Verzend je goederen naar internationale klanten? Dit zijn de zes belangrijke stappen in het verzendproces die ervoor zorgen dat je goederen snel en zonder vertraging door de douane worden vrijgegeven.
Wat is douaneafhandeling?
Wanneer goederen van het ene land naar het andere worden vervoerd, moeten ze vaak een douaneafhandeling doorlopen. De goederen moeten worden aangegeven bij de douaneautoriteiten – een verplichte procedure die bekendstaat als de douaneaangifte. Dit is een geheel van gegevens over de goederen waarmee de douane kan nagaan of ze voldoen aan de geldende wet- en regelgeving van het bestemmingsland, en waarmee invoerrechten en belastingen worden berekend.
Douaneformaliteiten worden doorgaans uitgevoerd door gespecialiseerde experts. Aangezien zij optreden namens de feitelijke importeur of exporteur, is het essentieel dat die importeur/exporteur correcte en volledige informatie over de zending aan DHL verstrekt. Dit helpt om vertragingen, boetes, sancties en frustratie te vermijden.
De zes stappen van het internationale verzendproces met DHL
Stap 1 – Bezorg je gegevens aan DHL Express
Wanneer je goederen over internationale grenzen verzendt, moet je een Commercial Invoice of Proforma Invoice invullen. Dit document bevat gedetailleerde informatie over de verzonden goederen en wordt door DHL Express gebruikt om de douaneaangifte voor te bereiden.
De Commercial/Proforma Invoice is een verplicht en essentieel document voor douaneafhandeling. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste gegevens:
- Gegevens van verzender/exporteur en ontvanger/importeur: namen, adressen en contactgegevens.
- Identificatienummer(s), indien van toepassing. Bijvoorbeeld een btw/btw-nummer, EORI-nummer, TIN/PIN-nummer.
- Goederenbeschrijvingen: gedetailleerde en duidelijke omschrijvingen per lijn van de goederen op de factuur.
- Geharmoniseerd Systeem (HS) Code(s): HS-code per artikel (bij voorkeur de volledige invoertariefcode).
- Land van herkomst: meestal het land waarin de goederen zijn geproduceerd of vervaardigd.
- Waarde & valuta: waarde per artikel en uitsplitsing van bijkomende kosten (zoals verzekering, transport, verpakking), met vermelding van de munteenheid waarin de transactie heeft plaatsgevonden.
- Gewicht / eenheid & hoeveelheid: bruto- en nettogewicht, eenheid (bv. kg) en aantal (bv. 10 stuks) per artikel.
- INCOTERMS® & Plaats: bevatten de INCOTERMS® en plaats, zoals vereist.
- Bewijs van oorsprong: indien van toepassing, om in aanmerking te komen voor preferentiële douanetarieven (ook wel 'Statement on Origin' , ' Oorsprongsverklaring genoemd)
- Reden voor export: bv. permanente uitvoer, herstelling en retour, tijdelijk, geschenken.
- Andere vereisten: controleer of er bijkomende verplichtingen gelden, zoals export- of importvergunningen of andere overheidsvoorschriften (bv. veterinaire of fytosanitaire regelgeving).
Onnauwkeurige of onvolledige gegevens zijn een van de belangrijkste oorzaken van douanevertragingen. Vul de factuur daarom zorgvuldig in: goede datakwaliteit is cruciaal om je goederen tijdig bij je klanten te krijgen.
Zodra DHL Express deze gegevens van de verzender ontvangt, start het douaneafhandelingsproces.
Stap 2 – DHL Express voert de veiligheidsaangifte uit
Bij het voorbereiden van douaneaangiften en veiligheidsaangiften namens klanten, neemt DHL Express de verantwoordelijkheid op zich om te voldoen aan alle douaneregels. Daarom is het essentieel dat je zending, gegevens en documentatie conform zijn met de geldende wetgeving en de Algemene Voorwaarden van DHL Express.
Drie belangrijke risico’s om te vermijden:
- Een onvolledige of onnauwkeurige goederenbeschrijving op de Commerciële/Proforma Factuur.
- Het te laag aangeven van de waarde van de goederen. Douaneautoriteiten kunnen de zending tegenhouden en om bewijs vragen, of zelfs contact opnemen met de ontvanger – wat de klantervaring schaadt.
- Het verzenden van verboden of illegale goederen. Ook gevaarlijke goederen kunnen speciale vergunningen vereisen. Controleer dit vóór verzending.
Stap 3 – DHL Express bereidt de douaneaangifte voor
De voorbereiding van export- en importdouaneaangiften kan beginnen.
Het douaneteam kan contact met je opnemen om details te verifiëren of bijkomende informatie op te vragen. Reageer hier zo snel mogelijk op om fouten of ontbrekende gegevens recht te zetten en je zending vlot door het netwerk te laten verlopen.
Stap 4 – DHL Express dient de douaneaangifte in
Zodra de zending het exportknooppunt bereikt, kan de exportdouaneaangifte worden afgerond. DHL Express dient de aangifte in naam en voor rekening van zijn klanten in voor alle zendingen binnen zijn netwerk.
Stap 5 – DHL Express wacht op de reactie van de douane
De vrijgave door de douane kan variëren van enkele seconden tot meerdere dagen, afhankelijk van factoren zoals het bestemmingsland. DHL biedt realtime tracking, zodat klanten de voortgang van hun zending kunnen volgen en een geschatte leverdatum ontvangen.
Wanneer aan alle douanevereisten is voldaan, wordt de zending vrijgegeven voor export.
De voorbereiding van de importafhandeling kan al plaatsvinden terwijl de zending onderweg is, wat zorgt voor maximale efficiëntie.
Stap 6 – Vrijgave door de douane
Zodra de zending fysiek aankomt in het bestemmingsland, gebruiken de autoriteiten de douaneaangifte om controles uit te voeren en na te gaan of de goederen voldoen aan de geldende regelgeving.
Daarna wordt het pakket geleverd aan de eindontvanger.
Dankzij correcte gegevens en de douane-expertise van DHL Express ontvangen je klanten hun levering op tijd – waar ter wereld ze zich ook bevinden.
Kort overzicht van het douaneafhandelingsproces
- Het douaneproces start zodra de verzendgegevens beschikbaar zijn. Zorg voor volledige en correcte informatie om vertragingen te vermijden.
- De afhandeling loopt door terwijl de zending onderweg is naar het land van bestemmig, zodat alles zo snel mogelijk verloopt.
- Na aankomst en douanevrijgave kan de zending haar laatste traject naar de ontvanger afleggen.
MyGTS: jouw toegangspoort tot eenvoudig internationaal verzenden
Internationaal verzenden lijkt complex, maar dat hoeft het niet te zijn. Om internationale zendingen te versnellen en douaneformaliteiten te vereenvoudigen, ontwikkelde DHL Express My Global Trade Services (MyGTS): een intuïtief all-in-one platform.
MyGTS is een gratis en gebruiksvriendelijke tool die je helpt om internationale verzendregels moeiteloos te navigeren. Je krijgt toegang tot:
- Pre-shipment Planner: een tool om te voldoen aan alle import- en exportregels en om de landed cost te berekenen.
- HS-codes: geen giswerk meer – MyGTS gebruikt AI om mogelijke tariefclassificaties voor te stellen.
- Landed cost-berekening: bereken productkosten, invoerrechten, belastingen en transportkosten voor meer transparantie richting klanten.
- Informatie over import- en exportvereisten per land.
- Productcatalogus: sla eerdere zoekopdrachten, productgegevens en tariefcodes op voor snellere herhaalzendingen.
Je kan inloggen met je bestaande DHL Express zakelijk account of een nieuw MyGTS-account registreren om optimaal te profiteren.
Delen
