Pentingnya Commercial Invoice yang akurat untuk pengiriman internasional

Saat menyiapkan barang untuk pengiriman internasional, penting untuk memastikan Anda telah menyiapkan dokumen seperti Air waybill (AWB) dan invoice. Berbeda dengan invoice penagihan biasa yang digunakan untuk pembayaran antara penjual dan pembeli, commercial invoice merupakan pernyataan resmi yang digunakan oleh pihak berwenang.

Selain itu, dokumen ini menjadi dokumen utama yang digunakan oleh otoritas kepabeanan untuk mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan menentukan nilai barang Anda. Jika invoice Anda berisi informasi yang tidak akurat atau salah, pengiriman Anda bisa mengalami penundaan. Hal ini karena dokumen tersebut digunakan oleh otoritas Bea dan Cukai untuk menentukan legalitas dan kewajiban pajak atas barang yang dikirim, bukan hanya untuk keperluan pembukuan.

Secara singkat, fungsi shipping invoice adalah:

• Merupakan persyaratan kepabeanan untuk kegiatan impor dan ekspor.
• Membantu mempercepat proses clearance barang kiriman Anda.
• Digunakan untuk menghitung bea masuk dan pajak.

Apa saja yang harus ada dalam commercial invoice yang sesuai?

Agar pengiriman Anda dapat melewati proses clearance Bea dan Cukai tanpa penundaan, penting untuk mengisi setiap kolom pada commercial invoice dengan benar. Anda juga dapat menggunakan berbagai fitur pengiriman di MyDHL+ untuk mempermudah proses ini.

Secara umum, commercial invoice memuat informasi berikut:

"Siapa" (The Who)

• Nama lengkap, alamat fisik, dan nomor telepon pihak pengirim (Ship From) dan penerima (Ship To).
• Nomor identitas pajak yang wajib dicantumkan, seperti NPWP atau NIK untuk eksportir dan penerima di Indonesia.

"Apa" (The What)

• Deskripsi lengkap barang, termasuk bahan/material dan kegunaannya.
•  Kode Sistem Harmonisasi (HS) yang benar untuk klasifikasi barang.

"Di mana" (The Where)

• Negara asal barang (Country of Origin), yaitu negara tempat barang tersebut diproduks.

"Berapa Banyak/berapa nilainya" (The How Much)

• Nilai per unit barang.
• Jumlah unit barang.
• Berat per unit barang.
• Total nilai barang dalam mata uang yang diakui, seperti USD atau IDR.

"Ketentuan pengiriman" (The Terms)

• Incoterm yang digunakan (misalnya DAP atau DDP).
• Alasan ekspor, misalnya untuk penjualan, sampel, atau perbaikan.

Mengapa penting memiliki commercial invoice yang akurat

Menjaga keakuratan commercial invoice merupakan bagian penting dari proses pengiriman yang lancar. Selain untuk memenuhi peraturan Bea dan Cukai di Indonesia maupun negara tujuan, invoice yang akurat juga berfungsi sebagai alat komunikasi penting antara bisnis Anda, perusahaan pengiriman, dan otoritas perbatasan.

Berikut beberapa alasan mengapa keakuratan commercial invoice sangat penting:

1. Membuktikan nilai sebenarnya dari pengiriman

• Otoritas Bea dan Cukai menggunakan informasi dalam commercial invoice untuk memverifikasi nilai transaksi barang Anda.
• Nilai per unit dan mata uang yang jelas membantu memastikan pengiriman Anda tidak dicurigai sebagai undervaluation (nilai yang dilaporkan lebih rendah dari sebenarnya).

2. Digunakan untuk memverifikasi informasi pada waybill

• Untuk menghindari status invoice yang tidak sesuai, data pada dokumen pengiriman harus persis sama dengan Air Waybill (AWB).
• Konsistensi antara dokumen, membantu sistem pengiriman otomatis memproses data lebih cepat.

3. Mempermudah perhitungan pajak dan bea masuk yang akurat

• Commercial invoice yang lengkap dan sesuai memungkinkan otoritas Bea dan Cukai menerapkan tarif yang benar berdasarkan HS Code.
• Hal ini mencegah kesalahan penagihan, sehingga bisnis Anda hanya membayar bea masuk dan pajak yang memang diwajibkan oleh hukum.

4. Membantu kelancaran masuk ke pasar global

• Commercial invoice yang akurat membantu bisnis Anda menjaga rekam jejak yang baik di mata otoritas Bea dan Cukai internasional.
• Tingkat kepatuhan yang tinggi dapat membuat proses clearance di masa depan menjadi lebih cepat, karena pengiriman Anda lebih jarang dianggap berisiko tinggi untuk pemeriksaan manual.

5. Menjelaskan tanggung jawab biaya pengiriman dengan jelas

• Dengan mencantumkan Incoterms seperti DAP atau DDP secara jelas pada commercial invoice, Anda dapat menghindari perselisihan dengan pelanggan mengenai siapa yang membayar bea masuk dan pajak.
• Kejelasan ini juga meningkatkan pengalaman pelanggan karena penerima tidak akan terkejut dengan biaya tambahan saat barang tiba.

Apa yang terjadi jika commercial invoice tidak akurat?

Jika dokumen pengiriman tidak memenuhi aturan kepabeanan di Indonesia maupun di negara tujuan, beberapa risiko berikut bisa terjadi:

Penahanan oleh Bea dan Cukai (Customs detention)

• Perbedaan antara isi paket dan dokumen dapat menyebabkan pengiriman langsung ditahan oleh otoritas Bea dan Cukai.
• Pemeriksaan fisik barang dapat menambah waktu pengiriman hingga beberapa hari bahkan minggu.
• Pengiriman bisa ditahan sampai invoice yang salah diperbaiki.

Perhitungan bea masuk yang tidak tepat

• Informasi yang kurang jelas dapat menyebabkan barang diklasifikasikan ke HS Code dengan tarif lebih tinggi.
• Pembayaran bea masuk yang terlalu besar dapat mengurangi margin keuntungan atau membuat pembeli tidak puas.
• Commercial invoice yang tidak akurat juga dapat menyebabkan perhitungan pajak yang salah.

Denda finansial

• Denda administratif sering dikenakan jika terjadi kesalahan dalam menyatakan nilai atau berat barang.
• Dalam beberapa kasus, denda akibat kesalahan besar pada commercial invoice bisa melebihi nilai barang yang dikirim.
• Kesalahan yang berulang dapat membuat bisnis Anda dianggap berisiko tinggi oleh otoritas Bea dan Cukai.

Penolakan atau penyitaan barang

• Petugas Bea dan Cukai dapat menyita barang yang tidak didukung dokumen yang benar.
• Barang kiriman juga bisa dipaksa kembali ke pengirim dengan biaya ditanggung pengirim.
• Perbedaan informasi pada shipping invoice dapat menyebabkan kehilangan barang atau bahkan pencabutan hak ekspor.

Kesalahan umum saat mengisi commercial invoice

Bahkan eksportir yang sudah berpengalaman pun masih bisa melakukan kesalahan yang menyebabkan shipping invoice menjadi tidak valid. Karena itu, hindari beberapa kesalahan umum berikut agar proses pengiriman berjalan lancar:

Deskripsi barang yang terlalu umum

Menggunakan istilah umum seperti “accessories”, “samples”, atau “spare parts” sering menjadi penyebab invoice dianggap tidak jelas. Petugas Bea dan Cukai membutuhkan informasi yang lebih spesifik, seperti bahan, merek, dan fungsi barang, untuk memverifikasi isi commercial invoice. Sebagai contoh: daripada menulis “clothing”, lebih baik tulis “men’s t-shirt 100% cotton” agar klasifikasi barang lebih jelas

Menyatakan nilai barang lebih rendah dari sebenarnya (Undervaluation)

Mencantumkan nilai barang yang jauh lebih rendah dari harga pasar untuk menghemat pajak merupakan tanda peringatan bagi sistem bea cukai modern yang menggunakan AI. Jika petugas Bea dan Cukai melihat harga pada commercial invoice yang terlalu rendah dan tidak masuk akal, mereka dapat menyita barang atau meminta bukti pembayaran, dan dapat menyebabkan penundaan proses pengiriman secara signifikan.

Data yang Tidak Konsisten

Pastikan informasi pada commercial invoice sama persis dengan Air Waybill (AWB). Perbedaan data seperti berat barang, jumlah barang, atau deskripsi barang sering menyebabkan pemeriksaan manual oleh Bea dan Cukai dan bahkan denda administratif..

Tidak mencantumkan biaya pengiriman

Pastikan Anda menjelaskan apakah biaya pengiriman (freight) dan asuransi sudah termasuk dalam total nilai barang atau dicantumkan secara terpisah. Selain itu, selalu tuliskan Incoterm dengan jelas agar pihak Bea dan Cukai mengetahui bagaimana perhitungan bea masuk dan pajak harus dilakukan.

Pastikan pengiriman sukses dengan commercial invoice yang akurat

Commercial invoice yang akurat dapat membantu Anda menghindari penundaan yang tidak terduga dalam proses pengiriman. Seiring dengan semakin kompleksnya peraturan kepabeanan di Indonesia dan berbagai negara lainnya, MyDHL+ menyediakan berbagai alat pengiriman yang mudah digunakan untuk membantu UKM Indonesia memenuhi persyaratan pengiriman internasional dengan lebih sederhana. Dengan memastikan setiap invoice diisi secara lengkap dan akurat, Anda dapat melindungi keuntungan bisnis sekaligus menjaga kepercayaan pelanggan.

Jika Anda ingin membuat proses pengiriman internasional menjadi lebih mudah, buka akun bisnis DHL Express hari ini.