Oplysningerne vil blive omtalt som det primære kontaktpunkt, der har ansvaret for forsendelsen.
#Logistikrådgivning
Del
Sådan forbereder du din pakke til international forsendelse
5 minutters læsning
Del
Skal du sende internationalt? Når du forbereder din forsendelse korrekt, glider toldbehandlingen langt nemmere, og du øger chancen for, at dit produkt når frem til kunden i perfekt stand. Når du har styr på de vigtigste elementer i pakning, mærkning og dokumentation, kan du undgå klassiske fejl, minimere forsinkelser og bevare din konkurrencefordel i markedet. I en dansk hverdag handler det især om at få detaljerne rigtige fra start – både for at leve op til kundernes forventninger om hurtig levering og tydelig tracking, og for at undgå ekstraomkostninger ved grænsen.
Trin 1: Opret din DHL Express Air Waybill
En central del af international forsendelse er toldbehandling. For at få en smidig proces skal du udfylde en air waybill (AWB). Det er et transportdokument, som udstedes af transportøren og knyttes til en forsendelse. Det indeholder vigtige oplysninger som afsenders og modtagers navn og adresse, en varebeskrivelse samt hvem der hæfter for at betale told og afgifter. Det er uden tvivl et af de vigtigste dokumenter, når du sender internationalt.
Herunder kan du se de forskellige felter i DHL Express’ AWB, og hvordan du kan oprette en på få minutter!
Identificerer din tiltænkte modtager og destinationsadressen.
Et gyldigt DHL Express-kontonummer til at afgøre, hvem der betaler transportomkostningerne.
Angiv vægt, mål og en tydelig beskrivelse af indholdet så præcist som muligt.
Stregkoden scannes gennem hele netværket, så du får præcise trackingopdateringer! Sørg for, at denne del af waybill’en ikke er beskadiget, tilsmudset eller dækket, før du afleverer din forsendelse.
Nyttig information, når du udfylder din Air Waybill
Medmindre servicen duties & taxes paid (DTP) er valgt, vil de blive betalt af modtageren. Hvis intet er angivet, er duties & taxes unpaid (DTU) standard.
Den vægt og de mål, du har angivet for din forsendelse, kan blive efterkontrolleret, og du vil blive faktureret derefter, hvis relevant.
Afsenders adresse og oplysninger skal afspejle dit eller din virksomheds navn, telefon- eller mobilnummer, e-mailadresse samt din komplette postadresse inkl. postnummer.
Modtagers adresse og oplysninger skal inkludere virksomheds- eller personnavn – en gyldig kontaktperson, kontaktnummer, e-mailadresse samt komplet postadresse inkl. postnummer.
Forsendelsesoplysningerne bruges til toldbehandling for at sikre, at oplysningerne stemmer overens med det faktiske indhold og handelsfakturaen.
Air waybills har en udløbsdato og er ugyldige efter denne.
I mange lande vil du blive bedt om at oplyse afsender/modtager Tax ID, hvis din forsendelse er et salg af varer – hav det klar.
Sender du uden for EU (fx UK, Norge eller Schweiz), vil modtagerens skatte-/registreringsoplysninger ofte være afgørende for hurtig toldbehandling. For B2B-forsendelser er det typisk et VAT-/EORI-nummer, og for visse lande kan der også være krav om lokale import-ID’er. Mangler de, ender forsendelsen ofte i “hold” hos tolden, og det koster både tid og penge.
Din nye DHL Express air waybill identificeres med en unik 10-cifret kode – dit AWB-nummer. Det fungerer som reference for din forsendelse, hvis du får brug for at kontakte os om noget vedrørende din forsendelse.
Nu hvor du har lært at oprette din egen waybill, kan vi gå videre til næste trin.
Trin 2: Forbered din forsendelsesfaktura
Fakturaer er kun påkrævet for pakkeforsendelser – de gælder ikke for forsendelse af dokumenter. Handelsfakturaen bruges til toldbehandling og skal indeholde korrekte oplysninger, der matcher indholdet af forsendelsen og det, der står på waybill’en.
Se nærmere på de oplysninger, der kræves på din internationale forsendelsesfaktura.
Angiv afsenders detaljer. I de fleste tilfælde vil afsender være det primære kontaktpunkt, hvis DHL Express har brug for instruktioner.
De samlede oplysninger fra din air waybill.
Angiv modtagerens oplysninger.
Angiv korrekt faktureringspart. Det er en anden enhed (typisk i samme land som modtageren), som betaler told og afgifter for forsendelsen. Hvis dette felt er tomt, er det modtageren, der hæfter.
Oplysninger (på engelsk) om indholdet, du sender, antal, vægt, mål og samlet værdi. Denne del bør være så detaljeret som muligt, da toldmyndighederne bruger den til at afgøre, hvordan forsendelsen klassificeres og toldbehandles. Afvigelser kan give unødige forsinkelser eller i værste fald beslaglæggelse hos tolden.
Skriv ikke bare “clothing” eller “spare parts”. Skriv fx “men’s cotton T-shirts, 100% cotton, brand X, HS code 610910, made in Bangladesh” eller “aluminium machine brackets for industrial equipment, HS code 761699”. Jo mere konkret du er, desto færre opfølgende spørgsmål fra tolden.
Angiv forsendelsesbetingelserne mellem afsender og modtager. Læs mere om Incoterms her.
Angiv årsagen til forsendelsen – det er bedst at beskrive det tiltænkte formål med forsendelsen.
Nyttig information, når du udfylder din faktura
Fakturaen bruges primært som bilag for den værdi, der er angivet på AWB.
Du kan oprette en faktura på MyDHL+ eller udfylde en formular.
En elektronisk faktura på MyDHL+ foretrækkes frem for enhver papir-/billedfaktura, som afsender kan vedlægge.
Sørg for, at fakturaen er tilgængelig på forsendelsen – forsegl ikke fakturaen inde i kassen.
Hvis du sender flere varer, skal fakturaen indeholde en opdeling pr. varelinje.
Hvis du sender en brugt eller personlig genstand, skal du stadig angive varens oprindelige dollarværdi, men tydeligt markere på faktura og waybill, at det er en brugt eller personlig genstand.
Ved salg til kunder i UK efter Brexit eller til Norge uden for EU kan fejl i vareværdi, valuta og fragtomkostninger give “værdi-tvivl” hos tolden. Husk at angive valuta (fx DKK/EUR/USD), og vær konsekvent med, om fragt og forsikring er inkluderet i vareværdien, så Incoterms og fakturabeløb hænger sammen.
Det er vigtigt at forstå, at det er dit ansvar at oprette din air waybill og din forsendelsesfaktura. Oplysningerne i dokumenterne fungerer som din deklaration. DHL Express hjælper gerne med vejledning, råd og tips – men vi kan ikke oprette dokumenterne på dine vegne. Nu hvor du er klædt på til papirarbejdet ved en international forsendelse, er du næsten klar til at overdrage din forsendelse til os!
Trin 3: Pak din forsendelse
Når du sender internationalt, rejser dit dokument eller din pakke gennem DHL Express-netværket og passerer flere terminaler, mennesker, køretøjer og fly. En godt pakket forsendelse reducerer risikoen for skader og sikrer, at din modtager får indholdet i perfekt stand.
Selvom DHL Express gør alt for at håndtere dine forsendelser forsigtigt, er det vigtigt at huske, at ansvaret for emballeringen ligger hos afsender.
I Danmark ser vi ofte, at skader opstår i “de sidste 20 cm” af pakken: hjørner, kanter og top/bund, især ved internationale omlæsninger. Brug derfor tid på at sikre hjørnerne, og undgå at genbruge svage kasser – det betaler sig næsten altid i færre reklamationer og mindre spildtid.
1. Vurder, hvad du sender
2. Emballagematerialer
Når du har et bedre overblik over din forsendelsesprofil, skal du vælge den ideelle ydre og indre emballage, der giver optimal beskyttelse til din forsendelse.
Ingen kasser? Intet problem!
Fortæl os, hvilken type yderemballage du har brug for, så leverer vi kasser til dig.
3. Forsegling
Tape alle kanter og samlinger af kassen til, det anbefales at forstærke kanterne, da de er mest modtagelige for kompression under transport.
TIP: Hvis du ikke er kontohaver, bedes du ikke forsegle din forsendelse, før kureren har inspiceret indholdet ved afhentning.
H-taping
Sørg for, at alle samlinger er forseglede med “H-taping”-metoden.
Påfør 1 strimmel tape langs den midterste samling
Påfør 2 strimler tape på tværs af begge kantsamlinger. Brug flere strimler tape til tungere forsendelser
Gentag H-taping, så både top- og bundsamlinger på kassen er forseglede
4. Mærkning
Håndtering af etiketter
Hver forsendelse har forskellige emballagekrav, og denne guide bør ikke opfattes som en endelig løsning for alle kunder.
Trin 4: Book en afhentning
Det sidste trin, før du betror din forsendelse til DHL Express, er at planlægge afhentningen.
Når din forsendelse er i vores varetægt, kan du gå i gang med at tracke den. Oplysningerne viser opdateringer i realtid, så du får et solidt grundlag for at estimere leveringstidspunktet præcist.
Især D2C-kunder forventer proaktive beskeder, når der sker noget (fx forsinkelse, toldspørgsmål eller manglende oplysninger). Sørg derfor for, at både afsender- og modtagerkontakt (e-mail/telefon) er korrekt på dokumenterne – det er ofte den hurtigste vej til at få en forsendelse frigivet.
Har du brug for hjælp, er du altid velkommen til at ringe til vores hjælpsomme kundeserviceteam!
Del
