La documentazione doganale per spedire all’estero

Spedire all’estero è una procedura complessa e compilare erroneamente i documenti doganali è una delle principali cause di ritardi, blocchi o resi per le piccole e medie imprese che si approcciano alle spedizioni internazionali.

DHL Express è lo specialista delle spedizioni internazionali, con una lunga esperienza nella gestione di procedure doganali in tutto il mondo e in questo articolo ci concentreremo sull’indicare la giusta procedura per gestire le spedizioni della tua azienda all’estero e i corretti documenti da compilare.

Quale documentazione deve essere allegata alla merce da spedire all’estero?

La preparazione dei documenti da allegare alla spedizione è fondamentale per assicurarsi che la merce venga gestita correttamente dal punto di vista doganale, evitando così possibili ritardi e sanzioni: la documentazione a scorta della spedizione dev’essere completa, corretta e veritiera perché ogni volta che un pacco ha una destinazione fuori dall’Unione Europea la spedizione viene controllata dalla dogana, un ente amministrativo che controlla ogni dettaglio; ecco allora tutta la documentazione che devi compilare per poter spedire correttamente la tua merce in ogni angolo del mondo senza preoccupazioni. 

Lettera di vettura

La lettera di vettura è un documento essenziale per creare tutte le spedizioni, non solo quelle destinate fuori dall'Unione Europea. Certifica l’avvenuto invio della merce, include un codice di tracking per monitorare il pacco durante il tragitto, riporta i termini contrattuali principali e contiene le indicazioni specifiche di contenuto e peso volumetrico del prodotto; va applicata sull’esterno del pacco o per sicurezza si può inserirla in una busta da incollare alla scatola della merce spedita.

Qui puoi scoprire come compilare una lettera di vettura di DHL per le spedizioni di merci soggette a dogana.

La fattura

Per entrambe le tipologie di fattura è importante fare attenzione alla corretta compilazione dei campi:

• CONSIGNOR/SHIPPER/SHIP FROM: indica il campo del mittente, in assenza di altre indicazioni coincide con l’esportatore.
• EXPORTER: indica il campo dell’esportatore e può coincidere con il mittente.
• CONSIGNEE/RECEIVER/SHIP TO: indica il campo del destinatario ricevente la spedizione, in assenza di altre indicazioni coincide con l’importatore.
• IMPORTER/IOR/SOLD TO/BILL TO: indica il campo dell’importatore, può coincidere con il ricevente.
• FREIGHT: indica il campo del costo di trasporto. Se indicato in fattura, verrà poi utilizzato in fase di dichiarazione, altrimenti verrà integrato in base ai listini clienti, in applicazione della normativa unionale vigente (art. 68 e seguenti del regolamento UE 952 del 2013 del Codice Doganale Unionale).
• DESCRIZIONE DELLA MERCE: Deve essere dettagliata e precisa, indicando anche la voce doganale, se possibile.
• VALORE E VALUTA: Ogni articolo deve essere accompagnato dal suo valore e dalla valuta utilizzata.
• NUMERO DI FATTURA: Deve essere univoco per identificare la fattura.
• ORIGINE PREFERENZIALE: Se applicabile, può consentire esenzioni totali o parziali dal dazio.

La dichiarazione di libera esportazione

• CODICE EORI: i titolari di partita IVA devono verificare che questa sia abilitata anche come codice EORI; in assenza, il cliente dovrà richiederne l’abilitazione in autonomia all’Agenzia delle Dogane territorialmente competente.
• DIVIETI E RESTRIZIONI: in base al tipo merce e/o al paese di destinazione, è necessario verificare l’eventuale esistenza di restrizioni o divieti.
• DUAL USE: è necessario verificare se si tratta di merce classificata come dual use:
  • in caso negativo, nella Dichiarazione di Libera Esportazione si deve dichiarare che il materiale non rientra nell’elenco dei beni previsti dal Reg. (UE) n. 821/2021 o successive modifiche.
  • in caso positivo, è necessario allegare la licenza Dual use.
• CONVENZIONE DI WASHINGTON: l’esportatore deve verificare se si tratta di merce rientrante nella Convenzione di Washington per la protezione di specie di flora e fauna selvatiche:
  • in caso negativo, nella Dichiarazione di Libera Esportazione si deve dichiarare che il materiale NON rientra tra quello protetto dalla Convenzione di Washington.
  • in caso positivo, è necessario allegare la licenza CITES e preavvisare la spedizione indicando *CITES* nel campo “descrizione merce” in lettera di vettura.
• ORIGINE PREFERENZIALE: se la merce ha origine preferenziale “Italia” e si intende richiedere l’emissione di un certificato di circolazione (EUR1-ATR-EURMED), è necessario compilare la Dichiarazione di Libera Esportazione spuntando il relativo campo.

Il soggetto esportatore o, in alternativa, un rappresentante autorizzato è legalmente responsabile della veridicità e dell'accuratezza delle informazioni fornite nella dichiarazione di libera esportazione. Se si tratta di merce in transito, destinata a motonave/bordo aereo, in uscita per riparazione o che, in generale, necessita di una gestione doganale non ordinaria, è fondamentale che ciò venga espressamente indicato in fattura e nel campo “Descrizione merce” in lettera di vettura (per esempio *SDOG*).

Dopo lo sdoganamento della spedizione, a questa viene associato un MRN (Movement Reference Number); una volta che la merce lascerà fisicamente il territorio italiano, l’MRN otterrà il visto uscire e l’esportazione potrà dirsi conclusa. La CDE (Comunicazione di avvenuta esportazione) è il documento che viene restituito al cliente e che contiene l’indicazione dell’MRN e dei principali dati dell’esportazione.

Per velocizzare le spedizioni internazionali e semplificare le transazioni doganali, DHL Express ha anche sviluppato My Global Trade Services, una piattaforma intuitiva, facile da usare e gratuita che ti aiuterà a comprendere le normative sulle spedizioni internazionali. Ora che conosci tutte le informazioni per spedire correttamente la tua merce all’estero, sei pronto per far crescere la tua azienda nei mercati internazionali. Affidati allo specialista delle spedizioni internazionali: