Die sechs Schritte des internationalen Versandprozesses

Was ist die Zollabfertigung?

Wenn Waren von einem Land in ein anderes transportiert werden, müssen sie unter Umständen verzollt werden.

Die Waren müssen bei den Zollbehörden angemeldet werden - ein obligatorischer Vorgang, der als Zollanmeldung bekannt ist. Dabei handelt es sich um einen Datensatz mit Informationen über die Waren, mit deren Hilfe die Zollbehörden prüfen können, ob die Waren den geltenden Gesetzen und Vorschriften des Bestimmungslandes entsprechen, und die geschuldeten Zölle und Steuern berechnen können.

Die Zollaktivitäten werden im Allgemeinen von speziellen Experten durchgeführt. Da diese Experten jedoch den eigentlichen Importeur/Exporteur vertreten, muss der Importeur/Exporteur korrekte und vollständige Informationen im Zusammenhang mit der Sendung an DHL übermitteln. Dies kann dazu beitragen, Verzögerungenzu vermeiden, Bussgelder und Strafen sowie Frustration .

Die sechs Schritte des internationalen Versandprozesses mit DHL

Schritt 1 - Übermitteln Sie Ihre Daten an DHL Express

Wenn Sie Waren über internationale Grenzen versenden, müssen Sie eine Handels-/Proforma-Rechnung ausfüllen. Diese enthält detaillierte Informationen über die versendeten Waren und wird von DHL Express zur Vorbereitung der Zollanmeldung für die Behörden verwendet. 

Eine Handels-/Proforma-Rechnung ist ein obligatorisches, grundlegendes Dokument für die Zollabfertigung. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Datenelemente. Eine ausführlichere Anleitung in englischer Sprache finden Sie hier.

• Angaben zum Versender/Exporteur und Empfänger/Importeur: Namen, Adressen und Kontaktinformationen.

• Identifikationsnummer(n), falls zutreffend. Zum Beispiel Mehrwertsteuer-/GST-Nummer, EORI-Nummer, TIN/PIN-Nummer.

• Warenbeschreibungen: Einzelpostenbeschreibungen der Waren (in detaillierter, präziser und einfacher Sprache), die auf der Rechnung enthalten sind.

• Harmonisiertes System (HS) Code(s): Positions-HS-Code (vorzugsweise der vollständige Einfuhrtarifcode).

• Ursprungsland (in der Regel das Land, in dem die Waren produziert oder hergestellt wurden).

• Werte & Währung: Einzelpostenwert der Waren und zusätzliche Aufschlüsselung der anwendbaren Kostenelemente (z.B. Versicherung, Fracht, Verpackung usw.) mit der Währung, in der die Transaktion stattgefunden hat.

• Gewicht/Einheit & Menge: Geben Sie das Brutto-/Nettogewicht, die Einheit (z.B. KG) und die Menge (z.B. 10 Stück) auf Positionsebene an.

• INCOTERMS® & Ort: Geben Sie die INCOTERMS® und den Ort an (wie in der entsprechenden Klausel gefordert).

• Erklärung zum Ursprungsnachweis: Fügen Sie der Rechnung gegebenenfalls die Erklärung zum Ursprungsnachweis bei, um die Präferenzzollsätze in Anspruch nehmen zu können (auch bekannt als "Erklärung zum Ursprung", "Erklärung zum Ursprungsland" usw.).

• Grund für die Ausfuhr: z.B. dauerhaft, Reparatur und Rückgabe, vorübergehend, Geschenke.

• Sonstige Anforderungen: Sie müssen unbedingt überprüfen, ob für Ihre Waren weitere Anforderungen gelten, z. B. Export-/Importlizenzen, andere staatliche Anforderungen (z. B. Veterinär- und Pflanzenschutzgesetze) usw.

Ungenaue und unvollständige Daten sind einer der Hauptgründe für Verzögerungen beim Zoll. Füllen Sie die Handels-/Proforma-Rechnung daher sorgfältig aus. Eine gute Datenqualität ist der Schlüssel, wenn Sie wollen, dass Ihre Waren rechtzeitig beim Kunden ankommen!

Sobald DHL Express diese Daten vom Versender erhält, beginnt die Zollabfertigung.

Schritt 2 - DHL Express führt die Sicherheitsanmeldung für den Zoll durch (Security filing)

Bei der Erstellung von Zollerklärungen und der Einreichung von Sicherheitserklärungen bei den Zollbehörden im Namen des Kunden übernimmt DHL Express die Verantwortung für die Einhaltung der Zollvorschriften. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Sendung, Ihre Daten und Ihre Dokumentation mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und den DHL Express Geschäftsbedingungen übereinstimmen.

Drei wichtige Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften, die Sie vermeiden sollten:

• Einreichen einer unvollständigen oder ungenauen "Warenbeschreibung" auf der Handels-/Proforma-Rechnung. Denken Sie daran, dass eine gute Datenqualität der Schlüssel zu einer reibungslosen und vorschriftsmässigen Zollabfertigung ist.

• Zu niedrige Angabe des Warenwerts auf der Handels-/Proforma-Rechnung. Die Zollbehörden können die Sendung anhalten und Sie um einen Nachweis für den Warenwert auf der Rechnung bitten. Es kann sogar sein, dass sie sich an den Empfänger - also Ihren Endkunden - wenden, um die Informationen zu erhalten, was dessen Erfahrung mit Ihrem Unternehmen schädigen würde.

• Versand von verbotenen oder illegalen Waren. Darüber hinaus können Sendungen, die als gefährliche Güter eingestuft sind, besondere Lizenzen oder Genehmigungen für die Einreise in ein Land erfordern. Prüfen Sie das, bevor Sie versenden!

Schritt 3 - DHL Express bereitet die Zollanmeldung vor

Die Vorbereitung der Export- und Importzollerklärungen kann beginnen.  

Das Zollteam von DHL Express kann sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Sendungsdetails zu überprüfen oder zusätzliche Informationen einzuholen. Achten Sie darauf, dass Sie auf alle Anfragen schnell reagieren - so stellen Sie sicher, dass ungenaue oder fehlende Informationen korrigiert werden können und Ihre Sendung das Netzwerk weiter durchläuft.

Schritt 4 - DHL Express reicht die Zollanmeldung ein

Sobald die Sendung das Ausgangs-Gateway erreicht, kann die Ausfuhrzollanmeldung abgeschlossen werden. DHL Express reicht die Zollanmeldung im Namen und im Auftrag seiner Kunden für alle Sendungen ein, die über sein Netzwerk verschickt werden.

Schritt 5 - DHL Express wartet auf die Antwort des Zolls

Die Freigabe durch den Zoll kann von wenigen Sekunden bis zu mehreren Tagen dauern, abhängig von einer Reihe von Faktoren wie dem Zielland. DHL bietet seinen Kunden Echtzeit-Updates zur Sendungsverfolgung, mit denen sie den Fortschritt ihrer Sendung verfolgen und ein voraussichtliches Zustellungsdatum erfahren können.

Wenn alle Zollanforderungen erfüllt sind, kann die Sendung zur Ausfuhr freigegeben werden.

Die Vorbereitungen für die Importabfertigung können durchgeführt werden, während sich die Sendung im Transit in das Importland befindet, um maximale Effizienz zu gewährleisten.

Schritt 6 - Freigabe des Zolls

Sobald die Sendung physisch im Bestimmungsland ankommt, verwenden die Behörden die Zollanmeldung, um eine Bewertung vorzunehmen und - unter anderem - zu prüfen, ob die Waren den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. 

Von dort aus wird das Paket an seinen endgültigen Bestimmungsort - den Endempfänger - geliefert.

Mit guter Datenqualität und der Zollkompetenz von DHL Express erhalten Ihre Kunden ihre Lieferungen pünktlich - egal, wo auf der Welt sie sich befinden!

MyGTS: Ihr Tor zum einfachen internationalen Versand

Es mag kompliziert erscheinen, muss es aber nicht... Um den internationalen Versand zu beschleunigen und die Zollabfertigung zu vereinfachen, hat DHL Express My Global Trade Services entwickelt, ein intuitives All-in-One-Portal.

MyGTS ist eine kostenlose, benutzerfreundliche Plattform, die Ihnen hilft, viele internationale Versandvorschriften reibungslos zu erfüllen. Zugang zu:

• Pre-Shipment Planner: ein spezielles Tool, das Ihrem Unternehmen hilft, alle Import-/Exportbestimmungen einzuhalten und die Landed Cost zu berechnen.

• Harmonisiertes System (HS) Codes: kein Rätselraten mehr; MyGTS nutzt KI, um Ihnen die potenzielle Tarifklassifizierung für Ihre Sendung zu nennen, was die Zollabfertigung beschleunigt. Suchen Sie nach HS-Codes mit Hilfe von Schlüsselwörtern oder dem Codeverzeichnis.

• Landed Cost für Ihre internationalen Sendungen: Berechnen Sie die geschätzten Produktkosten, Zölle und Steuern sowie Frachtkosten, um Ihre Preisstrategie zu verbessern und Ihren Kunden Transparenz über die geschätzten Versandgebühren zu geben.

• Hinweise zu den Import- und Exportanforderungen eines Landes - damit Sie einige der wichtigsten Anforderungen vor dem Versand verstehen können.

• Eine Produktkatalogfunktion, mit der Sie frühere Suchvorgänge, Produktdetails und Tarifcodes speichern können, um den Versand zu beschleunigen.

Sie können sich mit Ihrem bestehenden DHL Express Business Account anmelden oder ein neues MyGTS-Konto eröffnen, um alle Vorteile zu nutzen.