eFaktura

eFaktura DHL Parcel jest odpowiednikiem faktury papierowej w wersji elektronicznej i ma taką samą moc prawną jak zwykła faktura. Różnica pomiędzy eFakturą a fakturą papierową polega tylko na sposobie jej dostarczania do Klienta.

Jak działa eFaktura w DHL Parcel?

  • Po wystawieniu faktury przez DHL będzie ona automatycznie widoczna w aplikacji eFaktura DHL Parcel.
  • Jednocześnie informacja o nowej e-fakturze zostanie wysłana na podany/podane, przy rejestracji lub w formularzu, adres/adresy e-mail. E-mail będzie zawierać link do dokumentu. Po kliknięciu w ten link otworzy się dokument w formacie PDF, który będzie można wydrukować lub zapisać w wybranym miejscu. Wyświetlenie dokumentu oraz jego zapisanie / wydrukowanie nie wymaga logowania się do aplikacji.

     

Poznaj zalety naszej eFaktury

  • oszczędność papieru - fakturę wysyłamy e-mailem; możesz ją wyświetlić, pobrać i zapisać lokalnie w formacie PDF;
  • dostęp do dokumentów przez Internet przez okres 7 lat / 84 miesięcy od daty ich wystawienia (zgodnie z obowiązującymi przepisami);
  • skrócenie czasu obiegu dokumentów - eFaktury możemy wysyłać na więcej niż jeden adres e-mail, co przyspiesza prace związane z obsługą księgową dokumentów;
  • podgląd listów przewozowych - w dowolnym momencie możesz obejrzeć i pobrać skany zafakturowanych listów przewozowych;
  • zarządzanie kontem - możesz zarządzać listą adresów e-mail, na które mają być wysyłane faktury przez dodawanie lub usuwanie adresów;
  • generowanie raportów - na przykład raport faktur w formacie xlsx.

Nie mam konta w aplikacji eFaktura DHL Parcel

Mam konto w aplikacji eFaktura DHL Parcel

     

Najczęstsze pytania ws. eFaktury

  • E-faktura jest odpowiednikiem faktury papierowej w wersji elektronicznej i ma taką samą moc prawną jak zwykła faktura.

    Podstawa prawna:
    Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku (Dz.U. Nr 54, poz. 535, z późniejszymi zmianami).

  • Różnica pomiędzy e-fakturą a fakturą papierową polega tylko na sposobie jej dostarczania do Klienta. E-faktura może być wydrukowana i przechowywana w wersji papierowej, ale może być również zapisana np. na dysku komputera, płycie CD czy innym nośniku służącym do przechowywania plików.

  • Tak, e-faktura jest bezpieczna. Została ona zabezpieczona podpisem elektronicznym i dodatkowo wykorzystuje zaawansowane technologie szyfrowania. To rozwiązanie gwarantuje jednocześnie szybkie przesłanie i udostępnienie dokumentu, o wiele prostsze niż tradycyjne metody wysyłania i odbierania dokumentów księgowych.

    W przypadku korzystania z e-faktury w formacie PDF, w celu weryfikacji podpisu elektronicznego, należy zainstalować program Adobe Acrobat Reader ze strony producenta

  • Nie, korzystanie z e-faktur jest całkowicie bezpłatne.

  • Aby otrzymywać e-faktury konieczne jest wyrażenie stosownej zgody przez odbiorcę faktury:

    • elektronicznie (podczas rejestracji w aplikacji eFaktura DHL Parcel)
    • lub mailowo na adres efaktura.pomoc.dhlparcel@dhl.com. W treści e-maila należy podać NIP firmy (w celu poprawnej identyfikacji Klienta) oraz adres / adresy e-mail, na który mają być wysyłane e-faktury.
  • Po zatwierdzeniu rejestracji elektronicznej lub po zarejestrowaniu pisemnej zgody otworzymy dla Ciebie konto / profil w aplikacji eFaktura DHL Parcel.

    Z adresu efaktura.dhlparcel@dhl.com otrzymasz e-mail z linkiem aktywacyjnym. Link jest aktywny przez 30 dni. Aby w pełni korzystać z funkcjonalności naszego serwisu postępuj zgodnie z instrukcją z e-maila. 

  • Po wystawieniu faktury przez DHL będzie ona automatycznie widoczna w aplikacji eFaktura DHL Parcel. Jednocześnie informacja o nowej e-fakturze zostanie wysłana na podany/podane, przy rejestracji lub w formularzu, adres/adresy e-mail.

    E-mail będzie zawierać link do dokumentu. Po kliknięciu w ten link otworzy się dokument w formacie PDF, który będzie można wydrukować lub zapisać w wybranym miejscu. Wyświetlenie dokumentu oraz jego zapisanie/wydrukowanie nie wymaga logowania się do aplikacji.

    • Dostęp do własnych dokumentów przez Internet – o każdej porze i z każdego miejsca.
    • Możliwość generowania i zapisywania raportów (np. raport faktur).
    • Możliwość przeglądania i pobierania skanów listów przewozowych.
    • Możliwość zarządzania swoim kontem – dodawanie / usuwanie adresów e-mail, na które mają być wysyłane dokumenty.
    • Pobieranie dokumentów w formacie XLSX.
  • Dla bezpieczeństwa linki przesyłane w e-mailach są aktywne przez 30 dni. Po upływie 30 dni pobranie e-faktury będzie w dalszym ciągu możliwe po zalogowaniu się do aplikacji.

  • Kliknij na link i wybierz opcję „Nie pamiętasz hasła?” i postępuj zgodnie z instrukcją.

  • Bezpieczne hasło nie może powtarzać ostatnich 12 haseł i powinno zawierać:

    • minimum 8 znaków
    • co najmniej 3 z 4 następujących kryteriów:
      a) małe litery
      b) wielkie litery
      c) cyfry
      d) znaki specjalne.
  • Informacja o e-fakturze może być wysłana na kilka adresów e-mail. Na formularzu należy podać wszystkie adresy e-mail, na które mają być wysyłane informacje o nowej e-fakturze. Możesz również dodawać kolejne adresy e-mail korzystając z zakładki "Klienci".

    W tym celu kliknij dwa razy w konto, do którego chcesz dodać adres e-mail. W pole Użytkownicy wpisz nowy adres e-mail; kliknij w "+" i zatwierdź zmianę używając przycisku "Zapisz" znajdującego się na dole strony.

  • Archiwum wystawionych e-faktur dostępne będzie w wersji online zgodnie z obowiązującymi przepisami, czyli przez 7 lat / 84 miesiące od daty ich wystawienia. Archiwum e-faktur nie zawiera dokumentów wystawionych w wersji papierowej.

  • Prosimy o sprawdzenie w aplikacji do e-faktur międzynarodowych lub o kontakt z nami.

  • E-faktura w formacie PDF jest opatrzona podpisem elektronicznym, który potwierdza autentyczność jej pochodzenia. Dodatkowo e-mail z informacją o wystawieniu nowej e-faktury będzie wysyłany z adresu efaktura.dhlparcel@dhl.com. Upewnij się jednak, że Twój filtr antyspamowy nie będzie blokował wiadomości wysyłanych z tego adresu.

  • Nie, nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania (z jednym wyjątkiem opisanym na końcu tego punktu). Korzystanie z e-faktury jest możliwe pod warunkiem spełnienia przez system teleinformatyczny Użytkownika następujących, minimalnych, wymagań technicznych:

    • zastosowania przeglądarki internetowej Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Safari lub Internet Explorer 11
    • wykorzystanie rozdzielczości ekranu 1280 x 720 lub wyższej.

    W przypadku korzystania z e-faktury w formacie PDF, w celu weryfikacji podpisu elektronicznego, należy zainstalować program Adobe Acrobat Reader ze strony producenta.

  • E-faktura dostępna jest w formacie pliku PDF. Dodatkowo po zalogowaniu się do aplikacji będzie ją można pobrać w formacie pliku XLSX.

    Jednocześnie informujemy, że nadal możesz korzystać z przesyłanych elektronicznych załączników do faktur. Jeżeli jeszcze z nich nie korzystasz, a jesteś zainteresowany ich otrzymywaniem, wyślij zgłoszenie na adres efaktura.pomoc.dhlparcel@dhl.com, podając nr Klienta oraz adres mailowy.

  • Aby skonfigurować bezpośrednie połączenie EDI w celu pobierania danych w formacie XML prosimy o kontakt z nami.

  • Tak, na e-fakturze będzie dostępny wykaz zafakturowanych przesyłek wraz ze szczegółowymi informacjami (np. nadawca, odbiorca, ilość, rodzaj usługi).

    Dodatkowo przeglądając e-fakturę w aplikacji eFaktura DHL Parcel będziesz miał możliwość wyświetlenia i pobierania skanów zafakturowanych listów przewozowych.

  • Aktualnie taka opcja nie jest dostępna. Płatności za e-fakturę należy dokonać tak samo jak do tej pory.

  • Aktualny adres e-mail należy wprowadzić w aplikacji eFaktura DHL Parcel w zakładce „Klienci". W tym celu kliknij dwa razy w konto, do którego chcesz dodać adres e-mail. W pole Użytkownicy wpisz nowy adres e-mail; kliknij w "+" i zatwierdź zmianę używając przycisku "Zapisz" znajdującego się na dole strony.

    Nieaktualny adres e-mail możesz usunąć w zakładce „Klienci". W tym celu kliknij dwa razy w konto, z którego chcesz usunąć adres e-mail. W polu Użytkownicy wybierz (poprzez kliknięcie) adres do usunięcia; kliknij w "-" i zatwierdź zmianę używając przycisku "Zapisz" znajdującego się na dole strony.

  • Zmiany dotyczące danych Twojej firmy możesz zgłosić w naszym Contact Center

    tel. 42 6 345 345 lub u swojego Przedstawiciela Handlowego DHL Parcel.

    • Reklamacje finansowe dotyczące nieprawidłowych opłat czy płatnika należy zgłosić poprzez formularz reklamacyjny
    • Reklamacje dotyczące jakości usług, np. uszkodzenie przesyłki, nieterminowe doręczenie, należy zgłosić tutaj
  • Faktura może występować tylko w jednej formie: elektronicznej lub papierowej.

  • Aby zrezygnować z e-faktury należy wysłać do nas stosowne zgłoszenie:

    • mailowo na adres efaktura.pomoc.dhlparcel@dhl.com. W treści e-maila należy podać NIP firmy (w celu poprawnej identyfikacji Klienta)
    • lub pisemnie na adres DHL Parcel Polska Sp. z o.o. Oddział Głuchowo (Dział Fakturowania), ul. Komornicka 1, 62-052 Komorniki).

     

Reklamacje faktur przelewowych mogą dotyczyć zagadnień:

  • nieprawidłowa opłata,
  • nieprawidłowy płatnik,
  • nieprawidłowy produkt,
  • nieprawidłowa wagi przesyłki,
  • innych niezgodności na fakturze, nie związanych ze sposobem realizacji usługi.

Oferowany czas rozpatrzenia reklamacji faktury wynosi 10 dni roboczych, licząc od dnia wniesienia reklamacji.

Po zakończeniu postępowania reklamacyjnego otrzymasz odpowiedź w formie pisemnej: e-mail lub faktura korygująca.

Duplikaty faktur

Jeżeli otrzymujesz faktury w formie elektronicznej, pobierz ją szybko i bezpośrednio z aplikacji eFaktura DHL Parcel.

Jeżeli otrzymujesz faktury w formie papierowej, przygotuj nr faktury i wypełnij formularz zamówienia.