Je compacte gids voor essentiële import- en exportdocumenten

De belangrijkste export- en importdocumentatie voor internationale verzending

Bij internationale verzending zijn de twee meest voorkomende documenten die je tegenkomt de luchtvrachtbrief en de commerciële factuur. Het indienen van volledige en nauwkeurige gegevens over deze documenten is cruciaal; Het helpt douanebeambten je zending snel te verifiëren, waardoor het risico op vertragingen aan de grens afneemt.

Laten we elk van hen eens van dichtbij bekijken.

Luchtvrachtbrief

Een luchtwegbill bevat belangrijke details, zoals:

• Namen en adressen van de verzender en ontvanger
• Beschrijving en waarde van de goederen
• Voorwaarden van het vervoer 

De luchtwaybill vervult verschillende belangrijke functies in het verzendproces. Ten eerste fungeert het als een contract tussen de verlader en de vervoerder, waarin de overeenkomst wordt vastgelegd om goederen van het vertrekpunt naar de eindbestemming te vervoeren.

Het vrachtbriefje is aan de buitenkant van de zending bevestigd, zodat iedereen die ermee omgaat gemakkelijk toegang heeft tot de informatie. Vrachtbrieven bevatten een tracking-ID, wat betekent dat de zending in realtime kan worden gevolgd.

Commerciële Factuur

Een commerciële factuur is een van de belangrijkste documenten die worden gebruikt bij internationale verzending. Het wordt door de verkoper gemaakt en bevat belangrijke informatie zoals:

• Gegevens van verkoper en koper
• Een beschrijving van de goederen
• De Tariefclassificatiecode van de goederen
• Waarden en valuta
• Gewicht 
• Verkoopvoorwaarden (incoterms)
• De Harmonized System (HS) code(s) van de goederen
• Een reeks aanvullende informatie 

Douanemakelaars gebruiken de informatie van de commerciële factuur om de douaneverklaring aan de autoriteiten op te stellen. Het is essentieel om volledige en nauwkeurige informatie over commerciële facturen te verstrekken, om mogelijke vertragingen, boetes of boetes te voorkomen.
 

Aanvullende documenten voor export en import

Nu je vertrouwd bent met de meest gangbare export- en importdocumenten, laten we eens kijken naar enkele extra documenten die je nodig kunt hebben bij internationaal verzenden. 

Extra documenten zijn extra formulieren die verder gaan dan de gebruikelijke commerciële factuur en luchtvrachtbrief die nodig zijn voor internationaal vervoer. De exacte papieren hangen af van de wettelijke vereisten van de export- en/of importlanden, en factoren zoals het type goederen, waar ze naartoe worden gestuurd, wie betrokken is bij de verzending, en de specifieke gekozen diensten.

Hieronder worden enkele voorbeelden getoond.

• Oorsprongscertificaat: Dit document geeft het land aan waar de goederen zijn vervaardigd of geproduceerd. Vaak is het vereist voor preferentiële tariefbehandeling onder vrijhandelsovereenkomsten.
• ATA Carnets: Deze maken doorgaans tijdelijke invoer van monsters, professionele apparatuur of goederen voor tentoonstellingen mogelijk, meestal geldig tot een jaar, volgens de regelgeving van het land vereisten.
• Certificaten (bijv. Hygiënië/Fytosanitair): Deze certificaten bevestigen dat de goederen voldoen aan specifieke gezondheids- en veiligheidsnormen, met name voor voedselproducten, dieren en planten, om verspreiding van plagen of ziekten te voorkomen.
• Export- en/of importvergunningen en -licenties: Bepaalde goederen vereisen officiële toestemming van overheidsinstanties voordat ze geëxporteerd en/of geïmporteerd mogen worden. Ze kunnen medicijnen of gevaarlijke stoffen omvatten. Specifieke vergunningen of vergunningen kunnen per land verschillen, evenals de mogelijkheid voor aanvullende documentatie afhankelijk van de aard van de goederen.

Papierloze verzending met DHL

Zoals we al aanstipten, is het essentieel dat u altijd volledige en nauwkeurige gegevens indient bij het invullen van internationale verzenddocumentatie.

Om het proces te vergemakkelijken, stelt de Paperless Trade-service van DHL u in staat uw douanedocumenten voor te bereiden, genereren en elektronisch verzenden – zonder dat u papieren hoeft te printen en fysiek aan te koppelen Je zendingen. Dit volledig online systeem stroomlijnt het exportproces door documenten rechtstreeks naar de douane te sturen, waardoor de afhandeling wordt versneld en fouten door handgeschreven of zoekgeraakte formulieren worden verminderd .

• Commerciële facturen: Maak nauwkeurige, maatregelbare facturen direct binnen het systeem.
• Proforma-facturen: Bereid voorlopige facturen voor goederen die niet commercieel worden verkocht of voor monsters.
• Oorsprongscertificaten: Genereer eenvoudig officiële documenten die de herkomst van je goederen bevestigen.

Een snellere en duurzamere optie voor uw bedrijf!

Paperless Trade is geïntegreerd in DHL's online verzendapplicaties: MyDHL+ en MyDHL API. Je hoeft Paperless Trade maar één keer te activeren; daarna wordt de optie Paperless Trade automatisch weergegeven terwijl je je zendingen voorbereidt. 
 

MYGTS: Jouw toegangspoort tot eenvoudige internationale verzending

Als de informatie in dit artikel overweldigend lijkt, maak je geen zorgen! We weten dat het navigeren door het doolhof van verplichte douanedocumenten een van de grootste uitdagingen kan zijn in internationale verzending – vooral voor MKB's.

Daar komt DHL Express' MyGTS (My Global Trade Services) om het proces te vereenvoudigen. Dit gratis, gebruiksvriendelijke platform begeleidt je door enkele belangrijke documenten die je nodig hebt voor grensoverschrijdende verzending, zodat je zendingen soepel worden goedgekeurd.

Voordelen van MyGTS zijn onder andere:

• Voorbeelden van documenten die je nodig hebt voor douaneafhandeling.
• Ondersteuning met tariefclassificatiecodes: MyGTS maakt gebruik van AI om je te helpen met mogelijke classificatieopties voor je producten.
• Richtlijnen over de export- en importvereisten van een land voordat je verzendt – om te voorkomen dat goederen mogelijk aan de grenzen worden opgehouden. 
• Een pre-shipment planner om je te helpen je internationale zendingen te plannen.

Begin je partnerschap met een wereldleider in internationale verzending en bereik naadloos nieuwe grensoverschrijdende markten.

Je kunt inloggen op MyGTS met je bestaande DHL Express-account, of je registreren voor een nieuw MyGTS-account. Klik hieronder voor je opties.
 

Het navigeren door internationale verzending kan complex zijn, maar met de juiste documentatie en tools kunt u zorgen voor een soepeler en sneller douaneproces. Door de kerndocumenten zoals de luchttransportbrief en de commerciële factuur te begrijpen, zich voor te bereiden op speciale gevallen en digitale oplossingen zoals Paperless Trade en MyGTS te benutten, is uw bedrijf goed beter toegerust om zelfverzekerd over grenzen heen te groeien. 

Het is essentieel dat je op de hoogte blijft van de invoer- en exportregelgeving van de landen waar je verzendt/naartoe verzendt, en indien nodig douane-experts of juridisch adviseurs raadpleegt om naleving van de regelgeving te waarborgen. 

Of je nu nieuw bent in de wereldhandel of je verzendactiviteiten wilt verfijnen, DHL staat voor je klaar bij elke stap.

Voor snelle internationale verzending opent u een DHL Express Business Account