GUIDA ALLA DOCUMENTAZIONE ESSENZIALE PER L’IMPORTAZIONE E L’ESPORTAZIONE

La documentazione essenziale per l’esportazione e l’importazione nelle spedizioni internazionali

Nelle spedizioni internazionali, i due documenti più comuni che incontrerete sono la lettera di trasporto aereo e la fattura commerciale. È fondamentale fornire dati completi e accurati su questi documenti; ciò aiuta i funzionari doganali a verificare rapidamente la vostra spedizione, riducendo il rischio di ritardi alla frontiera.

Esaminiamo più da vicino ciascuno di essi.

Lettera di trasporto aereo

Una lettera di trasporto aereo include dettagli importanti, quali:

• Nomi e indirizzi del mittente e del destinatario
• Descrizione e valore delle merci
• Termini e condizioni del trasporto

La lettera di trasporto aereo svolge diverse funzioni importanti nel processo di spedizione. Innanzitutto, funge da contratto tra il mittente e il vettore, definendo l’accordo per il trasporto delle merci dal punto di origine alla destinazione finale.

La lettera di trasporto è apposta all’esterno della spedizione, in modo che chiunque la maneggi possa accedere facilmente alle informazioni. Le lettere di trasporto contengono un codice di tracciamento, il che significa che la spedizione può essere monitorata in tempo reale.

Fattura commerciale

La fattura commerciale è uno dei documenti più importanti utilizzati nelle spedizioni internazionali. Viene redatta dal venditore e include informazioni fondamentali quali:

• Dati del venditore e dell’acquirente
• Una descrizione delle merci
• I codici di classificazione tariffaria delle merci
• Valori e valuta
• Peso
• Condizioni di vendita (incoterms)
• Codici del Sistema Armonizzato (SA) delle merci (HS Code)
• Una serie di informazioni aggiuntive

Gli agenti doganali utilizzano i dati della fattura commerciale per redigere la dichiarazione doganale da presentare alle autorità. È fondamentale fornire dati completi e accurati nella fattura commerciale, al fine di evitare potenziali ritardi doganali, multe o sanzioni.
 

Documenti aggiuntivi per l’esportazione e l’importazione

Ora che ha acquisito familiarità con i documenti di esportazione e importazione più comuni, esaminiamo alcuni dei documenti aggiuntivi che potrebbero essere necessari in caso di spedizioni internazionali.

I documenti aggiuntivi sono moduli supplementari che vanno oltre la consueta fattura commerciale e la lettera di trasporto aereo necessari per il trasporto internazionale. La documentazione esatta dipende dai requisiti normativi dei paesi di esportazione e/o importazione, nonché da fattori quali il tipo di merci, la destinazione, i soggetti coinvolti nella spedizione e i servizi specifici scelti.

Di seguito sono riportati alcuni esempi.

• Certificato di origine: questo documento indica il paese in cui le merci sono state fabbricate o prodotte. È spesso richiesto per ottenere un trattamento tariffario preferenziale nell’ambito degli accordi di libero scambio.
• Carnet ATA: consentono in genere l’importazione temporanea in esenzione doganale e fiscale di campioni, attrezzature professionali o merci destinate a fiere ed esposizioni; la loro validità è solitamente limitata a un anno, in base ai requisiti normativi del Paese.
• Certificati (ad es. sanitari/fitosanitari): tali certificati confermano che le merci soddisfano specifici standard di salute e sicurezza, in particolare per i prodotti alimentari, gli animali e le piante, al fine di prevenire la diffusione di parassiti o malattie.
• Permessi e licenze di esportazione e/o importazione: alcune merci richiedono un’autorizzazione ufficiale da parte di enti governativi prima di poter essere esportate e/o importate. Tra queste possono figurare medicinali o materiali pericolosi. I permessi o le licenze specifici possono variare a seconda del Paese, così come la necessità di documentazione aggiuntiva a seconda della natura delle merci.

Spedizione senza documenti cartacei con DHL

Come abbiamo accennato, è fondamentale fornire sempre dati completi e accurati al momento di compilare la documentazione per le spedizioni internazionali.

Per facilitare il processo, il servizio Paperless Trade di DHL consente di preparare, generare e trasmettere elettronicamente i documenti doganali, senza la necessità di stampare e allegare fisicamente la documentazione cartacea alle vostre spedizioni. Questo sistema interamente online semplifica il processo di esportazione inviando i documenti direttamente alle autorità doganali, accelerando lo sdoganamento e riducendo gli errori causati da moduli compilati a mano o smarriti.

• Fatture commerciali: create fatture accurate e conformi alle norme doganali direttamente all’interno del sistema.
• Fatture proforma: preparate fatture preliminari per merci non vendute commercialmente o per campioni.
• Certificati di origine: generi facilmente documenti ufficiali che attestano l’origine delle vostre merci.

Un’opzione più veloce e sostenibile per la vostra azienda!

Il servizio Paperless Trade è integrato nelle applicazioni online di DHL per la spedizione: MyDHL+ e MyDHL API. È sufficiente attivare Paperless Trade una sola volta; in seguito, l’opzione Paperless Trade verrà visualizzata automaticamente durante la preparazione delle vostre spedizioni.
 

MYGTS: la vostra porta d’accesso alle spedizioni internazionali semplificate

Se le informazioni contenute in questo articolo vi sembrano troppo complesse, non preoccupatevi! Sappiamo bene che districarsi nel labirinto dei documenti doganali richiesti può rappresentare una delle maggiori sfide nelle spedizioni internazionali, specialmente per le PMI..

È qui che entra in gioco MyGTS (My Global Trade Services) di DHL Express per semplificare il processo. Questa piattaforma gratuita e di facile utilizzo vi guiderà attraverso alcuni dei documenti fondamentali necessari per le spedizioni transfrontaliere, aiutandovi a sbrigare le formalità doganali senza intoppi.

I vantaggi di MyGTS includono:

• Esempi di documenti che potrebbero servirvi per lo sdoganamento.
• Assistenza con i codici di classificazione tariffaria: MyGTS sfrutta l’intelligenza artificiale per assistervi nelle possibili opzioni di classificazione delle vostre merci.
• Indicazioni sui requisiti di esportazione e importazione di un Paese prima della spedizione, per evitare che le merci possano essere trattenute alle frontiere.
• Uno strumento di pianificazione pre-spedizione per aiutarvi a pianificare le vostre spedizioni internazionali.

Avviate la vostra collaborazione con un leader mondiale nel settore delle spedizioni internazionali e raggiungete nuovi mercati transfrontalieri senza intoppi.

Potete accedere a MyGTS con il vostro account DHL Express esistente oppure registrarvi per creare un nuovo account MyGTS. Cliccate qui sotto per visualizzare le opzioni disponibili.
 

Orientarsi nel mondo delle spedizioni internazionali può risultare complesso, ma con la documentazione e gli strumenti adeguati è possibile garantire un processo doganale più agevole e rapido. Comprendendo i documenti fondamentali, quali la lettera di trasporto aereo e la fattura commerciale, preparandosi a casi particolari e avvalendosi di soluzioni digitali come Paperless Trade e MyGTS, la vostra azienda sarà meglio attrezzata per crescere con sicurezza oltre i confini nazionali.

È fondamentale tenersi aggiornati sui requisiti normativi in materia di importazione ed esportazione dei paesi da cui e verso cui effettuate le spedizioni e, se necessario, consultare esperti doganali o consulenti legali per garantire la conformità alle normative.

Sia che siate alle prime armi con il commercio internazionale o che desideriate ottimizzare le vostre operazioni di spedizione, DHL è al vostro fianco in ogni fase del percorso.

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