De seks trin i international shipping

Hvad er toldklarering?

Når varer bevæger sig fra ét land til et andet, kan de være omfattet af toldklarering.

Varerne skal deklareres til toldmyndighederne – en obligatorisk proces, der kaldes en tolddeklaration. Det er et datasæt med oplysninger om varerne, som hjælper toldmyndighederne med at kontrollere, om de overholder gældende love og regler i destinationslandet, samt beregne den told og de afgifter/skatter, der skal betales.

Toldaktiviteter udføres typisk af specialiserede eksperter, men fordi disse eksperter repræsenterer den faktiske importør/eksportør, skal importøren/eksportøren levere korrekte og komplette oplysninger i forbindelse med forsendelsen til DHL. Det hjælper dig med at undgå forsinkelser, bøder og sanktioner – og ikke mindst irritation.

I en dansk/EU-kontekst er det værd at huske, at “told” ofte hænger tæt sammen med momsregler. Sælger du fx til kunder uden for EU (som Norge, Storbritannien, Schweiz eller USA), kan der være krav til både eksportdokumentation og korrekt angivelse af incoterms, så det er tydeligt, hvem der betaler importmoms og eventuelle fortoldningsgebyrer. Jo mere tydelig du er fra start, desto færre “overraskelser” får din modtager ved levering.

 De seks trin i den internationale forsendelsesproces med DHL

Trin 1 – Giv dine data til DHL Express

Når du sender varer over internationale grænser, skal du udfylde en Commercial/Proforma Invoice. Den indeholder detaljerede oplysninger om de varer, der sendes, og bruges af DHL Express til at forberede tolddeklarationen til myndighederne.

En Commercial/Proforma Invoice er et obligatorisk og helt grundlæggende dokument i forbindelse med toldbehandling. Nedenfor finder du et overblik over de vigtigste datafelter. Du kan også downloade en mere dybdegående gennemgang af guidelines til international shipping. 

• Afsender/eksportør- og modtager/importør-oplysninger: navne, adresser og kontaktoplysninger.

• Identifikationsnummer(e), hvis relevant: Fx momsnummer (VAT/GST), EORI-nummer, TIN/PIN-nummer.

• Varebeskrivelser: linjevis beskrivelse af varerne (med detaljeret, præcist og almindeligt sprog) på fakturaen.

• Harmonized System (HS)-kode(r): HS-kode pr. varelinje (helst den fulde importtoldtarifkode).

• Oprindelsesland: (typisk det land, hvor varerne er produceret eller fremstillet).

• Værdi & valuta: vareværdi pr. linje samt en yderligere opdeling af relevante omkostningselementer (fx forsikring, fragt, emballage osv.) samt den valuta, transaktionen er foretaget i.

• Vægt / enhed & antal: angiv brutto-/nettovægt, enhed (fx KG) og antal (fx 10 stk.) pr. varelinje.

• INCOTERMS® & sted: angiv INCOTERMS® og sted (som krævet under den relevante term).

• Oprindelseserklæring: hvis relevant, tilføj oprindelseserklæring på fakturaen for at opnå præferentielle toldsatser (også kendt som “Statement on Origin”, “Country of Origin Statement” osv.)

• Årsag til eksport: fx permanent, reparation og retur, midlertidig, gaver.

• Andre krav: det er afgørende, at du tjekker, om der gælder andre krav for dine varer, fx eksport-/importlicenser, andre myndighedskrav (fx veterinær- og fytosanitære regler) osv.

Unøjagtige eller ufuldstændige data er en af de hyppigste årsager til forsinkelser i tolden, så sørg for at udfylde Commercial/Proforma Invoice omhyggeligt. God datakvalitet er nøglen, hvis du vil have dine varer frem til kunden til tiden!

Når DHL Express modtager disse data fra afsenderen, starter toldbehandlingsprocessen.

Hvis du eksporterer fra Danmark, er det en god vane at have din EORI-registrering på plads i god tid og at sikre, at din varebeskrivelse er “told-egnet”. “T-shirt” kan fx være for bredt, mens “T-shirt i 100% bomuld, strikket, til herrer” gør klassificering og fortoldning markant nemmere. Det samme gælder, hvis du sender reservedele: angiv funktion og materiale – ikke bare “spare parts”.

Trin 2 – DHL Express foretager security filing

Når DHL Express udarbejder tolddeklarationer og security filings til toldmyndighederne på kundernes vegne, påtager DHL Express sig ansvaret for at udvise behørig omhu for at overholde toldreglerne. Derfor er det vigtigt, at din forsendelse, dine data og din dokumentation overholder gældende lovgivning, regler og DHL Express’ Terms & Conditions. Tre centrale compliance-risici, du bør undgå:

• At indsende en ufuldstændig eller unøjagtig “varebeskrivelse” på Commercial/Proforma Invoice: Husk: God datakvalitet er nøglen til en smidig og compliant toldbehandling.

• At angive en for lav værdi på varerne på Commercial/Proforma Invoice: Toldmyndighederne kan tilbageholde forsendelsen og bede om dokumentation for varernes værdi på fakturaen. De kan endda kontakte modtageren – altså din slutkunde – for at få oplysningerne, og det vil forringe kundens oplevelse af din virksomhed.

• At sende forbudte eller ulovlige varer: Derudover kan forsendelser, der er klassificeret som Dangerous Goods, kræve særlige licenser eller tilladelser for at komme ind i et land. Tjek, før du sender!

Hvis du sælger fra Danmark til markeder som Storbritannien eller Norge, vil modtagere ofte forvente klare svar på “Hvem betaler hvad?” allerede i checkout. Overvej at gøre dine incoterms og eventuelle importomkostninger tydelige i dine handelsbetingelser, så kundeservice ikke ender med at håndtere unødige spørgsmål og afviste leveringer.

Trin 3 – DHL Express forbereder tolddeklarationen

Forberedelsen af eksport- og importtolddeklarationer kan begynde.

DHL Express’ toldteam kan kontakte dig for at tjekke forsendelsesdetaljer eller indhente yderligere oplysninger. Sørg for at svare hurtigt på forespørgsler – så kan eventuelle unøjagtigheder eller manglende oplysninger blive rettet, og din forsendelse kan fortsætte gennem netværket.

Praktisk rutine for danske virksomheder: Hav en intern “dokumentationspakke” klar pr. produkt (HS-kode, oprindelsesland, materialer, anvendelse, salgspris, evt. producentfaktura). Så kan du reagere hurtigt, når toldteamet spørger – især i spidsbelastninger som Black Friday og jul, hvor selv små afklaringer kan spare værdifulde timer.

Trin 4 – DHL Express indsender tolddeklarationen

Når forsendelsen når afgangsgatewayen, kan eksporttolddeklarationen færdiggøres. DHL Express indsender tolddeklaration i kundernes navn og på deres vegne for alle forsendelser, der sendes på DHL Express’ netværk.

Trin 5 – DHL Express afventer toldsvar

Toldfrigivelse kan tage alt fra få sekunder til flere dage afhængigt af en række faktorer som fx destinationslandet. DHL leverer tracking-opdateringer i realtid til kunder, så de kan følge forsendelsens status og få en estimeret leveringsdato.

Hvis alle toldkrav er opfyldt, kan forsendelsen eksportfrigives.

Forberedelsen til importfortoldning kan gennemføres, mens forsendelsen er på vej til importlandet, for maksimal effektivitet.

Et dansk kundeoplevelses-tip: Del tracking-linket proaktivt og sæt forventninger til fortoldningstid i din leveringskommunikation. Danske B2B-kunder forventer typisk tydelige ETA’er og hurtig afklaring ved afvigelser, mens D2C-kunder især reagerer på “stille perioder” uden opdateringer. Realtidsoverblik mindsker henvendelser til kundeservice.

Trin 6 – Toldfrigivet

Når forsendelsen fysisk ankommer til destinationslandet, bruger myndighederne tolddeklarationen til at foretage en vurdering og kontrol og tjekke – blandt andet – om varerne overholder gældende love og regler.

Herefter leveres pakken til sin endelige destination – slutmodtageren.

Med god datakvalitet og DHL Express’ toldekspertise modtager dine kunder deres leveringer til tiden – uanset hvor i verden de befinder sig!

Hvis du importerer til Danmark (fx fra USA eller Asien), er det især vigtigt, at varebeskrivelsen og værdien matcher dine handelsdokumenter. Told- og momsbasis beregnes på baggrund af de angivne oplysninger, og afvigelser kan give ekstra sagsbehandling. En enkel tommelfingerregel: Det, der står på fakturaen, skal kunne “forklares” med ordrebekræftelse og betalingsgrundlag, hvis der bliver spurgt.

MyGTS: Din indgang til nem international forsendelse

Det kan virke komplekst, men det behøver det ikke at være… For at fremskynde international forsendelse og gøre toldbehandling enklere har DHL Express udviklet My Global Trade Services – en intuitiv alt-i-én-portal.

MyGTS er en gratis, brugervenlig platform, som hjælper dig med nemt at navigere i mange regler for international forsendelse. Få adgang til:

• Pre-shipment Planner: et dedikeret værktøj, der hjælper din virksomhed med at overholde alle import-/eksportregler og beregne Landed Cost.

• Harmonized System (HS)-koder: ingen flere gæt; MyGTS bruger AI til at give dig den mulige tarifklassificering for din forsendelse, så toldbehandling går hurtigere. Søg efter HS-koder med nøgleord eller i kodebiblioteket.

• Landed Cost for dine internationale forsendelser: beregn dine estimerede produktomkostninger, told og afgifter/skatter samt fragtomkostninger for at styrke din prisstrategi og give dine kunder gennemsigtighed i de forventede forsendelsesgebyrer.

• Vejledning i et lands import- og eksportkrav: Så du kan forstå nogle af de vigtigste krav, før du sender.

• En produktkatalogfunktion: Hvor du kan gemme tidligere søgninger, produktdetaljer og tarifkoder for hurtigere gentagne forsendelser.

Du kan logge ind med din eksisterende DHL Express Erhvervskonto eller oprette en ny MyGTS-konto for at få glæde af alle fordelene.

For mange danske SMV’er er den største gevinst ved MyGTS, at du kan arbejde mere “forudsigeligt” med omkostninger og compliance: Du kan beregne Landed Cost, før du lancerer i et nyt marked, og dermed undgå at prissætte for lavt (eller skabe utilfredse kunder, der får uventede importomkostninger ved døren). Det er særligt relevant, hvis du udvider fra Danmark til markeder med andre moms-/toldstrukturer, fx Storbritannien efter Brexit.