Forsendelse internationalt? En nøjagtig og komplet erhvervsfaktura er nøglen til en smidig og hurtig toldafviklingsproces. Her forklarer Marcelo Godoy Rigobello, DHL Express' ekspert i global handel og toldoverholdelse, hvorfor "gode" (dvs. komplette og nøjagtige) data er så vigtige – og deler tips til, hvordan man får det rigtigt.
Hver dag er tusindvis af SMV'er – og faktisk virksomheder i alle størrelser – afhængige af DHL Express for hurtigt og effektivt at få deres forsendelser ud til slutkunder verden over. Men du vil måske blive overrasket over at høre, hvad en af de største forhindringer for det er. Det er ikke grænselukninger eller mangel på arbejdskraft eller engang vejret... Det er dårlige data.
Virksomheder, der sender grænseoverskridende forsendelser med DHL Express, skal elektronisk levere kommercielle fakturaoplysninger. Men ufuldstændige og unøjagtige data – såsom varebeskrivelsen – kan forårsage store problemer. Det betyder, at din forsendelse risikerer at blive forsinket af toldmyndighederne, indtil problemet er løst – og det vil naturligvis have en afsmittende effekt på dine slutkunder, som måske modtager deres varer for sent.
Faktisk er "God datakvalitet" så vigtigt, at vi har gjort det til et vigtigt råd, vi fremhæver til enhver virksomhed, der sender internationalt med DHL Express.
Hvad er en erhvervsfaktura?
En kommerciel faktura giver detaljerede oplysninger om varer, der sendes over internationale grænser. Den indeholder omfattende information om den internationale handelstransaktion, såsom:
- Navne, adresser og kontaktoplysninger på afsender/eksportør og modtager/importør
- ID-nummer, hvis relevant
- Varebeskrivelse
- Harmoniseret System (HS) Code, helst den komplette Tariff Classification Code
- Oprindelsesland
- Værdier og valuta
- Vægt og mængde
- Incoterms
- Årsag til eksport
Oplysningerne om kommercielle fakturaer bruges af toldmægleren til at udarbejde tolddeklarationen til myndighederne, som derefter kan afgøre, om varerne kan bevæge sig ind og ud af landet (dvs. om de er sikre, lovlige og i overensstemmelse med reglerne?) Oplysningerne gør det også muligt for toldmyndighederne at beregne de skyldige skatter og afgifter .
Så hvad betyder god datakvalitet i praksis?
Det er vigtigt at sikre fuldstændige og nøjagtige elektroniske data på den kommercielle faktura. Blandt andet er dette tre ting, man bør være særligt opmærksom på.
1. Varebeskrivelsen betyder virkelig noget
Et hovedformål med varebeskrivelsen er at hjælpe toldmyndigheder med at identificere forbudte/begrænsede varer samt udføre nøjagtig risikoprofilering af sikkerhedsmæssige årsager. Dog giver mange afsendere ikke nok detaljer på dette trin. At angive "prøver" eller "dele" er for eksempel ikke en tilstrækkelig varebeskrivelse. I sådanne scenarier kan DHL stoppe forsendelsen og ringe til modtageren/importøren af varerne for at anmode om yderligere afklaring – hvilket kan forsinke den endelige forsendelse og din slutkundes oplevelse.
En klar, præcis og detaljeret beskrivelse af hver af de varer, der sendes, er nødvendig for hurtig toldklarering, som eksemplet nedenfor viser. Ud over godsbeskrivelser bør afsendere også oplyse den tilsvarende toldklassifikationskode. DHL's MyGTS (My Global Trade Services) værktøj kan hjælpe afsendere med at identificere potentielle muligheder for eksport- og importtoldkoderne for deres varer.
2. Vareværdi: vær ærlig og nøjagtig, ellers risikér forsinkelser ved tolden
På den kommercielle faktura vil du blive bedt om at oplyse den reelle værdi for hver af de varer, der sendes – dette er som regel den pris, køberen faktisk betaler til sælgeren af varerne (sammen med valutaen), i overensstemmelse med WTO's regler for toldvurdering . Toldmyndigheder bruger denne værdi til at beregne, hvilke afgifter og skatter der skal betales.
Nogle afsendere fristes til at undervurdere varerne, hvilket er ulovligt og kan føre til alvorlige konsekvenser. For eksempel kan myndighederne tilbageholde forsendelsen og bede dig om bevis for den vareværdi, du har oplyst, og kræve betaling af de ekstra afgifter og skatter, der skyldes (samt eventuelle bøder og sanktioner). De kan endda kontakte modtageren – altså din slutkunde – for informationen, hvilket vil skade deres oplevelse med din virksomhed.
Desuden kan myndigheder i visse lande eskalere undervurderingssituationen til en sag om 'skatteunddragelse', som er en alvorlig forbrydelse, hvor bøder, sanktioner og juridiske konsekvenser kan følge. Af denne grund er det vigtigt altid at være fuldt gennemsigtig omkring den vareværdi, der er angivet i den kommercielle faktura, samt de ekstra omkostningselementer – hvis relevante – som indgår i toldværdien, f.eks. forsikring, fragt og andre omkostninger.
3. Sikre overholdelse af regler
Toldmyndighedernes lovgivningsmæssige krav varierer fra land til land, hvilket kan skabe kompleksitet for dem, der sender over grænsen – især til flere destinationer. Før internationale forsendelser er det afsenderen essentielt, at han selv undersøger for at være bekendt med oprindelseslandets vigtigste eksportkrav, destinationslandets importkrav og/eller anmode om regulatorisk rådgivning fra sine egne skatte-/juridiske rådgivere.
Et af de værktøjer, som afsendere kan bruge, er DHL's MyGTS (My Global Trade Services). Denne gratis, brugervenlige platform er designet til at hjælpe SMV'er med at navigere i internationale skibsregler – herunder eksempler på et lands import- og eksportkrav, der kan være relevante.
At give fuldstændige og nøjagtige oplysninger på den kommercielle faktura er et væsentligt element for at sikre en gnidningsfri toldafklaring og en positiv oplevelse for dine slutkunder.
"Regulerende myndigheder verden over bevæger sig mod et fuldt datadrevet miljø for at muliggøre effektive og risikobaserede godkendelsesprocesser. Komplette og nøjagtige linjeposter for kommercielle/Proforma-fakturaer er nøglefaktoren for hurtige og kompatible godkendelsesprocesser og undgår forsinkelser, bøder og sanktioner." - John Pearson, CEO for DHL Express
Sådan udfylder du en erhvervsfaktura: En trin-for-trin guide
En komplet og korrekt erhvervsfaktura er afgørende for en hurtig toldafklaring. DHL Express Global Customs Kundevejledning vil rådgive dig om hvert trin i formularen for at sikre, at de data, du indsender, er klare, nøjagtige og fuldstændige.
Ved at følge disse retningslinjer kan du undgå potentielle problemer på grund af forkerte/manglende data, f.eks.:
- Toldklareringsforsinkelser og forsendelser opbevaret i obligationsopbevaring
- Unødvendig kundeservicekontakt for at anmode om manglende oplysninger
- Forsendelser blev stoppet, returneret, potentielt konfiskeret eller endda udstedt bøder af myndighederne
DHL Express gør alt for at sikre, at oplysninger fra eksterne kilder er korrekte på tidspunktet for offentliggørelsen. Dog kan oplysninger fra eksterne myndigheder ændres uden varsel. Læs venligst vores ansvarsfraskrivelse her.
Del
Lignende artikler
