Skal du sende internationale forsendelser? For at sikre en smidig toldklarering er det afgørende, at du i det mindste forstår det grundlæggende i den dokumentation, der følger med. I denne artikel gennemgår vi de vigtigste dokumenter, du skal bruge for at få varerne gennem tolden – så du undgår forsinkelser og får dine varer frem til destinationen til tiden.
Hvad er toldklarering, og hvorfor er det vigtigt?
Toldklareringsprocessen er den officielle procedure, der gør det muligt for varer lovligt at komme ind i eller ud af et land. Kernen i processen er korrekte oplysninger og den rigtige dokumentation.
Når du importerer eller eksporterer varer, er det vigtigt, at du udsteder en fuldstændig og korrekt Commercial Invoice, sammen med den supplerende dokumentation, som myndighederne i eksport-/importlandet kræver.
På baggrund af Commercial Invoice og den øvrige dokumentation vil toldagenten derefter indsende en toldangivelse til toldmyndighederne – som fortæller myndighederne præcist, hvad der eksporteres/importeres.
Derfor er det afgørende at levere en fuldstændig og korrekt Commercial Invoice og anden dokumentation, så du undgår, at din forsendelse bliver tilbageholdt, udtaget til kontrol eller i værste fald beslaglagt – hvilket kan give dyre afbrydelser i din forretning og forsinkelser for dine kunder.
I dansk praksis ser vi ofte, at små fejl i modtagerdata (fx manglende EORI-/VAT-nummer for B2B-leverancer) eller uklare varebeskrivelser (“clothes”, “parts”) er nok til at udløse ekstra spørgsmål. Brug konkrete beskrivelser som “herrejakker i bomuld”, “reservedele til industripumpe” og angiv materiale, anvendelse og evt. modelnummer – det sparer tid i tolden.
Dokumenterne, der skal bruges til toldklarering
Når du sender internationalt, er korrekt dokumentation (i henhold til eksport- og importreglerne) nøglen til, at dine varer kommer igennem tolden uden forsinkelser. Hvert dokument har en specifik rolle i at bekræfte, hvad der sendes, hvor det kommer fra, og hvordan det transporteres. Se vores komplette guide til de dokumenter, der er nødvendige for international forsendelse.
Hvis du arbejder med dansk produktion eller videresalg, så hav også styr på oprindelse: For nogle markeder kan korrekt angivelse af varens oprindelsesland (Country of Origin) og eventuel præferenceoprindelse være afgørende for toldsatser og kundens totale omkostning. Det er især relevant, når du sælger til UK, hvor kunder ofte forventer klare svar på told og moms allerede ved checkout.
7 typiske årsager til forsinkelser i toldklarering – og sådan undgår du dem
For en smidig toldklarering: Pas på disse klassiske faldgruber:
1. Ufuldstændig eller unøjagtig dokumentation
Manglende, forkerte eller uklare oplysninger i dokumenter som Commercial Invoice eller Air Waybill kan give forsinkelser. Sørg altid for at angive fuldstændige og korrekte oplysninger, i overensstemmelse med de regulatoriske krav i eksport- og importlandene.
Hvis du sælger via e-commerce og sender D2C til Norge, vil en faktura uden korrekt varelinje (antal, enhedspris, valuta) og uden tydelig angivelse af fragtomkostning ofte udløse ekstra dokumentationskrav. Lav en fast fakturaskabelon til eksportforsendelser, så dit team ikke skal opfinde den hver gang.
2. Forkert toldklassifikationskode(r)
Forkerte Tariff Classification Codes gør klareringen langsommere og påvirker beregningen af told. Brug officielle værktøjer fra toldmyndighederne til at fastlægge din Tariff Classification Code. Du kan også bruge DHL’s MyGTS som vejledning til mulige tariff classification codes for dine varer.
3. Undervurdering af varer
At angive en lavere værdi for at reducere told er ulovligt for toldmyndighederne og kan føre til forsinkelser, betydelige bøder, straffe eller andre konsekvenser. Angiv altid varernes reelle værdi, og fremlæg dokumentation for køb/betaling, hvis det bliver nødvendigt.
Husk også, at “værdi” i toldmæssig forstand ikke kun handler om varens pris: afhængigt af handelsbetingelser (Incoterms) kan fragt og forsikring indgå i beregningsgrundlaget. Det er en klassiker, at der opstår uenighed, hvis fakturaen ikke tydeligt viser, hvad der er vareværdi, og hvad der er transport.
4. Manglende overholdelse af regler
Hvis du ikke følger et lands import-/eksportregler, kan det føre til tilbageholdelser, beslaglæggelser, bøder og sanktioner. Undersøg kravene, og indhent eventuelle nødvendige tilladelser, licenser eller certifikater på forhånd.
For danske virksomheder er det især værd at være opmærksom på produktkrav som CE-mærkning, REACH og kosmetik-/fødevarekrav, når du sender uden for EU – og på den anden side lokale importkrav, når du sælger ind i fx UK eller USA. Mange kunder forventer, at du som afsender har styr på compliance, også selvom de står for importen.
5. Ubetalt told eller afgifter
Tolden frigiver ikke dine varer, før de gældende lovpligtige afgifter er betalt. Aftal på forhånd, hvem der betaler – afsender eller modtager – og brug hurtige betalingsmuligheder.
D2C-virksomheder i Danmark oplever ofte, at “uventede” importomkostninger skaber flere kundeservicehenvendelser og flere returneringer. Derfor kan det være en god idé at være tydelig i din checkout om, hvorvidt kunden kan blive opkrævet told/moms ved levering – eller at vælge en løsning, hvor omkostningerne håndteres mere forudsigeligt for modtageren.
6. Forkert mærkning eller emballage
Dårlige eller manglende labels – især for farligt gods – giver forsinkelser. Følg alle emballageregler, og sørg for, at mærkningen er tydelig og korrekt.
Brug en simpel “pakke-checkliste” til internationale forsendelser (label, handelsfaktura, evt. særlige mærker, korrekt indhold). Det lyder banalt, men det er ofte her, fejl sniger sig ind, når der er travlt i pluk og pak.
7. Ingen respons på forespørgsler fra tolden
Hvis toldmyndighederne eller DHL beder om yderligere oplysninger eller dokumentation og ikke får et rettidigt svar, kan din forsendelse blive forsinket – så svar altid hurtigt på spørgsmål.
Hav en fast intern kontaktperson (eller en delt mailbox) til toldspørgsmål, så forespørgsler ikke ender i en enkelt medarbejders indbakke midt i ferie eller travlhed. Hurtig respons er ofte forskellen på timer og dage.
Midlertidig indførsel
At forstå, hvordan midlertidige forsendelser håndteres, er mindst lige så vigtigt som at kende den almindelige toldklareringsproces – især hvis din virksomhed ofte flytter udstyr eller vareprøver på tværs af grænser.
Midlertidig indførsel gør det typisk muligt for varer at komme ind i et land i en begrænset periode, normalt uden at betale importtold eller -afgifter, så længe varerne ikke sælges og reeksporteres inden for en fastsat periode, i overensstemmelse med de lokale regulatoriske krav.
Bemærk, at der er strenge betingelser og dokumentationskrav, som skal overholdes ved midlertidig indførsel, så sørg for at undersøge eksport-/importreglerne.
Dansk perspektiv: Midlertidige bevægelser er især relevante, hvis du tager med på messer i UK/Schweiz, sender demo-udstyr til en kunde i Norge eller får prototyper frem og tilbage med en producent uden for EU. Her kan den rigtige proces spare både tid og unødige omkostninger.
Midlertidig import
Det er varer, der bringes ind i et land til kortvarig brug, fx værktøj til et specifikt projekt, kommercielle vareprøver eller udstyr til test. Disse varer skal forlade landet igen inden for en defineret tidsramme og må ikke sælges eller ændres væsentligt. Korrekt dokumentation og godkendelser er nødvendige for at kvalificere sig til toldfritagelse under reglerne for midlertidig import.
Bemærk, at der er strenge betingelser og dokumentationskrav, som skal overholdes ved midlertidig import, så sørg for at undersøge eksport-/importreglerne.
Midlertidig eksport
Midlertidig eksport handler om at sende varer ud af et land med intentionen om at bringe dem tilbage senere. Det gælder fx udstyr, der sendes til udlandet til reparation eller til brug ved et event. For at undgå ekstra afgifter ved hjemkomst skal eksportøren tydeligt dokumentere eksportens midlertidige karakter og følge alle toldkrav for at sikre en smidig genindførsel, i overensstemmelse med de lokale regulatoriske krav.
Bemærk, at der er strenge betingelser og dokumentationskrav, som skal overholdes ved midlertidig import, så sørg for at undersøge eksport-/importreglerne.
Praktisk råd: Når du forventer at få varen tilbage til Danmark, så gem dokumentation for serienummer, fotos og den oprindelige eksportdokumentation. Det gør det meget lettere at dokumentere over for myndighederne, at der er tale om den samme vare, der returnerer.
Betydningen af ATA Carnets
ATA Carnets gør det muligt for virksomheder at flytte berettigede varer – såsom messestande eller professionelt udstyr – på tværs af flere lande typisk uden at betale told eller afgifter, så længe varerne returnerer inden for carnetets gyldighedsperiode, i henhold til landets regulatoriske krav. ATA-carneter er bredt accepteret i over 80 lande og sparer tid og penge ved at fremskynde toldklareringsprocessen. Bemærk, at ikke alle varer er berettigede til ATA-carnet-processen, og at bestemte varetyper kan kræve supplerende dokumentation eller compliance-kontrol.
I Danmark er det typisk Handelskammeret, der hjælper med udstedelse og vejledning om ATA-carneter. Hvis du planlægger en messeturné med stop i flere lande, kan et carnet være den “smøreolie”, der gør, at du slipper for at stille separate garantier og udfylde nye importpapirer ved hvert grænsepunkt.
Få eksperthjælp til din import- og eksportproces
For at forenkle toldklareringsprocessen har DHL Express udviklet MyGTS (My Global Trade Services).
Denne gratis og brugervenlige platform hjælper dig med at navigere i mange regler for international forsendelse uden besvær. Du kan logge ind med din eksisterende DHL Express Business Account eller oprette en ny MyGTS-konto for at få adgang til:
Pre-shipment planner: et dedikeret værktøj, der hjælper din virksomhed med at forstå nogle af de relevante import-/eksportregler.
Support til Tariff Classification Code(s): MyGTS foreslår mulige tariff classification codes, som du kan vælge imellem baseret på dine varers egenskaber. Søg efter Tariff Classification Codes med nøgleord eller i kodeoversigten.
Landed Cost calculator til at styrke din prisstrategi og give dine kunder gennemsigtighed i de estimerede forsendelsesomkostninger – hvilket opbygger tillid til din virksomhed.
Vejledning i import- og eksportkrav: få indsigt i nogle af landets import- og eksportkrav, før du sender – så du undgår, at varer bliver tilbageholdt ved grænserne!
Told-dokumentation og skabeloner: find nemt eksempler på tolddokumentation og skabeloner, der kan være nødvendige, for at undgå potentielle forsinkelser. Det er vigtigt, at du selv foretager din due diligence og sikrer, at alle dokumenter indsendes i korrekt format og sprog, som krævet af toldmyndighederne i eksport- og/eller importlandet.
En produktkatalogfunktion: hold et lettilgængeligt overblik over dine varer i DHL MyGTS, hvor du kan gemme tidligere søgninger, produktdetaljer og tarifkoder for hurtigere gentagne forsendelser.
Det er afgørende, at du holder dig opdateret på import- og eksportkravene i de lande, du sender fra/til, og at du rådfører dig med tollexperter eller juridiske rådgivere efter behov for at sikre overholdelse af reglerne.
Hvis du vil gøre det ekstra nemt for dine potentielle kunder (og dit eget team), så byg en enkel “go-to-market” tjekliste pr. land: krav til fakturatekst, nødvendige varedata, typiske leveringsforventninger og hvem der betaler told/moms. Det giver færre overraskelser – og en mere ensartet kundeoplevelse, når du skalerer internationalt.
Nyd hurtig og nem international forsendelse med DHL Express.
Åbn en DHL Express Erhvervskonto
Del
