Les six étapes du processus d'expédition internationale

Qu'est-ce que le dédouanement ?

Lorsque des marchandises sont transportées d'un pays à un autre, elles peuvent devoir être dédouanées.

Les marchandises doivent être déclarées aux autorités douanières - un processus obligatoire connu sous le nom de déclaration en douane. Il s'agit d'un ensemble de données contenant des informations sur les marchandises qui permettent aux autorités douanières de vérifier que les marchandises sont conformes aux lois et réglementations en vigueur dans le pays de destination et de calculer les droits et taxes dus.

Les activités douanières sont généralement effectuées par des experts spécialisés. Toutefois, comme ces experts représentent l'importateur/exportateur réel, ce dernier doit fournir à DHL des informations correctes et complètes sur l'envoi. Cela peut contribuer à éviter des retards, des amendes et des pénalités, ainsi que des frustrations.

Les six étapes du processus d'expédition internationale avec DHL

Étape 1 - Transmettez vos données à DHL Express

Si vous expédiez des marchandises au-delà des frontières internationales, vous devez remplir une facture commerciale/proforma. Celle-ci contient des informations détaillées sur les marchandises expédiées et est utilisée par DHL Express pour préparer la déclaration en douane pour les autorités. 

Une facture commerciale/proforma est un document obligatoire et fondamental pour le dédouanement. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principaux éléments de données. 

Vous trouverez ici des instructions plus détaillées en anglais.

• Informations sur l'expéditeur/exportateur et le destinataire/importateur : noms, adresses et coordonnées.

• Numéro(s) d'identification, le cas échéant. Par exemple, numéro de TVA, numéro EORI, numéro TIN/PIN.

• Descriptions des marchandises : Descriptions des articles individuels des marchandises (en langage détaillé, précis et simple) figurant sur la facture.

• Système harmonisé (SH) Code(s) : code SH de position (de préférence le code tarifaire d'importation complet).

• Pays d'origine (généralement le pays dans lequel les marchandises ont été produites ou fabriquées).

• Valeurs & devise : valeur de l'article individuel des marchandises et ventilation supplémentaire des éléments de coût applicables (par exemple, assurance, fret, emballage, etc.) avec la devise dans laquelle la transaction a eu lieu.

• Poids/unité & quantité : indiquez le poids brut/net, l'unité (par ex. KG) et la quantité (par ex. 10 pièces) au niveau du poste.

• INCOTERMS® & lieu : indiquez les INCOTERMS® et le lieu (comme demandé dans la clause correspondante).

• Déclaration relative à la preuve d'origine : le cas échéant, joignez à la facture la déclaration relative à la preuve d'origine afin de bénéficier des taux de droits préférentiels (également connue sous le nom de "déclaration d'origine", "déclaration relative au pays d'origine", etc.)

• Motif de l'exportation : par exemple, permanent, réparation et retour, temporaire, cadeaux.

• Autres exigences : Vous devez impérativement vérifier si d'autres exigences s'appliquent à vos marchandises, par exemple des licences d'exportation/importation, d'autres exigences gouvernementales (par exemple, les lois vétérinaires et phytosanitaires), etc.

Les données inexactes et incomplètes sont l'une des principales causes de retards à la douane. Remplissez donc la facture commerciale/proforma avec soin. Une bonne qualité des données est la clé si vous voulez que vos marchandises arrivent à temps chez votre client !

Dès que DHL Express reçoit ces données de l'expéditeur, le dédouanement commence.

Étape 2 - DHL Express effectue la déclaration de sécurité pour la douane (Security filing)

Lorsque vous établissez des déclarations en douane et soumettez des déclarations de sécurité aux autorités douanières au nom du client, DHL Express assume la responsabilité de la conformité avec la législation douanière. Vous devez donc vous assurer que votre envoi, vos données et votre documentation sont conformes aux lois et réglementations en vigueur et aux conditions générales de DHL Express.

Trois risques majeurs de non-conformité à éviter :

• Soumission d'une "description des marchandises" incomplète ou imprécise sur la facture commerciale/proforma. N'oubliez pas qu'une bonne qualité des données est la clé d'un dédouanement fluide et conforme.

• La valeur des marchandises est sous-estimée sur la facture commerciale/proforma. Les autorités douanières peuvent arrêter l'envoi et vous demander de justifier la valeur des marchandises sur la facture. Il se peut même qu'elles se tournent vers le destinataire - c'est-à-dire votre client final - pour obtenir cette information, ce qui nuirait à son expérience avec votre entreprise.

• l'expédition de marchandises interdites ou illégales. En outre, les envois classés comme marchandises dangereuses peuvent nécessiter des licences ou des autorisations spéciales pour entrer dans un pays. Vérifiez cela avant d'expédier !

Étape 3 - DHL Express prépare la déclaration en douane

La préparation des déclarations d'exportation et d'importation peut commencer.  

L'équipe douanière de DHL Express peut vous contacter pour vérifier les détails de l'envoi ou pour obtenir des informations supplémentaires. Veillez à répondre rapidement à toutes les demandes - vous vous assurez ainsi que les informations inexactes ou manquantes peuvent être corrigées et que votre envoi continue à transiter par le réseau.

Étape 4 - DHL Express soumet la déclaration en douane

Dès que l'envoi atteint la passerelle de sortie, la déclaration d'exportation peut être finalisée. DHL Express soumet la déclaration en douane au nom et pour le compte de ses clients pour tous les envois expédiés via son réseau.

Étape 5 - DHL Express attend la réponse des douanes

Le déblocage par les douanes peut prendre de quelques secondes à plusieurs jours, en fonction d'un certain nombre de facteurs tels que le pays de destination. DHL propose à ses clients des mises à jour de suivi en temps réel qui leur permettent de suivre la progression de leur envoi et de connaître une date de livraison estimée.

Si toutes les exigences douanières sont remplies, l'envoi peut être libéré pour l'exportation.

Les préparatifs pour le dédouanement à l'importation peuvent être effectués pendant que l'envoi est en transit vers le pays importateur, afin de garantir une efficacité maximale.

Étape 6 - Libération des droits de douane

Dès que l'envoi arrive physiquement dans le pays de destination, les autorités utilisent la déclaration en douane pour procéder à une évaluation et - entre autres - vérifier que les marchandises sont conformes aux lois et réglementations en vigueur. 

De là, le colis est livré à sa destination finale - le destinataire final.

Avec des données de bonne qualité et l'expertise douanière de DHL Express, vos clients recevront leurs livraisons à temps, où qu'ils soient dans le monde !

MyGTS : votre porte d'entrée vers une expédition internationale facile

Cela peut sembler compliqué, mais ce n'est pas forcément le cas... Afin d'accélérer les expéditions internationales et de simplifier les procédures de dédouanement, DHL Express a développé My Global Trade Services, un portail intuitif tout-en-un.

MyGTS est une plateforme gratuite et facile à utiliser qui vous aide à répondre en douceur à de nombreuses exigences d'expédition internationale. Accès à :

• Pre-Shipment Planner : un outil spécialisé qui aide votre entreprise à respecter toutes les réglementations en matière d'import/export et à calculer les coûts d'atterrissage.

• Codes du Système Harmonisé (SH) : plus de devinettes ; MyGTS utilise l'IA pour vous indiquer la classification tarifaire potentielle pour votre envoi, ce qui accélère le dédouanement. Recherchez les codes HS à l'aide de mots-clés ou du répertoire de codes.

• Landed Cost pour vos envois internationaux : Calculez le coût estimé des produits, les droits et taxes et les frais de transport afin d'améliorer votre stratégie de tarification et de donner à vos clients une visibilité sur les frais d'expédition estimés.

• Notes sur les exigences d'importation et d'exportation d'un pays - pour vous aider à comprendre certaines des exigences les plus importantes avant l'expédition.

• Une fonction de catalogue de produits qui vous permet d'enregistrer les recherches précédentes, les détails des produits et les codes tarifaires pour accélérer l'envoi.

Vous pouvez vous connecter avec votre compte DHL Express Business existant ou ouvrir un nouveau compte MyGTS pour profiter de tous les avantages.