vous obtenez ainsi la forme d’un « H », qui renforce la structure et limite les risques d’ouverture pendant la manutention.

Pour les expéditions internationales, veillez à ce que les étiquettes soient claires, solidement fixées et parfaitement lisibles. Évitez de placer du ruban adhésif sur les codes-barres, car les reflets peuvent perturber leur lecture.

Vous devrez également préparer les documents douaniers requis. Les plus courants sont :

• La facture commerciale (Commercial Invoice) : elle décrit le contenu de l’envoi, sa valeur, son pays d’origine et d’autres informations indispensables aux autorités douanières pour déterminer les droits, taxes et formalités nécessaires.
• La lettre de transport aérien (Air Waybill ou AWB) : document de transport de votre expédition. Il contient les informations essentielles concernant l’expéditeur, le destinataire et l’envoi, et permet le suivi du colis tout au long de son parcours.
• Le code SH (Système harmonisé ou HS Code) : code international de classification des marchandises indiquant précisément aux douanes la nature des produits expédiés. L’utilisation du bon code SH réduit les risques de retards et d’erreurs dans le calcul des droits et taxes.

Une documentation précise permet aux autorités douanières de traiter votre expédition plus rapidement et limite les risques de blocage. Selon le mode d’expédition, ces documents doivent être placés dans une pochette transparente fixée sur le colis ou transmis électroniquement avant l’enlèvement. De nombreux services DHL Express prennent en charge la fonctionnalité Paperless Trade, qui permet la transmission numérique des documents douaniers sans impression ni apposition sur le colis.

Si vous avez des doutes concernant les documents nécessaires, MyGTS (My Global Trade Services) de DHL peut vous aider. Cet outil gratuit fournit des informations sur les exigences douanières, vous aide à identifier le bon code SH et indique les documents requis pour votre destination avant l’expédition.

Avant l’expédition, vérifiez si vos produits appartiennent à une catégorie réglementée ou restreinte.

Les batteries au lithium, les parfums, les aérosols ou certains produits chimiques peuvent être considérés comme des marchandises dangereuses et nécessiter un emballage, un étiquetage ou une documentation spécifiques avant leur transport.

Il est également recommandé de vérifier les exigences d’importation du pays de destination, car les restrictions peuvent varier d’un marché à l’autre.

Vous gérez une activité e-commerce ? L’emballage constitue souvent la première interaction physique entre votre client et votre marque. Consacrer un peu plus de temps à créer une expérience de déballage mémorable peut faire toute la différence.

De petites attentions, comme des boîtes personnalisées, du papier de soie, des autocollants ou un mot de remerciement, peuvent donner à votre expédition une dimension plus premium et mémorable, sans augmenter significativement vos coûts.

N’oubliez toutefois jamais que l’image de marque ne doit pas se faire au détriment de la protection. Un colis élégant doit aussi arriver en parfait état.

Soyons honnêtes : les retours font partie des aspects les moins séduisants du e-commerce. Ils demandent du temps, coûtent de l’argent et génèrent du travail supplémentaire.

La bonne nouvelle ? Une procédure de retour fluide peut devenir un véritable avantage concurrentiel. Les clients sont beaucoup plus enclins à recommander auprès d’un commerçant si le retour d’un article est simple et rapide.

Commencez par choisir des emballages que les clients peuvent facilement refermer et réutiliser pour le renvoi du produit. Fournir des instructions claires, voire une étiquette de retour préimprimée lorsque cela est pertinent, simplifie également le processus.

Cela peut sembler un détail, mais une expérience de retour positive peut laisser une impression aussi forte qu’une livraison réussie et contribuer à transformer un acheteur occasionnel en client fidèle.

Un emballage durable n’est pas seulement bénéfique pour l’environnement, il peut également être avantageux pour votre entreprise. Utiliser moins de matériaux signifie moins de déchets, des coûts d’emballage réduits et, dans de nombreux cas, des frais d’expédition plus faibles.

Privilégiez autant que possible des matériaux recyclables ou issus de sources responsables, évitez les cartons trop grands et utilisez uniquement la quantité de protection réellement nécessaire. Adapter les dimensions de l’emballage au produit permet de réduire les déchets tout en limitant les coûts liés au poids volumétrique.

Si vous exportez à l’international, vérifiez également les réglementations applicables dans votre marché de destination. Certains matériaux, comme le polystyrène expansé (EPS ou Styrofoam®), sont restreints ou progressivement supprimés dans certains pays et régions pour des raisons environnementales. Opter pour des alternatives recyclables ou réutilisables permet d’anticiper ces évolutions tout en démontrant votre engagement en faveur d’une logistique plus durable.

Un petit changement qui peut avoir un impact important, tant pour l’environnement que pour les consommateurs, de plus en plus sensibles aux initiatives visant à réduire les déchets d’emballage.

Autres points à prendre en compte pour les expéditions internationales

Même un colis parfaitement emballé peut rencontrer des difficultés s’il ne respecte pas les exigences du pays de destination.

Avant l’expédition, vérifiez que vos marchandises sont autorisées sur le marché concerné et qu’aucune licence, certification ou documentation supplémentaire n’est requise. Là encore, MyGTS peut vous accompagner : considérez-le comme votre assistant numérique d’expédition.

Assurez-vous également que votre facture commerciale, vos codes SH et vos déclarations douanières décrivent précisément le contenu de l’envoi. Des informations incorrectes ou incomplètes figurent parmi les causes les plus fréquentes de retards douaniers.

Il est aussi conseillé de déterminer à l’avance qui prendra en charge les droits et taxes éventuels. Bien comprendre ces obligations permet d’éviter les frais imprévus et de réduire les délais aux frontières.

Prêt à expédier ?

Une fois votre colis emballé en toute sécurité, il ne vous reste plus qu’à choisir le bon partenaire d’expédition.

Avec DHL Express, vous bénéficiez d’une expertise reconnue en transport international, d’un accompagnement douanier spécialisé, d’un suivi de bout en bout et d’un réseau de livraison mondial fiable pour acheminer vos colis rapidement et en toute sécurité, partout dans le monde.