GUIDE DES PRINCIPAUX DOCUMENTS D'IMPORTATION ET D'EXPORTATION

Les principaux documents d’exportation et d’importation pour les expéditions internationales

Lors d’un envoi international, les deux documents les plus courants que vous rencontrerez sont la lettre de transport aérien et la facture commerciale. Il est essentiel de fournir des informations complètes et exactes sur ces documents ; cela permet aux agents des douanes de vérifier rapidement votre envoi, réduisant ainsi le risque de retards à la frontière.

Examinons chacun d’entre eux de plus près.

Lettre de transport aérien

Une lettre de transport aérien contient des informations importantes, telles que :

• Les noms et adresses de l’expéditeur et du destinataire
• La description et la valeur des marchandises
• Les conditions générales de transport

La lettre de transport aérien remplit plusieurs fonctions essentielles dans le processus d’expédition. Tout d’abord, elle fait office de contrat entre l’expéditeur et le transporteur, définissant l’accord relatif au transport des marchandises depuis le point d’origine jusqu’à la destination finale.

La lettre de transport est apposée à l’extérieur du colis, afin que toute personne en charge de sa manutention puisse facilement accéder à ces informations. Les lettres de transport comportent un numéro de suivi, ce qui permet de suivre le colis en temps réel.

Facture commerciale

La facture commerciale est l’un des documents les plus importants utilisés dans le cadre des expéditions internationales. Elle est établie par le vendeur et comprend des informations essentielles telles que :

• Les coordonnées du vendeur et de l’acheteur
• Une description des marchandises
• Le(s) code(s) de classification tarifaire des marchandises
• Les valeurs et la devise
• Le poids
• Conditions de vente (Incoterms)
• Le(s) code(s) du Système harmonisé (SH) des marchandises
• Une série d’informations complémentaires

Les courtiers en douane utilisent les informations figurant sur la facture commerciale pour établir la déclaration en douane destinée aux autorités. Il est essentiel de fournir des informations complètes et exactes sur la facture commerciale afin d’éviter d’éventuels retards douaniers, amendes ou pénalités.
 

Documents supplémentaires pour l’exportation et l’importation

Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec les documents d’exportation et d’importation les plus courants, examinons certains des documents supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin lors d’un envoi international.

Les documents supplémentaires sont des formulaires qui s’ajoutent à la facture commerciale et à la lettre de transport aérien habituellement requises pour le transport international. Les formalités administratives exactes dépendent des exigences réglementaires des pays d’exportation et/ou d’importation, ainsi que de facteurs tels que le type de marchandises, leur destination, les parties impliquées dans l’expédition et les services spécifiques choisis.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples.

• Certificat d’origine : ce document indique le pays dans lequel les marchandises ont été fabriquées ou produites. Il est souvent exigé pour bénéficier d’un traitement tarifaire préférentiel dans le cadre d’accords de libre-échange.
• Carnets ATA : ceux-ci permettent généralement l’importation temporaire en franchise de droits et de taxes d’échantillons, de matériel professionnel ou de marchandises destinées à des salons professionnels ; ils sont généralement valables jusqu’à un an, conformément aux exigences réglementaires du pays concerné.
• Certificats (par exemple, sanitaires/phytosanitaires) : ces certificats attestent que les marchandises respectent des normes spécifiques en matière de santé et de sécurité, notamment pour les produits alimentaires, les animaux et les végétaux, afin de prévenir la propagation de ravageurs ou de maladies.
• Autorisations et licences d’exportation et/ou d’importation : certaines marchandises nécessitent une autorisation officielle des autorités publiques avant de pouvoir être exportées et/ou importées. Il peut s’agir notamment de médicaments ou de matières dangereuses. Les autorisations ou licences spécifiques peuvent varier d’un pays à l’autre, tout comme la nécessité de fournir des documents supplémentaires en fonction de la nature des marchandises.

Expédition sans papier avec DHL

Comme nous l’avons évoqué, il est essentiel que vous fournissiez toujours des informations complètes et exactes lorsque vous remplissez les documents d’expédition internationale.

Pour faciliter ce processus, le service « Paperless Trade » de DHL vous permet de préparer, de générer et de transmettre par voie électronique vos documents douaniers, sans avoir à imprimer ni à joindre physiquement de documents papier à vos envois. Ce système entièrement en ligne rationalise le processus d’exportation en envoyant les documents directement aux autorités douanières, ce qui accélère le dédouanement et réduit les erreurs causées par des formulaires remplis à la main ou égarés.

• Factures commerciales : créez des factures précises et conformes aux exigences douanières directement dans le système.
• Factures pro forma : préparez des factures préliminaires pour les marchandises non vendues à des fins commerciales ou pour des échantillons.
• Certificats d’origine : générez facilement des documents officiels attestant de l’origine de vos marchandises.

Une option plus rapide et plus durable pour votre entreprise !

Le service « Paperless Trade » est intégré aux applications d'expédition en ligne de DHL : MyDHL+ et MyDHL API. Il vous suffit d'activer « Paperless Trade » une seule fois ; par la suite, cette option s'affichera automatiquement lorsque vous préparerez vos envois.
 

MYGTS : votre passerelle vers un envoi international simplifié

Si les informations contenues dans cet article vous semblent trop complexes, ne vous inquiétez pas ! Nous savons que s’y retrouver dans le dédale des documents douaniers requis peut constituer l’un des plus grands défis de l’expédition internationale, en particulier pour les PME.

C’est là qu’intervient MyGTS (My Global Trade Services) de DHL Express pour simplifier le processus. Cette plateforme gratuite et facile à utiliser vous guidera à travers certains des documents essentiels dont vous aurez besoin pour vos expéditions transfrontalières, vous aidant ainsi à faire dédouaner vos envois en toute simplicité.

Parmi les avantages de MyGTS, on peut citer :

• Exemples de documents dont vous pourriez avoir besoin pour le dédouanement.
• Une aide à la détermination des codes de classification tarifaire : MyGTS utilise l’intelligence artificielle pour vous proposer des options de classification possibles pour vos marchandises.
• Des conseils sur les exigences d’exportation et d’importation d’un pays avant l’expédition, afin d’éviter que vos marchandises ne soient bloquées à la frontière.
• • Un outil de planification préalable à l’expédition pour vous aider à organiser vos expéditions internationales.

Commencez votre collaboration avec un leader mondial du transport international et accédez en toute simplicité à de nouveaux marchés transfrontaliers.

Vous pouvez vous connecter à MyGTS avec votre compte DHL Express existant ou créer un nouveau compte MyGTS. Cliquez ci-dessous pour découvrir vos options.
 

La gestion des expéditions internationales peut s’avérer complexe, mais avec les documents et les outils adaptés, vous pouvez garantir un dédouanement plus fluide et plus rapide. En maîtrisant les documents essentiels tels que la lettre de transport aérien et la facture commerciale, en vous préparant aux cas particuliers et en tirant parti de solutions numériques telles que Paperless Trade et MyGTS, votre entreprise est mieux armée pour se développer en toute confiance au-delà des frontières.

Il est essentiel que vous vous teniez informé des exigences réglementaires en matière d’importation et d’exportation des pays depuis lesquels et vers lesquels vous expédiez vos marchandises, et que vous consultiez des experts en douane ou des conseillers juridiques si nécessaire afin de garantir le respect de la réglementation.

Que vous soyez novice en matière de commerce international ou que vous cherchiez à optimiser vos opérations d’expédition, DHL est là pour vous accompagner à chaque étape.

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