Checkliste für private Unternehmen zur erfolgreichen Verwaltung von Ausschreibungen im österreichischen öffentlichen Sektor

Das öffentliche Beschaffungssystem in Österreich, wie bereits in unserem ersten Artikel „Durch das öffentliche Beschaffungssystem in Österreich steuern: Ein Leitfaden für private Unternehmen“ dargelegt, stellt einen äußerst komplexen Prozess dar. Auch die Navigation durch den Ausschreibungsprozess im öffentlichen Sektor erfordert eine strukturierte Herangehensweise, um erfolgreich zu sein. Dieser Leitfaden, entwickelt von DHL Express AT, hebt die wesentlichen Schritte im Tender Management hervor – von der Definition der Unternehmensangebote bis hin zur Verfolgung des Ausschreibungsfortschritts – und bietet Einblicke, wie DHL Express AT Sie durch den gesamten Prozess unterstützen kann.

Die wichtigsten Punkte des Tender Management Prozesses finden Sie hier. Für eine detailliertere Erklärung und weiterführende Informationen zum Tender Management Prozess, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

The most important points of the Tender Management Process can be found here. For a more detailed explanation and information about the Tender Management Process, please feel free to contact us.

Der Tender Management Process:

1. Definition der Unternehmensangebote
   • Definieren Sie klar die spezialisierten Dienstleistungen und/oder Produkte, die von Ihrem Unternehmen angeboten werden, beispielsweise „Herstellung von Arzneimitteln“.
2. Ausschreibungssuche und Auswahl der Plattform
   • Nutzen Sie Ausschreibungsplattformen wie ANKÖ und stellen Sie sicher, dass Ausschreibungen anhand des spezifischen Servicebereichs, der in der Ausschreibung gefordert wird, entsprechend gefiltert werden, unter Verwendung von CPV*-Codes (Common Procurement Vocabulary), wie z. B. 85149000 für pharmazeutische Dienstleistungen.
   • Neben CPV-Codes können auch Schlüsselwörter verwendet werden, um die Suche aus einer anderen Perspektive durchzuführen, beispielsweise „Medikamente“.
   • Häufig sind in derselben Ausschreibung mehrere Dienstleistungen erforderlich. Sollte ein Unternehmen dies nicht allein erfüllen können, kann ein Konsortium gebildet werden. Beispielsweise könnte ein Pharmahersteller ein Konsortium mit einem Logistikunternehmen bilden, wenn sowohl die Herstellung als auch die Lieferung von Medikamenten erforderlich ist.
3. Sorgfältige Prüfung der Ausschreibungsunterlagen
   • Prüfen Sie die Ausschreibungsdokumente auf versteckte Kriterien (z. B. Referenzen oder Umsatzgrenzen), die die Teilnahmeberechtigung beeinflussen könnten.
   • Untersuchen Sie Einschränkungen, wie z. B. das Verbot von Subunternehmern, die die Teilnahme am Verfahren beeinflussen können.
4. Einreichung und Nachverfolgung
   • Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen (z. B. vergangene Verträge, Finanzberichte, Zertifikate) rechtzeitig eingereicht werden.
   • Bereiten Sie sich auf Gespräche mit der Vergabestelle vor, bei denen zusätzliche Anforderungen oder Klarstellungen auftreten können.
5. Tenderverfolgung und kontinuierliches Management
   • Verwenden Sie Tools wie Tabellenkalkulationen, um den Fortschritt der Ausschreibung, Fristen und wichtige Dokumente zu verfolgen.
   • Achten Sie auf saisonale Schwankungen und passen Sie Ihre Ausschreibungssuchstrategien gegebenenfalls an.

DHL Express AT verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Bereitstellung maßgeschneiderter Expresslogistiklösungen für verschiedene Industrien, einschließlich der öffentlichen Beschaffung. Mit einem fundierten Verständnis der Komplexitäten der öffentlichen Beschaffung können wir private Unternehmen bei der Navigation durch den Tenderprozess unterstützen.

Öffentliche Ausschreibungen sind komplex und zeitkritisch, weshalb Erfahrung und tiefgehendes Wissen des öffentlichen Beschaffungssystems erforderlich sind. Im öffentlichen Sektor gibt es nur wenige Ausschreibungen, die keine Logistikdienstleistungen erfordern, da nahezu jedes Projekt eine effiziente und termingerechte Lieferung von Waren, Dokumenten oder Dienstleistungen beinhaltet. Unser Expertenteam bietet Ihnen nicht nur einen hochwertigen Logistikservice, sondern auch einen umfassenden Ansatz, der Sie von der Verwaltung des gesamten Prozesses bis hin zur Sicherstellung der Compliance unterstützt und Ihre Erfolgschancen verbessert.

DHL Express AT bietet umfassende Unterstützung während des gesamten Tenderprozesses und liefert unsere Expertise bei der Prüfung der Ausschreibungsunterlagen, um die Teilnahmeberechtigung zu bewerten, potenzielle Herausforderungen zu identifizieren und versteckte Kriterien hervorzuheben.

Durch eine Partnerschaft mit DHL Express AT profitieren Sie von wertvollem Fachwissen und praktischer Unterstützung, um öffentliche Ausschreibungen erfolgreich zu navigieren, insbesondere wenn Sie neu im Prozess sind, mit uns als Ihrem vertrauenswürdigen Logistikpartner und Berater.