Documentos necessários para envios internacionais

Quando efetuar envios internacionais, terá de preencher alguma documentação para passar as suas mercadorias pela alfândega. Para as pequenas empresas e as empresas em fase de arranque em particular - que já têm um milhão de coisas na sua lista de tarefas - esta papelada pode parecer frustrante e morosa.

No entanto, neste guia específico, iremos analisar os principais documentos de que provavelmente necessitará para ajudar a sua expedição a chegar ao destino sem atrasos. Com este conhecimento, pode começar a planear os mercados internacionais para onde vai expandir o seu negócio a seguir!

Segue-se uma lista dos principais documentos de que os expedidores internacionais necessitam:

Fatura comercial

Uma fatura comercial funciona como uma declaração aduaneira para mercadorias expedidas através de fronteiras internacionais. Contém um resumo completo da expedição, incluindo:

• Descrição pormenorizada do conteúdo
  
• País de origem
  
• Códigos pautais das mercadorias
  
• O valor das mercadorias

Em conjunto, estas informações ajudam as autoridades aduaneiras a calcular os impostos e direitos devidos. A Fatura Comercial conterá os incoterms da encomenda, que alertam as autoridades para quem devem cobrar estas taxas. Por exemplo, "Delivered Duty Paid" (DDP) significa que o vendedor assume a responsabilidade por todos os impostos e direitos de importação devidos quando o envio atravessa as fronteiras.

Uma fatura comercial é uma necessidade legal para o comércio internacional e exige que o valor dos produtos seja declarado com exatidão para que as leis aduaneiras sejam cumpridas. Além disso, funciona como um contrato de venda entre o vendedor (expedidor) e o comprador (destinatário).

Bill of Lading ou Conhecimento de embarque

Trata-se de um documento legal emitido pelo transportador (por exemplo, a DHL) para o expedidor e representa os termos e condições acordados para o transporte - tais como instruções de destino e manuseamento. Funciona também como prova de expedição - contém as assinaturas do expedidor e de um representante do transportador, seguidas de uma assinatura do destinatário aquando da entrega. O documento deve acompanhar a expedição para ajudar a evitar o roubo de bens.

Carta de porte

Uma carta de porte é o "passaporte" de um envio, informando as autoridades aduaneiras de pormenores importantes, incluindo

• O nome do expedidor (empresa ou pessoa singular), a morada, o número de telefone e o endereço de correio eletrónico
  
• O nome, a morada e o número de telefone do destinatário
  
• Uma descrição do conteúdo da encomenda, incluindo peso, dimensões e valor
  
• No caso de o envio se destinar à venda de mercadorias, o expedidor pode ser solicitado a fornecer um número de identificação fiscal do remetente/recetor
  
• Se o envio é "Duties & Taxes Paid" (Direitos e Impostos Pagos), o que significa que o expedidor suporta a totalidade dos custos do envio, ou "Duties & Taxes Unpaid" (Direitos e Impostos Não Pagos), em que todos os direitos e impostos incorridos no país de destino serão suportados pelo destinatário
  

A carta de porte é normalmente acompanhada da fatura comercial, que serve de documento comprovativo do valor das mercadorias declaradas na carta de porte. Se os valores não corresponderem, a expedição pode ficar retida nas alfândegas.

A carta de porte é fixada no exterior do envio, para que qualquer pessoa que a manuseie tenha fácil acesso às informações. As cartas de porte contêm uma identificação de localização, o que significa que o envio pode ser monitorizado em tempo real.

Certificado de origem

Como o nome sugere, um certificado de origem verifica a nacionalidade de uma mercadoria perante as autoridades aduaneiras. Declara o local onde as mercadorias foram fabricadas - por exemplo, "Made in China".

Pode solicitar um certificado de origem na câmara de comércio local, que o carimbará e aprovará (se as mercadorias forem verificáveis).

Existem dois tipos de certificados de origem:

• Certificado de Origem Preferencial - indica aos serviços aduaneiros que existe um acordo de comércio livre entre o país do expedidor e o país de destino, pelo que as mercadorias podem beneficiar de taxas e direitos reduzidos.
  
• Certificado de origem não preferencial - indica que as mercadorias não podem beneficiar de tarifas reduzidas devido à ausência de acordos comerciais.
  

Nem todos os países exigem um certificado de origem para as importações, pelo que é necessário informar-se junto das autoridades portuárias locais.

Licenças de exportação e importação

Cada país tem a sua própria lista de artigos sujeitos a restrições para regular as mercadorias que atravessam as suas fronteiras. Por vezes, o objetivo é proteger a indústria nacional da concorrência estrangeira, ou pode ser por razões de segurança - como o controlo da importação e exportação de produtos químicos e medicamentos perigosos.

As empresas que pretendam importar e exportar este tipo de mercadorias terão de solicitar licenças especiais aos países de origem e de destino. Cada país terá requisitos e regras diferentes e será necessário apresentar uma licença para cada mercadoria.

Lista de embalagem de exportação

Este documento especifica todas as mercadorias contidas no envio. Inclui informações importantes, como o número total de embalagens, o seu volume, peso e descrição.

Nem todos os países exigem uma lista de embalagem de exportação, mas é uma boa prática para facilitar o processo de importação/exportação para todas as partes envolvidas no envio. Por exemplo, o transportador utiliza-a para determinar os custos de transporte, enquanto o destinatário pode utilizá-la para contar os produtos após a sua receção.

As informações constantes da lista de embalagem de exportação devem corresponder às da fatura comercial e da carta de porte para garantir a conformidade. Deve ser anexada ao exterior da embalagem, com uma cópia no interior.

Certificado de seguro

Por vezes, as coisas podem correr mal e é por isso que precisa de um seguro de transporte. Um certificado de seguro é uma prova de cobertura em caso de perda ou dano da mercadoria. Garante que a sua empresa está coberta e dá ao comprador a garantia de que será indemnizado por quaisquer bens que não possam ser substituídos.

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