EIN LEITFADEN ZU DEN WICHTIGSTEN IMPORT- UND EXPORTDOKUMENTEN

Die wichtigsten Export- und Importdokumente für den internationalen Versand

Beim internationalen Versand sind die beiden häufigsten Dokumente, auf die Sie stossen werden, der Luftfrachtbrief und die Handelsrechnung. Die Angabe vollständiger und korrekter Daten auf diesen Dokumenten ist entscheidend; sie hilft den Zollbeamten, Ihre Sendung schnell zu überprüfen, und verringert so das Risiko von Verzögerungen an der Grenze.

Schauen wir uns jedes Dokument einmal genauer an.

Luftfrachtbrief

Ein Luftfrachtbrief enthält wichtige Angaben, wie zum Beispiel:

• Namen und Adressen des Versenders und des Empfängers
• Beschreibung und Wert der Waren
• Beförderungsbedingungen

Der Luftfrachtbrief erfüllt im Versandprozess mehrere wichtige Funktionen. Zum einen dient er als Vertrag zwischen dem Versender und dem Frachtführer, in dem die Vereinbarung über den Transport der Waren vom Ursprungsort zum Endziel festgelegt ist.

Der Frachtbrief wird aussen an der Sendung angebracht, sodass jeder, der mit ihr umgeht, einfachen Zugriff auf die Informationen hat. Frachtbriefe enthalten eine Sendungsverfolgungs-ID, sodass die Sendung in Echtzeit verfolgt werden kann.

Handelsrechnung

Eine Handelsrechnung ist eines der wichtigsten Dokumente im internationalen Versand. Sie wird vom Verkäufer erstellt und enthält wesentliche Informationen wie:

• Angaben zum Verkäufer und Käufer
• Eine Beschreibung der Waren
• Die Zolltarifnummer(n) der Waren
• Werte und Währung
• Gewicht
• Verkaufsbedingungen (incoterms)
• Der/die Code(s) des Harmonisierten Systems (HS) der Waren Harmonized System (HS) Code(s)
• Eine Reihe weiterer Angaben

Zollagenten verwenden die Angaben der Handelsrechnung zur Erstellung der Zollanmeldung für die Behörden. Es ist unerlässlich, vollständige und korrekte Angaben in der Handelsrechnung zu machen, um mögliche Verzögerungen beim Zoll sowie Bussgelder oder Strafen zu vermeiden.
 

Zusätzliche Dokumente für den Export und Import

Nachdem Sie sich nun mit den gängigsten Export- und Importdokumenten vertraut gemacht haben, wollen wir uns einige der zusätzlichen Dokumente ansehen, die Sie beim internationalen Versand möglicherweise benötigen.

Zusätzliche Dokumente sind weitere Formulare, die über die für den internationalen Transport üblicherweise erforderlichen Handelsrechnungen und Luftfrachtbriefe hinausgehen. Der genaue Dokumentationsumfang hängt von den gesetzlichen Anforderungen der Export- und/oder Importländer sowie von Faktoren wie der Art der Waren, dem Bestimmungsort, den an der Sendung beteiligten Parteien und den gewählten Dienstleistungen ab.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele.

• Ursprungszeugnis: Dieses Dokument gibt das Land an, in dem die Waren hergestellt oder produziert wurden. Es wird häufig für eine Präferenzzollbehandlung im Rahmen von Freihandelsabkommen benötigt.
• ATA-Carnets: Diese ermöglichen in der Regel die vorübergehende zoll- und steuerfreie Einfuhr von Mustern, beruflicher Ausrüstung oder Waren für Ausstellungen und sind je nach den gesetzlichen Anforderungen des jeweiligen Landes in der Regel bis zu einem Jahr gültig.
• Zertifikate (z. B. gesundheitspolizeiliche/pflanzenschutzrechtliche Zertifikate): Diese Zertifikate bestätigen, dass die Waren bestimmte Gesundheits- und Sicherheitsstandards erfüllen, insbesondere bei Lebensmitteln, Tieren und Pflanzen, um die Ausbreitung von Schädlingen oder Krankheiten zu verhindern.
• Ausfuhr- und/oder Einfuhrgenehmigungen und -lizenzen: Bestimmte Waren erfordern eine behördliche Genehmigung von staatlichen Stellen, bevor sie ausgeführt und/oder eingeführt werden dürfen. Dazu können Arzneimittel oder Gefahrstoffe gehören. Die erforderlichen Genehmigungen oder Lizenzen können je nach Land variieren, ebenso wie der Bedarf an zusätzlichen Unterlagen, abhängig von der Art der Waren.

Papierloser Versand mit DHL

Wie bereits angesprochen, ist es unerlässlich, dass Sie bei der Erstellung internationaler Versanddokumente stets vollständige und korrekte Angaben machen.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, ermöglicht Ihnen der „Paperless Trade“-Service von DHL, Ihre Zolldokumente vorzubereiten, zu erstellen und elektronisch zu übermitteln – ohne dass Sie Unterlagen ausdrucken und physisch an Ihre Sendungen anbringen müssen. Dieses vollständig onlinebasierte System optimiert den Exportprozess, indem Dokumente direkt an die Zollbehörden gesendet werden, was die Zollabfertigung beschleunigt und Fehler durch handschriftlich ausgefüllte oder verlegte Formulare reduziert.

• Handelsrechnungen: Erstellen Sie korrekte, zollkonforme Rechnungen direkt im System.
• Proforma-Rechnungen: Erstellen Sie vorläufige Rechnungen für Waren, die nicht kommerziell verkauft werden, oder für Muster.
• Ursprungszeugnisse: Erstellen Sie ganz einfach offizielle Dokumente zum Nachweis der Herkunft Ihrer Waren.

Eine schnellere und nachhaltigere Option für Ihr Unternehmen!

„Paperless Trade“ ist in die Online-Versandanwendungen von DHL integriert: MyDHL+ und MyDHL API. Sie müssen „Paperless Trade“ nur einmal aktivieren; danach wird die Option „Paperless Trade“ automatisch angezeigt, sobald Sie Ihre Sendungen vorbereiten.

MYGTS: Ihr Tor zum einfachen internationalen Versand

Sollten Ihnen die Informationen in diesem Artikel zu viel erscheinen, machen Sie sich keine Sorgen! Wir wissen, dass sich im Dschungel der erforderlichen Zolldokumente zurechtzufinden eine der grössten Herausforderungen beim internationalen Versand sein kann – insbesondere für KMU.

Hier kommt „MyGTS“ (My Global Trade Services) von DHL Express ins Spiel, um den Prozess zu vereinfachen. Diese kostenlose, benutzerfreundliche Plattform führt Sie durch einige der wichtigsten Dokumente, die Sie für den grenzüberschreitenden Versand benötigen, und hilft Ihnen dabei, Ihre Sendungen reibungslos abzufertigen.

Zu den Vorteilen von MyGTS gehören:

• Beispiele für Dokumente, die Sie möglicherweise für die Zollabfertigung benötigen.
• Unterstützung bei Zolltarifnummern: MyGTS nutzt künstliche Intelligenz, um Ihnen mögliche Einstufungsoptionen für Ihre Waren aufzuzeigen.
• Informationen zu den Export- und Importvorschriften eines Landes vor dem Versand – um zu vermeiden, dass Waren möglicherweise an den Grenzen aufgehalten werden.
• Einen Versandplaner, der Ihnen bei der Planung Ihrer internationalen Sendungen hilft.

Starten Sie Ihre Partnerschaft mit einem weltweit führenden Anbieter im internationalen Versand und erschliessen Sie nahtlos neue grenzüberschreitende Märkte.

Sie können sich mit Ihrem bestehenden DHL Express-Konto bei MyGTS anmelden oder ein neues MyGTS-Konto registrieren. Klicken Sie unten, um Ihre Optionen anzuzeigen.
 

Der internationale Versand kann komplex sein, doch mit den richtigen Unterlagen und Tools können Sie einen reibungsloseren und schnelleren Zollabfertigungsprozess gewährleisten. Indem Sie die wichtigsten Dokumente wie den Luftfrachtbrief und die Handelsrechnung verstehen, sich auf Sonderfälle vorbereiten und digitale Lösungen wie „Paperless Trade“ und „MyGTS“ nutzen, ist Ihr Unternehmen besser gerüstet, um selbstbewusst über Grenzen hinweg zu wachsen.

Es ist unerlässlich, dass Sie sich über die Ein- und Ausfuhrvorschriften der Länder, aus denen bzw. in die Sie versenden, auf dem Laufenden halten und bei Bedarf Zollexperten oder Rechtsberater hinzuziehen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Ganz gleich, ob Sie neu im internationalen Handel sind oder Ihre Versandabläufe optimieren möchten – DHL steht Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.

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