En guide til vigtig import- og eksportdokumentation

Den vigtigste eksport- og importdokumentation for international forsendelse

Når du sender internationalt, er de to mest almindelige dokumenter, du vil møde, Air Waybill og Commercial Invoice. Det er afgørende, at du indsender komplette og korrekte oplysninger på disse dokumenter; det hjælper toldmyndighederne med hurtigt at verificere din forsendelse og reducerer risikoen for forsinkelser ved grænsen.

Lad os se nærmere på dem hver især.

Air Waybill

En air waybill indeholder vigtige oplysninger, såsom:

• Afsenders og modtagers navne og adresser

• Beskrivelse og værdi af varerne

• Transportens vilkår og betingelser

Air Waybill udfylder flere vigtige funktioner i forsendelsesprocessen. For det første fungerer den som en kontrakt mellem afsender og transportør, hvor aftalen om at transportere varer fra afsendelsesstedet til den endelige destination er beskrevet.

Waybill’en sættes fast på ydersiden af forsendelsen, så alle, der håndterer den, nemt kan tilgå informationen. Waybills indeholder et tracking-id, så forsendelsen kan følges i realtid.

Kommerciel faktura

En kommerciel faktura er et af de vigtigste dokumenter, der bruges i international forsendelse. Den oprettes af sælgeren og indeholder nøgleoplysninger såsom:

• Sælger- og køberoplysninger
• En beskrivelse af varerne
• Varernes toldklassifikationskod(er)
• Værdier og valuta
• Vægt 
• Salgsbetingelser (incoterms)
• Varernes Harmoniserede System (HS) Kode(r)
• En række yderligere oplysninger 

Toldmæglere bruger oplysningerne om erhvervsfakturaer til at udarbejde tolddeklarationen til myndighederne. Det er vigtigt at give fuldstændige og korrekte erhvervsfakturaoplysninger for at undgå potentielle toldforsinkelser, bøder eller sanktioner.
 

Yderligere dokumenter til eksport og import

Nu hvor du har gjort dig bekendt med de mest almindelige eksport- og importdokumenter, lad os se på nogle af de ekstra dokumenter, du kan få brug for, når du sender internationalt. 

Yderligere dokumenter er ekstra formularer, der går ud over de sædvanlige kommercielle faktura- og luftfraktbreve, som kræves til international transport. Det præcise papirarbejde afhænger af de regulatoriske krav i eksport- og/eller importlandene samt faktorer som typen af varer, hvor de sendes hen, hvem der er involveret i forsendelsen, og hvilke specifikke tjenester der vælges.

Nogle eksempler vises nedenfor.

• Oprindelsescertifikat: Dette dokument angiver det land, hvor varerne blev fremstillet eller produceret. Det kræves ofte for præferencetoldbehandling under frihandelsaftaler.
• ATA Carnets: Disse muliggør typisk midlertidig toldfri og skattefri import af prøver, professionelt udstyr eller varer til udstillinger, som normalt er gyldige i op til et år i henhold til landets lovgivningskrav.
• Certifikater (f.eks. hygiejniske/fytosanitære): Disse certifikater bekræfter, at varerne opfylder specifikke sundheds- og sikkerhedsstandarder, især for fødevarer, dyr og planter, for at forhindre spredning af skadedyr eller sygdomme.
• Eksport- og/eller importtilladelser og -licenser: Visse varer kræver officiel tilladelse fra offentlige myndigheder, før de kan eksporteres og/eller importeres. De kan omfatte medicin eller farlige materialer. Specifikke tilladelser eller licenser kan variere fra land til land, samt muligheden for yderligere dokumentation afhængigt af varernes art.

Papirløs forsendelse med DHL

Som vi har nævnt, er det essentielt, at du altid indsender fulde og nøjagtige oplysninger, når du udfylder international forsendelsesdokumentation.

For at hjælpe processen lader DHL's Paperless Trade-service dig forberede, generere og elektronisk overføre dine tolddokumenter – uden at skulle printe og fysisk vedhæfte papirer til dine forsendelser. Dette fuldt online system effektiviserer eksportprocessen ved at sende dokumenter direkte til toldmyndighederne, hvilket fremskynder clearing og reducerer fejl forårsaget af håndskrevne eller forkerte formularer.

• Kommercielle fakturaer: Lav nøjagtige, toldoverholdende fakturaer direkte i systemet.
• Proforma-fakturaer: Forbered foreløbige fakturaer for varer, der ikke sælges kommercielt, eller for prøver.
• Oprindelsescertifikater: Udarbejde nemt officielle dokumenter, der bekræfter oprindelsen af dine varer.

En hurtigere og mere bæredygtig løsning for din virksomhed!

Paperless Trade er integreret i DHL's online forsendelsesapplikationer: MyDHL+ og MyDHL API. Du behøver kun at aktivere Paperless Trade én gang; derefter vises muligheden for Paperless Trade automatisk, når du forbereder dine forsendelser. 
 

MYGTS: Din port til nem international forsendelse

Hvis informationen i denne artikel virker overvældende, skal du ikke bekymre dig! Vi ved, at det at navigere i labyrinten af nødvendige tolddokumenter kan være en af de største udfordringer inden for international forsendelse – især for SMV'er.

Det er her, DHL Express' MyGTS (My Global Trade Services) træder ind for at forenkle processen. Denne gratis og brugervenlige platform guider dig gennem noget af den vigtige dokumentation, du har brug for til grænseoverskridende forsendelse, og hjælper dig med at få dine forsendelser godkendt uden problemer.

Fordelene ved MyGTS inkluderer:

• Eksempler på dokumenter, du kan få brug for til toldklarering.
• Støtte til toldklassifikationskoder: MyGTS udnytter AI til at hjælpe dig med potentielle klassifikationsmuligheder for dine varer.
• Vejledning om et lands eksport- og importkrav, før du sender – for at undgå, at varer potentielt bliver holdt tilbage ved grænserne. 
• En forudgående forsendelsesplanlægger , der hjælper dig med at planlægge dine internationale forsendelser.

Start dit partnerskab med en global leder inden for international forsendelse og nået nye grænseoverskridende markeder uden problemer.

Du kan logge ind på MyGTS med din eksisterende DHL Express-konto eller registrere dig for en ny MyGTS-konto. Klik nedenfor for dine muligheder.
 

At navigere i international forsendelse kan være komplekst, men med den rette dokumentation og værktøjer kan du sikre en smidigere og hurtigere toldproces. Ved at forstå kernedokumenterne som Air Waybill og Commercial Invoice, forberede sig på særlige tilfælde og udnytte digitale løsninger som Paperless Trade og MyGTS, er din virksomhed bedre rustet til at vokse trygt på tværs af grænser. 

Det er afgørende, at du holder dig opdateret med import- og eksportlovgivningen i de lande, hvor du sender fra/til, og konsulterer toldeksperter eller juridiske rådgivere, når det er nødvendigt, for at sikre overholdelse af reglerne. 

Uanset om du er ny i global handel eller ønsker at forfine dine forsendelsesoperationer, er DHL her for at støtte dig hele vejen.

For hurtig international forsendelse, åbn en DHL Express Business Account