Spedire all’estero apre enormi opportunità per una PMI, ma è fondamentale preparare correttamente la documentazione doganale. Un documento mancante o compilato male è la causa più frequente di ritardi e blocchi in dogana. In questa guida trovi la checklist completa dei documenti che servono per spedire pacchi all’estero, spiegati passo dopo passo.
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Il codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) è il primo passo per qualsiasi PMI italiana che spedisce verso Paesi extra-UE. Si tratta di un codice identificativo unico che la dogana utilizza per riconoscere l’operatore economico in tutte le operazioni di import ed export. Senza codice EORI la merce non può essere sdoganata.
I titolari di partita IVA che effettuano operazioni doganali devono verificare di essere registrati nel sistema EORI. In assenza di registrazione, l'esportatore dovrà richiedere l’attribuzione del codice EORI all’Ufficio delle Dogane territorialmente competente, secondo le modalità previste dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.
Non tutte le spedizioni richiedono gli stessi documenti. Alcuni sono sempre obbligatori, come la fattura e la lettera di vettura, mentre altri dipendono dalla destinazione, dal valore e dal tipo di merce. Nei prossimi paragrafi vediamo uno per uno i documenti doganali che ti servono per spedire all’estero senza intoppi.
La fattura commerciale accompagna una vendita reale e riporta i dati obbligatori: mittente e destinatario, costo del trasporto, descrizione della merce, valore, valuta, numero di fattura e origine preferenziale (se applicabile). La fattura proforma, invece, è un documento che si usa quando NON c’è una vendita: per campioni senza valore commerciale, spedizioni tra privati, regali o merce inviata per riparazione. È importante però ricordare che questo tipo di documento non è accettato da tutti i Paesi. In entrambi i casi il documento serve per poter dimostrare in modo credibile il valore della merce alla dogana.
Per entrambe le tipologie di fattura è importante fare attenzione alla corretta compilazione dei campi:
La lettera di vettura è un documento essenziale per creare tutte le spedizioni, non solo quelle destinate fuori dall'Unione Europea. Dal punto di vista legale l’AWB è una ricevuta di presa in carico della merce: certifica l’avvenuto invio, include un codice di tracking per monitorare il pacco durante il tragitto, riporta i termini contrattuali principali e contiene le indicazioni specifiche di contenuto e peso volumetrico del prodotto. Con DHL Express l’AWB viene generato automaticamente al momento della creazione della spedizione.
La Dichiarazione di Libera Esportazione (o DLE) è il documento che attesta che la merce non è soggetta a restrizioni all'esportazione; deve essere compilato e sottoscritto per ogni esportazione dall’esportatore, che è legalmente responsabile della veridicità e dell'accuratezza delle informazioni fornite. Di seguito i principali elementi della DLE:
Se si tratta di merce in transito, destinata a motonave/bordo aereo, in uscita per riparazione o che, in generale, necessita di una gestione doganale non ordinaria, è fondamentale che ciò venga espressamente indicato in fattura e nel campo “Descrizione merce” in lettera di vettura (per esempio *SDOG*).
Dopo lo sdoganamento della spedizione, a questa viene associato un MRN (Movement Reference Number); una volta che la merce lascerà fisicamente il territorio italiano, l’MRN otterrà il visto uscire e l’esportazione potrà dirsi conclusa. La CDE (Comunicazione di avvenuta esportazione) è il documento che viene restituito al cliente e che contiene l’indicazione dell’MRN e dei principali dati dell’esportazione.
Il certificato di origine attesta il Paese in cui la merce è stata prodotta ed è rilasciato dalla Camera di Commercio competente. Viene richiesto da alcuni Paesi extra-UE ed è in taluni casi previsto per lo sdoganamento all'importazione.
Per beneficiare di dazi ridotti o nulli previsti dagli accordi di libero scambio, l'origine preferenziale della merce deve essere dimostrata mediante specifiche prove documentali, quali certificati di circolazione (ad esempio EUR.1), dichiarazioni di origine su fattura o attestazioni di origine REX o altre indicazioni previste dal singolo accordo commerciale. Se esporti verso un Paese che ha accordi di libero scambio con l'UE, l'indicazione di origine preferenziale può rendere la tua merce più competitiva.
Ogni prodotto ha un codice che ne definisce la classificazione doganale. Il codice HS è il sistema armonizzato a 6 cifre, riconosciuto a livello mondiale; il TARIC è l’estensione dell'Unione Europea fino a 10 cifre, utilizzata per individuare i dazi applicabili e le specifiche misure doganali dell'UE. Una classificazione errata è una delle cause più comuni di ritardi, contestazioni e sanzioni. Per individuare il codice corretto puoi usare il portale My Global Trade Services, una piattaforma gratuita che ti aiuterà a comprendere le normative sulle spedizioni internazionali.
| Documento | Quando è obbligatorio | Chi lo compila | Dove si ottiene |
|---|---|---|---|
Codice EORI | Sempre, per export extra-UE | L’azienda (una tantum) | Agenzia delle Dogane (ADM) |
Fattura commerciale | Ogni vendita di merce | Il mittente/esportatore | Interna all’azienda |
Fattura proforma | Merce senza vendita (campioni, regali) | Il mittente/esportatore | Interna all’azienda |
Lettera di vettura (AWB) | Ogni spedizione | Generata da DHL | DHL Express |
Dichiarazione di libera esportazione | Ogni esportazione | Esportatore | |
Certificato di origine | Su richiesta del Paese di destino | La Camera di Commercio | Camera di Commercio |
Origine preferenziale (EUR.1) | Export verso Paesi con accordo UE | Il mittente / dogana | Agenzia delle Dogane
|
*I documenti effettivamente obbligatori dipendono dalla destinazione e dal valore della spedizione.
Per una PMI che esporta, il vero valore è avere un partner che semplifica la dogana: con DHL Express hai un referente commerciale dedicato, la generazione automatica dei documenti di trasporto e il supporto di esperti doganali che seguono la spedizione end-to-end. Così eviti blocchi e ritardi e ti concentri sul tuo business.
Dipende dalla destinazione. Per spedizioni extra-UE servono almeno codice EORI, fattura, lettera di vettura (AWB) e la dichiarazione di libera esportazione; possono aggiungersi certificato di origine, certificati di circolazione (ad esempio EUR.1), dichiarazioni di origine su fattura o attestazioni di origine REX o altre indicazioni previste dal singolo accordo commerciale.
La fattura proforma si usa quando non c’è una vendita: campioni senza valore commerciale, regali, sostituzioni in garanzia o merce inviata per riparazione. Ricorda però che la fattura proforma non è accettata da tutti i Paesi.
Il codice EORI è rilasciato dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM) e si richiede per via telematica.
L’AWB (Air Waybill) è il documento di trasporto emesso da DHL: attesta la presa in carico della merce, ma non è un titolo di proprietà. Con DHL Express viene generato automaticamente.
No. È richiesto solo da alcuni Paesi di destinazione. L’EUR.1 (o altri documenti come il certificato di circolazione, la dichiarazione di origine su fattura o attestazione di origine REX), invece, serve quando si vuole beneficiare di dazi ridotti o nulli previsti dagli accordi di libero scambio.
Un errore nei documenti doganali è la causa più frequente di ritardi, costi aggiuntivi e blocchi in dogana. Per questo conviene affidarsi a un partner esperto come DHL Express.
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