Commerciële factuur: onmisbaar voor een vlotte douane-afhandeling

Elke dag vertrouwen duizenden kmo’s, en eigenlijk bedrijven van elke grootte, op DHL Express om hun zendingen snel en efficiënt bij klanten over de hele wereld te krijgen. Maar het grootste obstakel daarbij is misschien niet wat je denkt. Het zijn geen grenssluitingen, arbeidstekorten of zelfs het weer... Het grootste probleem is slechte data.

Bedrijven die grensoverschrijdend verzenden met DHL Express moeten hun commerciële factuur elektronisch aanleveren. Maar onvolledige of foutieve informatie (zoals een gebrekkige goederenomschrijving) zorgt voor problemen: je zending kan door de douane worden tegengehouden tot alles is opgehelderd. Dat leidt tot vertragingen, en dus mogelijk tot ontevreden klanten.

“Goede datakwaliteit” is zó belangrijk dat we het aan elke internationale verzender sterk aanbevelen.

Wat is een commerciële factuur?

Een commerciële factuur (ook wel "commercial invoice" genoemd) geeft gedetailleerde informatie over goederen die internationaal worden verzonden. Ze omvat onder andere:

• Naam, adres en contactgegevens van verzender/exporteur en ontvanger/importeur
• Identificatienummer (indien van toepassing)
• Goederenomschrijving
• HS‑code (liefst de volledige tariefindelingscode)
• Land van oorsprong
• Waarde & valuta
• Gewicht & hoeveelheid
• Incoterms
• Reden van export

De informatie in de factuur wordt gebruikt door de douane‑expediteur om de douaneaangifte op te maken. Douaneautoriteiten bepalen op basis daarvan of goederen mogen worden ingevoerd/uitgevoerd (zijn ze veilig, legaal en conform?) en berekenen welke invoerrechten en belastingen verschuldigd zijn.

Wat betekent "goede datakwaliteit" in de praktijk?

Volledige en correcte elektronische gegevens op je commerciële factuur zijn essentieel. Vooral onderstaande drie punten verdienen extra aandacht:

1. De goederenomschrijving is echt belangrijk

De omschrijving helpt douaneautoriteiten om verboden of beperkt toegelaten goederen op te sporen én een juiste veiligheidsbeoordeling te maken. Veel verzenders geven onvoldoende details over hun zending. Het vermelden van "samples" of "onderdelen" is bijvoorbeeld geen adequate goederenbeschrijving. In zulke scenario's kan DHL de zending tegenhouden en de ontvanger/importeur van de goederen contacteren om meer informatie te krijgen. Dit heeft natuurlijk een negatieve impact op de snelheid en dus ook de ervaring van de eindklant.

Een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde beschrijving van elk artikel is essentieel voor een snelle douaneafhandeling. Daarnaast moet je ook de juiste HS-code gebruiken. Via MyGTS (My Global Trade Services) van DHL kan je de juiste uitvoer- en invoercodes terugvinden.

2. Waarde van goederen: wees eerlijk en nauwkeurig, anders riskeer je vertragingen bij de douane

Op de commerciële factuur wordt u gevraagd de werkelijke waarde van elk van de verzonden goederen op te geven. Dit is meestal de prijs die de koper daadwerkelijk aan de verkoper van de goederen betaalt (samen met de valuta), in overeenstemming met de WTO-douanewaardering regels. Douaneautoriteiten gebruiken deze waarde om te berekenen welke rechten en belastingen verschuldigd zijn.

Sommige verladers zijn geneigd de goederen te onderwaarderen, wat illegaal is en ernstige gevolgen kan hebben. Bijvoorbeeld, autoriteiten kunnen de zending vasthouden en u vragen om bewijs van de door u opgegeven goederenwaarde, en de betaling van de extra rechten en belastingen (en mogelijke boetes) eisen straffen). Ze kunnen zelfs contact opnemen met de ontvanger. Dat wil zeggen: je eindklant, ter informatie, wat hun ervaring met jouw bedrijf zal schaden.

Bovendien kunnen autoriteiten in bepaalde landen de onderwaarderingssituatie escaleren tot een geval van 'belastingontduiking', wat een ernstig misdrijf is, waarbij boetes, sancties en juridische maatregelen worden opgelegd Gevolgen kunnen volgen. Om deze reden is het belangrijk om altijd volledig transparant te zijn over de waarde van goederen die in de commerciële factuur wordt vermeld, evenals over de extra kostenelementen (indien van toepassing) die deel uitmaken van de douanewaarde, bijvoorbeeld verzekering, vracht en andere kosten.

3. Zorgen voor naleving van regelgeving

De regelgeving van douaneautoriteiten verschilt per land, wat complexiteit kan veroorzaken voor mensen die grensoverschrijden verzenden, met name naar verschillende bestemmingen. Voordat internationaal wordt verzonden, is het essentieel dat de verlader zelf onderzoek doet om vertrouwd te zijn met de belangrijkste exportvereisten van het herkomstland, de importvereisten van de bestemmingsland, en/of vraag regelgevingsadvies aan van zijn eigen belasting- of juridische adviseurs.

Een van de tools die verzenders kunnen gebruiken is DHL's MyGTS (Mijn Global Trade Services). Dit gratis, gebruiksvriendelijke platform is ontworpen om MKB's te helpen navigeren door internationale scheepsregelgeving – inclusief voorbeelden van import- en exportvereisten van een land die van toepassing kunnen zijn .

Het verstrekken van volledige en nauwkeurige informatie op de commerciële factuur is een essentieel onderdeel om een soepele douaneafhandeling te garanderen en een positieve ervaring voor uw eindklant(en).

Hoe vul je een zakelijke factuur in: een stapsgewijze handleiding

Een volledige en nauwkeurige zakelijke factuur is essentieel voor een snelle douaneafhandeling. De klantenservicerichtlijnen van DHL Express Global Customs zullen u adviseren over elke stap van het formulier om ervoor te zorgen dat de gegevens die u indient duidelijk, accuraat en volledig zijn.

Door deze richtlijnen te volgen, kunt u mogelijke problemen door verkeerde of ontbrekende gegevens voorkomen, bijvoorbeeld:

• Vertragingen bij douaneafhandeling en zendingen die in obligatieopslag worden vastgehouden
  
• Onnodig contact met de klantenservice om ontbrekende informatie op te vragen
  
• Zending stopte, keerde terug, mogelijk in beslag werd genomen of kreeg zelfs boetes opgelegd door de autoriteiten
  

DHL Express doet er alles aan om ervoor te zorgen dat informatie van externe bronnen accuraat is op het moment van publicatie.
Echter, gegevens van externe instanties kunnen zonder kennisgeving veranderen.